Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć podróż służbową zleceniobiorcy

Joanna Pysiewicz-Jężak
Zleceniodawcy powinni zwracać zleceniobiorcy koszty podróży, jeżeli była ona niezbędna do prawidłowego wykonania zlecenia. W celu rozliczenia wydatków mogą być stosowane przepisy dotyczące pracowników, pod warunkiem że odpowiednie zapisy znajdą się w umowie-zleceniu.

Wykonywanie umowy-zlecenia wiąże się często z licznymi wyjazdami służbowymi. Zleceniobiorcy w celu wykonania zlecenia często podróżują zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Koszty poniesione w związku z tymi wyjazdami – jako koszty poniesione w celu należytego wykonania zlecenia – zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy.

Odpowiednie uregulowanie w umowie-zleceniu

Podczas wykonywania umowy-zlecenia mogą zaistnieć okoliczności, w których wyjazd zleceniobiorcy do innego miasta czy państwa jest niezbędny. Stosownie do uregulowań zawartych w art. 742 Kodeksu cywilnego zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Takimi wydatkami mogą być m.in. koszty poniesione przez zleceniobiorcę w związku z podróżą służbową (w niniejszym artykule posługujemy się takim pojęciem, jednak należy pamiętać, że nie są to podróże służbowe w rozumieniu przepisów prawa pracy; pojęcie to odnosi się bowiem tylko do pracowników). Jednak zwrot kosztów takich wyjazdów nie obejmuje – z mocy prawa – zwrotu wszystkich świadczeń, o których mowa w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników. Dlatego, aby zwrot kosztów – obok kosztów rzeczywiście poniesionych przez zleceniobiorcę – mógł obejmować również zwrot diet i ryczałtów, odpowiednie kwestie dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych zleceniobiorcy powinny zostać określone przez strony umowy w umowie-zleceniu.

Częstą praktyką jest powoływanie się wprost w zawartej umowie na przepisy:

  • rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub
  • rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zwolnienie z podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych

Koszty zwrócone zleceniobiorcy za odbytą podróż służbową stanowią jego przychód podlegający opodatkowaniu. Jednak koszty te (diety i inne należności) korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli zleceniodawca wypłaci je do wysokości limitów określonych w odrębnych ustawach lub w przepisach ww. rozporządzeń (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Świadczenia te korzystają ze zwolnienia, jeżeli przez zleceniobiorcę nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu (art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Jak rozliczamy czas pracy w podróży służbowej, jeżeli pracownik wykonuje w jej trakcie dodatkowe prace >>

Zleceniodawca może oczywiście wypłacić zleceniobiorcy za odbytą podróż należności w kwotach wyższych niż wynikające ze wskazanych przepisów, jednak w takiej sytuacji kwota wypłacona ponad ustalone limity będzie objęta opodatkowaniem.

Diety i inne należności wypłacone zleceniobiorcy w związku z odbytą podróżą służbową do wysokości określonej w przepisach wskazanych rozporządzeń nie stanowią również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 15 w zw. z § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Przykład

Zleceniobiorca otrzymał w lipcu wynagrodzenie w wysokości 2500 zł. W lipcu odbył również podróż służbową na terenie kraju, za którą zleceniodawca wypłacił mu kwotę 230 zł, zgodnie z limitami wynikającymi z przepisów rozporządzenia, co oznacza, że kwota ta jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W tej sytuacji tylko od kwoty wynagrodzenia – 2500 zł – zleceniodawca potrąci podatek oraz składki ubezpieczeniowe.


Wysokość limitów

Zwolnione z podatku dochodowego i składek ubezpieczeniowych będą diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków.

Podróże służbowe w kraju >>

Zwolnione z opodatkowania i oskładkowania są:

  • dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia:
    – w podróży na obszarze kraju – do wysokości 23 zł za jedną dobę,
    – w podróży zagranicznej – do wysokości diety obowiązującej dla docelowego państwa podróży,
  • koszty przejazdu – do wysokości ceny biletu określonego środka transportu, a w przypadku korzystania z własnego środka transportu – do wysokości tzw. kilometrówki stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
  • koszty noclegu:
    – w podróży na obszarze kraju – do wysokości stwierdzonej rachunkiem, a w przypadku nieprzedłożenia rachunku – do wysokości ryczałtu (150% diety),
    – w podróży zagranicznej – do wysokości stwierdzonej rachunkiem (w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia lub za zgodą zleceniodawcy w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone w załączniku limity), a w przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg do wysokości ryczałtu (25% limitu określonego w załączniku),
  • dojazdy środkami komunikacji miejscowej:
    – w podróży krajowej – do wysokości ryczałtu stanowiącego 20% diety (4,60 zł);
    – w podróży zagranicznej: – do wysokości ryczałtu wynoszącego 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której zleceniobiorca korzystał z noclegu.

Podstawa prawna:

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Umowy zlecenia, umowy o dzieło  i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2022 r.
Umowy zlecenia, umowy o dzieło i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2022 r.
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    W lipcu spadła liczba ofert pracy
    W lipcu spadła liczba ofert pracy - wynika z przekazanego PAP Barometru Ofert Pracy. Według analizy wysoka inflacja i restrykcyjna polityka monetarna ograniczą aktywność inwestycyjną, co spowoduje wyhamowanie tempa powstawania nowych etatów.
    PIP: w ramach kontroli robót budowlanych 715 osób ukaranych mandatami karnymi
    W ramach kontroli robót budowlanych Państwowa Inspekcja Pracy wydała 728 decyzji wstrzymania prac, 663 decyzje wstrzymania eksploatacji maszyn, 3321 decyzji z rygorem natychmiastowej wykonalności decyzji, 715 osób ukaranych mandatami karnymi na łączną kwotę 894 450 zł - poinformowano w czwartek.
    Emilia Legierska nowym dyrektorem w Walter Herz
    Emilia Legierska objęła stanowisko Transaction Director w Walter Herz. Pokieruje pracami oddziału firmy w Krakowie i rozwojem usług doradczych na południu Polski.
    Lista benefitów dla pracowników Girteki rośnie wraz z dodatkowym ubezpieczeniem zdrowotnym
    Dziś pracownika przyciąga nie tylko wynagrodzenie. Dla młodego pokolenia coraz większego znaczenia nabierają dodatkowe korzyści, kultura organizacyjna czy wartości reprezentowane przez firmę.
    Jakie zmiany w zatrudnieniu cudzoziemców?
    Jak podaje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej nawet 1,2 mln cudzoziemców jest rocznie zatrudnianych w Polsce przez około 120-140 tys. podmiotów. Wynika to z danych dotyczących wydanych oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy. Od końca lutego 2022 r. sytuacja na rynku pracy w Polsce się zmieniła, ponieważ coraz więcej cudzoziemców, w tym osób z Ukrainy zaczęło ubiegać się o pracę. Zaszła konieczność zmiany przepisów i usprawnienia procesu wydawania zaświadczeń i oświadczeń.
    Czy doszło do naruszeń praw pracowniczych w koncernie Coca-Cola w Niemczech?
    Koncern Coca-Cola w Niemczech wypłacał pracownikom dodatki za pracę w porze nocnej w różnej wysokości. Czy naruszył tym prawa pracownicze? Okazało się, że przepis układu zbiorowego obowiązujący w koncernie a przewidujący w przypadku nieregularnej pracy w porze nocnej dodatek do wynagrodzenia wyższy niż dodatek ustalony w odniesieniu do sytuacji regularnej pracy w porze nocnej – nie jest sprzeczny z prawem UE.
    Kontrola trzeźwości w pracy - zmiany w Kodeksie pracy
    Nowelizacja Kodeksu pracy. Gdy kontrola trzeźwości pracownika wykryje niski poziom alkoholu, trzeba będzie go jeszcze raz sprawdzić i ustalić, czy wartość ta spada. Nowe przepisy w tym względzie mogą budzić wątpliwości.
    Praca dla niepełnosprawnych - jakie projekty?
    Jednym z głównych funduszy UE jest Europejski Fundusz Społeczny (EFS). W ramach niego kraje członkowskie UE otrzymują wsparcie finansowe na rozwój społeczno-gospodarczy. Właśnie m.in. z EFS przeznaczono 170 mln zł na Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Program ma na celu na aktywizację zawodową i społeczną osób z niepełnosprawnościami i osób biernych zawodowo z powodu choroby. Kto może skorzystać z projektu i co może zyskać?
    Czy wystawienie faktury podczas L4 prowadzi do zwrotu zasiłku?
    Wystawienie faktury przez przedsiębiorcę podczas zwolnienia lekarskiego, nie stanowi pracy zarobkowej i nie powoduje konieczności zwrotu do ZUS-u pobranego już zasiłku chorobowego.
    Czy to koniec epoki "Great Resignation" w Polsce?
    Z badania firmy doradczej Kincentric wynika, że mamy do czynienia z sygnałami odwrócenia trendu na rynku pracy. W porównaniu do ubiegłego roku Polacy rzadziej chcą odchodzić z pracy, a poziom lojalności względem swoich pracodawców wzrósł do poziomu obserwowanego ostatnio w trakcie pandemii Covid-19 w 2020 r. Tymczasem, w Europie lojalność pracowników wciąż spada.
    Wniosek o świadczenie postojowe do 16 sierpnia 2022 r.
    16 sierpnia 2022 r. to ostatni dzień na składanie wniosków o świadczenie postojowe. Jak można ubiegać się o wsparcie?
    Jak rozmawiać o podwyżce? Poznaj tajniki negocjacji wysokości płacy
    Jaka rozmawiać o podwyżce, by ją otrzymać? Jaki moment wybrać? Jakich argumentów użyć? Poznaj tajniki negocjacji płacy w pigułce.
    Pracodawcy będą wiedzieć od kiedy nie powinni naliczać już wpłat do PPK
    Po rozpoczęciu przez uczestnika PPK wypłaty oszczędności PPK po osiągnięciu przez niego 60. roku życia, wpłaty do PPK za tego uczestnika nie mogą być już dokonywane. Od 21 listopada br. PFR - za pośrednictwem instytucji finansowych - będzie informował pracodawców o rozpoczęciu takich wypłat.
    Przedsiębiorcy z obawą patrzą w przyszłość
    86% pracodawców spodziewa się kilkuletniego, poważnego kryzysu gospodarczego w Polsce. To przekonanie podzielają przedstawiciele wszystkich firm, niezależnie od wielkości.
    Polski pracownik - jest w złej kondycji psychicznej?
    Polscy pracownicy mają poważne problemy ze zdrowiem psychicznym – wynika z raportu przygotowanego przez Konfederację Lewiatan. Problem jest na tyle poważny, że nie uda się go rozwiązać bez zmian systemowych.
    Rekordowa inflacja, a tempo wzrostu cen spada
    W lipcu wskaźnik inflacji wyniósł 15,6 proc. rok do roku — podał Główny Urząd Statystyczny. Mamy kolejny rekordowo wysoki odczyt wskaźnika inflacji, jednak tempo wzrostu cen wyraźnie spadło (0,1 p.p. m/m) – komentuje ekspert.
    Zawarcie umowy dla pozoru a ciąża
    Czy zawarcie umowy o pracę w ciąży jest zgodne z prawem? Czy krótko po zawarciu umowy można przejść na zwolnienie lekarskie? Czy ZUS może uznać taką umowę zawartą dla pozoru i żądać zwrotu pobranego zasiłku macierzyńskiego? Podobną sprawą zajął się ostatnio Sąd Okręgowy w Kaliszu.
    Jakie jest w Polsce bezrobocie?
    Kim jest bezrobotny? Jakie są rodzaje bezrobocia? Jaka jest stopa bezrobocia w Polsce w porównaniu z innymi krajami UE? Co robi Polska, aby dążyć do pełnego produktywnego zatrudnienia? Poniżej najważniejsze dane i informacje.
    Co Państwowa Inspekcja Pracy zrobiła w 2021?
    W czerwcu 2022 r. odbyło się posiedzenie Rady Ochrony Pracy, która jest organem sprawującym nadzór nad Państwową Inspekcją Pracy (PIP) jak i warunkami pracy, działającym przy Sejmie RP. Co roku, Główny Inspektor PIP składa Radzie Ochrony Pracy sprawozdanie ze swojej działalności.
    Stabilizacja na rynku pracy – aktualne trendy i wyniki badań w zakresie kompetencji i rynku pracy
    Badania przeprowadzone wśród pracodawców i pracowników pokazują stabilizację na rynku pracy. W czerwcu 2022 r. stopa bezrobocia była niższa niż w maju, a w urzędach pracy było zarejestrowanych mniej bezrobotnych w stosunku do poprzedniego miesiąca.
    Zatrudnianie cudzoziemców - jakie nieprawidłowości?
    W Polsce legalnie pracuje ponad milion cudzoziemców. Czy kontrole Państwowej Inspekcji Pracy wykazują nieprawidłowości?
    2/3 pracowników ma symptomy wypalenia zawodowego
    W ciągu ostatniego roku objawy wypalenia zawodowego zauważyło u siebie dwie trzecie pracowników - wynika z badania Nationale-Nederlanden. Zjawisko to dotyczy coraz częściej także młodszych pracowników - wskazano.
    Brak kompetencji blokuje innowacyjność firm
    Przełomowe pomysły to tylko jeden z czynników innowacyjności w firmach. Drugim, równie istotnym, jest odpowiednie zarządzanie tymi pomysłami i ich wdrażanie. Do tego jednak potrzebny jest szereg kompetencji, których dziś w firmach brakuje i same to przyznają. Dwie na trzy twierdzą, że przeszkodą w podejmowaniu przez nie innowacji jest problem z pozyskaniem odpowiednich pracowników. Akademia Menadżera Innowacji – prowadzona przez PARP – ma tę lukę kompetencyjną zasypywać. Uczestniczący w niej menadżerowie przechodzą szereg szkoleń podnoszących ich umiejętności zarządzania w tym obszarze, ale także pracują z doradcami, którzy od lat zajmują się wdrażaniem innowacji.
    Prawie połowa Polaków jest skłonna usprawiedliwić pracę na czarno
    Od czterech lat obserwowany jest wysoki poziom akceptacji nieetycznych zachowań i nadużyć finansowych – pokazują badania Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Dziś takie praktyki jest skłonna usprawiedliwić prawie połowa Polaków. Najczęściej przymykają oko na pracę na czarno w celu unikania ściągania długów z pensji. Zrozumienie dla takich praktyk deklaruje ponad 61 proc. społeczeństwa. Z kolei najbardziej rygorystycznie Polacy odnoszą się do wyłudzania pieniędzy z wykorzystaniem cudzych lub fałszywych dokumentów.
    Profil zaufany - jak go założyć?
    Profil zaufany powstał po to, aby umożliwić załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Dla przedsiębiorców, jak i osób prywatnych, które często kontaktują się z instytucjami publicznymi, profil zaufany to idealne narzędzie. W jaki sposób się go zakłada? Jak długo jest ważny? Podpowiadamy.