Regulamin wynagradzania - najczęściej spotykane błędy

Rozmowa z dr Magdaleną Rycak, prodziekanem Wydziału Prawa i Administracji Uczelni Łazarskiego oraz kierowniczką studiów podyplomowych Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych na Uczelni Łazarskiego.

● Czy pracodawca zawsze musi tworzyć regulamin wynagradzania?

– Pracodawcy nie zawsze muszą tworzyć regulamin wynagradzania. Zwolnieni z tego obowiązku są wszyscy ci pracodawcy, którzy zatrudniają poniżej 20 pracowników. Przy czym do tych 20 pracowników wlicza się wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy w ramach stosunku pracy bez względu na wymiar świadczonej pracy. Nieważne jest to, czy aktualnie przebywają oni na urlopach macierzyńskich lub wychowawczych. Należy o tym pamiętać, bo zatrudniając pracownika na zastępstwo za takie osoby, pracodawca może przekroczyć ustawowy limit 20 pracowników i wówczas będzie musiał wydać regulamin wynagradzania.

Do pracowników danego pracodawcy nie są natomiast wliczani pracownicy tymczasowi, którzy nie są pracownikami danego pracodawcy-użytkownika, ale są zatrudnieni w agencji pracy tymczasowej.

● Jakie grupy pracowników nie mogą być objęte postanowieniami regulaminu wynagradzania?

– Pracodawcy, którzy zatrudniają członków korpusu służby cywilnej, pracowników urzędów państwowych, pracowników zatrudnionych na podstawie mianowania, powołania, pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie mianowania lub powołania w urzędach marszałkowskich, powiatowych oraz gminnych, a także sędziów i prokuratorów, są zwolnieni z obowiązku wydawania regulaminu wynagradzania w stosunku do wyżej wymienionych grup zawodowych. Oznacza to, że grupy te nie są objęte postanowieniami regulaminu wynagradzania.

Natomiast w przypadku pracowników państwowych jednostek sfery budżetowej, takich jak np. państwowe szkoły wyższe, warunki wynagradzania za pracę określane są w drodze rozporządzenia lub układu zbiorowego pracy.

● Jak należy postąpić w przypadku zbiegu regulacji? Co jest ważniejsze: postanowienia umów o pracę czy regulaminu wynagradzania?

– Jeśli w regulaminie wynagradzania są przewidziane inne warunki wynagradzania, niż to wynika z umów o pracę, to możliwe są dwa scenariusze. Pierwszy jest taki, że pracownik ma korzystniej ukształtowane warunki wynagradzania w umowie o pracę, niż wynika to z regulaminu wynagradzania. W takiej sytuacji stosuje się korzystniejsze postanowienia wynikające z umowy o pracę. Natomiast jeśli w regulaminie wynagradzania warunki wynagradzania będą korzystniejsze dla pracownika niż te wynikające z jego umowy o pracę, wówczas na zasadzie automatyzmu prawnego stosuje te z regulaminu wynagradzania.

Może zaistnieć również taka sytuacja, że u pracodawcy obowiązują postanowienia regulaminu wynagradzania, które są zgodne z postanowieniami zawartymi w umowach o pracę. Wyobraźmy sobie, że w takiej sytuacji pracodawca chce obniżyć wysokość wynagrodzeń pracownikom i w tym celu zmienia regulamin wynagradzania. W nowym regulaminie są mniej korzystne warunki wynagradzania, ale pracowników w dalszym ciągu obowiązują warunki korzystniejsze, wynikające z ich umów o pracę. W takiej sytuacji, jeśli pracodawca nie wypowie warunków zawartych w umowach o pracę lub nie zawrze porozumień zmieniających warunki wynagradzania z pracownikami, to będzie im przysługiwało dotychczasowe wyższe wynagrodzenie. Co warte podkreślenia, omówiona powyżej zasada dotyczy zarówno wynagradzania, jak i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy.

● Czy pracodawca może zawiesić stosowanie przepisów regulaminu wynagradzania lub odstąpić od jego tworzenia?

– Pracodawca może zawiesić stosowanie regulaminu wynagradzania w całości lub w części na podstawie art. 91 k.p. Jest to dopuszczalne w przypadku uzasadnionym trudną sytuacją finansową. Dodatkowo zawieszenie przepisów regulaminu jest możliwe dopiero po zawarciu odpowiedniego porozumienia z przedstawicielami załogi. O tym, czy sytuacja w przedsiębiorstwie faktycznie jest trudna, rozstrzyga pracodawca, ale działające u niego związki zawodowe lub przedstawiciele pracowników wyłonieni ad hoc mogą się z tym stanowiskiem nie zgodzić. Wtedy porozumienie o zawieszeniu regulaminu nie zostanie zawarte.

Zawieszenie stosowania regulaminu nie może obowiązywać dłużej niż przez okres 3 lat. Takie porozumienie zawarte z pracownikami pracodawca ma obowiązek przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Dla inspekcji pracy może być to sygnał do wszczęcia kontroli z urzędu u takiego pracodawcy.

Odnośnie do niewydawania regulaminu wynagradzania istotne jest to, że jeśli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, to pracodawca ten ma obowiązek uzgodnić z nią treść regulaminu wynagradzania. Brak takiego uzgodnienia, a ściślej mówiąc, brak zgody ze strony zakładowej organizacji związkowej powoduje automatyczne zablokowanie wydania regulaminu. W takiej sytuacji pracodawca nie ma prawnej możliwości wprowadzenia takiego regulaminu wynagradzania.

● Jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy w regulaminach wynagradzania i jakie mogą być ich następstwa prawne?

– Najczęstsze błędy w regulaminach wynagradzania dotyczą niejasno sformułowanych przepisów regulujących stawki wynagrodzeń przewidzianych na danym stanowisku pracy. Bardzo często pracodawcy mają tendencję do zatajania wysokości zarobków. Nie chodzi przy tym o to, aby z regulaminu wynagradzania dany pracownik mógł się dowiedzieć, jaką konkretną wypłatę otrzymuje jego kolega X lub Y, bo to jest prywatna sprawa tego pracownika. Natomiast pracownik zatrudniony na danym stanowisku ma prawo dowiedzieć się z regulaminu wynagradzania, jakie są stawki wynagrodzenia zasadniczego przewidziane na danym stanowisku, np. w formie tzw. widełek, czyli „od... do...”. Jeśli przykładowo w danym zakładzie pracy zatrudniona jest sekretarka, to powinna mieć możliwość sprawdzenia, czy jej stawka wynagrodzenia wynikająca z umowy o pracę nie odbiega znacząco od stawek, które są określone w regulaminie wynagradzania. Chodzi o to, aby faktycznie była realizowana zasada równego traktowania pracowników w zatrudnieniu. Oczywiście faktycznie wypłacane wysokości wynagrodzeń sekretarek mogą się od siebie różnić. Ta różnica może wynikać np. z tego, że jedna sekretarka pracowała więcej, a inne mniej albo że jedna ma większe doświadczenie i staż zawodowy lub wyższe umiejętności niż pozostałe. Co do zasady warunki powinny być dla wszystkich pracowników jednak jasne. Jeśli pracodawca nie przestrzega tej zasady, może narazić się na zarzut nierównego traktowania pracowników w zakresie wynagradzania, co może skutkować koniecznością wypłaty odszkodowań pracownikom nierówno traktowanym.