REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć podróż służbową zleceniobiorcy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Joanna Pysiewicz-Jężak

REKLAMA

Zleceniodawcy powinni zwracać zleceniobiorcy koszty podróży, jeżeli była ona niezbędna do prawidłowego wykonania zlecenia. W celu rozliczenia wydatków mogą być stosowane przepisy dotyczące pracowników, pod warunkiem że odpowiednie zapisy znajdą się w umowie-zleceniu.

Wykonywanie umowy-zlecenia wiąże się często z licznymi wyjazdami służbowymi. Zleceniobiorcy w celu wykonania zlecenia często podróżują zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Koszty poniesione w związku z tymi wyjazdami – jako koszty poniesione w celu należytego wykonania zlecenia – zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy.

REKLAMA

Odpowiednie uregulowanie w umowie-zleceniu

Podczas wykonywania umowy-zlecenia mogą zaistnieć okoliczności, w których wyjazd zleceniobiorcy do innego miasta czy państwa jest niezbędny. Stosownie do uregulowań zawartych w art. 742 Kodeksu cywilnego zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Takimi wydatkami mogą być m.in. koszty poniesione przez zleceniobiorcę w związku z podróżą służbową (w niniejszym artykule posługujemy się takim pojęciem, jednak należy pamiętać, że nie są to podróże służbowe w rozumieniu przepisów prawa pracy; pojęcie to odnosi się bowiem tylko do pracowników). Jednak zwrot kosztów takich wyjazdów nie obejmuje – z mocy prawa – zwrotu wszystkich świadczeń, o których mowa w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników. Dlatego, aby zwrot kosztów – obok kosztów rzeczywiście poniesionych przez zleceniobiorcę – mógł obejmować również zwrot diet i ryczałtów, odpowiednie kwestie dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych zleceniobiorcy powinny zostać określone przez strony umowy w umowie-zleceniu.

Częstą praktyką jest powoływanie się wprost w zawartej umowie na przepisy:

  • rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub
  • rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zwolnienie z podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych

Koszty zwrócone zleceniobiorcy za odbytą podróż służbową stanowią jego przychód podlegający opodatkowaniu. Jednak koszty te (diety i inne należności) korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli zleceniodawca wypłaci je do wysokości limitów określonych w odrębnych ustawach lub w przepisach ww. rozporządzeń (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Świadczenia te korzystają ze zwolnienia, jeżeli przez zleceniobiorcę nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu (art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Jak rozliczamy czas pracy w podróży służbowej, jeżeli pracownik wykonuje w jej trakcie dodatkowe prace >>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zleceniodawca może oczywiście wypłacić zleceniobiorcy za odbytą podróż należności w kwotach wyższych niż wynikające ze wskazanych przepisów, jednak w takiej sytuacji kwota wypłacona ponad ustalone limity będzie objęta opodatkowaniem.

Diety i inne należności wypłacone zleceniobiorcy w związku z odbytą podróżą służbową do wysokości określonej w przepisach wskazanych rozporządzeń nie stanowią również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 15 w zw. z § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Przykład

Zleceniobiorca otrzymał w lipcu wynagrodzenie w wysokości 2500 zł. W lipcu odbył również podróż służbową na terenie kraju, za którą zleceniodawca wypłacił mu kwotę 230 zł, zgodnie z limitami wynikającymi z przepisów rozporządzenia, co oznacza, że kwota ta jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W tej sytuacji tylko od kwoty wynagrodzenia – 2500 zł – zleceniodawca potrąci podatek oraz składki ubezpieczeniowe.


Wysokość limitów

Zwolnione z podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych będą diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków.

Podróże służbowe w kraju >>

Zwolnione z opodatkowania i oskładkowania są:

  • dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia:
    – w podróży na obszarze kraju – do wysokości 23 zł za jedną dobę,
    – w podróży zagranicznej – do wysokości diety obowiązującej dla docelowego państwa podróży,
  • koszty przejazdu – do wysokości ceny biletu określonego środka transportu, a w przypadku korzystania z własnego środka transportu – do wysokości tzw. kilometrówki stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
  • koszty noclegu:
    – w podróży na obszarze kraju – do wysokości stwierdzonej rachunkiem, a w przypadku nieprzedłożenia rachunku – do wysokości ryczałtu (150% diety),
    – w podróży zagranicznej – do wysokości stwierdzonej rachunkiem (w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia lub za zgodą zleceniodawcy w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone w załączniku limity), a w przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg do wysokości ryczałtu (25% limitu określonego w załączniku),
  • dojazdy środkami komunikacji miejscowej:
    – w podróży krajowej – do wysokości ryczałtu stanowiącego 20% diety (4,60 zł);
    – w podróży zagranicznej: – do wysokości ryczałtu wynoszącego 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której zleceniobiorca korzystał z noclegu.

Podstawa prawna:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

REKLAMA

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądlądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszytskich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA