Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy niezdolności do pracy a składki ZUS

Obowiązek odprowadzania składek ZUS

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyjątkiem wynagrodzenia chorobowego, które nie podlega tym składkom, a także przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek na podstawie rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej rozporządzenie składkowe). Zatem z reguły od świadczeń nieodpłatnych, ponoszonych za pracownika, a także od wszelkich wypłat pieniężnych należy odprowadzić składki ZUS, a stosowanie zwolnienia z oskładkowania stanowi wyjątek od tej zasady.

Wśród przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek są składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, na podstawie postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku (§ 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego). Chodzi o składniki płacowe przysługujące pracownikowi nie tylko za okres pracy, ale także za czas absencji i pobierania z tego tytułu danego świadczenia (wynagrodzenia chorobowego bądź zasiłku). Jednak wyłączeniem ze składek jest objęty składnik tylko w części przypadającej na okres otrzymywania świadczeń ZUS. Zwolnienie to jest więc uzależnione od kilku warunków, które muszą zostać spełnione łącznie.

Wątpliwości w stosowaniu omawianego zwolnienia dotyczą:

• definicji pojęcia „składniki wynagrodzenia” – czy chodzi tylko o składniki pieniężne, skoro w treści przepisu pojawia się wyrażenie „wypłacone”,
• sytuacji gdy pracodawca nie ma ani regulaminu wynagradzania, ani układu zbiorowego pracy, a zapis o prawie do danego składnika za okres pobierania zasiłków wynika z umowy o pracę,
• zasady obliczania części składnika podlegającego oskładkowaniu, jeżeli pracownik np. chorował przez część miesiąca.

Zobacz również serwis: Składniki wynagrodzenia

Definiowanie składników wynagrodzenia

Zwolnieniem ze składek mogą być objęte nie tylko pieniężne elementy przychodu pracownika. Wynagrodzenie za pracę obejmuje bowiem wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna (art. 183c § 2 Kodeksu pracy). Zatem wyłączenie dotyczy zarówno np. dodatków czy premii, jak i świadczeń określanych często pozapłacowymi, które przysługują w związku z wykonywaną pracą, np. pakiet medyczny, grupowe ubezpieczenie na życie, karnety na zajęcia sportowe, najem mieszkania dla pracownika itp. Te gratyfikacje są opłacane za pracownika podczas trwania zatrudnienia, czyli nie tylko za okres faktycznej pracy, ale również za czas nieobecności.

Zwolnienie ma zastosowanie do składnika, który przysługuje za okres pobierania zasiłku chorobowego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego. To oznacza, że z oskładkowania nie są wyłączone składniki płacowe, które co prawda zostały wypłacone/przekazane w okresie pobierania zasiłku, ale są należne za okres wykonywania pracy.

Jednym ze składników wynagrodzenia Joanny E. jest premia kwartalna, wypłacana 5. dnia miesiąca następującego po upływie danego kwartału. Premia za I kwartał 2014 r. została wypłacona 4 kwietnia br. (5 kwietnia przypadał w wolną sobotę). W okresie od 28 marca 2014 r. do 10 kwietnia 2014 r. pracownica przebywała na zwolnieniu lekarskim, za które przysługuje jej wynagrodzenie chorobowe. Od pełnej wysokości premii wypłaconej w czasie tej niezdolności do pracy, ale przysługującej za I kwartał pracy, należy odprowadzić składki ZUS.

Pracodawca bez regulaminu wynagradzania i układu zbiorowego

Prawo do danego składnika wynagrodzenia za okresy pobierania zasiłków powinno wynikać z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu, np. z pragmatyk służbowych, statutu czy uchwały. Jeżeli pracodawca nie posiada tych dokumentów lub są one w jego posiadaniu, ale nie regulują tych kwestii, to zwolnienie nie ma zastosowania. ZUS nie uznaje jednak umowy o pracę jako przepisu o wynagradzaniu (np. interpretacja indywidualna ZUS z 12 lipca 2013 r., WPI/200000/451/886/2013). Nie można jednak do końca zgodzić się z takim stanowiskiem. Pracodawca, który nie jest zobowiązany do tworzenia wewnętrznego prawa zakładowego, np. ze względu na liczbę zatrudnianych pracowników, wszystkie warunki płacowe zawiera w umowie o pracę. Mimo że umowę o pracę trudno wprost uznać za przepis, to na podstawie art. 29 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy zawiera ona postanowienia dotyczące wynagrodzenia za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Zatem umowa o pracę uprawnia pracownika nie tylko do określonego wynagrodzenia za pracę (wysokość, forma), ale również do dodatkowych świadczeń związanych z pracą, których nie gwarantują przepisy prawa pracy.

Polecamy także: Choroba pracownika - wynagrodzenia i zasiłki chorobowe na przykładach

Choroba przez część miesiąca

Wypłacony czy opłacony składnik wynagrodzenia w całości nie podlega oskładkowaniu, jeżeli przysługuje za okres całomiesięcznej absencji, za którą wypłacono zasiłek lub wynagrodzenie chorobowe. Jeśli jednak pracownik za część miesiąca pobierał zasiłek, a przez resztę pracował i za cały miesiąc otrzymał pełny składnik, to zwolniona ze składek pozostaje tylko ta jego część przypadająca na okres, za który przysługiwał zasiłek. Należy więc policzyć tę wartość składnika, która podlega oskładkowaniu. W przepisach ubezpieczeniowych nie ma wzoru, który miałby wtedy zastosowanie. W praktyce przyjętym sposobem takiego wyliczenia jest:

• podzielenie składnika wynagrodzenia przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca, w którym pracownik był niezdolny do pracy,
• pomnożenie otrzymanego wyniku przez liczbę dni pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego,
• dliczenie otrzymanego wyniku od wysokości pełnego świadczenia.

Anna R. przez 5 dni w marcu 2014 r. przebywała na zasiłku opiekuńczym z tytułu opieki nad chorym dzieckiem. Przysługuje jej dodatek za znajomość języka migowego w wysokości 200 zł, który jest wypłacany również za okresy pobierania zasiłku opiekuńczego, co wynika z postanowień układu zbiorowego pracy. Za marzec oskładkowaniu podlega dodatek w wysokości 167,74 zł, a kwota 32,26 zł jest zwolniona ze składek, tj.:

● 200 zł : 31 dni marca x 5 dni opieki = 32,26 zł,

● 200 zł – 32,26 zł = 167,74 zł.

Składniki za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego i przebywania na urlopie wychowawczym

Pracodawcy często przyznają dodatkowe świadczenia również pracownikom przebywającym na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich czy wychowawczych. Zarówno pobieranie zasiłku macierzyńskiego za okres tych urlopów, jak i przebywanie na urlopie wychowawczym (bez prawa do zasiłku) stanowią odrębny od stosunku pracy tytuł do ubezpieczeń (art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Pracownik co prawda nadal pozostaje w stosunku pracy, ale podczas trwania urlopu macierzyńskiego czy rodzicielskiego podlega obowiązkowo tylko ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a podczas urlopu wychowawczego – również ubezpieczeniu zdrowotnemu. Składki finansuje budżet państwa, a podstawą ich wymiaru jest odpowiednio kwota wypłacanego zasiłku oraz 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego lub faktyczne średnie miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy. Z kolei podstawę wymiaru składki zdrowotnej za okres urlopu wychowawczego stanowi kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego, przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Jeżeli zatem za okres otrzymywania zasiłku lub korzystania z urlopu wychowawczego pracownik zachowuje prawo do danego świadczenia, np. pakietu medycznego, to wartość tego świadczenia nie jest oskładkowana. ZUS stoi na stanowisku, że świadczenia przysługujące od pracodawcy za okresy tych urlopów (a nie za okres wykonywania pracy) nie są, do celów ubezpieczeń, przychodem ze stosunku pracy (interpretacja indywidualna ZUS z 10 lutego 2014 r., DI/100000/43/24/2014).

Katarzyna P. przebywała na zasiłku chorobowym od 1 do 18 marca 2014 r., a od 19 marca korzysta z urlopu macierzyńskiego. Pracodawca opłaca za nią składkę z tytułu grupowego ubezpieczenia na życie w wysokości 55 zł miesięcznie, również za okresy pobierania zasiłków, co wynika z regulaminu wynagradzania. Cała kwota składki za marzec jest zwolniona ze składek ZUS. Za okres pobierania zasiłku chorobowego ten składnik wynagrodzenia jest zwolniony z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego, a za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego przychód ten nie jest oskładkowany, bo zmienił się tytuł do ubezpieczeń.

Opodatkowanie składników wynagrodzenia przysługujących za okres pobierania zasiłków

Każdy przychód z zatrudnienia jest przychodem ze stosunku pracy, bez względu na to, czy został osiągnięty za okres faktycznego świadczenia pracy, za czas choroby czy urlopów. Zatem część składnika wynagrodzenia wypłacona za okresy pobierania zasiłków, mimo zwolnienia składkowego, podlega opodatkowaniu w pełnym zakresie. Podobnie jest ze świadczeniami za okres urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego, które również są opodatkowane. Jeśli świadczenie nie ma charakteru pieniężnego, z tytułu np. finansowanych przez pracodawcę kart rekreacyjnych, i pracownik nie otrzymuje od pracodawcy innych wypłat w czasie tego urlopu, to płatnik nie ma możliwości pobrania zaliczki na podatek. W takim przypadku przychód z tego tytułu należy wykazać w informacji PIT-11 (lub w PIT-40). Pracownik będzie musiał zapłacić należny podatek w rocznym rozliczeniu podatkowym (np. interpretacja indywidualna Ministra Finansów z 8 czerwca 2012 r., DD3/033/140/IMD/10/PK-424).

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 18 ust. 5b, ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1717
• art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 81 ust. 1, ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 295
• § 1, § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860
• § 4–4a, § 11–12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. Nr 62, poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 230, poz. 2292

Więcej przeczytasz w MONITORZE PRAWA PRACY I UBEZPIECZEŃ >>>