Strona główna » Kadry » Poprzednie tematy dnia » Jak rozliczyć podróż służbową zleceniobiorcy

Jak rozliczyć podróż służbową zleceniobiorcy

08 września 2011, 06:00

Joanna Pysiewicz-Jężak

Zleceniodawcy powinni zwracać zleceniobiorcy koszty podróży, jeżeli była ona niezbędna do prawidłowego wykonania zlecenia. W celu rozliczenia wydatków mogą być stosowane przepisy dotyczące pracowników, pod warunkiem że odpowiednie zapisy znajdą się w umowie-zleceniu.

Wykonywanie umowy-zlecenia wiąże się często z licznymi wyjazdami służbowymi. Zleceniobiorcy w celu wykonania zlecenia często podróżują zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Koszty poniesione w związku z tymi wyjazdami – jako koszty poniesione w celu należytego wykonania zlecenia – zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy.

Odpowiednie uregulowanie w umowie-zleceniu

Podczas wykonywania umowy-zlecenia mogą zaistnieć okoliczności, w których wyjazd zleceniobiorcy do innego miasta czy państwa jest niezbędny. Stosownie do uregulowań zawartych w art. 742 Kodeksu cywilnego zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Takimi wydatkami mogą być m.in. koszty poniesione przez zleceniobiorcę w związku z podróżą służbową (w niniejszym artykule posługujemy się takim pojęciem, jednak należy pamiętać, że nie są to podróże służbowe w rozumieniu przepisów prawa pracy; pojęcie to odnosi się bowiem tylko do pracowników). Jednak zwrot kosztów takich wyjazdów nie obejmuje – z mocy prawa – zwrotu wszystkich świadczeń, o których mowa w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników. Dlatego, aby zwrot kosztów – obok kosztów rzeczywiście poniesionych przez zleceniobiorcę – mógł obejmować również zwrot diet i ryczałtów, odpowiednie kwestie dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych zleceniobiorcy powinny zostać określone przez strony umowy w umowie-zleceniu.

Częstą praktyką jest powoływanie się wprost w zawartej umowie na przepisy:

rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub
rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zwolnienie z podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych

Koszty zwrócone zleceniobiorcy za odbytą podróż służbową stanowią jego przychód podlegający opodatkowaniu. Jednak koszty te (diety i inne należności) korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli zleceniodawca wypłaci je do wysokości limitów określonych w odrębnych ustawach lub w przepisach ww. rozporządzeń (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Świadczenia te korzystają ze zwolnienia, jeżeli przez zleceniobiorcę nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu (art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Jak rozliczamy czas pracy w podróży służbowej, jeżeli pracownik wykonuje w jej trakcie dodatkowe prace >>

Zleceniodawca może oczywiście wypłacić zleceniobiorcy za odbytą podróż należności w kwotach wyższych niż wynikające ze wskazanych przepisów, jednak w takiej sytuacji kwota wypłacona ponad ustalone limity będzie objęta opodatkowaniem.

Diety i inne należności wypłacone zleceniobiorcy w związku z odbytą podróżą służbową do wysokości określonej w przepisach wskazanych rozporządzeń nie stanowią również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 15 w zw. z § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Przykład

Zleceniobiorca otrzymał w lipcu wynagrodzenie w wysokości 2500 zł. W lipcu odbył również podróż służbową na terenie kraju, za którą zleceniodawca wypłacił mu kwotę 230 zł, zgodnie z limitami wynikającymi z przepisów rozporządzenia, co oznacza, że kwota ta jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W tej sytuacji tylko od kwoty wynagrodzenia – 2500 zł – zleceniodawca potrąci podatek oraz składki ubezpieczeniowe.

Wysokość limitów

Zwolnione z podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych będą diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków.

Podróże służbowe w kraju >>

Zwolnione z opodatkowania i oskładkowania są:

dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia:
– w podróży na obszarze kraju – do wysokości 23 zł za jedną dobę,
– w podróży zagranicznej – do wysokości diety obowiązującej dla docelowego państwa podróży,
koszty przejazdu – do wysokości ceny biletu określonego środka transportu, a w przypadku korzystania z własnego środka transportu – do wysokości tzw. kilometrówki stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
koszty noclegu:
– w podróży na obszarze kraju – do wysokości stwierdzonej rachunkiem, a w przypadku nieprzedłożenia rachunku – do wysokości ryczałtu (150% diety),
– w podróży zagranicznej – do wysokości stwierdzonej rachunkiem (w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia lub za zgodą zleceniodawcy w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone w załączniku limity), a w przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg do wysokości ryczałtu (25% limitu określonego w załączniku),
dojazdy środkami komunikacji miejscowej:
– w podróży krajowej – do wysokości ryczałtu stanowiącego 20% diety (4,60 zł);
– w podróży zagranicznej: – do wysokości ryczałtu wynoszącego 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której zleceniobiorca korzystał z noclegu.

Podstawa prawna: