Różnica między podróżą służbową a oddelegowaniem

Pracownik może wykonywać pracę poza miejscem stałego, codziennego wykonywania pracy np. w przypadku konieczności wykonywania pracy w oddziale firmy, której siedziba znajduje się w innej miejscowości lub gdy konieczna jest interwencja u klienta, którego miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością stałego wykonywania pracy. Może zdarzyć się też tak, że pracodawca zobliguje nas do wykonywania pracy poza terytorium Polski.

Wykonywanie pracy poza miejscem stałego, codziennego wykonywania pracy może mieć charakter podróży służbowej lub formę oddelegowania.

To pracodawca podejmuje decyzję czy wysyła pracownika w podróż służbową, czy też oddelegowuje do świadczenia określonej pracy, przy czym zależy to od charakteru zadań realizowanych przez pracownika.

Zobacz: Wskaźniki i stawki

Definicje

Definicję podróży służbowej, często potocznie nazywanej delegacją możemy znaleźć w przepisach Kodeksu pracy natomiast w kwestii odnalezienia definicji oddelegowania należy posiłkować się słownikiem PWN.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Oddelegowaniem natomiast jest przeznaczenie kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego.

Granica między jednym a drugim pojęciem jak widać jest dość nieoczywista.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

W jaki zatem sposób odróżnić podróż służbową od oddelegowania?

Przede wszystkim, aby móc podróż służbową nazwać podróżą służbową pracownik:

- musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,

- w trakcie wyjazdu wykonywać zadanie służbowe,

- zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Co ważne, dopiero spełnienie wszystkich warunków wynikających z przedstawionej definicji, daje pracownikowi prawo do świadczeń związanych z podróżą służbową.

Oddelegowaniem, w praktyce jest zmiana miejsca wykonywania pracy przez pracownika.

Tak naprawdę, polskie prawo nie zna instytucji "oddelegowania" – jest to termin, którym posługuje się prawo unijne, w szczególności Dyrektywa 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Oddelegowanie może oznaczać również okresowe odesłanie pracownika za granicę celem wykonywania przez niego pracy na polecenie pracodawcy poza obszarem kraju.

Zobacz: Zatrudnienie

Czas podróży służbowej i oddelegowania

Żaden przepis prawa pracy, przepisów podatkowych oraz przepisów dotyczących zabezpieczenia społecznego (i to zarówno polskich, jak i unijnych) nie precyzuje natomiast jak długo może trwać podróż służbowa, nie ma zatem przeszkód, aby podróż służbowa trwała nawet do kilkunastu miesięcy.

Niektórzy eksperci ds. prawa pracy uważają, że podróż służbowa nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące. Zgodnie bowiem z art. 42 § 4 Kodeksu pracy wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Zwrot „innej pracy” sugeruje jednak, że mamy w tym przepisie możliwość przesunięcia pracownika do wykonywania przez niego innej niż dotychczas pracy a nie wykonywania jej w innym miejscu, poza stałym miejscem wykonywania pracy zatem nie można opierać się na tym przepisie. Mimo to jednak przy wyjazdach do 3 miesięcy zazwyczaj uznaje się, że jest to podróż służbowa.

Zobacz: Wynagrodzenia

Część ekspertów prawa podatkowego uważa, że zagraniczna podróż służbowa może trwać maksymalnie 182 dni, argumentując, iż od 183 dnia świadczenia pracy za granicą podatek (co do zasady) powinien być płacony za granicą.

Jak długo zatem może trwać oddelegowanie? Od kilku do kilkunastu miesięcy, przy czym przepisy nie wprowadzają norm określających ograniczenia czasowe. Jeśli chodzi o oddelegowanie za granicę, z reguły jest to okres 24 miesięcy, co ściśle wiąże się z obowiązkiem uzyskania przez pracownika formularza A1 – "Zaświadczenie o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej”. Ponadto, w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z dnia 15 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmieniającej rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 w sprawie współpracy administracyjnej za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym ("rozporządzenie w sprawie IMI"), stanowiącej projekt dyrektywy zmieniającej dyrektywę 96/71, zaproponowano aby ograniczyć czas delegowania do 24 miesięcy. Należy jednak zwrócić uwagę, że wynikające z doktryny ograniczenia czasowe związane z wykonywaniem pracy w innym państwie wyznaczają granicę, w przypadku przekroczenia której istnieje obowiązek traktowania wysłanego pracownika jako osoby wykonującej stale pracę za granicą.

Zobacz: Czas pracy

Incydentalność

Cechą charakterystyczną dla podróży służbowej jest incydentalność realizowanego w jej ramach zadania. Samo zadanie musi być skonkretyzowane i odbywać się w określonym terminie i miejscu. Zadanie musi różnić się od typowych obowiązków pracownika, a sam fakt wyjazdu służbowego powinien być czymś niecodziennym.

Tym samym podróżą służbową nie jest wykonywanie zadań w różnych miejscowościach, jeżeli z charakteru pracy danego pracownika wynika stała konieczność wykonywania pracy w tych miejscowościach.

Incydentalność podróży służbowej pozwala odróżnić ją od oddelegowania.

Zobacz też: Urlopy

Oddelegowanie

Co do zasady podróż służbowa związana jest z wykonywaniem polecenia służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Natomiast jeśli mamy do czynienia ze zmianą miejsca wykonywania pracy możemy mówić o oddelegowaniu.

Skoro oddelegowanie wiąże się ze zmianą miejsca wykonywania pracy właściwe wydaje się zawarcie porozumienia między pracownikiem a pracodawcą w tym zakresie. Ewentualnie można zastosować formę wypowiedzenia zmieniającego. Zawarcie takiego porozumienia oznacza czasową zmianę miejsca pracy, określonego uprzednio w treści umowy o pracę, co wyklucza możliwość uznania, że pracownik przebywa w podróży służbowej.

Oddelegowanie może odbywać się na dwa sposoby. Pracownik może zostać oddelegowany do innej miejscowości lub innego kraju w ramach zatrudnienia w danej firmie, czyli nadal świadczy pracę dla swojego pracodawcy.

Druga możliwość to wysłanie pracownika do pracy w innym podmiocie. W takim przypadku najczęściej pracodawca udziela pracownikowi urlopu bezpłatnego, a w związku ze zmianą miejsca wykonywania pracy – zmienia się również pracodawca.

Uwaga! Pracownik w trakcie oddelegowania może również odbyć podróż służbową.

Pracownik został oddelegowany do pracy w Niemczech. W ramach oddelegowania wykonuje pracę w miejscu określonym przez pracodawcę. Jednak zgodnie z zaleceniem pracodawcy, w ramach podróży służbowej udał się na dwa dni do innej miejscowości w Niemczech w celu wykonania powierzonego zadania. Pracownik tym samym odbył podróż służbową w okresie oddelegowana do innego kraju. Zasadnym jest w tym przypadku rozliczenie podróży na zasadach przewidzianych dla podróży zagranicznych.

Zobacz: Indywidualne prawo pracy

Skutki w zakresie podatków i ZUS

Sformalizowanie treści polecenia wyjazdu służbowego ma duże znaczenie w związku z koniecznością dokumentowania wydatków poniesionych w związku z odbywaniem podróży służbowej.

Warto bowiem wiedzieć, że kwoty te korzystają z wyłączenia z podstawy ustalenia podatku dochodowego od osób fizycznych i są zwolnione z podstawy wymiaru składek ZUS.

Wspomniane wyłączenia obejmują wartość diet i innych świadczeń należnych z tytułu podróży służbowych do wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Sopołecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zobacz: ZUS

Świadczenia

Pracodawcy nie będący państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej mogą swobodnie określić warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych pracowników w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania lub w przypadku mniejszych zakładów pracy – w treści umów o pracę zawieranych z pracownikami.

Natomiast minimalna wysokość diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami, określona w wewnątrzzakładowych przepisach płacowych, nie może być niższa niż dieta krajowa pracowników sfery budżetowej.

Jeśli pracodawca nie ureguluje kwestii świadczeń z tytułu podróży służbowych w przepisach wewnątrzzakładowych, do jego pracowników znajdą zastosowanie przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych.

Pracownikowi z związku z odbywaniem podróży służbowej przysługują:

- diety,

- zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę, np. takich jak: koszt przejazdu płatnymi autostradami, koszt płatnego parkowania, poniesienie dodatkowych opłat za bagaż.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Oddelegowanemu pracownikowi nie przysługują diety i zwrot innych kosztów związanych z podróżą służbową. Tak więc jeśli pracownikowi zostało wypłacone dodatkowe wynagrodzenie czy też zostały zwrócone inne koszty związane z oddelegowaniem stanowi to przychód pracownika, podlegający opodatkowaniu. W przypadku oddelegowania na terytorium Polski wypłacone kwoty otrzymane przez pracownika podlegają w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Natomiast przy oddelegowaniu poza granice Polski zwolnione z podatku dochodowego są dochody pracownika w wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty 30% diety z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju ponadto przy oddelegowaniu wyłącza się z ZUS równowartość diet pamiętając, że miesięczny przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Zobacz: Kalkulatory

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12)

- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2016 poz. 2032)

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U.2015 poz. 2236)

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U.2013 poz.167).