Jak rozliczyć nadgodziny w systemie równoważnym

Zasada oddawania wolnego za pracę w niedzielę, święto lub inny dzień wolny na ogół nie budzi wątpliwości. Te jednak pojawiają się, gdy praca trwała dłużej bądź krócej, niż wynosi typowa dniówka.

W kodeksie pracy przewidziano dwie różne formy rekompensaty dodatkowej pracy w naturze – w postaci obowiązku udzielenia czasu wolnego od pracy lub całego dnia wolnego od pracy. Czas wolny przysługuje za pracę w nadgodzinach występujących w dni, które zgodnie z harmonogramem są dniami pracy. Może on być oddawany na dwa sposoby – albo na wniosek pracownika w proporcji 1:1 (czyli godzina czasu wolnego za jedną przepracowaną nadgodzinę), albo z inicjatywy pracodawcy w proporcji 1:1,5 (czyli półtorej godziny wolnego za jedną przepracowaną nadgodzinę). Natomiast całe dni wolne udzielane są za pracę w niedzielę, święto lub w dniu wolnym od pracy wynikającym z 5-dniowego tygodnia pracy. W ich przypadku nie przewidziano już różnych proporcji zależnych od tego, po czyjej stronie jest inicjatywa udzielenia wolnego, albowiem pracownik otrzymuje cały dzień wolny również wtedy, gdy w niedzielę, święto lub w dniu wolnym przepracował tylko kilka godzin. Co istotne, termin odbioru dnia wolnego pracodawca może w niektórych przypadkach narzucić, a w innych uzgodnić z pracownikiem.

Polecamy produkt: Podróże służbowe – praktyczne rozliczenia (PDF)

Zasady ogólne

Odbioru dni wolnych od pracy dotyczą dwa przepisy kodeksu pracy – art. 151¹¹ k.p. regulujący zasady rekompensaty pracy dodatkowej w niedziele i święta oraz art. 151³ k.p. określający, reguły oddawania dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. Obydwa przewidują, że w razie wykonywania pracy w jednym ze wskazanych dni wolnych zasadą jest oddanie całego dnia wolnego od pracy (nawet w zamian za tylko jedną godzinę pracy). Wynikają z nich jednak także istotne różnice w zakresie udzielania dni wolnych w zależności od tego, czy praca miała miejsce w niedzielę, święto czy też w innym dniu wolnym od pracy.

Pierwsza polega na tym, że w przypadku niedzieli dzień wolny powinien być udzielony co do zasady 6 dni przed nią lub 6 dni po niej, a dopiero gdyby te terminy były niemożliwe do dotrzymania – do końca okresu rozliczeniowego. W przypadku święta i dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, dzień wolny może być oddany do końca okresu rozliczeniowego. Druga różnica dotyczy sposobu decydowania o terminie udzielonego dnia wolnego od pracy, który w przypadku niedzieli i święta może zostać narzucony przez pracodawcę, a w przypadku dnia wolnego z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy powinien zostać uzgodniony z pracownikiem. Trzecia odmienność dotyczy dopuszczalności zapłacenia za dodatkową pracę wykonywaną w takie dni – w przypadku niedziel i świąt zamiast dnia wolnego można bowiem wypłacić dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100 proc. za każdą przepracowaną godzinę. Natomiast za dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy przepisy już go nie przewidują, co oznacza obowiązek oddania dnia wolnego, który wyrówna liczbę dni wolnych przysługujących w okresie rozliczeniowym.

W tym miejscu pojawia się pierwsza wątpliwość: czy zasada rekompensaty dniem wolnym dotyczy również dni innych niż niedziela, które są wskazywane w harmonogramie jako wolne zamiast niedzieli? Z jednej strony wydaje się, że nie, gdyż jest to odrębna kategoria dnia wolnego, który przecież nie jest niedzielą tylko „zastępczym” dniem wolnym wyznaczonym za przepracowaną niedzielę (choć pełni podobną funkcję – najczęściej zapewnia pracownikowi realizację odpoczynku tygodniowego). Z drugiej jednak strony za stanowiskiem przeciwnym przemawia to, że i niedziela, i dzień wolny udzielony za przepracowaną niedzielę są dwoma odrębnymi przypadkami uprawniającymi do nadgodzin dobowych z dodatkiem 100 proc. (art. 151¹ par. 1 k.p.). [przykład 1]