Pracownicze plany kapitałowe (PPK) - nowe obowiązki pracodawców w 2019 r.

Pracownicze plany kapitałowe to nowa forma oszczędzania współfinansowana przez osoby zatrudnione i pracodawców, z dodatkowym, niewielkim udziałem środków dotowanych przez państwo. Gromadzone w ten sposób oszczędności będzie można wykorzystać po osiągnięciu wieku 60 lat. Zasadniczo będą one wypłacane w ratach, przez okres 10 lat. Utworzenie i prowadzenie PPK będzie nowym obowiązkiem pracodawców.

Pracownicze plany kapitałowe (PPK) w zamierzeniu ustawodawcy mają być nową formą systematycznego oszczędzania. Jest to system powszechnych, chociaż dobrowolnych oszczędności. Środki gromadzone w ramach PPK mają mieć charakter prywatny - jednak rozporządzanie nimi będzie poddane ścisłym, ustawowym ograniczeniom.

Dla pracodawców nowe przepisy oznaczają konieczność wypełnienia licznych, dodatkowych obowiązków.

Zmiany będą wprowadzane stopniowo. Ustawa obejmie kolejno:

• od 1 lipca 2019 r. - podmioty, które zatrudniają co najmniej 250 osób,
• od 1 stycznia 2020 r. - podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób,
• od 1 lipca 2020 r. - podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób,
• od 1 stycznia 2021 r. - pozostałe podmioty oraz jednostki sektora finansów publicznych.

Kluczowe dla ustanowienia w zakładzie pracy pracowniczego planu kapitałowego jest zawarcie dwóch rodzajów umów. Pierwsza z nich to umowa o zarządzanie PPK, zawierana między podmiotem zatrudniającym a instytucją finansową. Druga to umowa o prowadzenie PPK, również zawierana z instytucją finansową, jednak podmiot zatrudniający zawiera ją w imieniu i na rzecz swoich zatrudnionych.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Umowa o zarządzanie PPK

Umowę o zarządzanie PPK zawierają podmioty zatrudniające, przez które nowa ustawa rozumie:

• pracodawców w rozumieniu Kodeksu pracy,
• zleceniodawców,
• nakładców,
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne i spółdzielnie kółek rolniczych,
• podmioty, w których działają rady nadzorcze, jeżeli ich członkowie są wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji.

Umowa o zarządzanie PPK zasadniczo musi zostać zawarta nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej zatrudnionej osoby pracodawca jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. W okresie wprowadzania zmian obowiązują dodatkowe ustawowe wytyczne w zakresie terminów zawierania umów o zarządzanie PPK w okresie przejściowym. Termin ten został powiązany z terminem zawierania drugiego rodzaju umowy - o prowadzenie PPK. Umowy o prowadzenie PPK pracodawcy będą zawierać w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, w którym ustawa obejmuje danego pracodawcę, natomiast umowy o zarządzanie PPK - nie później niż 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK.

Umowa o prowadzenie PPK

Kolejnym krokiem podmiotu zatrudniającego, po wyborze i zawarciu z instytucją finansową umowy o zarządzanie PPK, jest zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca zawiera tę umowę w imieniu i na rzecz swoich zatrudnionych z instytucją finansową, z którą zawarł wcześniej umowę o zarządzanie PPK. Lista osób będących uczestnikami PPK u danego pracodawcy stanowić będzie załącznik do umowy o prowadzenie PPK, którego zmiana nie stanowi zmiany tej umowy.

W przypadku gdy pracodawca nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w ustawowym terminie, włączenie pracownika do PPK następuje automatycznie, z mocy prawa. W pierwszym dniu po upływie tego terminu między pracownikiem a instytucją finansową, z którą pracodawca zawarł umowę o zarządzanie PPK, zostaje nawiązany stosunek prawny, jak gdyby umowa o prowadzenie PPK została zawarta. Od tego też dnia będzie możliwe egzekwowanie od podmiotu zatrudniającego obowiązku odprowadzania składek do PPK.

Dobrowolność uczestnictwa w PPK przez osoby zatrudnione

Uczestnictwo w PPK, zgodnie z ustawowymi założeniami, ma być dobrowolne. Uczestnik będzie mógł zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie pisemnej deklaracji złożonej pracodawcy. Osoba zatrudniona nie może być w żaden sposób dyskryminowana ze względu na podjętą przez siebie decyzję o uczestniczeniu lub nieuczestniczeniu w PPK. Wzór deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat oraz szczegółowy zakres zawartych w niej danych zostanie określony w rozporządzeniu wykonawczym do omawianej ustawy.

Ponowne opłacanie składek za zatrudnioną osobę jej pracodawca będzie zobowiązany podjąć po 4 latach. Pracownik będzie mógł wówczas ponownie złożyć deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK, jeżeli ponownie podejmie taką decyzję. W tej sytuacji nie rozpocznie się opłacanie składek do PPK za osobę, która złożyła deklarację o rezygnacji. Uczestnik, który zrezygnował z dokonywania wpłat do PPK, będzie mógł w każdym czasie ponownie przystąpić do oszczędzania w ramach tego planu. W celu ponownego przystąpienia do dokonywania wpłat do PPK uczestnik będzie składał podmiotowi zatrudniającemu, na piśmie, wniosek o dokonywanie wpłat do PPK.

Wysokość wpłat do PPK

Składki do PPK będą finansowane przez podmioty zatrudniające oraz przez uczestników PPK (czyli osoby zatrudnione). Ustawa wprowadza dwa rodzaje wpłat na PPK - wpłatę podstawową (która jest zarazem wpłatą minimalną) oraz wpłatę dodatkową, która jest uzależniona od decyzji odpowiednio uczestnika PPK oraz podmiotu zatrudniającego.

Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5% wynagrodzenia. Podmiot zatrudniający może zadeklarować w umowie o zarządzanie PPK dokonywanie wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Z kolei wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK wynosi 2% wynagrodzenia. Dodatkowo uczestnik może zadeklarować wpłatę dodatkową do PPK, sfinansowaną z jego środków, w kwocie do 2% wynagrodzenia. Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli jego wynagrodzenie, osiągane z różnych źródeł, w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2‑krotności minimalnego wynagrodzenia. Finansowane przez uczestnika PPK wpłaty - podstawowa i dodatkowa - będą potrącane z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu.

Wpłata powitalna i dopłaty roczne do PPK

Z tytułu uczestnictwa w PPK w danym roku kalendarzowym uczestnik PPK otrzymuje dopłatę powitalną do PPK w wysokości 240 zł. Uczestnikowi PPK będzie ponadto przysługiwała dopłata roczna, jeżeli kwota wpłat podstawowych i dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający oraz uczestnika PPK w danym roku kalendarzowym jest równa co najmniej kwocie wpłat podstawowych należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w tym roku. W przypadku uczestnika PPK uzyskującego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu, nieprzekraczające kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, dopłata roczna będzie przysługiwała, jeżeli w danym roku kalendarzowym zgromadził on wpłaty w wysokości równej co najmniej 25% kwoty wpłat podstawowych, należnych od kwoty stanowiącej 6-krotność minimalnego wynagrodzenia.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Zasady wypłaty środków zgromadzonych w PPK

Środki zgromadzone w PPK będą wypłacane zatrudnionym osobom po osiągnięciu 60. roku życia (wiek identyczny dla kobiet i dla mężczyzn), w zależności od wniosku uczestnika (uczestników):

• w wysokości 25% zgromadzonych środków jednorazowo, natomiast pozostałe 75% - co najmniej w 120 miesięcznych ratach (10 lat),
• w formie świadczenia małżeńskiego - przez 120 miesięcy - w takim przypadku środki mają być wypłacane małżonkom wspólnie aż do wyczerpania środków, jednak w przypadku śmierci jednego z nich środki będą przekazywane drugiemu w dotychczasowej wysokości, aż do wyczerpania środków.

Ponadto przed osiągnięciem 60. roku życia będzie można wnioskować o wypłatę do 25% środków w przypadku poważnego zachorowania uczestnika PPK, jego małżonka lub dziecka. Możliwe będzie także jednorazowe, wcześniejsze wypłacenie środków z PPK na sfinansowanie wkładu własnego do kredytu np. przy zakupie mieszkania lub domu - z obowiązkiem zwrotu w ciągu 15 lat.

Kary za niewywiązywanie się z obowiązków wynikających z ustawy o PPK

Za niedostosowanie się do przepisów ustawy ustawodawca przewidział surowe sankcje.

Pracodawca, który:

• nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK lub
• nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK,

może zostać ukarany grzywną w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w poprzednim roku obrotowym.

Grzywną - w kwocie od 1000 do nawet 1 000 000 zł - można będzie także ukarać pracodawcę, który:

• nie dopełnia obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie,
• nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie,
• nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień bądź odmawia ich udzielenia,
• nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.

Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych została podpisana przez Prezydenta 19 listopada 2018 r.

Podstawa prawna:

art. 1-3, art. 7-8, art. 14, art. 16-17, art. 23, art. 25-28, art. 31-32, art. 85, art. 99-101, art. 106-108 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych.