Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę

Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę

Pracodawca, wypowiadając umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, co do zasady, musi je uzasadnić.

Które wypowiedzenia wymagają uzasadnienia?

Wymóg uzasadnienia wypowiedzenia dotyczy wyłącznie umów zawartych na czas nieokreślony (art. 30 § 4 Kodeksu pracy, dalej k.p.). Pracodawca wypowiadając umowę nie musi zatem uzasadniać powodu rozwiązania umowy z pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy na okres próbny, na czas określony, na czas wykonania określonej pracy czy na zastępstwo. Obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia (bez względu na rodzaj zawartej umowy) nie ma jednak pracownik.

Pracodawca ma obowiązek uzasadnić wypowiedzenie umowy zawartej na czas nieokreślony.

Redakcja poleca: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie wypowiedzenia to co innego niż uzasadniona przyczyna. Kodeks pracy rozróżnia te dwa pojęcia. Przyczyna nie tylko musi być wskazana, ale również musi być zasadna (art. 45 § 1 k.p.). Powody uzasadniające wypowiedzenie można podzielić na dotyczące pracownika (np. naruszenie obowiązków pracowniczych) i niedotyczące pracownika (np. likwidacja stanowiska).

Zobacz wideoszkolenie: Zmiany w terminowych umowach o pracę

Powód wypowiedzenia jest wiążący

Pracodawca musi prawidłowo podać powód wypowiedzenia, ponieważ wskazane przyczyny są dla niego wiążące. W przeciwnym razie podczas ewentualnego sporu sądowego nie będzie mógł argumentować zasadności rozwiązania umowy z pracownikiem na podstawie innych okoliczności niż powoływane w treści wypowiedzenia (wyrok Sądu Najwyższego z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 306/09).

Wysokość odpraw dla pracowników zwalnianych grupowo. O tym musisz wiedzieć >>>

Pracodawca wypowiedział pracownicy umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony. Jako przyczynę podał niezrealizowanie planu sprzedaży za 2012 r. Do obowiązków pracownicy należało bowiem realizowanie planów sprzedaży, m.in. na 2012 r., rozdzielanie oraz monitorowanie pracy podległego zespołu w taki sposób, aby osiągnąć odpowiednie wyniki sprzedaży. Pracownica w każdym roku otrzymywała szczegółowe wytyczne, wyznaczające cele na dany rok. W 2012 r. było to pozyskanie nowych klientów. Podana przez pracodawcę przyczyna wypowiedzenia jest konkretna, ale nie uzasadnia takiej decyzji, ponieważ sprzedaż w spółce zwiększyła się o 50%. Wpływ na ten wynik miał jednak rozwój jednego z kontrahentów, który otworzył nową filię firmy w Gdańsku. W 2012 r. pracownica nie pozyskała żadnego nowego klienta, często była nieobecna w pracy z powodu choroby, nienależycie nadzorowała podległy zespół, który m.in. nieterminowo wysyłał zamówienia do klientów. W związku z tym wzrost procentowy sprzedaży nie zależał od pracy pracownicy, tylko od rozwoju jednego z klientów firmy. Podczas sporu sądowego pracodawca nie będzie mógł powoływać się na wskazane okoliczności, ponieważ w wypowiedzeniu jako powód podał brak wzrostu sprzedaży, który nie jest zgodny ze stanem faktycznym.

Forum Kadry

Nieprawdziwa przyczyna to brak uzasadnienia

Podanie nieprawdziwej przyczyny wypowiedzenia jest uznawane za brak uzasadnienia wypowiedzenia (wyrok Sądu Najwyższego z 7 października 2009 r., sygn. akt III PK 34/09). Jeśli pracownik udowodni, że pracodawca podał niezgodną z prawdą przyczynę wypowiedzenia, wypowiedzenie może zostać w całości uznane za bezzasadne, co będzie skutkować zasądzeniem na rzecz pracownika odszkodowania lub przywrócenia go do pracy.

Pracodawca rozwiązał za wypowiedzeniem umowę o pracę z księgową, wskazując jako przyczynę niedokładne i niesumienne wykonywanie przez nią powierzonych obowiązków. Jednocześnie zwolnił pracownicę ze świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. W tym samym dniu wręczył wypowiedzenia 4 innym księgowym z tą samą przyczyną rozwiązania umowy. Następnego dnia w firmie pojawiło się biuro rachunkowe, które przejęło wszelkie sprawy związane z księgowością firmy. Pracodawca na zebraniu z pracownikami poinformował, że w związku ze złą sytuacją w firmie był zmuszony zlikwidować dział księgowości. Pracodawca w wypowiedzeniu podał nieprawdziwą przyczynę, ponieważ nie chciał wypłacać pracownicom odpraw. Wypowiedzenie może zostać uznane przez sąd za bezzasadne, co będzie się wiązać z m.in. wypłatą odprawy lub przywróceniem pracownic do pracy.

Jak wyliczyć odszkodowanie za skrócony okres wypowiedzenia

Uznanie jednego z powodów wypowiedzenia za niezasadny nie oznacza, że całe wypowiedzenie jest nieuzasadnione.

W wypowiedzeniu pracodawca może podać więcej nie jedną przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Bezpieczniej jest podać kilka przyczyn, ponieważ w sytuacji, gdy pracodawca uwzględnił kilka powodów wypowiedzenia, nieprawdziwość jednego z nich nie oznacza, że całe wypowiedzenie jest nieuzasadnione.

Wzór pisma wypowiadającego umowę o pracę

Na co zwrócić uwagę, otrzymując wypowiedzenie umowy o pracę

Co może być przyczyną wypowiedzenia?

Powód wypowiedzenia musi być określony w taki sposób, aby pracownik był w pełni świadomy, dlaczego pracodawca zdecydował się rozwiązać z nim umowę. Wypowiedzenie musi być sformułowane w sposób jasny, zrozumiały i konkretny (wyrok Sądu Najwyższego z 10 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 641/99, OSNP 2001/20/618). Należy przyjąć, że przyczyna wypowiedzenia nie musi być szczególnej wagi oraz każdorazowo wiązać się ze stratą po stronie pracodawcy czy działaniem pracownika sprzecznym z zasadami obowiązującymi w firmie. Powód wypowiedzenia może być bardziej prozaiczny.

Powód wypowiedzenia musi być jasny, zrozumiały i konkretny.

Pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę, podając jako przyczynę niewłaściwe wywiązywanie się z obowiązków bez wskazania, na czym ta niewłaściwość polegała. Podana przyczyna nie spełnia wymagań uzasadnienia wypowiedzenia, jest bowiem zbyt ogólna. Prawidłowe wypowiedzenie umowy o pracę z tego powodu mogłoby wyglądać następująco:

Sformułowanie wypowiedzenia w taki sposób, że nie odwołuje się ono do konkretnych zachowań pracownika, nie jest uzasadnioną przyczyną. W wyroku z 24 lutego 1998 r., sygn. akt I PKN 538/97, OSNP 1999/3/86, Sąd Najwyższy stwierdził, że:

(...) wskazanie jako przyczyny wypowiedzenia umowy „braku dyscypliny pracy” nie narusza art. 30 § 4 k.p., jeżeli w okolicznościach sprawy stanowi uogólnienie zarzutów skonkretyzowanych wcześniej w pismach doręczonych pracownikowi i zamieszczonych w jego aktach osobowych (...).

Podanie jako przyczyny wypowiedzenia sformułowania, które ma charakter klauzuli generalnej (jest stwierdzeniem niedookreślonym), spełnia przesłanki przyczyny zasadnej, jeżeli w oświadczeniu o wypowiedzeniu uogólnione zostały zarzuty wcześniej postawione pracownikowi, takie jak np. „brak dyscypliny pracy”, „utrata zaufania do pracownika” czy „niespełnienie oczekiwań pracodawcy”. Sąd Najwyższy dopuszcza podanie takiej przyczyny, jeżeli była ona znana pracownikowi.

Nowe okresy wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony

Pracodawca wręczył pracownikowi karę nagany 29 lipca 2013 r. Szczegółowo opisał w niej utratę zaufania, która polegała na wysyłaniu konkurencyjnych ofert do kontrahentów firmy oraz nakłanianie ich do zmiany dostawcy towarów (firmę o podobnym profilu działalności do firmy, w której pracował, otworzyła teściowa pracownika). Pracodawca w naganie przedstawił konkretne daty i godziny, kiedy takie zachowanie miało miejsce. 2 sierpnia 2013 r. pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie, wskazując jako powód utratę zaufania. Należy uznać, że działanie pracodawcy było prawidłowe, ponieważ pracownik znał powód rozwiązania umowy.

Z wypowiedzenia wręczonego pracownikowi musi jasno, w sposób niebudzący jakichkolwiek wątpliwości wynikać, co jest powodem rozwiązania umowy (wyrok Sądu Najwyższego z 11 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 112/06, Pr. Pracy 2007/5/27). Podany w sposób bardzo ogólny powód wypowiedzenia jest traktowany jak brak przyczyny rozwiązania umowy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi sformułować ją w sposób drobiazgowy, opisując bardzo szczegółowo zdarzenia, fakty i daty tych zdarzeń (wyrok Sądu Najwyższego z 6 stycznia 2010 r., sygn. akt I PK 168/09, M.P.Pr.2010/10/542–543).

Zasady stosowania wypowiedzenia zmieniającego

Pracodawca 31 lipca 2013 r. wręczył pracownicy zatrudnionej jako księgowa wypowiedzenie umowy o pracę. Wskazał w nim, że przyczyną rozwiązania umowy za wypowiedzeniem jest popełnienie błędów w księgowaniu: faktury nr 10/2012 z 15 grudnia 2012 r., które miało miejsce 20 grudnia 2012 r. o godz. 15.00, faktury nr 13/2012 z 30 grudnia 2012 r., które miało miejsce 10 stycznia 2013 r. o godz. 11.15 itd. Pracodawca wymienił wszystkie nieprawidłowości popełnione przez pracownicę na przełomie lat 2012/2013. Ostatecznie objętość wypowiedzenia wyniosła 10 stron. Takie działanie miało charakter drobiazgowy i było niepotrzebne dla zasadności wypowiedzenia. Pracodawca mógł bowiem wskazać, że przyczyną rozwiązania umowy za wypowiedzeniem są notorycznie popełniane błędy w księgowaniu dokumentów, które zostały wskazane podczas badania sprawozdania za 2012 r. przez biegłego rewidenta.

Pracodawca rozwiązujący umowę o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika (np. organizacyjnych), oprócz podania ogólnego powodu wypowiedzenia w postaci np. „redukcji zatrudnienia” i „zmian organizacyjnych”, musi nawiązać w wypowiedzeniu do kryterium doboru pracowników do zwolnienia, a także wskazać, że ten wybór jest spowodowany usprawiedliwionymi, np. znanymi pracownikowi niższymi kwalifikacjami zawodowymi w odniesieniu do innych pracowników (wyrok Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 86/08). W wyroku z 7 kwietnia 2011 r. Sąd Najwyższy (sygn. akt I PK 238/10) stwierdził, że pracodawca nie musi podawać w treści wypowiedzenia kryterium wyboru pracowników do zwolnienia, ponieważ nie są one wymagane przez art. 30 § 4 Kodeksu pracy. Natomiast podlega kontroli sądu zasadność wypowiedzenia (art. 45 k.p.). Wobec rozbieżności w orzecznictwie należy uznać, że podanie kryteriów doboru pracowników do zwolnienia nie będzie naruszeniem przepisów o wypowiedzeniu, a może okazać się dla pracodawcy bezpieczniejszym rozwiązaniem.

Przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę

Wzór pisma wypowiadającego dla pracownika zwalnianego z przyczyn pracodawcy

Przyczyna musi być podana na piśmie

Wypowiedzenie umowy o pracę powinno być dokonane w formie pisemnej (art. 30 § 3 k.p.). Przyczyna wypowiedzenia może zostać podana pracownikowi w odrębnym piśmie, jednak doręczonym najpóźniej w dniu dokonania wypowiedzenia.

Pracodawca poprosił telefonicznie dział kadr o wręczenie pracownikowi wypowiedzenia. Kierownik działu wręczył wypowiedzenie nie podając jego przyczyny. W tym samym dniu prezes firmy w oddzielnym piśmie podał przyczynę rozwiązania umowy. Powodem wypowiedzenia był brak wyników sprzedaży za poprzedni rok, który został potwierdzony raportem centrali. Takie działanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe.

Pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie nie podając jego przyczyny. O powodzie wypowiedzenia poinformował pracownika ustnie. Mimo że pracownik poznał powód wypowiedzenia, to tak dokonane wypowiedzenie będzie wadliwe. Postępowanie pracodawcy było nieprawidłowe.

Forum Kadry

Podstawa prawna:

• art. 30, art. 45, art. 52, art. 55, art. 1671 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz. U. z 2013 r., poz. 675
• art. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników – Dz.U. Nr 90, poz. 844; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 237, poz. 1654