REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Whistleblowing - jak wybrać odpowiedni system?

Rafał Barański
CEO braf.tech, ekspert w zakresie bezpieczeństwa danych, bezpieczeństwa systemów informatycznych i tworzenia rozwiązań IT dla biznesu
Whistleblowing - jak wybrać system do zgłaszania nieprawidłowości?
Whistleblowing - jak wybrać system do zgłaszania nieprawidłowości?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Whistleblowing czyli zgłaszanie nieprawidłowości w organizacji wynika z dyrektywy unijnej i musi zostać wdrożony w Polsce. Jak wybrać odpowiedni system do zgłaszania naruszeń?

Whistleblowing - system zgłaszania nieprawidłowości

Kanał komunikacji dla osób chcących zgłosić nieprawidłowości w organizacji to jeden z kluczowych elementów systemów whistleblowingowych, które muszą wdrożyć podmioty państwowe i prywatne w ramach dyrektywy UE o ochronie sygnalistów. Większości z nich zapewne skorzysta ze wsparcia zewnętrznych firm i kupi gotową aplikację służącą do tego celu. Na rynku pojawiło się wiele różnych rozwiązań, ale jak wybrać system, który nie tylko zapewni organizacji zgodność z przepisami, ale i nie przysporzy w przyszłości problemów?

REKLAMA

Autopromocja

Liczba organizacji, które zostały objęte przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów szacowana jest na kilkadziesiąt tysięcy podmiotów. Duża część z nich wciąż wstrzymuje się z podejmowaniem konkretnych działań, oczekując na krajowe przepisy. W niedalekiej przyszłości czeka je jednak wzmożona praca przy tworzeniu i implementacji wewnętrznych procedur, a także w poszukiwaniu usług wspierających – m.in. systemów służących jako kanał komunikacji z sygnalistami. W ostatnich miesiącach na rynku pojawiło się wiele zróżnicowanych rozwiązań służących właśnie do tego celu. Klienci mogą wybierać spośród systemów IT wspomagających procesy i zgodnych z OWASP (bezpieczeństwo systemów informatycznych), WCAG (dostępność dla osób niepełnosprawnych) czy ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji), ale są też rozwiązania, które nie dają żadnej gwarancji, poza sloganami marketingowymi.

Wybór odpowiedniego systemu

Część przedsiębiorców zapewne kupi system, na który trafi w pierwszej kolejności, bez jego dokładnej weryfikacji. Problemy mogą pojawić się później, gdy dane pochodzące z takich aplikacji wypłyną na zewnątrz. Konsekwencje mogą być naprawdę poważne np. procesy ze strony sygnalistów, straty wizerunkowe, spadek cen akcji czy utratę zaufania kontrahentów.

Jak więc wybrać odpowiednie rozwiązanie dla swojej organizacji? Poniżej opisałem najważniejsze cechy, jakie powinien spełniać system do komunikacji nadużyć w firmie, wynikające z dyrektywy oraz dobrych praktyk tworzenia systemów dla działów compliance.

Whistleblowing a ochrona prywatności

REKLAMA

Jedną z najważniejszych cech kanału komunikacji dla sygnalisty, o której mówi dyrektywa, jest ochrona poufności tożsamości sygnalisty, czyli ochrony jego danych osobowych przed ujawnieniem stronom trzecim. Często w tym kontekście pojawia się również pojęcie anonimowości sygnalisty, ale dziś wiemy, że projekt polskiej ustawy implementującej założenia dyrektywy, decyzję o procesowaniu zgłoszeń anonimowych pozostawia w rękach pracodawców. Warto jednak zwrócić uwagę, że możliwość składania takich zgłoszeń wynika z oczekiwań samych pracowników, którzy w badaniu przeprowadzonym przez ARC Rynek i Opinia[1] wskazali tę cechę jako kluczową dla efektywności systemu whistleblowingowego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W przypadku rozwiązań informatycznych kluczowe jest więc zaprojektowanie rozwiązania w taki sposób, aby dla obu powyższych sytuacji uniemożliwiało ono ujawnienie lub identyfikację tożsamości sygnalisty, ograniczało dostęp do danych, zapewniało możliwość ciągłości komunikacji między sygnalistą a osobą odbierającą zgłoszenia po stronie firmy. Z technicznego punktu widzenia konieczne jest więc np. automatyczne kasowanie plików ciasteczek, danych IP sygnalisty czy metadanych zaszytych w załącznikach przesłanych w procesie zgłoszenia. Ważne jest też, by system umożliwiał prowadzenie anonimowego dialogu między zgłaszającym i osobami przyjmującymi zgłoszenia w firmie, bez konieczności tworzenia kont użytkownika, np. poprzez nadawanie unikalnych identyfikatorów. Zapewnienie anonimowości to jednak również elementy takie jak ograniczenie dostępu do aplikacji przez osoby nieuprawnione, czyli indywidualne konta koordynatorów systemu i logowanie z uwzględnieniem 2FA (dwustopniowe uwierzytelnienie).

Kanał komunikacji dla sygnalistów a bezpieczeństwo danych

Równie ważnym warunkiem, jaki musi spełniać kanał komunikacji dla sygnalistów, jest ochrona danych pozyskanych w procesie zgłaszania nadużyć. W przypadku, gdy decydujemy się na rozwiązanie informatyczne, należy zabezpieczyć zarówno transmisję danych, jaki i proces ich przetwarzania, a potem przechowywania oraz sam dostęp do aplikacji. W tym celu stosuje się m.in. szyfrowanie danych algorytmami czy szyfrowanie transmisji danych protokołami bezpieczeństwa. Podstawą bezpieczeństwa jest jednak infrastruktura IT, na której oparta jest aplikacja. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zbudowanie systemu na technologii chmurowej. Renomowani dostawcy, tacy jak Microsoft czy Amazon, gwarantują najwyższy poziom zabezpieczenia przed atakami, ochrony prywatności i zgodności ze standardami oraz przepisami prawa. Warto zaznaczyć, że praktycznie każde rozwiązanie stosowane w procesach compliance, w tym także system whistleblowingowy, musi zapewniać najlepszą możliwą ochronę danych. To nie tylko zabezpieczenie przed niepowołanym dostępem czy atakami, ale również przed manipulacją danymi czy ich utratą bądź zniszczeniem. W obszarze whistleblowingu były dotychczas stosowane rozwiązania analogowe, jak skrzynki na listy, specjalnie do tego celu przeznaczone konta e-mail czy infolinie, które jednak nie wspierają podstawowych założeń dyrektywy i są niepraktyczne w użyciu.

Inne wskazówki

Dobry system nie musi być drogi, a jego wybór warto skonsultować z działem IT. Nie obawiajmy się też zadawać pytań dostawcy rozwiązania, bo to nasze prawo. W grę wchodzi przecież bezpieczeństwo naszych danych i danych sygnalistów, czyli kluczowy element w całym procesie zbierania i przetwarzania zgłoszeń. Niedopełnienie tego obowiązku może w przyszłości nieść za sobą bardzo poważne konsekwencje dla reputacji oraz finansów organizacji.

[1] https://whiblo.pl/blog/ochrona-sygnalistow-w-firmach-w-polsce/

Autopromocja
braf.tech
polska spółka IT tworząca rozwiązania dla biznesu wspierające procesy compliance i audytu

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik sezonowy przed szczytem sezonu. W tym roku rekordowa 1/3 firm zatrudni dorywczo w wakacje

Zatrudnienie pracowników sezonowych to ratunek dla wielu pracodawców w sezonie letnim. Gdzie zatrudnia się najwięcej pracowników tymczasowych? Dlaczego rekrutację do pracy sezonowej należy zaplanować z wyprzedzeniem? Od czego zacząć i jak napisać ofertę pracy?

Jaki język najlepszy do pracy?

Jaki język jest najlepszy do pracy? Okazuje się, że nie język angielski, którego znajomość staje się obowiązkowa, ale czeski, duński czy koreański są językami, które warto znać planując karierę zawodową.

Od 1 lipca 2024 wyższy dodatek za pracę w nocy

Od 1 lipca 2024 minimalne wynagrodzenie za pracę będzie wyższe. W związku z tym dodatek za pracę w porze nocnej od 1 lipca 2024 r. też ulegnie zmianie. Powstaje jednak kilka pytań: czy dodatek za pracę w porze jest jednakowy dla wszystkich pracowników? Czy należy się zarówno dodatek za pracę w nocy i za pracę w godzinach nadliczbowych?

ZUS i pracodawca muszą wiedzieć, gdzie chory przebywa na zwolnieniu lekarskim. 3 dni na powiadomienie o zmianie adresu

Każdy ubezpieczony ma obowiązek informowania o zmianie swojego miejsca pobytu w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim. Na powiadomienie ZUS-u i pracodawcy są 3 dni. Mimo to, wiele osób o tym obowiązku zapomina. 

REKLAMA

Upał w pracy: jakie obowiązki ma pracodawca?

Zaczęły się wakacje a wraz z nimi upały. Z jednej strony to dobrze, w końcu mamy już lato, ale z drugiej strony, niekoniecznie - szczególnie dla osób, które muszą pracować podczas upałów. Jeśli w czasie upału pracownik zasłabnie lub dozna udaru słonecznego, finansowe konsekwencje takiego zdarzenia poniesie pracodawca. Jakie obowiązki mają pracodawcy podczas upałów? 

Czy 7 lipca 2024 to niedziela handlowa?

Czy 7 lipca 2024 to niedziela handlowa? Czy w wakacje jest niedziela handlowa? Czy przed rokiem szkolnym jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe? Kto może stać za ladą w niedziele? 

Jak zwolnić pracownika? Zwalniać też trzeba umieć

Jak zwolnić pracownika? Okazuje się, że zwalniać też trzeba umieć. Zwolnienie pracownika to jedno z najtrudniejszych zadań, przed którymi stają menedżerowie i specjaliści ds. HR. Oprócz aspektów prawnych, proces ten wymaga delikatności, empatii i umiejętności komunikacyjnych. W niniejszym artykule omówimy kroki, jakie należy podjąć, aby poinformować pracownika o zwolnieniu w sposób profesjonalny i po prostu ludzki.

Świadczenie kompensacyjne 2025 r.

Aby otrzymać świadczenie kompensacyjne w 2025 r. należy spełnić kilka podstawowych warunków. Poniżej najważniejsze informacje, czyli: jaka wysokość świadczenia kompensacyjnego 2025 oraz jak złożyć wniosek o świadczenie kompensacyjne w 2025.

REKLAMA

Wiek emerytalny kobiet 2024

Wiek emerytalny kobiet w Polsce w 2024 roku wynosi 60 lat. Czy trwają prace nad podniesieniem wieku emerytalnego do 65 lat i tym samym zrównaniem go z wiekiem emerytalnym mężczyzn?

Pilne! Praca sezonowa 2024

Właśnie zaczął się okres wakacyjny, to właśnie teraz szczególnie potrzeba jest praca pracowników sezonowych. Poniżej odpowiedzi na pytania: Co to znaczy praca sezonowa? Czy praca sezonowa jest legalna? Ile trwa praca sezonowa? Jak wygląda praca sezonowa?

REKLAMA