Jak rozliczyć wydatki poniesione na organizację świątecznego spotkania?

Zorganizowanie bożonarodzeniowych imprez dla pracowników przysparza przedsiębiorcom wielu kłopotów z ich podatkowym rozliczeniem. Jak zatem poradzić sobie z podatkowym rozliczeniem zakupu paczek dla pracowników i zorganizowania im imprezy?

Przekazywanie paczek świątecznych

To, czy będą Państwo mogli zaliczyć do kosztów podatkowych zakup towarów przekazanych pracownikom w formie paczek świątecznych, zależy od sposobu sfinansowania ich zakupu. I tak:

• jeżeli zakup paczek zostanie sfinansowany przez pracodawcę ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), wydatków na ten cel pracodawca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych (zob. art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych); wyłączenie takich wydatków z kosztów podatkowych wynika z tego, że kosztem dla pracodawcy zobowiązanego do tworzenia ZFSŚ są odpisy na ten fundusz,
• jeżeli wydatki na paczki poniesione zostaną ze środków obrotowych pracodawcy, mogą stanowić jego koszt podatkowy.

Jakie skutki podatkowe dla pracownika ma otrzymanie paczki? Także w tym przypadku o tym, czy wartość paczek pracodawca będzie musiał zaliczyć do przychodów pracownika, będzie decydować źródło finansowania ich zakupu. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia w art. 21 ust. 1 pkt 67 z podatku wartość świadczeń rzeczowych dla pracowników (np. paczek świątecznych), o ile:

• świadczenie rzeczowe lub pieniężne dla pracownika nie jest bonem, talonem lub innym znakiem uprawniającym do jego wymiany na towary lub usługi,
• wartość otrzymanego świadczenia sfinansowanego z ZFŚS nie przekracza w roku podatkowym kwoty 380 zł,
• otrzymane świadczenie zostało sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Spełnienie tych warunków oznacza, że nie będą Państwo musieli pobrać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości przekazanych paczek.

WAŻNE!

Należy pamiętać, że jeżeli wartość paczki świątecznej, sfinansowanej w całości ze środków ZFŚS, przekroczyłaby 380 zł lub do przekroczenia tej kwoty doszło na skutek zsumowania wartości paczki z innymi świadczeniami, które pracownik otrzymał z ZFŚS w trakcie roku, to opodatkowaniu będzie podlegała tylko nadwyżka ponad 380 zł.

Jeżeli firma sfinansuje paczki świąteczne ze środków obrotowych, to ich wartości nie obejmuje opisane zwolnienie. Stanowią one dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Oznacza to obowiązek:

• doliczenia wartości takiej paczki do przychodu pracownika oraz
• pobrania zaliczki na podatek dochodowy.

Firma jako płatnik przekazuje zaliczkę na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczkę. Zaliczki pobrane z tego tytułu należy wykazać w wystawianej po zakończeniu roku podatkowego deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11.

Polecamy: Kodeks pracy 2013 z komentarzem - praktycznie o rewolucyjnych zmianach

Rozliczenie VAT

Kiedy firma kupuje paczki świąteczne i przekazuje je, finansując z ZFŚS, działa jako administrator środków zgromadzonych na koncie funduszu. Nie działa natomiast jako prowadzący działalność gospodarczą. W konsekwencji nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych sfinansowanych ze środków ZFŚS. Jednocześnie, przekazując towary (w tym paczki świąteczne), sfinansowane ze środków funduszu, nie ma obowiązku odprowadzania należnego VAT (zobacz interpretację ogólną Ministra Finansów z 27 maja 2013 r. – sygn. PT1/033/20/831/KSB/12/RD-50859, publ. Dz.Urz. MF poz. 12).

W przypadku sfinansowania paczek świątecznych ze środków obrotowych firmy mogą wystąpić dwie sytuacje:

• gdy wartość paczki świątecznej nie przekroczy 100 zł (limit ten obejmuje wszystkie prezenty przekazane danemu pracownikowi w roku podatkowym) – nieodpłatne ich przekazanie nie będzie podlegało VAT. Warunkiem jest sporządzenie imiennej listy pracowników, którzy otrzymali paczki. Firma zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupu paczek świątecznych (do końca 2013 roku wynika to wprost z art. 86 ust. 8 pkt 2 ustawy o VAT). Przepis art. 86 ust. 8 pkt 2 ustawy o VAT zostanie z dniem 1 stycznia 2014 r. uchylony. Nie zmieni to jednak stanu rzeczy – zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur wynikać będzie z zasad ogólnych obowiązujących przy odliczaniu VAT.
• gdy wartość paczki świątecznej dla pracownika przekracza 100 zł, nieodpłatne jej przekazanie pracownikowi będzie podlegało opodatkowaniu VAT, jeżeli podatnikowi przy nabyciu lub wytworzeniu towarów wchodzących w skład paczki przysługiwało prawo do odliczenia.

Należy zaznaczyć, że istnieje związek zakupu paczek z prowadzoną działalnością opodatkowaną VAT-em. Paczki przekazywane są bowiem pracownikom. Organizacji przysługuje więc prawo do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie paczek świątecznych.

Przekazywanie paczek świątecznych pracownikom stanowi „nieodpłatne przekazanie towaru na cele osobiste pracowników”. Firma powinna wykazać VAT należny od takiej czynności (jeżeli od zakupu przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT naliczonego). W tym celu podatnik powinien ustalić wartość paczki według ceny zakupu (netto) lub gdy nie ma ceny zakupu – według kosztu wytworzenia. Tak ustalona wartość paczki stanowi podstawę opodatkowania VAT. Do końca 2013 roku można ją wykazać wraz z kwotą należnego podatku na fakturze wewnętrznej (art. 106 ust. 7 ustawy o VAT).

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Stawka VAT zależy od rodzaju przekazywanego przez firmę towaru. Zazwyczaj paczki świąteczne to zbiór towarów (słodyczy, drobnych upominków). Mogą one być opodatkowane różnymi stawkami VAT. W związku z tym rozróżnić należy sytuacje, w których firma:

• sama kupuje towary i tworzy paczki,
• kupuje gotowe paczki.

W pierwszym przypadku przekazanie towarów firma opodatkuje w podziale na poszczególne stawki podatkowe. W drugim, wykaże VAT należny od wszystkich towarów zawartych w paczce łącznie według stawki 23 proc.

Spotkanie świąteczne z pracownikami

Wydatki na spotkanie wigilijne poniesione ze środków obrotowych firma może zaliczyć do kosztów podatkowych. Świąteczne spotkanie przyczynia się bowiem do zintegrowania pracowników i władz spółki, poprawienia atmosfery w pracy, a więc – podniesienia efektywności pracy.

W przeszłości często pojawiał się pogląd, że sam fakt uczestniczenia w imprezie wigilijnej nie może przesądzać o powstaniu u pracownika przychodu z tego tytułu. Każdy z pracowników w różnym stopniu mógł skorzystać np. z przygotowanego przez firmę cateringową poczęstunku. Nie ma tu możliwości określenia rzeczywistej wartości świadczenia (np. poczęstunku) otrzymanego przez każdą osobę. Obecnie jednak organy podatkowe nie podzielają tego stanowiska. Zdaniem większości z nich o powstaniu przychodu u pracownika decyduje sam fakt nieodpłatnego uczestniczenia w spotkaniu, sfinansowanym przez pracodawcę i możliwość skorzystania z każdej dostępnej atrakcji (w tym z wyżywienia). Wobec tego płatnik zobowiązany będzie naliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od otrzymanego przez pracownika przychodu. Jak argumentują organy podatkowe, problemy techniczne nie mogą prowadzić do niemożności wyodrębnienia, jaka wartość zapłaconej kwoty przypadać będzie na danego pracownika (zobacz interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 3 października 2013 r. – sygn. IPTPB1/415–419/13–4/AG). Ze względu na ryzyko sporu warto uzyskać w tej sprawie interpretację podatkową.

Przyjęcie obowiązującego stanowiska fiskusa może powodować problemy z ustaleniem wysokości przychodu przypadającego na poszczególnych pracowników. Z interpretacji udzielanych przez organy podatkowe wynika, że wysokość tych przychodów należy ustalić, dzieląc koszty organizacji imprezy przez liczbę pracowników zaproszonych lub którzy zadeklarowali swój udział.

Kwestia wyglądałaby inaczej, gdyby impreza została sfinansowana ze środków ZFŚS. Jak wcześniej wspomniano, może to być trudne, gdyż prawo do korzystania ze środków funduszu mają w pierwszej kolejności pracownicy, którzy znajdują się w najtrudniejszej sytuacji materialnej. Jeśli jednak firma spełniłaby te kryteria, przychody osiągnięte przez pracowników z tytułu udziału w takiej imprezie mogłyby korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Zobacz także: Czym jest system wynagrodzeń w firmie?

WAŻNE!

Spotkania wigilijne organizowane przez firmę należy sfinansować ze środków obrotowych, a nie ze środków ZFŚS. Ich celem nie jest bowiem pomoc pracownikom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na organizowanie spotkań świątecznych ze środków ZFŚS, musi liczyć się z zakwestionowaniem tego rodzaju praktyki przez organy podatkowe. Co więcej, wydatki takie nie będą stanowić kosztów podatkowych z przyczyn wspomnianych wcześniej.

VAT

Organizacja imprezy bożonarodzeniowej nie wiąże się z koniecznością rozliczenia VAT. Co prawda, nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników podatnika podlega opodatkowaniu (zob. art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT), nie dotyczy to jednak organizacji dla pracowników różnego rodzaju imprez integracyjnych, w tym imprez okolicznościowych.

Organizacja tego rodzaju spotkań wpływa m.in. na dobrą atmosferę w pracy, a tym samym pośrednio wpływa na prowadzoną przez podatnika działalność opodatkowaną VAT. W takiej sytuacji korzyść osobista uzyskana przez uczestnika spotkania ma charakter drugorzędny. Świadczenie usługi na rzecz pracowników polegającej na organizacji spotkania wigilijnego nie będzie więc podlegało VAT.

personel@infor.pl 

Więcej przeczytasz w czasopiśmie PERSONEL I ZARZĄDZANIE >>>