Rady pracowników - obowiązek utworzenia przy zatrudnieniu 50. pracownika

PROBLEM

Autopromocja

Zatrudniamy 49 pracowników. Wkrótce dojdzie 50. pracownik. Czy od tego momentu będziemy mieli obowiązek powołania rady pracowników? Czy zatrudnienie 50. pracownika to jedyny warunek utworzenia rady pracowników? Kiedy pracodawca powinien przeprowadzić wybory do rady?

RADA

Nie muszą Państwo jeszcze tworzyć rady pracowników. Będą Państwo zobowiązani przystąpić do procedury tworzenia rady pracowników niezwłocznie, gdy przeciętna liczba zatrudnionych z okresu 6 miesięcy osiągnie co najmniej 50 pracowników. Ponadto warunkiem przystąpienia do tworzenia rady jest wpłynięcie pisemnego wniosku od co najmniej 10% pracowników w sprawie utworzenia rady pracowników. Wybory do rady pracowników nie mogą się odbyć wcześniej niż po upływie 30 dni po dniu powiadomienia przez pracodawcę pracowników o terminie wyborów. W praktyce przyjmuje się jednak, że pracodawca powinien przeprowadzić je nie później niż w terminie 2 do 3 miesięcy od dnia zgłoszenia wniosku przez pracowników.

Autopromocja

Webinarium: Sygnaliści w dokumentacji pracodawcy – wzory prawidłowych zapisów

Sprawdź

Zobacz: Rada pracowników - skład i zadania

UZASADNIENIE

Przy ustalaniu, czy pracodawca powinien utworzyć radę pracowników, liczbę zatrudnionych u pracodawcy pracowników ustala się na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych w ramach stosunku pracy w okresie ostatnich 6 miesięcy przed dniem powiadomienia o wyborach członków rady pracowników (art. 7 ust. 1 ustawy o informowaniu pracowników...). Taka regulacja powoduje, że pracodawcy mają problem z ustaleniem, z jakiego okresu liczyć średnie zatrudnienie w firmie. Nie są bowiem w stanie obliczyć średniej liczby pracowników i nie mogą wyznaczyć 6-miesięcznego okresu poprzedzającego zdarzenie (wybory rady pracowników), którego daty nie znają i które nie wiadomo, czy nastąpi.

Autopromocja

Dokumentacja i oświadczenia związane z pracą zdalną – wzory dokumentów dla każdej formy pracy zdalnej

Sprawdź

W praktyce przyjmuje się zatem, że pracodawca, który nie jest pewien, czy przekroczył pułap zatrudnienia zobowiązujący do powiadomienia pracowników o możliwości utworzenia rady pracowników, powinien regularnie dokonywać obliczenia poziomu średniego zatrudnienia przypadającego 6 miesięcy wstecz od dnia, w którym dokonuje obliczenia. Ten dzień nie musi przypadać na koniec czy początek miesiąca. Będzie to bowiem dzień spełnienia tego warunku. W razie osiągnięcia stanu zatrudnienia w wysokości co najmniej 50 pracowników pracodawca powinien niezwłocznie poinformować o tym pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy (art. 7 ust. 5 ustawy o informowaniu pracowników...).

Ustalanie liczby pracowników

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

Do liczby pracowników ustalanej na potrzeby stwierdzenia możliwości zainicjowania procesu tworzenia rady pracowników należy przyjąć sumę wszystkich zatrudnionych na podstawie umów o pracę, powołania, mianowania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę. Przy ustalaniu liczby zatrudnionych pracowników powinno się zatem wliczać jedynie osoby zatrudnione przez pracodawcę w ramach stosunku pracy. Dotyczy to także pracowników młodocianych. Z ogólnej liczby zatrudnionych należy wyłączyć jedynie osoby wykonujące pracę na podstawie umów o dzieło, zlecenia, agencyjnych i innych umów cywilnoprawnych. Przy obliczaniu liczby zatrudnionych pracowników nie ma znaczenia wymiar czasu pracy.

WAŻNE!

Określając liczbę przeciętnie zatrudnionych na potrzeby ustalenia, czy pracodawca ma obowiązek tworzenia rady pracowników, bierzemy pod uwagę tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.

Zobacz także: Czas na rady pracowników

W celu precyzyjnego ustalenia daty początkowej i końcowej okresu 6 miesięcy, z którego liczymy przeciętne zatrudnienie, pracodawca powinien posłużyć się przepisami Kodeksu cywilnego, regulującymi kwestię terminów. Zgodnie z nimi, termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 112 Kodeksu cywilnego). Z powyższego wynika, że okres 6 miesięcy nie jest równoznaczny z 6 miesiącami kalendarzowymi. W praktyce datą wyjściową, od której pracodawca powinien zacząć swoje obliczenia, będzie dzień, w którym wielkość zatrudnienia u pracodawcy osiągnie liczbę 50 zatrudnionych. Pracodawca powinien wtedy sprawdzić, czy w okresie ostatnich 6 miesięcy przeciętna liczba zatrudnionych nie przekroczyła wielkości, która zobowiązuje go do utworzenia rady pracowników. Obliczając przeciętną liczbę pracowników zatrudnionych w okresie ostatnich 6 miesięcy, pracodawca powinien dokonać następujących działań:

• ustalić liczbę pracowników zatrudnionych w kolejnych 6 miesiącach,
• zsumować uzyskane wartości,
• podzielić otrzymaną sumę przez 6.

Przepisy nie określają, w jaki sposób pracodawca powinien obliczyć liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. W tym przypadku możliwych jest kilka rozwiązań, np. średnia arytmetyczna ze wszystkich dni roboczych danego miesiąca, średnia arytmetyczna z pierwszego oraz ostatniego dnia miesiąca czy stan osobowy na ostatni dzień miesiąca. Wybór metody obliczeń zależy od decyzji pracodawcy.

PRZYKŁAD

Pracodawca 22 lutego 2013 r. podjął decyzję o dokonaniu przeliczenia, czy osiągnął ustawowy próg zatrudnienia zobowiązujący go do poinformowania pracowników o możliwości utworzenia rady pracowników. Zatrudnienie w ostatnich 6 miesiącach kształtowało się w firmie następująco:

21.2.–22.1. Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	21.1.–22.12.	21.12.–22.11.	21.11.–22.10.	21.10.–22.9.	21.9.–22.8.
70 osób	68 osób	62 osoby	40 osób	43 osoby	43 osoby

Suma: 70 + 68 + 62 + 40 + 43 + 43 = 326 osób : 6 = 54,33 osób.

Z powyższego wyliczenia wynika, że pracodawca osiągnął 22 lutego 2013 r. wielkość zatrudnienia, która zobowiązuje go do poinformowania pracowników o możliwości utworzenia rady pracowników.

Wniosek pracowników o utworzenie rady

Osiągnięcie przeciętnie 50 zatrudnionych oraz fakt poinformowania o tym pracowników, nie powodują jeszcze powstania rady pracowników. To, czy rada powstanie, jest uzależnione od inicjatywy samych pracowników. Rada pracowników powstanie bowiem wówczas, gdy zostaną przeprowadzone wybory. Warunkiem koniecznym do powstania obowiązku przeprowadzenia wyborów może być tylko pisemny wniosek złożony przez co najmniej 10% pracowników zatrudnionych u pracodawcy (art. 8 ust. 1 ustawy o informowaniu pracowników...). Jeżeli ustawowy próg zatrudnienia został osiągnięty, przepisy nie określają, na jaki dzień należy obliczać liczbę 10% pracowników, czyli wymaganą liczbę pracowników podpisanych pod wnioskiem o przeprowadzenie wyborów rady pracowników. Może to być zatem zarówno dzień złożenia wniosku przez określoną liczbę pracowników, jak też dzień podania przez pracodawcę informacji o prawie pracowników do utworzenia rady oraz o jej uprawnieniach. Przyjmuje się, że oba rozwiązania są możliwe do zastosowania. Ze względów praktycznych dobrze byłoby, by pracodawca poinformował pracowników, jaka dokładnie liczba podpisów powinna znaleźć się pod wnioskiem o utworzenie rady pracowników, aby pracodawca był zobowiązany do nadania takiemu wnioskowi dalszego biegu.

Tryb informowania pracowników o wyborach

Po otrzymaniu od pracowników prawidłowego wniosku o przeprowadzenie wyborów pracodawca jest zobowiązany m.in. do powiadomienia pracowników o terminie wyborów oraz o terminie zgłaszania kandydatów na członków rady pracowników. Pracodawca powinien powiadomić pracowników o wyżej wskazanych terminach w sposób u niego przyjęty w firmie, np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, umieszczenie w intranecie lub rozesłanie pocztą elektroniczną (art. 8 ust. 1 ustawy o informowaniu pracowników...).

Zobacz również: Forum Kadry

WAŻNE!

Pracodawca o terminie wyborów do rady pracowników powinien poinformować załogę w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Termin wyborów

Przepisy określają dwa terminy, które powinny być przestrzegane przez pracodawcę oraz przez komisję wyborczą. Pierwszy z nich to nieprzekraczalny 21-dniowy termin, w jakim grupa 10 lub 20 pracowników (w zależności od wielkości pracodawcy) może zgłaszać kandydatów na członków rady pracowników. Natomiast drugi termin jest elastyczny. Ustawodawca zastrzegł jedynie, że wybory do rady pracowników nie mogą się odbyć wcześniej niż 30 dni po dniu powiadomienia przez pracodawcę pracowników o terminie wyborów.

Oznacza to, że teoretycznie pracodawca może ustalić dosyć odległy termin przeprowadzenia wyborów. Jednak, mimo że nie wynika to wprost z przepisów ustawy o radach pracowników, od dnia zgłoszenia pracodawcy wniosku przez 10% pracowników do dnia przeprowadzenia wyborów nie powinno minąć więcej niż 2–3 miesiące.

Odsuwanie daty wyborów w czasie może być traktowane jako wykroczenie polegające na uniemożliwianiu utworzenie rady pracowników lub niezorganizowaniu wyborów rady pracowników lub ich utrudnianiu (art. 19 ust. 1 pkt 1 i pkt 3 ustawy o informowaniu pracowników...). W konsekwencji na pracodawcę może być nałożona kara ograniczenia wolności (1 miesiąc) albo grzywny (od 20 zł do 5000 zł).

WAŻNE!

Przesuwanie bez uzasadnienia daty wyborów do rady pracowników przez pracodawcę może skutkować ukaraniem go grzywną (od 20 zł do 5000 zł) albo karą ograniczenia wolności w wymiarze 1 miesiąca.

Podstawa prawna:

● art. 1, art. 4, art. 7–9, art. 19 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. Nr 79, poz. 550 ze zm.),

● art. 112 Kodeksu cywilnego,

● art. 20 § 1, art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń

Więcej w MONITORZE prawa pracy i ubezpieczeń - Zamów prenumeratę >>