Obsługa prawna firm po pandemii. Co nowego?

Jakie zmiany?

Gdy sięgniemy pamięcią do początku roku 2020, a dokładnie rzecz biorąc do marca, to przypomnimy sobie chaos, który wówczas zapanował. Gdy wprowadzony został w Polsce stan epidemii, a nieznana i – na tamten moment – potencjalnie bardzo groźna choroba paraliżowała niemalże wszystkie sektory znanego nam świata, my, jako społeczeństwo, musieliśmy szybko znaleźć rozwiązania pozwalające na namiastkę chociaż „normalnego” funkcjonowania. Kolejne twarde „lockdowny”, obawa przed zachorowaniem, przez długi czas brak skutecznych środków do prewencji i walki z wirusem sprawiły, że dotychczasowe, intensywne i wymagające wielu częstych interakcji bezpośrednich życie, musiało ulec zmianie.

I tak wprowadzone zostało wiele zmian. Zarówno w sferze społecznej i interpersonalnej, ale także i także prawnej. Zmiany te wymuszone zostały istotnie trudną i nieznaną do 2020 roku skalą zagrożenia, ale teraz, gdy powoli można byłoby z nich rezygnować, okazuje się, że świadomie przy wielu z nich zostajemy. Nie wyobrażamy sobie życia bez wielu rozwiązań, które wówczas wydawały się przykrą koniecznością wprowadzaną ad hoc. Przeanalizujmy zatem po kolei, jak prawnicy przymuszeni sytuacją do zmiany dotychczasowych nawyków, zaadaptowali się do sytuacji i na tyle przywykli do nowych, że na trwałe wprowadzili je do swojej praktyki.

Nowy tryb pracy – nie tylko stacjonarny, ale także hybrydowy lub zdalny

We wspomnianym już okresie zostaliśmy zmuszeni do zamknięcia się we własnych domach, uruchomienia komputera lub laptopa, a także znalezienia kamerki oraz mikrofonu, aby w takich warunkach pracować. Dla wielu prawników wydawało się to abstrakcyjne – praca bez bezpośredniego dostępu do akt i dokumentów, poza kancelarią, zapewne także w domowym ubraniu zamiast eleganckiego stroju. A co gdy – o zgrozo – trzeba było skonsultować jakąś sprawę z klientem? Nie można było zasiąść z nim za biurkiem, rozłożyć na nim wszystkich dokumentów i przeprowadzić solidnych konsultacji twarzą w twarz. Faktycznie początkowo było to kłopotliwe. Wszak odejście od nabytych i wygodnych nawyków, które, co najważniejsze, się sprawdzały, nie było proste i wygodne. Okazało się jednak, że wymuszone sytuacją zmiany nie muszą być utrudnieniami, a wręcz przeciwnie – usprawnieniami, które w szerszej perspektywie potrafią zrewolucjonizować, usprawnić i uczynić pracę w kancelarii bardziej wydajną.

W jaki sposób kancelaria radcy prawnego oszczędza czas i pracuje wydajniej?

Przede wszystkim w tym zakresie zwrócić uwagę należy na zmianę trybu pracy oraz to, co się z nią wiąże. W niemalże wszystkich branżach, poza tymi, w których z samej ich natury jest to niemożliwe, jak w gastronomii, wdrożono zdalny lub hybrydowy tryb pracy. Ci, którzy zauważyli zalety takiego rozwiązania, trwają przy nim także w okresie, w którym COVID-19 stanowi coraz mniejsze zagrożenie (i miejmy nadzieję niebawem nie będzie stanowił już żadnego), a więc powrót do pracy stacjonarnej jest możliwy.

Z punktu widzenia kancelarii prawnej znaczenie ma to na dwóch płaszczyznach

Po pierwsze sami przystosowaliśmy się do pracy w trybie zdalnym, przy jednoczesnym zaadaptowaniu wszelkich zalet, jakie mogą z niego wynikać. Mowa tutaj o oszczędności czasu spowodowanej brakiem potrzeby dojeżdżania do biura kancelarii, pracy w znanych każdemu, indywidualnych i spersonalizowanych warunkach, a także – co za tym idzie – wydajniejszą możliwością wypoczynku i regeneracji. Dzień pracy staje bowiem o wiele bardziej elastyczny, nie wydłuża się, a czas, który w normalnych okolicznościach tracony był na przygotowanie do wyjścia, dojazd czy inne tego typu czynności, pożytkowany jest bądź to na pracę, bądź na efektywny wypoczynek. To z kolei niepomijalny i istotny element, który przekłada się zarówno na stan psychiczny każdego z nas, ale także na możliwość wydajniejszej pracy każdego kolejnego dnia.

Po drugie zwrócić uwagę należy na fakt, iż także nasi klienci pracują w trybie zdalnym, co ma wpływ na współpracę z prawnikami. Ograniczeniu zatem ulega liczba spotkań „na żywo”, w biurze kancelarii lub w umówionym z klientem miejscu na rzecz telekonferencji, rozmów telefonicznych czy niejednokrotnie nawet przeprowadzenia zlecenia od początku do końca jedynie na podstawie korespondencji mailowej. Oczywiście w przypadku Kancelarii Prawnej Kłodziński akurat tryb współpracy pozostaje w gestii wyboru klienta. Posiada ona biura zarówno w Krakowie, jak i w Warszawie, więc niezmiennie możliwym jest praca w trybie stacjonarnym. Podkreślić należy, iż niejednokrotnie tak jest po prostu prościej. Dodatkowo nie wszystkim klientom przypadło do gustu zaadaptowanie na trwałe zdalnego trybu pracy – co jest rzecz jasna w pełni zrozumiałe – i wolą oni dotychczasową formę współpracy. Inni jednak, ceniąc sobie zalety takich rozwiązań, preferują współpracę, korespondencję oraz pozostałą szeroko pojętą pomoc prawną w pełni w formie online.

To stawia przed nami, prawnikami nowe wyzwania, którym jednak – jak się wydaje – jesteśmy w stanie sprostać.

Zaufanie jest budowane przede wszystkim przez jakość pracy

Z naszego doświadczenia oraz obserwacji wynika, że niejednokrotnie wiele firm za standard w obsłudze klienta uznaje już świadczenie usług w pełni zdalnie. Tego samego zatem klienci niejednokrotnie oczekują od kancelarii prawniczych. Skoro standardem w danej spółce jest praca i obsługa w pełni online, to tak samo powinien móc działać prawnik, czyż nie? Dlatego właśnie tak ważne jest zaadaptowanie się tych uzasadnionych oczekiwań i wdrożenie w kancelarii skutecznych, szybkich i przede wszystkim odpowiadających woli klienta rozwiązań pozwalających na pracę w trybie online.

Najbardziej zasadniczą zmianą jest potrzeba zdobycia zaufania tylko poprzez jakość świadczonych usług prawnych. Zdarzają się bowiem sytuacje, że prawnik obsługując zlecenie klienta nie spotka się z nim twarzą w twarz, nie zaprosi do kancelarii, nie zyska w jego oczach swoją prezencją oraz rozmową, a jedyną podstawą weryfikacji świadczonych przez niego usług będzie finalny efekt. I żeby było jasne – kwestią bezsporną jest to, że zawsze dla klienta najważniejszy i kluczowy jest końcowy efekt pracy pełnomocnika, a więc wygrana sprawa, skuteczna obrona przed wymiarem sprawiedliwości, przygotowanie odpowiedniej umowy czy inne, podobne działania. Nie można jednak zapomnieć o sferze zupełnie pozaprawnej, która adwokata lub radcę prawnego uwiarygadnia. Mowa tutaj o prezencji, odpowiednio przygotowanym i eleganckim biurze, samej umiejętności interakcji z klientem „na żywo” i tym podobnych. Nie ma wątpliwości, że cała ta sfera jest wtórna względem owoców pracy prawnika, lecz też nie można udawać, że nie wpływa na ocenę i zaufanie – przynajmniej w ramach „pierwszego wrażenia”.

Jednocześnie przy pracy zdalnej formie współpracy, gdy brak jest bezpośredniego kontaktu z klientem, a czasami nawet – jeżeli typ zlecenia na to pozwala – brak rozmowy telefonicznej lub spotkania online, cała ta otoczka staje się kompletnie irrelewantna. Tworzy to pewien obraz obecnych uwarunkowań, do których kancelarie prawne, chcąc dostosować się do zapotrzebowania rynkowego, muszą prędko się zaadaptować.

Forma współpracy z klientem staje się zatem coraz bardziej profesjonalna, pozbawiona elementów pozaprawnych i niebiznesowych, więc i oparta jedynie o efekty świadczonych usług. Klienci pracujący z domu, oszczędzający czas, kontaktujący się z kancelariami tylko i wyłącznie za pośrednictwem telefonu, maili lub telekonferencji (MS Teams, Skype, Messenger i inne), oczekują biegłości i sprawności w działaniu od prawników, a także coraz mniej zwracają uwagę na jakiekolwiek czynniki inne niż końcowy pozytywny wynik zleconego zadania i profesjonalne podejście do zawodu. Ujmując tę sprawę nieco analogicznie, można powiedzieć – z zachowaniem wszelkich różnic i proporcji – iż mamy niejednokrotnie do czynienia z czymś na kształt sytuacji znanej z forum internetowego, gdzie nie mamy pewności, co stoi za osobą, z którą rozmawiamy, a uwagę zwracamy tylko efekt tej rozmowy. Zapracować na zaufanie klienta można zatem jedynie rzetelnym podejściem do podejmowanego zlecenia i przystosowaniem się do jego oczekiwań.

Na co należy zwrócić uwagę prowadząc firmę? Jak przebiega współpraca z firmami na rzecz których świadczymy obsługę prawną?

Przede wszystkim wdrożyć należy wszelkie kanały możliwej komunikacji online. Mowa tutaj o takich platformach jak MS Teams, Zoom, Skype czy inne, które stwarzają takie możliwości. Warto jest zapoznać się z ich możliwościami i być zaprzyjaźnionym z każdym z nich, aby znać funkcjonalność tego, z którego klient akurat życzy sobie skorzystać. Poza tym warto jest nabrać odpowiednich nawyków, a więc pozostawać regularnie w dostępności do kontaktu, sprawdzać skrzynkę mailową i wypracować sobie odpowiednią etykę pracy, pozwalającą na holistyczną obsługę zarówno pracy kancelarii, jak i klienta.

Warto także wprowadzić w ramach wewnętrznych systemów niezbędne rozwiązania, a więc platformę do wspólnej pracy (np. w formie dysku Google), kanału do wewnętrznych telekonferencji czy odpowiednich zabezpieczeń przepływu poufnych dokumentów.

Nie można jednak zapomnieć, iż niezmiennie potrzebnym może być odbycie spotkania z klientem – czy to z powodu jego woli, czy także czasami charakteru sprawy lub potrzeby podpisania stosownych dokumentów. W związku z tym ryzykownym jest przejście w 100% na zdalny tryb pracy.

Co tyczy się natomiast samej praktyki współpracy z klientem… Ważne jest przystosowanie się do pracy z dokumentami w formie cyfrowej. Ksera dokumentów potrzebnych do prowadzenia sprawy zastępują zatem ich skany, a rozmowy z klientami twarzą w twarz korespondencja mailowa lub telefoniczna. Umożliwia to w pełni zdalną obsługę prawną, a co za tym idzie olbrzymią oszczędność czasu, ale także i pieniędzy. Nieponoszone są bowiem wydatki na materiały biurowe oraz inne, związane z funkcjonowaniem stacjonarnym kancelarii.

Rozprawy online – sądy przyszłości czy ryzykowna, okresowa praktyka?

Wraz z rozpowszechnieniem się COVID-19 w Polsce, wprowadzeniem stanu epidemii i poszukiwaniem rozwiązań usprawniających w nim możliwe normalne funkcjonowanie, ustawodawca wprowadził możliwość odbywania rozpraw w trybie zdalnym. Co prawda takie rozwiązanie nie jest obce polskiemu systemowi sądowemu, a za przykład może posłużyć art. 151 § 2 KPC, lecz był to przepis niemalże martwy. Standardem, od którego odstępstwa miały charakter głęboko incydentalny, do marca 2020 roku były rozprawy stacjonarne.

Zmieniło się to wraz z wprowadzeniem:

1. Stosownych przepisów do ustawy z dnia 2.03.2022 roku ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych;

2. Stanu epidemii w rozumieniu ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

To dało podstawę do przeprowadzania rozpraw w trybie zdalnym, które mają zarówno zwolenników oraz przeciwników. Artykuł 15 zzs1 wspomnianej powyżej ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych umożliwił przeprowadzanie rozpraw w trybie wideokonferencji, a więc przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie ich na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku w trakcie trwania stanu epidemii, zagrożenia epidemicznego oraz rok po ich ustaniu. Co oczywiste, ale warte podkreślenia, osoby w nim uczestniczące, w tym członkowie składu orzekającego, nie muszą przebywać w budynku sądu.

Rolą prawnika zatem jest zadbać w tym zakresie o interes klienta i możliwie komfortowy przebieg takiej rozprawy z jego udziałem. Warto jest zatem uprzednio przygotować sprzęt i rozwiązania techniczne (program, w ramach którego przeprowadzana będzie rozprawa, określa go sąd) oraz łączę internetowe niezbędne do udziału w rozprawie, zarówno u siebie, a także u klienta. W przypadku natomiast, gdyby klient nie miał możliwości technologicznych udziału w rozprawie online (ustawa mówi o braku odpowiedniego sprzętu), pełnomocnik powinien złożyć odpowiedni wniosek, stosownie do art. 15 zzs1 ust. 2 najpóźniej na 5 dni przed wyznaczonym terminem rozprawy zdalnej, który poskutkuje umożliwieniem mu udziału w posiedzeniu zdalnym w budynku sądu.

Pełnomocnik poza pomocą przy kwestiach technicznych, powinien nadto zwrócić uwagę klientowi na takie istotne rzeczy jak:

- sposób przesłania przez sąd linku umożliwiającego wzięcie udziału w rozprawie online,

- korzystanie z urządzeń posiadających zarówno mikrofon, jak i kamerę – nie ma bowiem możliwości udziału w rozprawie online bez transmisji online obrazu. Rozprawa odbywa się – stosownie do przepisów ustawy – przy jednoczesnym bezpośrednim przekazie obrazu i dźwięku,

- przygotowanie odpowiednio pomieszczenia, a więc stosownego tła, a także ograniczenia do minimum zbędnych dźwięków z otoczenia czy interakcji z osobami trzecimi,

- odpowiedni ubiór i zachowanie – chociaż w rozprawie klient bierze udział przebywając w wybranym przez siebie miejscu, nie zwalnia go to z zachowania i ogłady odpowiedniej dla powagi sądu – należy ubrać się schludnie, używać odpowiedniego słownictwa, a także stosować się do poleceń sądu, także w zakresie wstania na ogłoszenie wyroku (co w przypadku rozpraw online w przeciwieństwie do stacjonarnych nie jest każdorazową praktyką). Dlatego także trzeba pamiętać o odpowiednim doborze pełnej garderoby – nie tak jak w przypadku „home office” popularnego dbania tylko o górną część,

- strategia w trakcie rozprawy – a więc ustalenie, czy klient wraz z pełnomocnikiem przebywać będą w czasie rozprawy w jednym pomieszczeniu, sposób kontaktu między nimi, a także wyłączenie mikrofonu, gdy nie jest on używany celem nieutrudniania przebiegu rozprawy oraz umożliwienia kontaktu klienta z pełnomocnikiem.

Rozprawy online – covidowy epizod czy przyszłość?

Trudno odpowiedzieć jednoznacznie - bo mają tyle samo wad co zalet. Zacznijmy od tego że rozprawy online niepozbawione są problemów. Już na wstępie wątpliwości budzić może sama procedura ich przeprowadzania – uzasadnione obawy czy strony mają kontrolę nad uczciwością i kontradyktoryjnością postępowania? Na sali rozpraw widać wszak wszelkie podejmowane przez sąd czynności, a w przypadku połączenia online bywa różnie. Czy to z powodu ustawień kamery, czy też z powodu problemów technicznych. Czy świadkowie tak samo jak na sali sądowej czują, że muszą mówić prawdę? Wielu prawników nie bez racji twierdzi, że majestat miejsca w którym znajdowali się klienci wymiaru sprawiedliwości - dodawał sprawom i wypowiadanym słowom powagi.

Okoliczności techniczne także stanowią wyzwanie dla sądu. Połączenie jednocześnie stron, pełnomocników, świadków, biegłych, składu orzekającego i innych uczestników postępowania bardzo często prowadzi do przeciążenia łącza. Nadto poszczególne osoby korzystają z różnej jakości sprzętu i nawet najwyższa dbałość o zapewnienie urządzeń odpowiedniej jakości klientowi oraz samemu sobie (pełnomocnikowi) nie zagwarantuje, że druga strona na tej płaszczyźnie nie zawiedzie. Znane są także sytuacje, gdy sama jakość połączenia lub mikrofonu/kamery uczestników rozprawy nie pozwalała na zrozumienie ich, co przekłada się czasem na niemożliwość podejmowania jakichkolwiek czynności przez sąd. Pewnym rozwiązaniem bywa na przykład wyłączenie kamery, co odciąża nieco łącze, lecz wówczas rozprawa prowadzona jest w warunkach niezgodnych z przywoływanym powyżej przepisem, a także poddawała w wątpliwość realizację podstawowych zasad postępowania.

Problemy te nie mogą jednak usunąć z pola widzenia niepodważalnych zalet, jakie niosą za sobą rozprawy w formie zdalnej. Mowa tutaj przede wszystkim o olbrzymiej ekonomii procesowej, a także wygodzie dla stron i pełnomocników. Jeżeli strony mają miejsce zamieszkania na przykład w Białymstoku oraz Krakowie, a z jakiejś przyczyny sądem właściwym miejscowo dla toczącej się sprawy jest sąd na przykład w Szczecinie, to wygodniejszym rozwiązaniem dla wszystkich jest spotkanie się na rozprawie online. Jest to atrakcyjna opcja zarówno dla klientów kancelarii, dla których tego typu rozwiązanie wiąże się z ponoszeniem niższych kosztów reprezentacji przez profesjonalnego pełnomocnika przed sądem, ale także i prawników, którzy na rozprawę muszą poświęcić tylko tyle czasu, ile ona trwa, bowiem znika potrzeba – często całodziennego – dojazdu i powrotu.

Tendencja w środowisku prawniczym jest bardzo optymistyczna – adwokaci i radcowie prawni generalnie pochlebnie wypowiadają się o idei przeniesienia części rozpraw do internetu, lecz dostrzegają jednocześnie wady oraz zagrożenia wynikające z tej formuły. Odpowiadając zatem na pytanie, czy rozprawy online zostaną z nami także po zakończeniu stanu epidemii/zagrożenia epidemicznego, należy powiedzieć, że bardzo wiele na to wskazuje. Kluczowym zadaniem stojącym przed ustawodawcą oraz administracją sądów jest przygotowanie odpowiednich programów, procedur oraz przepisów, które umożliwią bezpieczne, zgodne z zasadami postępowania oraz funkcjonalne przeprowadzanie takich rozpraw. A także edukacja społeczeństwa.

Dynamiczna zmiana przepisów – prawnicza ręka na pulsie

Ostatnią poruszaną w niniejszym artykule kwestia są zmiany przepisów spowodowane pandemią COVID-19. Mowa tutaj nie tylko o przywołanej już ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, ale także licznych ustawach reakcyjnych, zwanych przez rządzących „tarczami”. Chodzi tutaj zatem o tarcze antycovidowe, czy także tarcze antyinflacyjne, które wprowadzone zostały wobec znacznej utraty wartości pieniądza między innymi w wyniku skutków pandemii.

Rolą odpowiedzialnego pełnomocnika, który holistycznie dba o interesy swoich klientów, jest w tym zakresie czujne śledzenie i analizowanie wprowadzanych rozwiązań i dostosowywanie położenia prawnego klientów do aktualnej sytuacji w najlepszy możliwy sposób. W tym zakresie ma to szczególne znaczenie dla klientów biznesowych – firm, spółek czy przedsiębiorców, którzy najgorszych momentach pandemii COVID-19 musieli wręcz walczyć o przetrwanie. Dlatego też w tego typu awaryjnej sytuacji potrzeba było prawnika, który nie dość, że stale analizuje nowe przepisy i wie, jak jest zastosować, to dodatkowo pracować będzie w formie dla klienta wygodnej – zdalnie, stacjonarnie lub hybrydowo.

Kolejną zmianą jest też tzw. „Polski Ład” i jego kolejne wersje, a więc zmiany w randze ustawowej oraz nowe rozporządzenia dotyczące przede wszystkim kwestii rozliczeń podatkowych. W tym zatem rola odpowiedzialnego prawnika, by – tak samo jak w czasie dynamicznych i nagłych zmian związanych z przepisami covidowymi – trzymać „rękę na pulsie” i doradzać swoim klientom najlepsze rozwiązania.

Podsumowanie

Okres pandemii COVID-19 zmusił pracowników kancelarii do wielu zmian w trybie pracy, które potrafili przekuć w usprawnienia, pozwalające działać zdecydowanie wydajniej oraz elastyczniej. Dzięki temu jeszcze lepiej odpowiadają na zapotrzebowania klientów. To, co zdawało się problemem, dziś jest olbrzymią zaletą. Pracownicy kancelarii wyciągnęli bowiem wnioski z kryzysowej sytuacji i przełożyli je na znakomite usprawnienia.

Znalezienie odpowiedniego balansu między pracą zdalną a stacjonarną, zdaje się być najtrudniejszym wyzwaniem w nadchodzących czasach. Wyważenie tej kwestii jest kluczem do skutecznej, wygodnej i efektywnej (zarówno dla prawników, jak i dla ich klientów) współpracy.

Źródło informacji: Kancelaria Prawna Kłodziński