REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?
Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Sygnalista w firmie oznacza nowe obowiązki dla pracodawcy. Pierwszym jest zapewnienie dwukierunkowej komunikacji między firmą a sygnalistą, a drugim zapewnienie mechanizmów gwarantujących ochronę prywatności i danych sygnalisty. Jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?

Sygnalista firmie - kanały komunikacji

Kwestia dotycząca ochrony sygnalistów wynikająca z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii wymaga, aby określone podmioty ustanowiły kanały komunikacji do informowania o nieprawidłowościach. Twórcy regulacji nie narzucają konkretnych form, jakie powinny stosować organizacje w celu odbierania i obsługi zgłoszeń od sygnalistów, jednak europejskie wytyczne wynikające z dyrektywy mocno zawężają wybór w firmach i instytucjach.

REKLAMA

Autopromocja

Zapewnienie dwukierunkowej komunikacji między firmą a sygnalistą, mechanizmy gwarantujące ochronę prywatności osoby zgłaszającej oraz ochronę danych w zgodzie z RODO to główne wymogi dla wewnętrznych kanałów komunikacji wynikające z dyrektywy o ochronie sygnalistów. Dotychczas, jeśli w organizacji funkcjonował sposób komunikacji do zgłaszania nadużyć, to były to raczej proste, często analogowe rozwiązania - skrzynki na listy, infolinie czy specjalnie utworzone adresy e-mail. Zwłaszcza ta ostatnia forma jest popularna wśród organizacji, ale czy na pewno to dobre rozwiązanie?

Konto e-mail do zgłaszania nieprawidłowości?

REKLAMA

Konto e-mail jest traktowane przez wiele organizacji jako złoty środek – tanie, nie wymaga specjalistycznej wiedzy, a skonfigurować może je informatyk w firmie. Badanie przeprowadzone w 2021 r. przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie braf.tech pokazało, że tylko 45% firm posiadało kanał komunikacji do zgłaszania nieprawidłowości i w przypadku 56% z nich była to właśnie skrzynka e-mail lub skrzynka na tradycyjne listy papierowe. Niestety, mimo łatwej i komfortowej obsługi, takie rozwiązanie niesie za sobą wiele wad i w większości nie spełnia wymagań dyrektywy i innych przepisów z nią powiązanych.

- Skrzynki e-mail są podatne na włamania i o ile nie są stosowane dodatkowe mechanizmy kontroli, np. logowanie dwuskładnikowe, to ciężko jest kontrolować, kto ma do nich dostęp. Dodatkowo, konto e-mail nie daje możliwości monitorowania przychodzących ani wychodzących wiadomości, przez co nigdy nie mamy pewności, czy nic nie zostało z niej usunięte przez osobę trzecią – wyjaśnia Rafał Barański, CEO braf.tech, współtwórca aplikacji whiblo.

Inna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę, to ochrona prywatności nadawcy i jego anonimowość – każda wiadomość elektroniczna zawiera w swoim nagłówku metadane pozwalające na namierzenie jej autora lub przynajmniej urządzenia, z którego ją nadał. Źródłem metadanych są także załączniki, takie jak zdjęcia czy dokumenty tekstowe, które pozwalają wskazać użytkownika komputera, smartfona, aparatu czy autora dokumentu. Poza brakiem gwarancji ochrony prywatności i anonimowości sygnalisty nie zawsze wiemy też, czy serwer poczty e-mail jest zlokalizowany w UE, a tego wymagają przepisy w zakresie RODO.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Aplikacja dla sygnalisty?

REKLAMA

W przeciwieństwie do skrzynki e-mailowej rozwiązaniami, które nie mają powyższych ograniczeń, są specjalnie stworzone do tego celu systemy informatyczne, np. w formie aplikacji przeglądarkowej czy mobilnej. Powód jest prosty – budując taki system, jego twórcy jako podstawę przyjmują konieczność spełnienia założeń projektowych oraz norm bezpieczeństwa, w tym zgodności z konkretnymi przepisami na każdym etapie działania systemu czy przetwarzania danych. Projektując rozwiązania informatyczne, które wspierają procesy compliance w organizacji, a takim procesem jest właśnie whistleblowing, zapewnienie zgodności z przepisami jest absolutnym priorytetem. W tym konkretnym przypadku dostęp do wszelkich informacji przesyłanych za pomocą kanałów komunikacji musi być więc dokładnie zabezpieczony i udostępniony jedynie osobom do tego uprawnionym. Istotne jest też zapewnienie możliwości prowadzenia dialogu między firmą a sygnalistą w sposób, który będzie chronił jego prywatność – np. brak konieczności tworzenia profilu użytkownika na rzecz automatycznie nadawanych unikalnych identyfikatorów. Wspomniane wyżej metadane w przypadku aplikacji nie stanowią żadnego zagrożenia, bo dobrze zaprojektowany system może je automatycznie usuwać z załączników, co w przypadku skrzynki e-mail nie jest możliwe.

- Specjalne skrzynki e-mail, skrzynki na listy, infolinie czy kanały w popularnych komunikatorach biznesowych nie zapewniają odpowiedniej kontroli nad zgłoszeniem, nie dając gwarancji poufności danych sygnalisty i treści zgłoszeń. Wdrożenie takich rozwiązań jest oczywiście bardzo proste i tanie, ale nie spełnia ono swojej roli. Z drugiej strony mamy na rynku duży wybór specjalnie stworzonych do tego celu aplikacji, które zapewniają zgodność z dyrektywą i zabezpieczają proces zbierania zgłoszeń oraz późniejsze zarządzanie nimi. Są to m.in. rozwiązania chmurowe dostępne w modelu subskrypcyjnym - łatwe w implementacji i niedrogie w zakupie, ale też systemy serwerowe z jednorazową opłatą. Klienci mogą więc wybrać aplikację dostosowaną do swoich potrzeb i możliwości ­– dodaje Rafał Barański.

Whistleblowing a wizerunek firmy

Wdrożenie odpowiednich procedur i kanałów komunikacji do whistleblowingu to dopiero początek drogi, jaką muszą przejść organizacje. Najważniejszym krokiem są działania następcze – to, jak firma zachowa się po wpłynięciu zgłoszenia, czy przeprowadzi działania wyjaśniające, czy jednak będzie starała się wyciszyć sprawę i zamknąć usta sygnaliście. Historia zna wiele przypadków wielkich firm, jak np. Volkswagen, Enron, Siemens czy ostatnio Facebook, gdy wewnętrzne, nierozwiązane problemy ujrzały światło dzienne właśnie w wyniku działań sygnalistów. Przyczyniło się to do dużych kryzysów wizerunkowych i start finansowych liczonych w setkach milionów dolarów, a nawet bankructw przedsiębiorstw. Jednak do nieprawidłowości może dojść w każdym miejscu pracy, nie tylko w wielkich korporacjach. Nadużycia finansowe, pranie pieniędzy, łamanie przepisów dot. zamówień publicznych czy ochrony środowiska, zdrowia publicznego czy ochrony konsumentów – katalog spraw jest obszerny. Tylko od odpowiedniego podejścia pracodawcy zależy, czy takie problemy będą zgłaszane i rozwiązywanie wewnętrznie, czy jednak zostaną upublicznione, przyczyniając się do zwiększonego ryzyka poważnych problemów przedsiębiorstwa.

braf.tech
polska spółka IT tworząca rozwiązania dla biznesu wspierające procesy compliance i audytu
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

REKLAMA