Regulamin wynagradzania w organizacji non profit

Obowiązek utworzenia regulaminu wynagradzania ciąży jedynie na pracodawcach zatrudniających co najmniej 20 pracowników, nieobjętych ani zakładowym, ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby pracodawcy zatrudniający mniejszą liczbę pracowników również regulowali zasady wypłaty wynagrodzenia dla swoich podwładnych w ramach takiego regulaminu.

Wszelkie regulaminy – w tym i regulamin wynagradzania – należą do zakładowych źródeł prawa pracy. Jego postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż ogólne przepisy prawa pracy (zapisy mniej korzystne z mocy prawa uznane zostaną za nieważne).

Regulamin wynagradzania, podobnie jak pozostałe zakładowe źródła prawa pracy, kształtuje prawa i obowiązki stron stosunku pracy u pracodawcy, u którego obowiązuje. W praktyce oznacza to przyjęcie przez pracodawcę określonych obowiązków związanych z wypłatą przysługującego pracownikom wynagrodzenia za pracę oraz innych dodatkowych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy.

Polecamy: Forum Kadry - Regulamin wynagradzania

Przykład

W regulaminie wynagradzania chcemy uwzględnić dodatkowe wynagrodzenia w postaci premii dla pracowników, ale nie wiemy, czy nasze możliwości finansowe pozwolą w przyszłości na ich faktyczną wypłatę. Czy sam zapis w regulaminie zobowiązuje pracodawcę do wypłaty określonego świadczenia?

Tak – pod warunkiem że pracownik spełnił warunki uprawniające go do takiego świadczenia. Tworząc regulamin i przewidując w nim określone świadczenia dla pracowników, organizacja musi liczyć się z tym, że pracownik nabędzie do nich prawo. O tym, czy pracownik faktycznie je otrzyma, decydują zapisy regulaminu. Przyznanie dodatków do wynagrodzenia lub innych świadczeń może być bowiem uzależnione od decyzji pracodawcy (uznaniowy charakter świadczenia). Wówczas brak szczegółowych kryteriów przyznawania określonego składnika wyłącza możliwość występowania z roszczeniem o jego wypłatę. Jeśli jednak warunki przyznawania, np. dodatkowego wynagrodzenia, zostały określone w sposób dokładny i jednoznaczny – pracownik, który spełni te warunki, będzie mógł domagać się ich przyznania i wypłaty. Problemy finansowe nie zwalniają pracodawcy z obowiązku przyznania pracownikowi świadczenia, do którego – zgodnie z regulaminem – nabył prawo.

UWAGA!

Tworząc regulamin wynagradzania, pracodawca musi pamiętać, że zawarte w nim zapisy są dla niego wiążące.

Regulacje zawarte w obowiązującym regulaminie wynagradzania dają pracownikowi możliwość skutecznego domagania się przysługujących mu na tej podstawie szczegółowo określonych świadczeń.

Właściwie sformułowany i wprowadzony regulamin wynagradzania obowiązuje w stosunku do wszystkich pracowników zatrudnionych w danej organizacji. Niedopuszczalne jest wskazanie grupy pracowników w treści regulaminu (tak jak może mieć to miejsce w przypadku układu zbiorowego), w stosunku do której nie będzie miał on zastosowania. Nie oznacza to jednak, że każdy pracownik ma prawo do wszystkich świadczeń określonych w regulaminie.

Przykład

Regulamin wynagradzania fundacji zawiera zapis, zgodnie z którym premia kwartalna przysługuje tylko tym pracownikom, którzy wykonują zadania w terenie. Czy taki zapis jest zgodny z prawem?

Tak, zapis taki jest zgodny z prawem. W regulaminie można bowiem określić świadczenia pieniężne przysługujące tylko określonym pracownikom np. ze względu na szczególny zakres obowiązków służbowych czy zajmowane stanowisko. Nie stanowi to naruszenia ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy, ponieważ pracodawca ma prawo różnicować przysługujące pracownikom świadczenia ze względu na rodzaj czy charakter wykonywanej przez nich pracy.

Innymi słowy, wszyscy pracownicy fundacji objęci są zapisami regulaminu wynagradzania, ale nie wszyscy będą uprawnieni do takich samych świadczeń.

Pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (art. 183c ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Wspomniane wynagrodzenie obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia – bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub niepieniężnej. Niezgodne z prawem jest zatem ograniczanie prawa do świadczeń wskazanych w regulaminie wynagradzania wybranej grupie pracowników, podczas gdy regulamin dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych w danej organizacji.

UWAGA!

Regulamin wynagradzania dotyczy pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy. Nie obejmie on współpracowników wykonujących swoje zadania w ramach umów cywilnoprawnych.

Regulamin a umowy o pracę

Celem regulaminu jest uszczegółowienie zasad szeroko pojętego wynagradzania pracowników. W tym zakresie regulamin wynagradzania jest uzupełnieniem postanowień zawartych w umowie o pracę.

Przykład

Pracownik stowarzyszenia w umowie o pracę ma zagwarantowane wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy i prawo do premii. Czy szczegółowe zasady przyznawania tych świadczeń powinny być również zapisane w umowie o pracę, czy wystarczy, że są określone w regulaminie wynagradzania?

U pracodawców, u których obowiązuje regulamin wynagradzania, szczegółowe zasady nabywania prawa do dodatkowych składników wynagrodzenia i świadczeń oraz zasady ich wypłaty powinny być określone zapisami regulaminu. To tam wskazuje się dokładnie, kiedy pracownik uzyska prawo do określonego świadczenia, w jakiej wysokości i w jakim terminie zostanie mu ono wypłacone. W takim przypadku nie ma potrzeby wskazywania tych samych zasad dodatkowo w umowie o pracę. W umowie powinny zostać wymienione tylko te składniki wynagrodzenia, które pracownikowi przysługują. Natomiast szczegółowe zasady ich przyznawania mogą wynikać już z postanowień regulaminu. W samej umowie należy umieścić zapis, że wymienione w niej świadczenia przysługują na zasadach określonych w regulaminie wynagradzania.

Nie wszystkie świadczenia przysługujące pracownikom, a wskazane w regulaminie, muszą zostać wymienione w zawartej z pracownikiem umowie o pracę. Jak wynika z art. 29 k.p., umowa o pracę powinna określać m.in. wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy – ze wskazaniem składników wynagrodzenia. Nie musi natomiast wskazywać innych świadczeń o charakterze pieniężnym, które mogą być przyznawane pracownikom na podstawie zapisów regulaminu wynagradzania. Poza wskazaniem wynagrodzenia i jego dodatkowych składników, w umowie o pracę może znaleźć się również zapis, zgodnie z którym, pracownik ma prawo do świadczeń na zasadach i warunkach określonych w regulaminie wynagradzania.

Zobacz również: Regulamin wynagradzania - najczęściej spotykane błędy

Co zawrzeć w regulaminie

Regulamin wynagradzania określa przede wszystkim warunki i zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę (art. 77² § 1 k.p.). Dotyczy to zarówno wynagrodzenia zasadniczego, jak i dodatkowych składników wynagrodzenia. W regulaminie można dokonać następującego podziału elementów wynagrodzenia pracownika:

• wynagrodzenie zasadnicze – wskazanie stawek wynagrodzenia zasadniczego (w formie stałych kwot lub przedziału wskazującego kwoty minimalne i maksymalne dla poszczególnych stanowisk),
• dodatkowe składniki wynagrodzenia – określenie szczegółowych zasad nabywania uprawnień do poszczególnych dodatków, ich wysokości oraz terminów i zasad wypłaty.

Przykład

Czy regulamin wynagradzania fundacji może przewidywać nowe dodatki do wynagrodzenia, o których inne przepisy nie wspominają?

Regulamin wynagradzania może wskazywać nowe rodzaje świadczeń (nagród, premii i dodatków). Pracownicy organizacji nie podlegają żadnym szczególnym przepisom określającym dokładnie, do jakich składników wynagrodzenia mają oni prawo. O tym, co dodatkowo zostanie pracownikom przyznane i wypłacone, decyduje pracodawca. Należy jednak pamiętać, że ustalanie takich zapisów powinno odpowiadać regułom ogólnym, które dotyczą tego rodzaju świadczeń. Dodatki do wynagrodzenia to świadczenia związane ze stażem pracy pracownika, posiadanymi przez niego umiejętnościami czy zajmowanym stanowiskiem lub pełnieniem określonych funkcji (zadań). Pracodawca ma jednak prawo do określenia innych kryteriów uprawniających pracowników do wskazanych w regulaminie dodatków. Powinny one odpowiadać charakterowi wykonywanej przez pracowników pracy, gdyż są elementem wynagrodzenia za świadczoną przez nich pracę.

Pracodawca może ustalić w regulaminie wynagradzania również inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania (art. 77² § 2 k.p.). Dotyczy to np. premii uznaniowych czy innych świadczeń o charakterze pieniężnym. Przykładowo, za premię uważa się świadczenie o charakterze roszczeniowym (nieuznaniowym). Warunki ich przyznania i utraty powinny być zatem jasno określone w regulaminie. Inaczej jest z nagrodami, które mają charakter uznaniowy – a tym samym, co do zasady, nie mają charakteru roszczeniowego.

Przykład

Jak w regulaminie wynagradzania powinny zostać określone warunki przyznawania premii pracownikom?

Wszystko zależy od rodzaju takiej premii. Jeżeli to miałaby być premia uznaniowa, warunki jej przyznawania nie muszą być wskazywane. Jest to bowiem świadczenie o charakterze całkowicie uznaniowym – a tym samym decyzja o jego przyznaniu zależy tylko i wyłącznie od pracodawcy.

W przypadku gdy premia ma być tzw. premią regulaminową, konieczne jest wskazanie dokładnych warunków jej przyznawania i wypłaty. Dotyczy to:

● kryteriów przyznawania premii (częstotliwość jej przyznawania, zakres podmiotowy pracowników uprawnionych do jej otrzymywania, obiektywne i sprawdzalne warunki, które muszą być spełnione, aby otrzymać premię – realizacja zadań premiowych),

● wysokości premii – powinna być uzależniona od uzyskanych przez pracowników efektów i może być wskazana w sposób kwotowy lub procentowy,

● okoliczności mających wpływ na ograniczenie lub pozbawienie prawa do premii.

Zasady przyznawania premii regulaminowej powinny być określone na tyle konkretnie, by mogły podlegać kontroli. Decyzja o przyznaniu premii nie zależy bowiem od swobodnego uznania pracodawcy, lecz od wypełnienia podlegających kontroli warunków określonych w regulaminie – a dotyczących zarówno prawa do premii, jak i jej wysokości. Przesłanki premiowania muszą być zatem określone w sposób obiektywny, wykluczający uznaniowość i umożliwiający kontrolę.

Regulamin może zawierać również postanowienia rozszerzające przepisy o charakterze gwarancyjnym, przewidziane w k.p. – np. szczegółowe zasady rozliczania podróży służbowych czy wypłaty wynagrodzenia za urlopy szkoleniowe. Najważniejsze jest jednak, aby nie były one mniej korzystne dla pracowników niż przepisy k.p. w tym zakresie, gdyż będą wówczas nieważne. Mogą natomiast przewidywać korzystniejsze rozwiązania dla pracowników.

Zobacz również serwis: Urlopy

Jak zmieniać regulamin

Ze względu na fakt, że regulamin wynagradzania określa zasady wynagradzania pracowników organizacji, zmiany w jego treści dotyczyć będą istotnych elementów stosunku pracy. W związku z tym, wymagają odpowiedniej formy. Jeśli zmiany regulaminu polegają na przyznaniu pracownikom dodatkowego świadczenia lub podwyższenia wysokości świadczenia wypłacanego dotychczas – czyli są zmianami na korzyść pracowników – wystarczy jedynie poinformować pracowników o takich zmianach. Mamy wówczas do czynienia z tzw. dorozumianą zgodą pracowników na nowe zasady ich wynagradzania.

Zmiany na niekorzyść pracowników (obniżenie wysokości świadczeń lub rezygnacja z ich wypłaty) wymagają już jednak zgody pracowników. W tym celu pracownicy mogą podpisać porozumienie zmieniające zasady ich wynagradzania. Gdy jednak nie akceptują nowych warunków, pracodawca ma obowiązek przedłożyć im wypowiedzenie zmieniające warunki płacy (art. 42 k.p.). Wówczas pracownik na odmowę ma czas do połowy przysługującego mu okresu wypowiedzenia. Jeżeli w tym czasie nie odmówi przyjęcia nowych warunków wynagradzania, uznaje się, że wyraził na nie zgodę. Odmowa skutkuje natomiast rozwiązaniem umowy o pracę z upływem okresu wypowiedzenia.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 2)