Strona główna » Kadry » Inne formy zatrudnienia » Umowy cywilnoprawne » Jak rozliczyć podróż przy umowie zlecenia

Jak rozliczyć podróż przy umowie zlecenia

26 czerwca 2018, 14:26

Mariusz Pigulski

Zleceniodawca powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki związane z należytym wykonaniem zlecenia, w tym za podróż odbywaną przez zleceniobiorcę.

Zawarliśmy umowę zlecenia, w ramach której osoba zatrudniona (nieposiadająca innych źródeł przychodu) wkrótce ma odbyć 2-dniową podróż do miejscowości innej niż ta, gdzie zamieszkuje i znajduje się nasza siedziba. Jak powinniśmy rozliczyć taki wyjazd? Czy dokonana z jego tytułu wypłata określonych należności może korzystać ze zwolnienia podatkowo-składkowego - pyta Czytelniczka z Bydgoszczy.

Rozliczenia wyjazdu zleceniobiorcy odbytego przy realizacji zlecenia można dokonać na zasadach wskazanych w rozporządzeniu określającym należności przewidziane dla pracowników sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (chyba że umowa zlecenia stanowi inaczej). Od należności wypłaconych zatrudnionemu w opisanej sytuacji nie trzeba naliczać zaliczki podatkowej i składek ZUS pod warunkiem, że zostały one przyznane na podstawie zapisów umowy zlecenia, a ich kwoty nie przekraczają limitów ustanowionych we wspomnianym wyżej rozporządzeniu (opodatkowaniu i oskładkowaniu będzie podlegać ewentualna nadwyżka ponad ww. limity).

Polecamy: Urlopy wypoczynkowe Pytania i odpowiedzi

Zleceniodawca powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki związane z należytym wykonaniem zlecenia (art. 742 Kodeksu cywilnego). Zasady związane z kwestią zwrotów określonych kosztów dla zleceniobiorcy powinny być doprecyzowane w treści umowy zlecenia, co pozwala przede wszystkim uniknąć możliwych sporów i nieporozumień między stronami stosunku cywilnoprawnego.

W związku z tym, na zasadzie swobody umów, strony mogą przykładowo uzgodnić, że zatrudniona osoba oprócz wynagrodzenia za pracę otrzyma również zwrot wydatków poniesionych na okoliczność podróży, do których dochodzi przy realizacji umowy zlecenia.

W odniesieniu do umów cywilnoprawnych nie możemy mieć do czynienia z poleceniami służbowymi ani z podporządkowaniem pracodawcy. A zatem w przypadku zleceniobiorców ewentualne wyjazdy nie powinny być dodatkowym obowiązkiem, ale bardziej elementem niezbędnym do prawidłowego wykonania umówionych czynności czy przedmiotu umowy.

Częstą praktyką jest zawieranie w umowach zlecenia zapisów mówiących o tym, że w zakresie przyznawania zleceniobiorcom konkretnych świadczeń z racji odbywanych wyjazdów zastosowanie znajdują przepisy rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Na podstawie tego rozporządzenia z racji wyjazdów o charakterze służbowym należne są:

diety oraz
zwroty:

kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania zatrudnionego do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
kosztów dojazdów (alternatywnie ryczałt),
kosztów noclegów bądź ryczałt za nocleg,
innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę.

Diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości wskazanej w rozporządzeniu określającym warunki opłacania delegacji w tzw. budżetówce:

zwolnione są ze składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 15 w związku z § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia składkowego),
wyłączone są z opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o pdof). Dodatkowym warunkiem stosowania tego zwolnienia z podatku jest to, aby ww. należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów osoby odbywającej podróż oraz były poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Zaznaczmy, że jak wskazał ZUS w poradniku pt. "Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych", dostępnym na stronie internetowej www.zus.pl, wyłączenie ma zastosowanie do zleceniobiorców, jeżeli odpowiednie postanowienia zawartych z nimi umów lub regulacje odrębne przewidują zwrot tych należności na zasadach przewidzianych przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Te same wnioski wynikają z interpretacji ZUS z 14 kwietnia 2015 r. (sygn. DI/200000/43/335/2015).

Zatem składek ZUS i podatku nie trzeba naliczać od świadczeń przysługujących zleceniobiorcy za wyjazdy w ramach realizacji zlecenia, jeśli:

reguły przyznawania ww. świadczeń zostały wskazane w umowie zlecenia,
świadczenia są wypłacane do wysokości przewidzianej w rozporządzeniu dotyczącym rozliczania delegacji w sferze budżetowej (a jeżeli należności są wyższe od limitów określonych w ww. akcie prawnym, to nadwyżki ponad te limity podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu, co potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 marca 2017 r., sygn. 0461-ITPB2.4511.75.2017.1),
mamy do czynienia z podróżą związaną z wykonywaniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba zleceniodawcy bądź stałe miejsce wykonywania zadań zleceniobiorcy.

Przykład

Spółka z o.o. z Poznania zawarła umowę zlecenia z osobą, dla której umowa ta jest jedynym źródłem przychodu. W umowie znajduje się zapis, że jeśli z realizacją umówionych prac będzie wiązała się konieczność wyjazdów zleceniobiorcy poza miejscowość, w której mieści się siedziba spółki, zleceniodawca wypłaci mu z tego tytuły diety (40 zł za dobę) i zwrot kosztów podróży oraz noclegów.

Zatrudniona osoba w związku z realizacją zlecenia udała się w podróż do Bydgoszczy. Wyjazd trwał od 11 czerwca 2018 r. od godz. 9.00 do 12 czerwca do godz. 18.00. Z jego tytułu zleceniobiorca otrzymał diety w wysokości 80 zł, zwrot kosztów noclegu oraz przejazdów pociągiem. W opisanych okolicznościach zgodnie z zasadami rozliczania delegacji obowiązującymi w "budżetówce", diety powinny wynieść 60 zł (2 x 30 zł). A zatem kwota 20 zł (80 zł - 60 zł) powinna zostać zarówno oskładkowana, jak i opodatkowana .

Podstawa prawna: