Zasady stosowania wypowiedzenia zmieniającego

 Wypowiedzenie zmieniające należy zastosować w przypadku konieczności zmiany istotnych warunków zatrudnienia pracownika. Wątpliwości pracodawcy może budzić kwestia, czy dana modyfikacja warunków ustalonych w umowie o pracę bądź w innym obowiązującym pracownika dokumencie, np. regulaminie wynagradzania, jest na tyle znacząca, że wymaga zastosowania formalnej procedury przewidzianej w art. 42 Kodeksu pracy, czy też można jej dokonać w drodze aneksu do umowy.

Aneks czy wypowiedzenie zmieniające?

Oczywiście każdej zmiany warunków umowy o pracę można dokonać aneksem, jednak za kryterium graniczne zastosowania wypowiedzenia zmieniającego przyjmuje się pogorszenie warunków zatrudnienia pracownika (nawet nieznaczne), gdyż wtedy możemy zakładać możliwość braku jego zgody na nowe ustalenia.

Nie wszystkie okoliczności dotyczące stosunku pracy można przeformułować na drodze wypowiedzenia zmieniającego. Zgodnie z uchwałą składu siedmiu sędziów SN z 28 kwietnia 1994 r., I PZP 52/93, „nie jest dopuszczalna przez dokonanie wypowiedzenia zmieniającego – zmiana rodzaju umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony na umowę na czas określony”.

Kiedy pracodawca może zwolnić chorego pracownika?

Potwierdzenie zmiany warunków zatrudnienia na piśmie (w formie aneksu bądź wypowiedzenia zmieniającego) nie jest natomiast konieczne, jeśli, zgodnie z uzasadnionymi potrzebami przedsiębiorstwa, na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym powierzamy pracownikowi inny rodzaj pracy niż określony w jego umowie. Warunkiem jest jednak to, by jego wynagrodzenie nie uległo obniżeniu, a praca odpowiadała kwalifikacjom pracownika.

Wyrok SN z 4 października 2000 r. (I PKN 61/00)

Przez pojęcie „kwalifikacje”, o jakich mowa w art. 42 § 4 k.p., należy rozumieć nie tylko przygotowanie zawodowe pracownika – jego formalne wykształcenie, zdobyte doświadczenia zawodowe i potrzebne umiejętności, lecz także właściwości psychofizyczne, predyspozycje psychiczne oraz zdolności do wykonywania określonych czynności z punktu widzenia zdrowia fizycznego.

Należy pamiętać, że do procedury wypowiedzenia zmieniającego w trybie art. 42 k.p. mają zastosowanie przepisy o wypowiadaniu umów o pracę, czyli m.in. zachowanie odpowiedniego okresu wypowiedzenia przy dokonywaniu zmian, obowiązek konsultacji ze związkami zawodowymi oraz ochrona stosunku pracy niektórych grup pracowników.

Pracodawca zatrudnia dwie osoby na stanowisku asystenta zarządu. Zarząd liczy cztery osoby, asystentki są przydzielone do współpracy z konkretnymi członkami zarządu. W okresie letnim, kiedy większość pracowników wykorzystuje urlopy wypoczynkowe, jedna z asystentek (zamiennie) jest oddelegowana na dwa, trzy tygodnie do zastępowania recepcjonistki w trakcie jej urlopu. Praca ta jest zgodna z kwalifikacjami asystentki zarządu i nie wymaga potwierdzenia oddelegowania na piśmie, nie może ona jednak powodować obniżenia wynagrodzenia pracownicy.

Forum Kadry

Kiedy formalna procedura?

Wypowiedzenie zmieniające jest konieczne w przypadku dokonywania następujących zmian warunków zatrudnienia:

• obniżenie wynagrodzenia zasadniczego (np. w przypadku problemów ekonomicznych pracodawcy),
• pozbawienie pracownika lub zmiana dodatkowych elementów wynagrodzenia (np. zmiana systemu premiowego, likwidacja dodatku funkcyjnego),
• zmiany w zakresie czasu pracy (np. nowe godziny rozpoczynania i zakończenia pracy, wprowadzenie dodatkowej przerwy na lunch, zmniejszenie wymiaru etatu),
• zmiana miejsca wykonywania pracy (szczególnie w przypadku przeniesienia pracownika do oddziału firmy odległego od jego miejsca zamieszkania lub do innej miejscowości),
• istotna zmiana nazwy stanowiska pracy lub zakresu obowiązków (np. w konsekwencji zmian organizacyjnych w strukturze firmy).

Wypowiedzenie warunków zatrudnienia jest możliwe nie tylko w przypadku umów na czas nieokreślony, lecz także umów terminowych, jeśli zostały zawarte na okres przekraczający sześć miesięcy i strony przewidziały możliwość ich wcześniejszego wypowiedzenia.

Pani Anna od pięciu lat jest kierownikiem sklepu sieci Modne Ubrania zlokalizowanym w galerii handlowej X w centrum Warszawy. Pani Anna mieszka niedaleko centrum. Pracodawca postanowił powierzyć pracownicy kierowanie nowo otwartym sklepem w Piasecznie, co będzie wiązało się z dłuższym dojazdem do pracy.

W analizowanym przykładzie można zastosować wypowiedzenie zmieniające z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia, nawet jeśli pracodawca zamierza zrekompensować pani Annie niedogodności dłuższych dojazdów podwyżką wynagrodzenia. Jednak w sytuacji zgody pracownicy na taką zmianę (nowe wyzwania) strony mogą zdecydować o zmianie miejsca wykonywania pracy w formie aneksu, bez konieczności przestrzegania okresu wypowiedzenia warunków zatrudnienia.

Zwolnienie pracownika z powodu choroby

Najważniejsze zasady

Aby wypowiedzenie zmieniające było ważne, powinno zawierać następujące elementy:

• wskazanie aktualnych warunków zatrudnienia ulegających wypowiedzeniu,
• podanie nowych warunków zatrudnienia po zmianie,
• wskazanie powodów dokonania wypowiedzenia dotychczasowych warunków przez pracodawcę,
• wskazanie okresu wypowiedzenia (od kiedy nowe warunki zaczną obowiązywać),
• pouczenie pracownika o możliwości i terminie wniesienia sprzeciwu oraz konsekwencjach braku wniesienia sprzeciwu,
• pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy.

Należy również pamiętać o obowiązku konsultacji związkowej, poprzedzającej planowane wobec niektórych pracowników wypowiedzenie zmieniające.

Wyrok SN z 7 stycznia 1997 r. (I PKN 51/96)

Pisemne oświadczenie woli pracodawcy określające nowe zasady wynagradzania pracownika nie jest wypowiedzeniem zmieniającym, jeżeli nie zawiera oświadczenia o wypowiedzeniu dotychczasowych warunków umowy o pracę.

Wykonywanie pracy w dwóch lub w kilku państwach członkowskich Unii Europejskiej

Opisanie podstaw decyzji pracodawcy w sposób jasny i zrozumiały dla pracownika jest niezwykle istotne w przypadku ewentualnego sporu w sądzie pracy. Powody zmian nie mogą być więc określone lakonicznie jako „reorganizacja firmy” czy „zmiany organizacyjne”. W piśmie wypowiadającym powinien zostać wskazany związek przyczynowy między zmianami w spółce a koniecznością modyfikacji warunków pracy lub płacy danego pracownika. Tak wskazana przyczyna będzie podlegała ewentualnej ocenie sądu pracy – tzn. już na etapie postępowania sądowego pracodawca nie ma prawa uzupełnić jej o nowe okoliczności.

Wyrok SN z 15 kwietnia 2004 r. (I PK 445/03)

Przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie umowy o pracę powinna być sformułowana z uwzględnieniem stopnia konkretności adekwatnej do rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy i stanowiska zajmowanego w hierarchii zakładu pracy.

W zależności od tego, czy pracownik zaakceptuje propozycję pracodawcy lub ją odrzuci, wręczenie pisma wypowiadającego dotychczasowe warunki zatrudnienia może rodzić różne skutki prawne. Brak reakcji pracownika (domniemana akceptacja) lub wyrażenie pisemnej zgody na zmianę ustaleń (przed upływem połowy okresu wypowiedzenia) oznacza obowiązywanie nowych warunków zatrudnienia po upływie okresu wypowiedzenia.

Pracownik, który nie zgadza się na zaproponowane warunki, może natomiast przed upływem połowy okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie ich przyjęcia (dopuszczalna jest dowolna forma, lecz dla celów dowodowych wskazane jest zachowanie formy pisemnej). W takim przypadku wypowiedzenie zmieniające przekształca się w wypowiedzenie definitywne, tzn. stosunek pracy zatrudnionego zakończy się wraz ze wskazaną datą obowiązywania dotychczasowych warunków. Dlatego ważne jest, aby pismo pracodawcy zawierało stosowne pouczenie o terminie podjęcia decyzji przez pracownika oraz jej konsekwencjach.

Pracownik, który odrzuca nowe warunki zatrudnienia, może oczywiście jeszcze przed definitywnym rozwiązaniem stosunku pracy złożyć odwołanie do sądu pracy. Należy jednak pamiętać, że działanie takie, aż do ostatecznej decyzji sądu, nie ma wpływu na bieg wypowiedzenia zmieniającego. Oznacza to, że pracownik ten ma obowiązek złożyć pracodawcy odrębne oświadczenie o niewyrażeniu zgody na zmianę warunków, a w przypadku braku jakiejkolwiek odpowiedzi musi liczyć się z tym, że z upływem okresu wypowiedzenia zaczną obowiązywać nowe warunki (sam pozew sądowy nie wstrzymuje decyzji pracodawcy).

Długość okresu wypowiedzenia

Najlepsze porozumienie

W sytuacji gdy wprowadzenia zmian w zakresie warunków pracy bądź też płacy danego pracownika nie da się uniknąć, najlepszym i najmniej ryzykownym dla pracodawcy rozwiązaniem jest zastosowanie porozumienia zmieniającego warunki pracy i płacy. Mimo że Kodeks pracy nie reguluje zasad takiego porozumienia, jest ono często stosowane w stosunkach pomiędzy pracodawcami a pracownikami. By się nim posłużyć, niezbędne jest zgodne oświadczenie woli obu stron.

Porozumienie powinno zawierać:

• klauzulę, że obie strony stosunku pracy wyrażają zgodę na zmiany w zakresie warunków zatrudnienia,
• określenie, które warunki pracy bądź płacy ulegają zmianie i jaki jest zakres dokonanych zmian,
• datę wejścia w życie nowych warunków (w przypadku jej braku – nowe warunki wchodzą w życie z dniem podpisania porozumienia).

Zalety zastosowania porozumienia zmieniającego:

• tą drogą można zmienić również rodzaj umowy o pracę (wyrok SN z 5 sierpnia 1981 r., I PR 52/80),
• można nie uwzględniać okresu wypowiedzenia – nowe warunki mogą wejść w życie natychmiast,
• zasadniczo jest nie do podważenia – można je kwestionować, jedynie powołując się na wady oświadczenia woli z art. 82–88 Kodeksu cywilnego,
• można stosować również w okresie usprawiedliwionej nieobecności w pracy czy też objęcia pracownika szczególną ochroną (np. w czasie zwolnienia lekarskiego, w stosunku do pracownika będącego w wieku przedemerytalnym).

Porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę

Zmiana warunków jako forma szykany?

Pracownicy często podejrzewają, że zastosowanie procedury wypowiedzenia zmieniającego jest łagodniejszą formą zwolnienia ich bez konieczności wypłacania odprawy pieniężnej (np. w przypadku zwolnień grupowych w spółce z powodu problemów ekonomicznych pracodawcy). W takim przypadku tylko do sądu pracy należy ocena, czy przyczyna zmiany warunków zatrudnienia była prawdziwa oraz czy w danym stanie faktycznym wypowiedzenie zmieniające zmierzało do kontynuacji stosunku pracy, czy też pracodawca z góry zakładał, że nowe warunki będą odrzucone przez podwładnego. Na szykanę pracownika może wskazywać taka zmiana warunków zatrudnienia, która w sposób drastyczny pogarsza jego sytuację finansową (np. zmniejszenie wynagrodzenia o więcej niż połowę), podważa jego prestiż zawodowy lub narusza dobra osobiste (np. zaproponowanie pracownikowi zajmującemu wysokie stanowisko kierownicze szeregowego stanowiska znacznie poniżej jego kwalifikacji). Dopiero analiza materiału dowodowego pozwoli sądowi na ocenę, jakie były prawdziwe intencje pracodawcy i czy doszło do naruszenia przepisów prawa.

Wyrok SN z 2 czerwca 2000 r. (I PKN 689/99)

Sąd pracy nie może decydować za pracodawcę o wyborze do przeniesienia do pracy w pobliskiej miejscowości innego pracownika, którego przydatność zawodową pracodawca ocenił wyżej, jeżeli dokonanie wypowiedzenia zmieniającego było usprawiedliwione obiektywną potrzebą racjonalizacji zatrudnienia, a pracodawca zaproponował pracownikowi nowe warunki zatrudnienia, które mogły być zaakceptowane.

Sąd pracy ocenia tylko zgodność decyzji personalnych pracodawcy z prawem (tj. Kodeksem pracy, ustawą z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników czy innymi właściwymi przepisami dotyczącymi danej sytuacji). Sądy nie będą więc rozpatrywać zasadności decyzji pracodawcy co do zmiany struktury organizacyjnej firmy, likwidacji konkretnych stanowisk czy skorzystania z outsourcingu, jak również poprawności przyjętej kalkulacji ekonomicznej czy faktycznie osiągniętych oszczędności po dokonaniu zmian. Nawet jeśli po fakcie okaże się, że jakieś decyzje ekonomiczne zarządu były błędne lub nie przyniosły oczekiwanych efektów, mogą one podlegać jedynie ocenie udziałowców czy organu założycielskiego firmy, a nie sądów.

Więcej przeczytasz w czasopiśmie Personel i Zarządzanie >>>