Podróż służbowa a zadaniowy czas pracy

Akurat w tych systemach problem wliczania delegacji do czasu pracy dodatkowo się komplikuje. W każdym z nich nasuwa się więcej niż jedno rozwiązanie, a przepisy nie dają żadnej podpowiedzi

Dla pracownika odbywającego podróż służbową do czasu pracy zalicza się przejazd, który pokrywa się z godzinami pracy. Nie budzi to wątpliwości w systemach, w których są ustalone konkretne godziny pracy, np. w podstawowym czy równoważnym. Zastosowanie tej zasady jest jednak problematyczne w przypadku zadaniowego i ruchomego czasu pracy, w których to pracownik decyduje o konkretnych godzinach wykonywania pracy. Rozwiązaniem wydaje się uregulowanie tej kwestii w regulaminie pracy.

Zasady ogólne

W kodeksie pracy brak jest wyraźnej regulacji, jak należy traktować podróż służbową z punktu widzenia czasu pracy. Należy to uznać za ewidentną lukę, której ustawodawca nie uzupełnił od 40 lat. A problem ten pojawił się w orzecznictwie Sądu Najwyższego już na przełomie lat 70. i 80. XX wieku. Od początku przyjęto jednak jasną zasadę, zgodnie z którą czas wykonywania zadania służbowego jest czasem pracy bez względu na to, w jakim czasie on przypada, ale same przejazdy są czasem pracy tylko w zakresie pokrywającym się z rozkładem czasu pracy obejmującym pracownika. Stanowisko to jest wiążące do dzisiaj, a jednym z ostatnich wyroków, w którym je powtórzono, jest wyrok SN z 23 czerwca 2005 r. (sygn. akt II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76). Stwierdzono w nim, że czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 par. 1 kodeksu pracy, dalej: k.p.), jednak w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), a w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku. [przykład 1]

Polecamy produkt: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Powyższe reguły są proste do zastosowania w systemach, w których pracownik ma sztywny rozkład czasu pracy (podstawowy czas pracy) lub pracuje na podstawie harmonogramów czasu pracy (tzw. 4-brygadówka, równoważny czas pracy, system skróconego tygodnia pracy, weekendowy czas pracy). Kłopoty pojawią się jednak w dwóch przypadkach, w których ostatnie słowo co do faktycznych godzin pracy należy do pracownika, a są to zadaniowy czas pracy (art. 140 k.p.) oraz ruchomy rozkład czasu pracy (art. 140¹ k.p.).

Zadaniowo oraz...

Zadaniowy czas pracy polega na przydzielaniu pracownikowi zadań do wykonania na dłuższe okresy i rozliczaniu go z efektów poszczególnych zadań. Na bieżąco jednak nie ma narzucanych żadnych harmonogramów czasu pracy czy godzin, w których zadania te powinny być wykonywane. Przepis art. 140 k.p. stanowi jedynie, że same zadania mają być określane po porozumieniu z pracownikiem, a przy ich przydzielaniu należy wziąć pod uwagę normy czasu pracy z art. 129 k.p., czyli 8-godzinną normę dobową i 40-godzinną normę średniotygodniową. Te dwie wielkości będą odnośnikami do oceny, czy zadania były prawidłowo przydzielone i czy ewentualnie w zadaniowym systemie czasu pracy doszło do pracy w godzinach nadliczbowych. Na bieżąco to jednak pracownik będzie zarządzał swoim czasem, decydując o porach wykonywania poszczególnych zadań.

---

Taka organizacja pracy w połączeniu z podróżą służbową oznacza dylemat, jak się zachować z punktu widzenia czasu pracy. Brak jest bowiem w tej sferze regulacji prawnych. Wydaje się jednak, że pewną podpowiedzią może być w tym zakresie sposób rozliczania urlopu wypoczynkowego takim pracownikom, co do których przyjmuje się powszechnie, że jeden dzień pracy odpowiada 8 godzinom, a więc urlop wypoczynkowy wzięty na jeden tydzień przez zatrudnionego w zadaniowym czasie pracy oznaczał będzie 40 godzin wykorzystanych z puli urlopowej. Analogicznie powinno się zatem przyjmować w podróżach służbowych, rozliczając każdy jej dzień jako 8 godzin pracy. Nie stwierdzimy więc istnienia nadgodzin w przypadkach, gdy sam czas wykonywanego zadania, bez podróży służbowej, nie będzie dłuższy niż 8 godzin w ciągu danego dnia. [przykład 2]

Drugim możliwym rozwiązaniem jest przyjęcie, że odnośnikiem w tym zakresie są godziny pracy w systemie podstawowym obowiązującym w firmie, np. 9.00–17.00, które będą stałe i będą dotyczyły rozliczania podróży służbowych wszystkich zatrudnionych w systemie zadaniowym. Oznacza to jednak większe ryzyko powstania ewentualnych nadgodzin, gdyż możliwe są sytuacje, że nawet kilkugodzinna podróż służbowa przypadnie w tym przedziale czasowym, a spotkanie lub inna praca, choć nie będą długo trwały w danym dniu, przekroczą godziny wynikające z powyższego rozkładu.

...przy ruchomym rozkładzie

Od sierpnia 2013 r. kodeks pracy przewiduje możliwość elastycznego zorganizowania czasu pracy poprzez określenie tylko przedziału godzin, w którym pracownik będzie rozpoczynał pracę, wykonując ją następnie 8 godzin dziennie. Rozwiązanie to wynika z art. 140¹ k.p. i jest potocznie zwane ruchomym czasem pracy. Widełki godzinowe wprowadzane przez pracodawców mogą wynosić nawet do 5 godzin, gdyż nawet wtedy, przy założeniu 8 godzin pracy, nadal zostaje 11 godzin na odpoczynek w każdej dobie pracowniczej (5 godz. + 8 godz. + 11 godz. = 24 godziny). Póki zatrudniony pracuje w siedzibie pracodawcy, sposób rozpoczynania przez niego pracy nie ma wpływu na jej rozliczanie, gdyż w ruchomym czasie pracy ponowne rozpoczęcie przez pracownika pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi nadgodzin. Te powstaną bowiem dopiero wtedy, gdy pracownik przekroczy 8 godzin faktycznej pracy w danym dniu roboczym.

Kłopoty zaczną się jednak, jeśli takiego pracownika wyślemy w podróż służbową. Wówczas trudno będzie określić, od kiedy powinniśmy zacząć mu liczyć czas pracy, w sytuacji gdy pierwsze kilka godzin w danym dniu zajmie mu podróż do miejsca delegowania. W tym rozkładzie czasu pracy to bowiem od indywidualnej decyzji pracownika będzie zależała godzina rozpoczęcia pracy w każdym z dni roboczych. [przykład 3]

Powszechnie obowiązujące przepisy nie dają w ogóle odpowiedzi, jak pracodawca powinien rozliczyć czas pracy w takim przypadku. Skoro nie przewidują one nawet ogólnych zasad rozliczania czasu pracy w podróży służbowej, to trudno wymagać, aby regulowały sytuacje wyjątkowe dotyczące szczególnych rozkładów czasu pracy. Dotychczas nie ma również orzecznictwa Sądu Najwyższego w tym zakresie. W praktyce, jak wynika z przykładu 3, możliwe jest rozliczenie takiego przypadku na różne sposoby, co wiąże się także z różnymi skutkami płacowymi, a więc wybór metody rozliczenia nie jest bez znaczenia. Najważniejsze wydaje się więc, aby przyjąć jednolitą zasadę dla ogółu zatrudnionych i nie rozliczać podróży na różne sposoby w zależności od sytuacji. Innym bezpiecznym rozwiązaniem jest rozliczanie podróży w sposób najbardziej korzystny dla pracownika, czyli oceniając przykład powyżej, według pierwszej metody, w której pracownik będzie miał wypracowaną jedną nadgodzinę.

Wyjście z sytuacji

Wydaje się, że wyjściem z sytuacji w tym zakresie będzie uregulowanie zagadnienia podróży służbowych w systemie zadaniowym i ruchomym w regulaminie pracy obowiązującym u pracodawcy. Można bowiem przyjąć, że kwestie te mają związek z rozkładem czasu pracy, który zgodnie z art. 150 par. 1 k.p. powinien zostać określony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub – u małych pracodawców – w obwieszczeniu dotyczącym czasu pracy. Rozwiązanie to zapewni przejrzystość zasad przyjętych w tym zakresie przez pracodawcę, a zapisy regulaminu wyjaśnią pracownikom, jak będzie rozliczany ich czas pracy w takich sytuacjach.

Pojawia się jednak pytanie o to, jak uregulować to zagadnienie w treści regulaminu, gdyż w tym zakresie też możliwe są różne rozwiązania. W przypadku ruchomego czasu pracy najbezpieczniejszym rozwiązaniem wydaje się przyjęcie, że z punktu widzenia podróży służbowej rozkład czasu pracy zaczyna się od środkowej godziny z widełek dopuszczonych przez pracodawcę – odwołując się do przykładu 3, byłaby to godzina 8.00. Trudniejszym zadaniem jest określenie takiego rozkładu godzin w przypadku zadaniowego czasu pracy, gdyż tu nie ma żadnego pewnego rozwiązania, poza tym, że powinien on wynosić 8 godzin dziennie.

Biorąc pod uwagę coraz większą powszechność elastycznych rozwiązań czasu pracy w praktyce, wydaje się konieczne uregulowanie powyższych kwestii w przepisach powszechnie obowiązujących. Ale dopóki to nie nastąpi, zastąpić nam je powinny przepisy wewnątrzzakładowe. Te jednak najczęściej też na ten temat milczą.ⒸⓅ

Istotne jest, aby przyjąć jednolitą zasadę dla ogółu zatrudnionych i nie rozliczać podróży na różne sposoby w zależności od sytuacji. Innym bezpiecznym rozwiązaniem jest rozliczanie podróży w sposób najbardziej korzystny dla pracownika.

W kodeksie pracy brak jest wyraźnej regulacji, jak należy traktować podróż służbową z punktu widzenia czasu pracy. Należy to uznać za ewidentną lukę, której ustawodawca nie uzupełnił od 40 lat. Kwestię tę należy więc regulować w przepisach wewnątrzzakładowych.

---

PRZYKŁAD 1

W systemie podstawowym

Pracownik pracuje w biurze w Warszawie w godzinach 9.00–17.00. We środę 11 sierpnia 2016 r. został wysłany w podróż służbową do Krakowa i wyruszył o godzinie 6.00, aby dotrzeć na spotkanie z klientem o 10.00. Po jego odbyciu wyjechał z Krakowa o godzinie 14.00, kończąc podróż służbową w Warszawie o godzinie 18.00. Czasem pracy dla tego pracownika jest czas odbywania spotkania z klientem, czyli od 10.00 do 14.00. W pozostałym zakresie do czasu pracy zaliczamy podróż pokrywającą się z jego rozkładem czasu pracy, a więc od 9.00 do 10.00 oraz od 14.00 do 17.00. Ogółem więc do czasu pracy zaliczymy 8 godzin, które pracownik przepracowałby, gdyby nie został wysłany w podróż służbową. Pozostały czas podróży służbowej nie wpływa na czas pracy, a więc nie spowoduje powstania nadgodzin w danej dobie, ale należy go wziąć pod uwagę z punktu widzenia zapewnienia 11-godzinnego odpoczynku dobowego, który powinien przypadać po zakończeniu podróży. Może się on zatem rozpocząć najwcześniej o 18.00.

PRZYKŁAD 2

Bez przekroczenia 8-godzinnej dniówki

Pracownik zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy pracuje od poniedziałku do piątku. W ostatnim tygodniu pracodawca wysłał go w podróż służbową na 5 dni roboczych. Pierwszego dnia pracownik jechał na miejsce 4 godziny i odbył z klientem spotkanie, które trwało 4 godziny, w kolejnych dniach spotkania pracownika nie przekraczały 8 godzin, a w piątek pracownik po 6 godzinach spotkań wyruszył w podróż powrotną, która zajęła mu jeszcze 4 godziny. Ponieważ wykonując obowiązki służbowe, pracownik w żadnym z dni roboczych nie przekroczył 8 godzin, do czasu pracy zaliczamy mu jedynie taki wymiar w poszczególnych dniach, uzupełniając brakujące godziny odbytymi podróżami.

PRZYKŁAD 3

Kilka możliwości

Pracownik pracuje w ruchomym czasie pracy przewidującym 2-godzinne widełki na rozpoczęcie pracy od 7.00 do 9.00. Pracodawca wysłał go w podróż służbową, co oznaczało podróż pociągiem od godziny 6.00 do 10.00, spotkanie z klientem od godziny 10.00 do 16.00 oraz podróż powrotną w godzinach 16.00–19.00. Zakładając rozpoczynanie pracy tylko o pełnych godzinach, mamy możliwe trzy rozwiązania:

● rozpoczęcie pracy od 7.00, wtedy 8 godzin pracy mija o 15.00 i pracownikowi do czasu pracy zaliczymy przejazd od 7.00 do 10.00 i ma on jedną nadgodzinę od 15.00 do 16.00,

● rozpoczęcie pracy od 8.00, wtedy 8 godzin czasu pracy mija o 16.00, do czasu pracy zaliczamy przejazd od 8.00 do 10.00, ale nie zaliczamy czasu powrotu i pracownik nie będzie miał nadgodzin,

● rozpoczęcie pracy od 9.00, wtedy 8 godzin pracy mija o 17.00, a do czasu pracy zaliczymy przejazdy od 9.00 do 10.00 oraz od 16.00 do 17.00 i pracownik także nie będzie miał nadgodzin. ^ⒸⓅ

Podstawa prawna

Art. 128, 129, 140, 140¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Dołącz do nas na Facebooku!