W jaki sposób pracownik może udowodnić pracę w godzinach nadliczbowych

Możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń przez pracownika łączy się z koniecznością znajomości podstaw rządzących postępowaniem sądowym w sprawach pracowniczych, a w szczególności w zakresie postępowania dowodowego.

Wszczęcie sprawy w sądzie

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że niezbędnym warunkiem wszczęcia przez sąd postępowania jest złożenie pozwu. Pracownik wnoszący powództwo nie ma obowiązku uiszczania kosztów sądowych (art. 96 ust. 1 pkt 4 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).

Niezwłocznie po wniesieniu pozwu następuje tzw. wstępne badanie sprawy (wyłącznie w sprawach, w których powodem jest pracownik). Przewodniczący lub wyznaczony przez niego sędzia ustala, czy pozew spełnia niezbędne wymagania. W przypadku gdy pozew zawiera braki, które uniemożliwiają nadanie dalszego biegu (np. nie załączono odpisu dla strony pozwanej, nie wskazano wartości przedmiotu sporu, nie podano adresu pozwanego itp.), przewodniczący wzywa stronę do uzupełnienia braków, wyznaczając w tym celu termin. Pracownik, występując do sądu, nie musi więc martwić się, że jego pismo nie jest „profesjonalne” lub nie zawiera wszystkich elementów.

Ponadto, jeżeli pismu wszczynającemu postępowanie w sprawie o roszczenie pracownika z zakresu prawa pracy można nadać bieg, mimo że nie odpowiada ono warunkom formalnym, usunięcie braków takiego pisma może nastąpić w toku czynności wyjaśniających lub na rozprawie.

Przykład

Pracownik pracował w nadgodzinach, ale nie ma żadnych dokumentów, które mogłyby to udowodnić. Czy wnosząc pozew o nadgodziny do sądu, musi dołączyć do pozwu dowody?

Pracownik nie musi dołączyć dowodów do pozwu. Przede wszystkim powinien opisać w pozwie, jak świadczył pracę, dlaczego zostawał po godzinach itp. Powinien wskazać dowody – może to zrobić, wskazując np., że pracodawca ma system elektronicznego zapisu wejść i wyjść z pracy, z którego wynika, jak długo pracował, może powołać się na obowiązujący u pracodawcy harmonogram pracy, może wskazać świadków, czy nawet odwołać się do bilingu rozmów telefonicznych, które np. prowadził po godzinach itp. W przypadku wskazania dowodów, które znajdują się w posiadaniu pracodawcy, sąd wezwie pracodawcę do ich przedstawienia.

Postępowanie

Przed rozprawą przewodniczący na podstawie pism procesowych złożonych przez strony może wydać zarządzenia, których celem jest przygotowanie rozprawy. Należą do nich:

• wezwanie strony do stawienia się na rozprawę osobiście lub przez pełnomocnika,
• żądanie przedłożenia na rozprawę od organu (np. PIP) znajdujących się u niego dowodów, jeżeli strona sama nie może otrzymać tych dowodów,
• wezwanie na rozprawę wskazanych przez stronę świadków,
• wezwanie na rozprawę osób powołanych zgodnie przez strony na biegłych,
• zarządzenie przedstawienia przez stronę dokumentów, przedmiotów oględzin, ksiąg, planów itd.

Dowody

Jeżeli strony nie wykazują woli zawarcia ugody, sąd wydaje postanowienia dowodowe i przystępuje do przeprowadzenia dowodów.

Wśród środków dowodowych można wymienić:

• dokumenty – wśród nich przede wszystkim akta osobowe oraz inne dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika,
• zeznania świadków – głównie będą to osoby zatrudnione u pracodawcy będącego stroną, ale też wszystkie inne osoby mające wiedzę na temat istotnych okoliczności sprawy,
• opinię biegłego – w wypadkach wymagających wiadomości specjalnych z poszczególnych dziedzin wiedzy (np. rachunkowości itp.),
• przesłuchanie stron – dowód ten zarządzany jest przez sąd, jeżeli po wyczerpaniu środków dowodowych lub w ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla wyjaśnienia sprawy; w praktyce jednak sądy z ostrożności przeprowadzają ten dowód na zakończenie postępowania dowodowego w każdej sprawie z zakresu prawa pracy,
• inne środki dowodowe – wśród nich dowód z fotokopii, planów, rysunków lub nagrań wideo.

Postępowanie dowodowe jest prowadzone co do zasady na podstawie wniosków dowodowych zgłoszonych przez strony, gdyż to na stronach spoczywa obowiązek wskazywania dowodów potrzebnych do rozstrzygnięcia sprawy. Sąd może jednak dopuścić dowód niewskazany przez stronę. W praktyce w sprawach pracowniczych sądy korzystają w ograniczonym zakresie z tej możliwości, żądając od pracodawcy przedłożenia akt osobowych, ewidencji czasu pracy, kart wynagrodzeń, zaświadczenia o wynagrodzeniu i innych dokumentów mających znaczenie w wyjaśnieniu sprawy lub w szczególnych przypadkach dopuszczając z urzędu dowód z zeznań świadka (tylko w sprawach, w których pracownik występuje bez profesjonalnego pełnomocnika), lub z opinii biegłego (najczęściej w sprawach o wynagrodzenie z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych – w celu wyliczenia należnej pracownikowi kwoty).

Przykład

Pracownik kilka dni w tygodniu zostawał w pracy po godzinach. Czy w pozwie w celu udowodnienia nadgodzin pracownik może powołać się na prowadzoną w tym czasie (po godzinach pracy) korespondencję e-mailową?

Tak, dowodem w sprawach o nadgodziny mogą być wszystkie informacje, z których wynika fakt świadczenia pracy po godzinach. Może to być zarówno prowadzona korespondencja e-mailowa, wydruk z systemu komputerowego wskazujący na logowanie się do niego oraz dokonywane w nim operacje.

Pracownicy często obawiają się, że nie mają wystarczających dowodów. Warto pamiętać, że nie musimy pytać o zgodę na „bycie świadkiem” – każda osoba wskazana jako świadek musi stawić się na wezwanie sądu i zeznawać w sprawie. Ponadto pracownik może wnioskować o przedłożenie dokumentów, danych itp. przez pracodawcę – jeśli wie, że pracodawca takie dokumenty posiada.

Nie wymagają dowodu fakty powszechnie znane czy też znane sądowi z urzędu (np. z innych spraw toczących się przed tym sądem) albo też fakty przyznane przez stronę przeciwną, jeżeli przyznanie nie budzi wątpliwości co do zgodności z rzeczywistym stanem rzeczy.

WAŻNE!

Zasadą w postępowaniu dowodowym jest swobodna ocena dowodów przez sąd, który ocenia wiarygodność i moc dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału.

Podstawa prawna:

• art. 96 ust. 1 pkt 4 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (DzU z 2010 r. nr 90, poz. 594 ze zm.),
• art. 227–309, 459–477⁷ Kodeksu postępowania cywilnego.