Czy umowa o pracę może być podpisana zdalnie?

• Umowa o pracę zawierana zdalnie
• Forma pisemna to też e-mail
• Własnoręczny podpis
• Konieczna zmiana przepisów

Umowa o pracę zawierana zdalnie

Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych nie nadąża za rozwojem technologii. Federacja Przedsiębiorców Polskich (FPP) oraz Centrum Analiz Legislacyjnych i Polityki Ekonomicznej (CALPE) wskazują, że konieczne jest skorygowanie przepisów w celu zapewnienia realnej możliwości zdalnego zawierania umów o pracę. Obecnie Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych nie nadąża za rozwojem technologii.

Forma pisemna to też e-mail

Zgodnie z pierwszym zdaniem art. 29 § 2 k.p., umowę o pracę zawiera się „na piśmie”. Przepis ten jednak sam sobie zaprzecza i już w drugim zdaniu pośrednio dopuszcza możliwość, aby umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej. W takiej sytuacji pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi jedynie potwierdzić pracownikowi „na piśmie” ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

Teoretycznie można więc zawrzeć umowę, wymieniając ustalenia za pośrednictwem e-maili (forma dokumentowa w rozumieniu k.c.) – a następnie pracodawca przed rozpoczęciem pracy przez pracownika wyśle mu dodatkowo mailem potwierdzenie warunków zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 2 k.p. z podpisem kwalifikowanym (forma elektroniczna w rozumieniu k.c.). Takie rozwiązanie byłoby znacznym uproszczeniem dla obu stron, ułatwiłoby też elektronizację akt pracowniczych.

Własnoręczny podpis

A jednak w praktyce zdalne zawieranie umów o pracę zgodnie z prawem jest dzisiaj utrudnione. Na przeszkodzie stoi m.in. art. 36 ust. 7 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tym przepisem prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych osoba zgłaszana „potwierdza własnoręcznym podpisem”. To zaczerpnięte z definicji formy pisemnej powtórzenie jest niefortunne. Rodzi bowiem wątpliwość – czy skoro w prawie cywilnym forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej, to jest też równoważna „własnoręcznemu podpisowi” w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych?

„Wymóg dotyczący sporządzenia i przechowywania „własnoręcznie podpisanego” zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych jest kosztowny i kłopotliwy. Tym bardziej, że po jego otrzymaniu płatnik i tak zazwyczaj przepisuje dane z papierowego zgłoszenia do systemu informatycznego i przesyła dalej – już elektronicznie – do ZUS. Proponowane przez FPP rozwiązanie odblokowuje zdalne zawierania umów o pracę do czasu upowszechnienia się kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Proponujemy wykorzystanie już znanego z kodeksu pracy mechanizmu potwierdzania treści przez pracodawcę. Skoro zaakceptowaliśmy już pracę zdalną nie ma powodu, by stawiać niepotrzebne przeszkody przy zdalnym zawieraniu umów” – komentuje Tomasz Chudobski, ekspert ds. prawa gospodarczego Federacji Przedsiębiorców Polskich.

W roku 2016 w kodeksie cywilnym dokonano reformy form czynności prawnych. Pojawiła się m.in. forma dokumentowa. Zdefiniowano – obecną też wcześniej w innych aktach – formę elektroniczną, która zgodnie z art. 78¹ k.c. jest równoważna formie pisemnej.

Zrównanie w prawie cywilnym formy elektronicznej z formą pisemną powoduje, że nie powinny budzić zastrzeżeń dokumenty podpisane przez pracowników elektronicznie (kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi). Wymianę dokumentów z ich wykorzystaniem należy uznać za równorzędną z podpisem „własnoręcznym”. Ale zdecydowana większość pracowników wciąż podpisów kwalifikowanych nie ma.

Konieczna zmiana przepisów

Dlatego potrzebna jest korekta przepisów, tak aby wszystkie oświadczenia wymieniane na linii pracodawca – pracownik w związku z zawieraniem umów o pracę mogły być przekazywane między stronami w formie dokumentowej (np. e-mailami), a jedynie z potwierdzeniem w formie pisemnej (lub elektronicznej) treści oświadczeń pracownika otrzymanej przez pracodawcę.

Rozszerzenie rozwiązania już znanego z art. 29 § 2 k.p. na inne dokumenty umożliwi np. zatrudnienie pracownika na drugim końcu Polski – bez konieczności czekania na papierowy obieg dokumentów.

Źródło: Federacja Przedsiębiorców Polskich (FPP) oraz Centrum Analiz Legislacyjnych i Polityki Ekonomicznej (CALPE)