Kategorie

Jak rozliczyć wydatki poniesione na organizację świątecznego spotkania?

Marek Smakuszewski
Doradca podatkowy posiadający ponad dwudziestoletnie doświadczenie w pracy w kancelariach prawnych, spółkach doradztwa podatkowego oraz międzynarodowych firmach audytorskich. Specjalizuje się w doradztwie podatkowym dotyczącym obszaru optymalizacji podatkowej i cen transferowych dla przedsiębiorców z branży ubezpieczeniowej, IT, FMCG. Autor licznych publikacji o tematyce prawnej i podatkowej.
Jak rozliczyć wydatki poniesione na organizację świątecznego spotkania?. /Fot. Fotolia
Fotolia
W okresie świąt większość pracodawców organizuje bożonarodzeniowe spotkania dla swoich pracowników. Jak rozliczyć wydatki związane z organizacją świątecznego spotkania. Czy przygotowane przez pracodawcę paczki świąteczne, wręczane podczas spotkania będą kosztem podatkowym? Co z odliczeniem VAT od zakupionych prezentów?

Zorganizowanie bożonarodzeniowych imprez dla pracowników przysparza przedsiębiorcom wielu kłopotów z ich podatkowym rozliczeniem. Jak zatem poradzić sobie z podatkowym rozliczeniem zakupu paczek dla pracowników i zorganizowania im imprezy?

Przekazywanie paczek świątecznych

To, czy będą Państwo mogli zaliczyć do kosztów podatkowych zakup towarów przekazanych pracownikom w formie paczek świątecznych, zależy od sposobu sfinansowania ich zakupu. I tak:

  • jeżeli zakup paczek zostanie sfinansowany przez pracodawcę ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), wydatków na ten cel pracodawca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych (zob. art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych); wyłączenie takich wydatków z kosztów podatkowych wynika z tego, że kosztem dla pracodawcy zobowiązanego do tworzenia ZFSŚ są odpisy na ten fundusz,
  • jeżeli wydatki na paczki poniesione zostaną ze środków obrotowych pracodawcy, mogą stanowić jego koszt podatkowy.

Jakie skutki podatkowe dla pracownika ma otrzymanie paczki? Także w tym przypadku o tym, czy wartość paczek pracodawca będzie musiał zaliczyć do przychodów pracownika, będzie decydować źródło finansowania ich zakupu. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia w art. 21 ust. 1 pkt 67 z podatku wartość świadczeń rzeczowych dla pracowników (np. paczek świątecznych), o ile:

  • świadczenie rzeczowe lub pieniężne dla pracownika nie jest bonem, talonem lub innym znakiem uprawniającym do jego wymiany na towary lub usługi,
  • wartość otrzymanego świadczenia sfinansowanego z ZFŚS nie przekracza w roku podatkowym kwoty 380 zł,
  • otrzymane świadczenie zostało sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Spełnienie tych warunków oznacza, że nie będą Państwo musieli pobrać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości przekazanych paczek.

WAŻNE!

Reklama

Należy pamiętać, że jeżeli wartość paczki świątecznej, sfinansowanej w całości ze środków ZFŚS, przekroczyłaby 380 zł lub do przekroczenia tej kwoty doszło na skutek zsumowania wartości paczki z innymi świadczeniami, które pracownik otrzymał z ZFŚS w trakcie roku, to opodatkowaniu będzie podlegała tylko nadwyżka ponad 380 zł.

Jeżeli firma sfinansuje paczki świąteczne ze środków obrotowych, to ich wartości nie obejmuje opisane zwolnienie. Stanowią one dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Oznacza to obowiązek:

  • doliczenia wartości takiej paczki do przychodu pracownika oraz
  • pobrania zaliczki na podatek dochodowy.

Firma jako płatnik przekazuje zaliczkę na rachunek urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczkę. Zaliczki pobrane z tego tytułu należy wykazać w wystawianej po zakończeniu roku podatkowego deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11.

Polecamy: Kodeks pracy 2013 z komentarzem - praktycznie o rewolucyjnych zmianach

Rozliczenie VAT

Kiedy firma kupuje paczki świąteczne i przekazuje je, finansując z ZFŚS, działa jako administrator środków zgromadzonych na koncie funduszu. Nie działa natomiast jako prowadzący działalność gospodarczą. W konsekwencji nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych sfinansowanych ze środków ZFŚS. Jednocześnie, przekazując towary (w tym paczki świąteczne), sfinansowane ze środków funduszu, nie ma obowiązku odprowadzania należnego VAT (zobacz interpretację ogólną Ministra Finansów z 27 maja 2013 r. – sygn. PT1/033/20/831/KSB/12/RD-50859, publ. Dz.Urz. MF poz. 12).

W przypadku sfinansowania paczek świątecznych ze środków obrotowych firmy mogą wystąpić dwie sytuacje:

  • gdy wartość paczki świątecznej nie przekroczy 100 zł (limit ten obejmuje wszystkie prezenty przekazane danemu pracownikowi w roku podatkowym) – nieodpłatne ich przekazanie nie będzie podlegało VAT. Warunkiem jest sporządzenie imiennej listy pracowników, którzy otrzymali paczki. Firma zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupu paczek świątecznych (do końca 2013 roku wynika to wprost z art. 86 ust. 8 pkt 2 ustawy o VAT). Przepis art. 86 ust. 8 pkt 2 ustawy o VAT zostanie z dniem 1 stycznia 2014 r. uchylony. Nie zmieni to jednak stanu rzeczy – zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur wynikać będzie z zasad ogólnych obowiązujących przy odliczaniu VAT.
  • gdy wartość paczki świątecznej dla pracownika przekracza 100 zł, nieodpłatne jej przekazanie pracownikowi będzie podlegało opodatkowaniu VAT, jeżeli podatnikowi przy nabyciu lub wytworzeniu towarów wchodzących w skład paczki przysługiwało prawo do odliczenia.
Reklama

Należy zaznaczyć, że istnieje związek zakupu paczek z prowadzoną działalnością opodatkowaną VAT-em. Paczki przekazywane są bowiem pracownikom. Organizacji przysługuje więc prawo do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie paczek świątecznych.

Przekazywanie paczek świątecznych pracownikom stanowi „nieodpłatne przekazanie towaru na cele osobiste pracowników”. Firma powinna wykazać VAT należny od takiej czynności (jeżeli od zakupu przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT naliczonego). W tym celu podatnik powinien ustalić wartość paczki według ceny zakupu (netto) lub gdy nie ma ceny zakupu – według kosztu wytworzenia. Tak ustalona wartość paczki stanowi podstawę opodatkowania VAT. Do końca 2013 roku można ją wykazać wraz z kwotą należnego podatku na fakturze wewnętrznej (art. 106 ust. 7 ustawy o VAT).

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Stawka VAT zależy od rodzaju przekazywanego przez firmę towaru. Zazwyczaj paczki świąteczne to zbiór towarów (słodyczy, drobnych upominków). Mogą one być opodatkowane różnymi stawkami VAT. W związku z tym rozróżnić należy sytuacje, w których firma:

  • sama kupuje towary i tworzy paczki,
  • kupuje gotowe paczki.

W pierwszym przypadku przekazanie towarów firma opodatkuje w podziale na poszczególne stawki podatkowe. W drugim, wykaże VAT należny od wszystkich towarów zawartych w paczce łącznie według stawki 23 proc.

Spotkanie świąteczne z pracownikami

Wydatki na spotkanie wigilijne poniesione ze środków obrotowych firma może zaliczyć do kosztów podatkowych. Świąteczne spotkanie przyczynia się bowiem do zintegrowania pracowników i władz spółki, poprawienia atmosfery w pracy, a więc – podniesienia efektywności pracy.

W przeszłości często pojawiał się pogląd, że sam fakt uczestniczenia w imprezie wigilijnej nie może przesądzać o powstaniu u pracownika przychodu z tego tytułu. Każdy z pracowników w różnym stopniu mógł skorzystać np. z przygotowanego przez firmę cateringową poczęstunku. Nie ma tu możliwości określenia rzeczywistej wartości świadczenia (np. poczęstunku) otrzymanego przez każdą osobę. Obecnie jednak organy podatkowe nie podzielają tego stanowiska. Zdaniem większości z nich o powstaniu przychodu u pracownika decyduje sam fakt nieodpłatnego uczestniczenia w spotkaniu, sfinansowanym przez pracodawcę i możliwość skorzystania z każdej dostępnej atrakcji (w tym z wyżywienia). Wobec tego płatnik zobowiązany będzie naliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od otrzymanego przez pracownika przychodu. Jak argumentują organy podatkowe, problemy techniczne nie mogą prowadzić do niemożności wyodrębnienia, jaka wartość zapłaconej kwoty przypadać będzie na danego pracownika (zobacz interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 3 października 2013 r. – sygn. IPTPB1/415–419/13–4/AG). Ze względu na ryzyko sporu warto uzyskać w tej sprawie interpretację podatkową.

Przyjęcie obowiązującego stanowiska fiskusa może powodować problemy z ustaleniem wysokości przychodu przypadającego na poszczególnych pracowników. Z interpretacji udzielanych przez organy podatkowe wynika, że wysokość tych przychodów należy ustalić, dzieląc koszty organizacji imprezy przez liczbę pracowników zaproszonych lub którzy zadeklarowali swój udział.

Kwestia wyglądałaby inaczej, gdyby impreza została sfinansowana ze środków ZFŚS. Jak wcześniej wspomniano, może to być trudne, gdyż prawo do korzystania ze środków funduszu mają w pierwszej kolejności pracownicy, którzy znajdują się w najtrudniejszej sytuacji materialnej. Jeśli jednak firma spełniłaby te kryteria, przychody osiągnięte przez pracowników z tytułu udziału w takiej imprezie mogłyby korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Zobacz także: Czym jest system wynagrodzeń w firmie?

WAŻNE!

Spotkania wigilijne organizowane przez firmę należy sfinansować ze środków obrotowych, a nie ze środków ZFŚS. Ich celem nie jest bowiem pomoc pracownikom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na organizowanie spotkań świątecznych ze środków ZFŚS, musi liczyć się z zakwestionowaniem tego rodzaju praktyki przez organy podatkowe. Co więcej, wydatki takie nie będą stanowić kosztów podatkowych z przyczyn wspomnianych wcześniej.

VAT

Organizacja imprezy bożonarodzeniowej nie wiąże się z koniecznością rozliczenia VAT. Co prawda, nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników podatnika podlega opodatkowaniu (zob. art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT), nie dotyczy to jednak organizacji dla pracowników różnego rodzaju imprez integracyjnych, w tym imprez okolicznościowych.

Organizacja tego rodzaju spotkań wpływa m.in. na dobrą atmosferę w pracy, a tym samym pośrednio wpływa na prowadzoną przez podatnika działalność opodatkowaną VAT. W takiej sytuacji korzyść osobista uzyskana przez uczestnika spotkania ma charakter drugorzędny. Świadczenie usługi na rzecz pracowników polegającej na organizacji spotkania wigilijnego nie będzie więc podlegało VAT.

personel@infor.pl 

Więcej przeczytasz w czasopiśmie PERSONEL I ZARZĄDZANIE >>>

Źródło: Personel i Zarządzanie
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?