REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji?

Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?
Sygnalista w firmie - jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Sygnalista w firmie oznacza nowe obowiązki dla pracodawcy. Pierwszym jest zapewnienie dwukierunkowej komunikacji między firmą a sygnalistą, a drugim zapewnienie mechanizmów gwarantujących ochronę prywatności i danych sygnalisty. Jakie kanały komunikacji są zgodne z dyrektywą UE?

Sygnalista firmie - kanały komunikacji

Kwestia dotycząca ochrony sygnalistów wynikająca z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii wymaga, aby określone podmioty ustanowiły kanały komunikacji do informowania o nieprawidłowościach. Twórcy regulacji nie narzucają konkretnych form, jakie powinny stosować organizacje w celu odbierania i obsługi zgłoszeń od sygnalistów, jednak europejskie wytyczne wynikające z dyrektywy mocno zawężają wybór w firmach i instytucjach.

Autopromocja

Zapewnienie dwukierunkowej komunikacji między firmą a sygnalistą, mechanizmy gwarantujące ochronę prywatności osoby zgłaszającej oraz ochronę danych w zgodzie z RODO to główne wymogi dla wewnętrznych kanałów komunikacji wynikające z dyrektywy o ochronie sygnalistów. Dotychczas, jeśli w organizacji funkcjonował sposób komunikacji do zgłaszania nadużyć, to były to raczej proste, często analogowe rozwiązania - skrzynki na listy, infolinie czy specjalnie utworzone adresy e-mail. Zwłaszcza ta ostatnia forma jest popularna wśród organizacji, ale czy na pewno to dobre rozwiązanie?

Konto e-mail do zgłaszania nieprawidłowości?

Konto e-mail jest traktowane przez wiele organizacji jako złoty środek – tanie, nie wymaga specjalistycznej wiedzy, a skonfigurować może je informatyk w firmie. Badanie przeprowadzone w 2021 r. przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie braf.tech pokazało, że tylko 45% firm posiadało kanał komunikacji do zgłaszania nieprawidłowości i w przypadku 56% z nich była to właśnie skrzynka e-mail lub skrzynka na tradycyjne listy papierowe. Niestety, mimo łatwej i komfortowej obsługi, takie rozwiązanie niesie za sobą wiele wad i w większości nie spełnia wymagań dyrektywy i innych przepisów z nią powiązanych.

- Skrzynki e-mail są podatne na włamania i o ile nie są stosowane dodatkowe mechanizmy kontroli, np. logowanie dwuskładnikowe, to ciężko jest kontrolować, kto ma do nich dostęp. Dodatkowo, konto e-mail nie daje możliwości monitorowania przychodzących ani wychodzących wiadomości, przez co nigdy nie mamy pewności, czy nic nie zostało z niej usunięte przez osobę trzecią – wyjaśnia Rafał Barański, CEO braf.tech, współtwórca aplikacji whiblo.

Inna kwestia, na którą warto zwrócić uwagę, to ochrona prywatności nadawcy i jego anonimowość – każda wiadomość elektroniczna zawiera w swoim nagłówku metadane pozwalające na namierzenie jej autora lub przynajmniej urządzenia, z którego ją nadał. Źródłem metadanych są także załączniki, takie jak zdjęcia czy dokumenty tekstowe, które pozwalają wskazać użytkownika komputera, smartfona, aparatu czy autora dokumentu. Poza brakiem gwarancji ochrony prywatności i anonimowości sygnalisty nie zawsze wiemy też, czy serwer poczty e-mail jest zlokalizowany w UE, a tego wymagają przepisy w zakresie RODO.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Aplikacja dla sygnalisty?

W przeciwieństwie do skrzynki e-mailowej rozwiązaniami, które nie mają powyższych ograniczeń, są specjalnie stworzone do tego celu systemy informatyczne, np. w formie aplikacji przeglądarkowej czy mobilnej. Powód jest prosty – budując taki system, jego twórcy jako podstawę przyjmują konieczność spełnienia założeń projektowych oraz norm bezpieczeństwa, w tym zgodności z konkretnymi przepisami na każdym etapie działania systemu czy przetwarzania danych. Projektując rozwiązania informatyczne, które wspierają procesy compliance w organizacji, a takim procesem jest właśnie whistleblowing, zapewnienie zgodności z przepisami jest absolutnym priorytetem. W tym konkretnym przypadku dostęp do wszelkich informacji przesyłanych za pomocą kanałów komunikacji musi być więc dokładnie zabezpieczony i udostępniony jedynie osobom do tego uprawnionym. Istotne jest też zapewnienie możliwości prowadzenia dialogu między firmą a sygnalistą w sposób, który będzie chronił jego prywatność – np. brak konieczności tworzenia profilu użytkownika na rzecz automatycznie nadawanych unikalnych identyfikatorów. Wspomniane wyżej metadane w przypadku aplikacji nie stanowią żadnego zagrożenia, bo dobrze zaprojektowany system może je automatycznie usuwać z załączników, co w przypadku skrzynki e-mail nie jest możliwe.

- Specjalne skrzynki e-mail, skrzynki na listy, infolinie czy kanały w popularnych komunikatorach biznesowych nie zapewniają odpowiedniej kontroli nad zgłoszeniem, nie dając gwarancji poufności danych sygnalisty i treści zgłoszeń. Wdrożenie takich rozwiązań jest oczywiście bardzo proste i tanie, ale nie spełnia ono swojej roli. Z drugiej strony mamy na rynku duży wybór specjalnie stworzonych do tego celu aplikacji, które zapewniają zgodność z dyrektywą i zabezpieczają proces zbierania zgłoszeń oraz późniejsze zarządzanie nimi. Są to m.in. rozwiązania chmurowe dostępne w modelu subskrypcyjnym - łatwe w implementacji i niedrogie w zakupie, ale też systemy serwerowe z jednorazową opłatą. Klienci mogą więc wybrać aplikację dostosowaną do swoich potrzeb i możliwości ­– dodaje Rafał Barański.

Whistleblowing a wizerunek firmy

Wdrożenie odpowiednich procedur i kanałów komunikacji do whistleblowingu to dopiero początek drogi, jaką muszą przejść organizacje. Najważniejszym krokiem są działania następcze – to, jak firma zachowa się po wpłynięciu zgłoszenia, czy przeprowadzi działania wyjaśniające, czy jednak będzie starała się wyciszyć sprawę i zamknąć usta sygnaliście. Historia zna wiele przypadków wielkich firm, jak np. Volkswagen, Enron, Siemens czy ostatnio Facebook, gdy wewnętrzne, nierozwiązane problemy ujrzały światło dzienne właśnie w wyniku działań sygnalistów. Przyczyniło się to do dużych kryzysów wizerunkowych i start finansowych liczonych w setkach milionów dolarów, a nawet bankructw przedsiębiorstw. Jednak do nieprawidłowości może dojść w każdym miejscu pracy, nie tylko w wielkich korporacjach. Nadużycia finansowe, pranie pieniędzy, łamanie przepisów dot. zamówień publicznych czy ochrony środowiska, zdrowia publicznego czy ochrony konsumentów – katalog spraw jest obszerny. Tylko od odpowiedniego podejścia pracodawcy zależy, czy takie problemy będą zgłaszane i rozwiązywanie wewnętrznie, czy jednak zostaną upublicznione, przyczyniając się do zwiększonego ryzyka poważnych problemów przedsiębiorstwa.

Autopromocja
braf.tech
polska spółka IT tworząca rozwiązania dla biznesu wspierające procesy compliance i audytu

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jawność wynagrodzeń w Polsce. Jakie zmiany wprowadzi dyrektywa unijna od 2026 roku? Dlaczego warto wiedzieć ile zarabia kolega z pracy?

Różne badania potwierdzają, że wysokość wynagrodzenia jest dla pracowników bardzo ważna ale i tak brak widełek płacowych w ogłoszeniu o pracę zwykle nie zniechęca kandydata do wysłania aplikacji. W naszej kulturze jest często obecna zasada, że o pieniądzach się nie rozmawia. Znajduje to swój wyraz nie tylko w procesie rekrutacji, lecz także przez cały okres zatrudnienia. Jak wynika z raportu Aplikuj.pl "Czy potrafimy rozmawiać o pieniądzach z pracodawcą" z kwietnia 2024 r., ponad połowa pracowników przyznaje, że w ich miejscu nie panuje jawność wynagrodzeń. Jednak już wkrótce ma się to zmienić.

Komunikat MRPiPS: 770 mln zł na dofinansowanie wynagrodzeń osób z niepełnosprawnościami

Łukasz Krasoń, pełnomocnik rządu ds. osób niepełnosprawnych oraz wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej, wspólnie z Ministerstwem Finansów proponuje zwiększyć o 15% stawki dofinansowań do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Wydatki na ten cel wyniosą 220 mln zł w 2024 r. i 550 mln zł w 2025 r.

Zmiany w składce zdrowotnej - prace ruszają już w tym kwartale 2024

Zmiany w składce zdrowotnej już niedługo! Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Zdrowia poinformowały, że analizy doprowadziły do jednoznacznego wniosku, że wyeliminowanie problemów wymaga wdrożenia zmiany normatywnej na poziomie ustawowym. Na teraz - zatem drugi kwartał 2024 r. przewidziane są prace nad zmianami ustaw. Wejście w życie zaproponowanych zmian w zakresie składki zdrowotnej przewidziane są na 1 stycznia 2025 r.

Pracodawca nie dokonał wpłat do PPK w terminie? Pracownik może żądać odszkodowania i odsetek!

Wpłaty na PPK - co jeśli pracodawca nie dokonał ich w terminie? Pracodawca nie może dokonać zaległych wpłat do PPK nawet na prośbę uczestnika PPK. Musi mu jednak zrekompensować spowodowaną przez siebie szkodę. Chyba, że za nieprzekazanie wpłat do PPK odpowiedzialność ponosi sam uczestnik.

REKLAMA

50 mln zł dla powiatów, w których planowane są zwolnienia grupowe. Sytuacja jest stabilna, pewna i optymistyczna – zapewnia minister pracy

Na ostatnim posiedzeniu Rady Dialogu Społecznego minister Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała o 50 mln zł z Funduszu Pracy dla powiatów, w których planowane są zwolnienia grupowe. Szefowa MRPiPS przedstawiła także informacje o inicjatywach i działaniach podległego jej ministerstwa.

Równość wynagrodzeń kobiet i mężczyzn - zmiany w kodeksie pracy do 2026 r.

Koniec z luką płacową ze względu na płeć. Do 7 czerwca 2026 r. w Kodeksie Pracy zajdą nie małe zmiany! Już niespełna rok temu uchwalono w UE akt prawny na który czekało miliony kobiet. Mowa o dyrektywie w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Jednak co z tym faktem zrobiła Polska? Póki co nie wiele. Co więcej już podczas rozmowy rekrutacyjnej czy w ofercie pracy trzeba będzie określić wynagrodzenie - wreszcie będzie więc jawność i przejrzystość zarobków. Czas nagli, ponieważ państwa członkowskie zobowiązane są wprowadzić w życie przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne niezbędne do wykonania dyrektywy do dnia 7 czerwca 2026 r. Mamy więc 2 lata na tą rewolucyjną zmianę na ryku pracy.

Zasiłek z ZUS z powodu otyłości - to możliwe!

Otyłość to choroba przewlekła. W niektórych przypadkach otyłość może być wręcz uznana za niepełnosprawność. W związku z tym ZUS, biegli i sąd pracy mogą uznać, że z powodu otyłości przysługuje zasiłek chorobowy czy renta - ponieważ osoba otyła nie jest zdolna do świadczenia pracy. Problem otyłości w Polsce jest ogromny - choruje na nią około 9 mln osób!

Czy można mieć dwie umowy o pracę?

Wiele osób zastanawia się, czy może pracować na podstawie dwóch umów o pracę. O ile, prostą wydaje się odpowiedź na pytanie o dwie umowy na pół etatu, o tyle wątpliwości mogą powstawać przy umowach w wyższym wymiarze czasu pracy. Czy dwie umowy o pracę na pełny etat są możliwe?

REKLAMA

300000 zł dofinansowania z ZUS na poprawę warunków bhp. Wpłynęło ponad 5000 wniosków

W konkursie ZUS na projekty dotyczące poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy można zdobyć dofinansowanie w wysokości 300000 zł. Wpłynęło ponad 5000 wniosków.

Będzie waloryzacja o 15 proc. Czy dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych wzrośnie do 4140 zł?

PFRON wypłaca comiesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych. Za pośrednictwem Rady Dialogu Społecznego pracodawcy starają się o zwiększenie tego dofinansowania. Na ostatnim posiedzeniu Rady ogłoszono, że na ten cel udało się wygospodarować 770 mln zł na rok 2024 i kolejny.

REKLAMA