Kategorie

Zasady zwrotu kosztów wolontariuszom

Magdalena Kasprzak
Magdalena Kasprzak
Radca prawny, doktor nauk prawnych. Pracowała w Departamencie Prawnym Głównego Inspektoratu Pracy, autorka licznych publikacji w wiodących polskich wydawnictwach prawniczych. Doradca prawny w kancelariach prawnych, wykładowca akademicki, prezes zarządu ANTERIS Fundacji Pomocy Prawnej
Zwrot kosztów wolontariuszom. /Fot. Fotolia
Zwrot kosztów wolontariuszom. /Fot. Fotolia
Monkey Business Images
Fotolia
Fundacja planuje realizację projektu polegającego na współpracy z wolontariuszami. Część wolontariuszy, którzy zgłosili się do współpracy, mieszka poza miastem będącym siedzibą fundacji. Czy fundacja ma obowiązek zwrotu wolontariuszom np. kosztów przejazdów?

Wszystko zależy od zapisów regulaminów obowiązujących w fundacji oraz warunków porozumień o współpracy zawartych z wolontariuszami.

Podstawą współpracy między wolontariuszem a organizacją pozarządową jest porozumienie. Jest ono najważniejszym dokumentem świadczącym o zawarciu umowy, na mocy której wolontariusz wykonuje na rzecz korzystającego świadczenia. Porozumienie nie zawsze musi mieć formę pisemną. Taka forma jest wymagana jedynie wówczas, gdy praca wolontariusza wykonywana jest przez okres dłuższy niż 30 dni. W przypadku krótszej współpracy porozumienie może przyjąć formę ustną – chyba że sam wolontariusz wystąpi z żądaniem potwierdzenia na piśmie jego treści.

Jeżeli wolontariusz wyrazi życzenie, aby zawrzeć z nim porozumienie na piśmie mimo krótszego niż 30 dni czasu współpracy, organizacja ma obowiązek takie porozumienie podpisać, jeśli chce korzystać ze świadczeń wolontariusza.

Korzystanie z pomocy wolontariuszy to również obowiązki. Chociaż nie można wolontariatu porównywać ze stosunkiem pracy i obowiązkami pracodawcy, to jednak podmiot korzystający z pomocy wolontariuszy jest zobowiązany do:

  • poinformowania wolontariusza o przysługujących mu prawach i ciążących obowiązkach oraz zapewnienia dostępności tych informacji,
  • poinformowania wolontariusza o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa związanym z wykonywanymi świadczeniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
  • zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania przez wolontariusza świadczeń – w tym, w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń z nimi związanych, zapewnienia odpowiednich środków ochrony indywidualnej,
  • pokrycia kosztów podróży służbowych i diet – chyba że wolontariusz zwolni podmiot (organizację) z tego obowiązku (tylko w formie pisemnej),
  • pokrycia innych niezbędnych kosztów ponoszonych przez wolontariuszy (na zasadach obowiązujących pracowników) oraz kosztów szkoleń, w zakresie wykonywanych przez nich świadczeń.

Zobacz także: Świadczenia dla wolontariuszy

Korzystający (fundacja) musi pokrywać zatem tylko te koszty poniesione przez wolontariusza, które są niezbędne i związane z wykonywaniem świadczenia, oraz tylko wtedy, gdy obowiązują u niego przepisy prawa pracy określające, że takie koszty ponoszone przez pracowników są im zwracane. W tym miejscu należy podkreślić, że przy rozpatrywaniu zasadności ponoszenia przez korzystających określonych kosztów związanych z wolontariatem należy przede wszystkim mieć na uwadze, że cechą nadrzędną wolontariatu jest jego nieodpłatny charakter.

Fundacja może pokrywać następujące koszty wolontariuszy:

  • koszty podróży służbowych i diet,
  • koszty szkoleń,
  • inne niezbędne koszty związane z wykonaniem świadczeń na rzecz organizacji (np. koszty przejazdów, dojazdów),
  • koszty ubezpieczeń (NNW i leczenia za granicą).

Obowiązujące przepisy ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie umożliwiają wolontariuszowi zwrot kosztów, które on ponosi w związku ze swoją aktywnością na rzecz organizacji. Muszą one być jednak zaliczane do tzw. niezbędnych kosztów ponoszonych przez wolontariusza – czyli muszą być związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz korzystającego. Do najczęściej spotykanych kosztów tego rodzaju zaliczamy właśnie koszty dojazdu do „pracy” (np. bilety MZK, PKS, PKP) i koszty rozmów telefonicznych, które wolontariusz prowadził ze swojego telefonu w związku z realizacją zadania (np. kontakty ze sponsorami, innymi wolontariuszami, organizatorami akcji).

Polecamy także serwis: Wolontariat

Rozliczenia zwrotów dokonywane są na podstawie przedstawionych rachunków, biletów, billingu rozmów telefonicznych, na podstawie których można precyzyjnie określić wysokość kosztów, jakie wolontariusz poniósł, i dokonać ich zwrotu. Aby korzystający mógł pokryć koszty poniesione przez wolontariusza, muszą zostać spełnione łącznie trzy przesłanki:

  • u danego korzystającego, będącego jednocześnie pracodawcą, muszą obowiązywać przepisy prawa pracy (np. układ zbiorowy pracy, regulamin pracy) określające, jakie koszty są pracownikom zwracane przez pracodawcę,
  • koszty ponoszone przez wolontariusza muszą być kosztami niezbędnymi,
  • koszty te muszą być związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz zamawiającego.

Koszty dojazdów wolontariuszy do siedziby fundacji (i z powrotem) są niewątpliwie kosztami niezbędnymi, związanymi z wykonywanymi przez nich świadczeniami na rzecz fundacji. W związku z tym fundacja, która zwraca podobne koszty swoim pracownikom na podstawie obowiązujących regulaminów, powinna w ramach zawartych z „dojeżdżającymi” wolontariuszami porozumień, przewidzieć zwrot takich kosztów. W przypadku fundacji, która nie zwraca takich kosztów swoim pracownikom, zawarte z wolontariuszami porozumienia nie muszą przewidywać zwrotu takich kosztów.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Reklama

Dodatkowo, fundacja będzie miała obowiązek pokryć koszty podróży służbowych i diet wolontariuszy (na zasadach określonych w odrębnych przepisach, takich jak dla pracowników) w przypadku, gdy wolontariusze będą odbywać takie podróże służbowe. Chcąc wysłać wolontariusza na szkolenie, które będzie mu pomocne w wykonywaniu świadczeń, organizacja ma obowiązek pokryć koszty podróży i wyżywienia wolontariusza w czasie odbywania podróży.

Wolontariusze mogą na piśmie zrezygnować z diet i zwrotu kosztów podróży służbowych. Zrezygnować można z całości diet lub tylko z części. Decyzja zależy od wolontariusza oraz od korzystającego, dlatego też powinna być ustalona wspólnie. Należy pamiętać, aby rezygnacja była sporządzona na piśmie – w innym przypadku będzie nieważna.

Podstawa prawna:

Ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378)

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.