Kategorie

O zwrot jakich kosztów może ubiegać się pracownik odwołany z urlopu wypoczynkowego

Mariusz Pigulski
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wyłącznie w uzasadnionych okolicznościach. Ma wówczas obowiązek zwrócić pracownikowi koszty, które ten poniósł w związku z przerwaniem urlopu. Przepisy nie wskazują jednak, jakie to są koszty; wskazują jedynie na koszty „pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu”. W tym zakresie istnieje pewna praktyka, przy czym każdą sprawę należy rozpatrywać indywidualnie.

Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego tylko wtedy, gdy:

  • zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
  • obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna (art. 167 § 1 Kodeksu pracy).

Wezwanie jest zatem uzasadnione, jeśli wynika np. z awarii urządzenia potrzebnego do zapewnienia ciągłości produkcji, z podjęcia kontroli zewnętrznej (m.in. przez ZUS czy urząd skarbowy), jest spowodowane chorobą osoby zastępującej wypoczywającego pracownika albo z konieczności uczestniczenia w nieprzewidzianych wcześniej negocjacjach.

Odwołanie pracownika z urlopu przez pracodawcę może przyjąć dowolną formę. Istotne jest to, aby pracownik mógł zapoznać się z treścią polecenia powrotu do pracy. Zatem pracodawca może wezwać pracownika do pracy wysyłając mu sms, dzwoniąc czy przesyłając e-mail lub faks w ten sposób, aby móc otrzymać potwierdzenie odbioru wysłanej wiadomości.

Przerwanie zatrudnionemu urlopu wypoczynkowego powoduje negatywne skutki finansowe dla zakładu pracy, jeśli w związku z tym odwołaniem pracownik poniósł koszty. Zatrudniony ma wówczas prawo do otrzymania ich zwrotu w kwocie faktycznie poniesionej w związku z podporządkowaniem się poleceniu pracodawcy, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 Kodeksu pracy).

WAŻNE

Pracownik może domagać się zwrotu tylko tych wydatków, które bezpośrednio związane są z przerwaniem wypoczynku.

Pracownik może liczyć na rekompensatę kosztów zakupu świadczeń i usług, których nie mógł wykorzystać w związku z odwołaniem go z urlopu, a które nie podlegają zwrotowi. Chodzi w szczególności o:

  • dokonaną zapłatę za niewykorzystany pobyt w ośrodku wczasowym, w sanatorium, na kwaterze prywatnej, w hotelu itp.,
  • wartość wykupionych posiłków, które wskutek przedwczesnego zakończenia wypoczynku nie zostaną skonsumowane,
  • wartość zakupionych wycieczek fakultatywnych, z których pracownik nie skorzystał i za które nie zwrócono mu pieniędzy,
  • koszty podróży powrotnej w okresie urlopu z miejsca wypoczynku do miejsca pracy.

Ponadto pracownik odwołany z urlopu ma prawo do rekompensaty kosztów ponownego dojazdu do miejscowości, w której wypoczywał, jeśli po odwołaniu z urlopu ma on jeszcze możliwość kontynuowania przerwanego wypoczynku. Prawo do zwrotu przysługuje mu w zależności od rodzaju środka transportu, w wysokości udokumentowanej np.: biletem kolejowym, lotniczym, fakturą za paliwo.

Rekompensata ww. kosztów może obejmować również bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez rodzinę pracownika, jeżeli musiała ona przerwać swój wypoczynek i wrócić do domu.

Przed dokonaniem zwrotu pieniędzy wydanych na tę część urlopu, z którego pracownik nie mógł skorzystać na skutek wezwania przez pracodawcę, zatrudniony powinien przedłożyć dokumenty potwierdzające fakt poniesienia kosztów, np. rachunki, faktury, bilety, dowody wpłaty itd. W piśmiennictwie występuje pogląd, że w sytuacji, kiedy pracownik nie jest w stanie przedstawić takich dokumentów, możliwe jest skalkulowanie poniesionych przez niego kosztów na podstawie przepisów o podróżach służbowych pracowników sfery budżetowej.

Otrzymany przez pracownika zwrot kosztów nie stanowi dla niego korzyści majątkowej, a jest jedynie pewną zagwarantowaną przez przepisy prawa pracy rekompensatą za utraconą możliwość wypoczynku. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie w interpretacji z 28 października 2004 r. (sygn. IS I/2415/196/04): (...) jeżeli pracownik poniesie koszty związane z zaplanowanym urlopem, następnie zostanie odwołany z urlopu, a wspomniane koszty zostaną mu zwrócone przez pracodawcę, to tego rodzaju przychody pieniężne nie mogą być uznane za przychody ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie powodują one przysporzenia majątkowego po stronie pracownika (...).

Z tego względu świadczenie to nie jest ani opodatkowane, ani oskładkowane (...).


PRZYKŁAD

Maciej P., zajmujący stanowisko administratora danych, w czasie udzielonego mu urlopu wypoczynkowego wyjechał na 14 dni na wycieczkę do Hiszpanii wraz z dwójką małoletnich synów. Po tygodniu wypoczynku otrzymał telefon od pracodawcy, że z powodu awarii głównego serwera, uniemożliwiającej normalne funkcjonowanie firmy, konieczny jest jego natychmiastowy powrót do pracy. Maciej P. nie mógł pozostawić za granicą dzieci bez opieki i w związku z tym wrócił z nimi do kraju. W zaistniałej sytuacji pracodawca musi zwrócić mu koszt zakupu biletów lotniczych oraz wczasów poniesiony na wypoczynek pracownika. Pracodawca zobowiązał się zwrócić pracownikowi również koszt wczasów poniesionych za jego dzieci. Zwrot wydatków uzyskamy, dzieląc całkowity koszt pobytu przez liczbę dni pobytu i mnożąc przez liczbę niewykorzystanych dni.

Wczasy kosztowały 6300 zł. Za bilety powrotne samolotem rejsowym Maciej P. musiał zapłacić 800 zł za każdą osobę. W opisanych okolicznościach skalkulowanie należnej rekompensaty powinno wyglądać następująco:

  • koszty niewykorzystanego pobytu: (6300 zł : 14 dni) x 7 dni = 3150 zł
  • koszty powrotu: 800 zł x 3 osoby = 2400 zł
  • razem: 3150 zł + 2400 zł = 5550 zł.

Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż kwota rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków, to nadwyżka będzie podlegać opodatkowaniu (interpretacja indywidualna Pierwszego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy z 29 września 2006 r., sygn. PD2.2–415–35/06).

Zwolnienie z podatku nie obejmuje również rekompensaty kosztów pośrednio związanych z urlopem. Pracodawca nie musi zwracać pracownikom np. kosztów zakupu sprzętu sportowego, turystycznego, nawigacji satelitarnej, żywności czy odzieży zakupionej na wakacje. To samo dotyczy tzw. utraconych korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć, gdyby nie doszło do przerwania wypoczynku (np. spodziewanych zarobków z tytułu podjęcia dodatkowej pracy w trakcie urlopu bądź sprzedaży zdjęć wykonanych na wakacyjnym wyjeździe). Podobnie jest np. z kosztem kursu językowego odbytego przed wyjazdem czy kosztem wyrobienia paszportu, który może przydać się pracownikowi również w przyszłości.

WAŻNE

Zwolnienie z podatku nie obejmuje rekompensaty kosztów pośrednio związanych z urlopem, np. kosztów zakupu sprzętu sportowego czy odzieży zakupionej na wyjazd.

Inaczej pod względem obciążeń podatkowo-składkowych wygląda sytuacja, gdy pracownik nie może wykorzystać zaplanowanego wypoczynku na skutek polecenia służbowego. Przepisy wprost nie nakazują pracodawcy zwracania poniesionych przez pracownika wydatków na planowany urlop. Należy jednak przyjąć, że pracodawca ma taki obowiązek stosując w tym przypadku przez analogię przepis obligujący zakład pracy do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika będących w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Jeśli pracownik otrzyma zwrot kosztów zaplanowanego wypoczynku, np. wykupionych z wyprzedzeniem wczasów, wówczas cała wypłacona z tego tytułu kwota stanowi dla pracownika przysporzenie majątkowe. Takie stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 30 września 2009 r. (sygn. ILPB2/415–704/09–6/WM), w której stwierdził, że (...) taki zwrot kosztów dotyczy zmiany planu urlopu, a nie odwołania z urlopu w dacie jego rozpoczęcia, o którym mowa w art. 167 § 1 Kodeksu pracy. W takich okolicznościach po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji jest to również świadczenie obciążone składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika (...).

Podstawa prawna

  • art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.