REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć podróż służbową zleceniobiorcy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Pysiewicz-Jężak

REKLAMA

Zleceniodawcy powinni zwracać zleceniobiorcy koszty podróży, jeżeli była ona niezbędna do prawidłowego wykonania zlecenia. W celu rozliczenia wydatków mogą być stosowane przepisy dotyczące pracowników, pod warunkiem że odpowiednie zapisy znajdą się w umowie-zleceniu.

Wykonywanie umowy-zlecenia wiąże się często z licznymi wyjazdami służbowymi. Zleceniobiorcy w celu wykonania zlecenia często podróżują zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Koszty poniesione w związku z tymi wyjazdami – jako koszty poniesione w celu należytego wykonania zlecenia – zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy.

REKLAMA

Odpowiednie uregulowanie w umowie-zleceniu

Podczas wykonywania umowy-zlecenia mogą zaistnieć okoliczności, w których wyjazd zleceniobiorcy do innego miasta czy państwa jest niezbędny. Stosownie do uregulowań zawartych w art. 742 Kodeksu cywilnego zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Takimi wydatkami mogą być m.in. koszty poniesione przez zleceniobiorcę w związku z podróżą służbową (w niniejszym artykule posługujemy się takim pojęciem, jednak należy pamiętać, że nie są to podróże służbowe w rozumieniu przepisów prawa pracy; pojęcie to odnosi się bowiem tylko do pracowników). Jednak zwrot kosztów takich wyjazdów nie obejmuje – z mocy prawa – zwrotu wszystkich świadczeń, o których mowa w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników. Dlatego, aby zwrot kosztów – obok kosztów rzeczywiście poniesionych przez zleceniobiorcę – mógł obejmować również zwrot diet i ryczałtów, odpowiednie kwestie dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych zleceniobiorcy powinny zostać określone przez strony umowy w umowie-zleceniu.

Częstą praktyką jest powoływanie się wprost w zawartej umowie na przepisy:

  • rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub
  • rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zwolnienie z podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych

Koszty zwrócone zleceniobiorcy za odbytą podróż służbową stanowią jego przychód podlegający opodatkowaniu. Jednak koszty te (diety i inne należności) korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli zleceniodawca wypłaci je do wysokości limitów określonych w odrębnych ustawach lub w przepisach ww. rozporządzeń (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Świadczenia te korzystają ze zwolnienia, jeżeli przez zleceniobiorcę nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu (art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Jak rozliczamy czas pracy w podróży służbowej, jeżeli pracownik wykonuje w jej trakcie dodatkowe prace >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zleceniodawca może oczywiście wypłacić zleceniobiorcy za odbytą podróż należności w kwotach wyższych niż wynikające ze wskazanych przepisów, jednak w takiej sytuacji kwota wypłacona ponad ustalone limity będzie objęta opodatkowaniem.

Diety i inne należności wypłacone zleceniobiorcy w związku z odbytą podróżą służbową do wysokości określonej w przepisach wskazanych rozporządzeń nie stanowią również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 15 w zw. z § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Przykład

Zleceniobiorca otrzymał w lipcu wynagrodzenie w wysokości 2500 zł. W lipcu odbył również podróż służbową na terenie kraju, za którą zleceniodawca wypłacił mu kwotę 230 zł, zgodnie z limitami wynikającymi z przepisów rozporządzenia, co oznacza, że kwota ta jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W tej sytuacji tylko od kwoty wynagrodzenia – 2500 zł – zleceniodawca potrąci podatek oraz składki ubezpieczeniowe.


Wysokość limitów

Zwolnione z podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych będą diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków.

Podróże służbowe w kraju >>

Zwolnione z opodatkowania i oskładkowania są:

  • dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia:
    – w podróży na obszarze kraju – do wysokości 23 zł za jedną dobę,
    – w podróży zagranicznej – do wysokości diety obowiązującej dla docelowego państwa podróży,
  • koszty przejazdu – do wysokości ceny biletu określonego środka transportu, a w przypadku korzystania z własnego środka transportu – do wysokości tzw. kilometrówki stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
  • koszty noclegu:
    – w podróży na obszarze kraju – do wysokości stwierdzonej rachunkiem, a w przypadku nieprzedłożenia rachunku – do wysokości ryczałtu (150% diety),
    – w podróży zagranicznej – do wysokości stwierdzonej rachunkiem (w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia lub za zgodą zleceniodawcy w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone w załączniku limity), a w przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg do wysokości ryczałtu (25% limitu określonego w załączniku),
  • dojazdy środkami komunikacji miejscowej:
    – w podróży krajowej – do wysokości ryczałtu stanowiącego 20% diety (4,60 zł);
    – w podróży zagranicznej: – do wysokości ryczałtu wynoszącego 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której zleceniobiorca korzystał z noclegu.

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA