Do 1 lutego 2010 r. płatnicy muszą złożyć ZUS IWA

Ustawowy termin na przekazanie informacji ZUS IWA za dany rok to 31 stycznia następnego roku (art. 31 ust. 6 ustawy wypadkowej). Ponieważ jednak 31 stycznia 2010 r. przypada w niedzielę, termin ten ulega przesunięciu na następny dzień (1 lutego 2010 r.).

Zobowiązani do złożenia ZUS IWA

Formularza ZUS IWA za 2009 r. nie muszą przekazywać wszyscy płatnicy składek. Zobowiązani są do tego ci płatnicy, którzy łączne spełnią następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2010 r. (art. 31 ust. 7 ustawy wypadkowej),

• w 2009 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych (art. 28 ust. 2 ustawy wypadkowej),

• podlegają wpisowi do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON (art. 29 ust. 1 w związku z art. 28 ust. 2 ustawy wypadkowej).

Kto był „nieprzerwanie” płatnikiem w 2009 r.

Płatnikiem na ubezpieczenie wypadkowe przez cały 2009 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2010 r. jest płatnik, który w każdym miesiącu 2009 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jedną osobę. Płatnik, który chociaż w jednym z miesięcy 2009 r. lub w styczniu 2010 r. nikogo nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego, nie był płatnikiem „nieprzerwanie”, dlatego nie ma obowiązku złożenia ZUS IWA za 2009 r.

Obliczanie wynagrodzenia chorobowego na przełomie roku >>

PRZYKŁAD

Ze względu na złą sytuację ekonomiczną spółki należącej do holdingu, spółka ta zawarła porozumienie z inną spółką należącą do holdingu. Na mocy porozumienia „wypożyczyła” tej spółce wszystkich pracowników na lipiec 2009 r. W tym czasie pracownicy przebywali u macierzystego pracodawcy na urlopach bezpłatnych. W lipcu 2009 r. spółka, która „wypożyczyła” pracowników innej spółce, nie zgłaszała zatem nikogo do ubezpieczenia wypadkowego. W związku z tym nie powinna składać ZUS IWA za 2009 r., ponieważ nie była płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały 2009 r.

---

PRZYKŁAD

Firma remontowo-budowlana, która działa od 6 kwietnia 2009 r., zgłaszała w 2009 r. do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie 14 pracowników i 3 zleceniobiorców. Mimo że przeciętnie liczba osób zgłaszana przez tę firmę do ubezpieczenia wypadkowego jest wyższa niż 9 osób, to firma ta nie powinna składać ZUS IWA za 2009 r., ponieważ stała się płatnikiem na ubezpieczenie wypadkowe w trakcie 2009 r.

Jak ustalić, czy było co najmniej 10 ubezpieczonych

Aby ustalić liczbę osób, które płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego w 2009 r., należy kolejno:

• zsumować osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach 2009 r., pamiętając że:

– należy uwzględniać każdą osobę, która podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez jeden dzień miesiąca,

– każdą osobę należy wliczać jako jednego ubezpieczonego, tj. tylko jeden raz, nawet jeśli w tym samym miesiącu podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu z więcej niż jednego tytułu lub była zgłaszana do tego ubezpieczenia kilka razy,

• uzyskany wynik podzielić przez 12 miesięcy – ponieważ ZUS IWA muszą składać tylko ci płatnicy, którzy zgłaszali osoby do ubezpieczenia wypadkowego w każdym z 12 miesięcy 2009 r.

• ustaloną w ten sposób liczbę osób ubezpieczonych zaokrąglić do pełnych jedności:

– w górę – jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5,

– w dół – jeżeli końcówka jest mniejsza od 0,5.

Ustalając liczbę ubezpieczonych należy pamiętać, by nie uwzględniać w niej osób, które:

• podlegały ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu (np. w okresie do 31 grudnia 2009 r. ubezpieczenie wypadkowe nie obejmowało zleceniobiorców wykonujących pracę poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności przez płatnika),

• przebywały przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego albo zostały powołane do odbywania zasadniczej służby wojskowej (w tych okresach takie osoby nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu),

• były wykazywane w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych za okres po ustaniu tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym (gdy np. po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca wypłacił zaległe wynagrodzenie wynikające ze stosunku pracy i naliczył od niego należne składki na ubezpieczenia społeczne, w tym na ubezpieczenie wypadkowe).

Konieczny jest wpis w ewidencji rejestru REGON

Trzeci i ostatni warunek, od którego zależy obowiązek złożenia ZUS IWA za 2009 r., to wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON.

Odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy >>

Zasada ta wynika z faktu, że wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe dla konkretnego płatnika jest ustalana na podstawie jego rodzaju przeważającej działalności, który jest zakodowany według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Dla płatników należących do poszczególnych grup działalności przypisana jest konkretna wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Grupy działalności i przypisane im stopy procentowe określa załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

Rodzaj przeważającej działalności płatnika ustala się według PKD ujętego w rejestrze REGON na 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok składkowy (art. 29 ust. 1 ustawy wypadkowej). Oznacza to, że płatnicy, którzy 31 grudnia 2009 r. nie podlegali wpisowi do rejestru REGON, nie mają obowiązku składania informacji ZUS IWA za 2009 r.

---

Trzeba podać „PKD 2007”

Wypełniając formularz ZUS IWA płatnicy muszą podać kod PKD w polu 01 blok IV „Rodzaj działalności według PKD”. W ZUS IWA za 2009 r. należy podać kod rodzaju przeważającej działalności według klasyfikacji PKD, z jakim płatnik był ujęty w rejestrze REGON na 31 grudnia 2009 r.

W okresie od 1 stycznia 2008 r. do 31 grudnia 2009 r. były stosowane równolegle dwie klasyfikacje działalności. Rodzaj przeważającej działalności płatników był kodowany zarówno według „PKD 2004”, jak i „PKD 2007”. Jednak zgodnie z opisem na nowej wersji formularza ZUS IWA, obowiązującego od 1 stycznia 2010 r., począwszy od formularza ZUS IWA składanego za 2009 r. należy podawać pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności według klasyfikacji PKD wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), tzw. PKD 2007.

Oznacza to, że wypełniając formularz ZUS IWA za 2009 r. należy w nim podawać kod PKD, który na zaświadczeniach o numerze identyfikacyjnym REGON wydawanych przez urzędy statystyczne w okresie do 31 grudnia 2009 r. był określany jako „PKD 2007”. Płatnik, który nie otrzymał z urzędu statystycznego zaświadczenia dokumentującego przeklasyfikowanie jego działalności na „PKD 2007”, powinien wystąpić o wydanie takiego zaświadczenia, jeśli od 31 grudnia 2009 r. nie zmieniał rodzaju swojej działalności.

WAŻNE!

W ZUS IWA za 2009 r. należy podać kod „PKD 2007”.

ZUS IWA za 2009 r. na nowym formularzu

Nowy wzór formularza ZUS IWA w zasadzie nie różni się od dotychczasowego formularza. Są dwie istotne zmiany – obowiązek podawania rodzaju działalności płatnika według „PKD 2007” oraz przywrócenie pola 10 „Adres poczty elektronicznej” w bloku V „Adres do korespondencji płatnika składek”.

W związku z tym, składając informację ZUS IWA za 2009 r. należy podawać, wzorem lat ubiegłych:

• w bloku I „Dane organizacyjne”:

– w polu 01 identyfikator dokumentu, który obejmuje numer informacji (dwie cyfry) oraz rok, za który jest ona składana (identyfikator informacji ZUS IWA składanej za 2009 r. po raz pierwszy to 01 2009),

– w polu 02 kod terytorialny jednostki terenowej ZUS według siedziby płatnika składek (wykaz tych kodów znajduje się w słowniku zawartym w programie Płatnik i w poradniku opublikowanym na stronie internetowej ZUS www.zus.pl),

• w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” należy podać właściwy zestaw danych identyfikacyjnych płatnika – numery NIP, REGON, PESEL, nazwę skróconą, nazwisko i imię.

Oczywiście nadal najistotniejsze są bloki:

• III „Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego” oraz

• IV „Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki”.

W blokach tych należy bowiem wykazać dane, na podstawie których ZUS wylicza wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej płatnika.

W bloku III w polu 01 należy wpisać liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, ustaloną według zasad opisanych.

Natomiast w bloku IV płatnik składek powinien wpisać:

• w polu 01 – kod rodzaju przeważającej działalności według „PKD 2007”, z jakim płatnik był ujęty w rejestrze REGON na 31 grudnia 2009 r.

• w polu 02 – liczbę ubezpieczonych poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w 2009 r.

Ustalając liczbę poszkodowanych w wypadkach należy uwzględniać:

• pracowników, którzy zostali ujęci w rejestrze wypadków między 1 stycznia a 31 grudnia 2009 r. jako poszkodowani w wypadku przy pracy,

• innych ubezpieczonych (niebędących pracownikami), którzy ulegli wypadkowi w okresie podlegania ubezpieczeniu wypadkowemu i została za nich sporządzona karta wypadku w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 r.

Jedna i ta sama osoba, która uległa więcej niż jednemu wypadkowi przy pracy w trakcie danego roku kalendarzowego, powinna być uwzględniona w tej liczbie więcej niż jeden raz.

---

WAŻNE!

Ustalając liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy należy uwzględniać wszystkie wypadki niezależnie od tego, czy uległy im te same czy inne osoby.

• w polu 03 – liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w 2009 r.

Kwalifikacja prawna wypadku powinna odpowiadać kwalifikacji dokonanej w protokole powypadkowym lub karcie wypadku.

Jeżeli w 2009 r. żaden z ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu nie uległ wypadkowi przy pracy, odpowiednio w polach 02 lub 03 należy wpisać liczbę „0”.

• w polu 04 – liczbę odpowiadającą wszystkim zatrudnionym w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na 31 grudnia 2009 r. W liczbie tej należy uwzględnić jedynie pracowników, tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy).

Wypadek przy pracy - co robić >>

Słowniczek:

Śmiertelny wypadek przy pracy – wypadek, w wyniku którego nastąpiła śmierć w okresie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia wypadku.

Ciężki wypadek przy pracy – wypadek, w wyniku którego nastąpiło ciężkie uszkodzenie ciała, takie jak: utrata wzroku, słuchu, mowy, zdolności rozrodczej lub inne uszkodzenie ciała albo rozstrój zdrowia, naruszające podstawowe funkcje organizmu, a także choroba nieuleczalna lub zagrażająca życiu, trwała choroba psychiczna, całkowita lub częściowa niezdolność do pracy w zawodzie albo trwałe, istotne zeszpecenie lub zniekształcenie ciała.

W jakiej formie przekazać ZUS IWA

Płatnik ma obowiązek przekazać do ZUS formularz ZUS IWA do ZUS w takiej samej formie, jaka obowiązuje go przy przekazywaniu innych dokumentów ubezpieczeniowych. Zatem płatnik, który rozlicza składki za więcej niż 5 osób i w związku z tym przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe przez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych, również ZUS IWA musi przekazać w postaci elektronicznej. W takim przypadku przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych w formie papierowej jest możliwe jedynie za zgodą ZUS.

Natomiast płatnik, który może przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej, ponieważ rozlicza składki za nie więcej niż 5 osób, również ZUS IWA może przekazać w takiej formie.

Brak ZUS IWA/błędy w ZUS IWA

Jeśli płatnik, który ma obowiązek złożyć formularz ZUS IWA za 2009 r., składał go również za 2 poprzednie lata (2007 r. i 2008 r.), to na podstawie danych z tych trzech lat stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującą go przez cały kolejny rok składkowy (od 1 kwietnia 2010 r. do 31 marca 2011 r.) ustali mu ZUS. Zawiadomienie ZUS w tej sprawie płatnik powinien otrzymać nie później niż do 20 kwietnia 2010 r. (art. 32 ust. 1 ustawy wypadkowej).

Płatnik, który nie przekaże formularza ZUS IWA albo przekaże go, ale wykaże w nim nieprawdziwe dane, w wyniku czego ZUS ustali obowiązującą go stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe w zaniżonej wysokości, poniesie konsekwencje tych nieprawidłowości. ZUS wyznaczy bowiem obowiązującą go przez cały okres składkowy stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 150% stopy, jaka zostałaby ustalona na podstawie prawidłowych danych (art. 34 ust. 1 ustawy wypadkowej). Ponadto płatnik musi wówczas opłacić zaległe składki (wyrównanie zaniżonych składek) wraz z odsetkami za zwłokę.

Jeżeli nieprawidłowości płatnika spowodują zawyżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS wymierzy obowiązującą go stopę procentową tej składki na cały rok składkowy w prawidłowej wysokości (art. 34 ust. 2 ustawy wypadkowej).

Niezależnie od tego, jakie skutki wywołało niezłożenie ZUS IWA lub wykazanie w niej nieprawidłowych informacji, płatnik ma obowiązek ją złożyć/skorygować (art. 34 ust. 4 ustawy wypadkowej).

DRUK ZUS IWA

Podstawa prawna:

• art. 2 pkt 8, art. 27–34 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322),

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. Nr 200, poz. 1692 ze zm.),

• rozporządzenie Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz.U. Nr 251, poz. 1885 ze zm.).