Jak rozliczamy czas pracy w podróży służbowej, jeżeli pracownik wykonuje w jej trakcie dodatkowe prace

Czas przejazdu pracownika do miejscowości, w której ma prowadzić negocjacje handlowe, powinien być w całości zaliczony do czasu pracy, ponieważ w tym czasie pracownik wykonuje pracę, tzn. przewozi maszynę do kontrahenta. Również czas powrotu pracownika z podróży służbowej zaliczamy mu do czasu pracy, gdyż pokrywa się on z jego godzinami pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy pracownika.

UZASADNIENIE

Czas pracy w podróży służbowej rozliczany jest w następujący sposób:

• do czasu pracy wliczamy zwykłe godziny pracy pracownika wynikające z rozkładu czasu pracy (w naszym przypadku godz. 8.00–16.00),
• do czasu pracy wliczamy czas przypadający poza zwykłymi godzinami pracy pracownika, podczas którego pracownik faktycznie świadczył pracę na rzecz pracodawcy (np. uczestniczył w spotkaniu handlowym, naradzie, przewoził towar dla kontrahenta),
• do czasu pracy nie wliczamy czasu przejazdu, jeśli podczas przejazdu pracownik nie wykonywał pracy i czas przejazdu przypadał poza zwykłymi godzinami pracy pracownika.

WAŻNE!

Czas przejazdu w czasie podróży służbowej jest wliczany do czasu pracy wówczas, gdy podczas przejazdu pracownik wykonuje pracę lub gdy ten czas pokrywa się z godzinami pracy pracownika.

Nie wliczymy do czasu pracy w podróży służbowej czasu przejazdu ze względu np. na samo przewożenie w samochodzie niezbędnych do pracy narzędzi (np. laptop). W omawianej sytuacji pracownik jedzie jednak w delegację w podwójnym celu:

• aby przeprowadzić rozmowy handlowe,
• aby dostarczyć zakupioną przez klienta maszynę.

Zatem czas jego przejazdu nie może być w tym przypadku traktowany jedynie jako przemieszczanie się. Pracownik wykonuje w rzeczywistości dostawę, czyli przejazd jest bezpośrednio związany z wykonywaniem konkretnej pracy na rzecz pracodawcy, na jego polecenie. Okres między godz. 6.00 a 8.00, mimo że nie przypada na godziny pracy pracownika, powinien być więc traktowany jako czas pracy.

W tym dniu do czasu pracy pracownika powinniśmy zaliczyć cały przedział godzinowy wynikający z jego rozkładu czasu pracy (8 godzin) oraz czas poświęcony na przejazd przypadający przed rozpoczęciem pracy (w godz. 6.00–8.00). W tym przypadku wystąpiły zatem dwie godziny nadliczbowe dobowe, które powinny zostać przypisane do poprzedniej doby roboczej. Doba pracownicza to bowiem 24 godziny od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy). W przedstawionym przypadku doba pracownicza pracownika kończy się o godz. 8.00, a więc czas między godz. 6.00 a 8.00 jest jeszcze przypisany do poprzedniej doby pracowniczej. Polecając pracownikowi pracę od godz. 6.00 naruszyli Państwo przepisy o dobie pracowniczej, za co grozi kara grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy).

W przedstawionej sytuacji powinni więc Państwo zrekompensować pracownikowi 2 godziny nadliczbowe. Pracownikowi przysługuje za te 2 godziny normalne wynagrodzenie i dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia za każdą godzinę (art. 151¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Za pracę w godzinach nadliczbowych mogą Państwo również oddać pracownikowi czas wolny.

Pracodawca może rekompensować pracę w godzinach nadliczbowych czasem wolnym podejmując jednostronnie decyzję o takim sposobie rekompensaty, ale w takim przypadku udziela 1,5 godziny wolnej za 1 go- dzinę nadliczbową. Rekompensata 1 : 1 jest możliwa tylko na pisemny wniosek pracowni- ka (art. 151² § 1 Kodeksu pracy). Zatem jeżeli pracownik nie złoży wniosku o odbiór wolnego za godziny nadliczbowe, to trzeba mu za 2 godziny nadliczbowe oddać 3 go-dziny wolne.

Podstawa prawna

• art. 77⁵, art. 128 § 1, § 3 pkt 1, art. 151, art. 151¹ § 1, art. 151², art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy.