Przechowywanie e-zwolnień od 1 lipca 2018 r.

Przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego (wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne) albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny są:

• zaświadczenia lekarskie, w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP, zgodnie z wzorem ustalonym przez ZUS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS,
• zaświadczenia lekarskie wystawione na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego,
• wydruki wystawionych zaświadczeń lekarskich z systemu teleinformatycznego (jeśli płatnik składek nie ma profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS).

Polecamy: Wynagrodzenia 2018. Rozliczenie płac w praktyce.

Jeżeli płatnikiem zasiłku jest płatnik składek, postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego lub zasiłku opiekuńczego z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny wszczyna:

• płatnik posiadający profil informacyjny na PUE ZUS, na podstawie:
  • zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, otrzymanego na profil PUE,
  • wydruku wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego, albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, przekazanych przez ubezpieczonego,
• płatnik nieposiadający profilu informacyjnego na PUE ZUS na podstawie wydruku wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, przekazanych przez ubezpieczonego.

Roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego lub opiekuńczego przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jeżeli niewypłacenie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika zasiłku, roszczenie o wypłatę zasiłku (lub o wyrównanie jego wysokości) przedawnia się po upływie 3 lat.

Ponadto inspektorzy kontroli ZUS przeprowadzają kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek, w szczególności mogą badać ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wypłacanie oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli oraz zabezpieczać zebrane dowody.

Płatnicy składek są zobowiązani udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. W sprawach objętych zakresem kontroli płatnik składek ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli Zakładu żądane dokumenty.

W toku kontroli inspektor ZUS może żądać dokumentów, które były podstawą do ustalenia uprawnienia do świadczenia z ubezpieczeń społecznych i wypłaty tego świadczenia. A zatem zasadne jest, aby dokumenty niezbędne do wypłaty i ustalenia wysokości zasiłku chorobowego (opiekuńczego) były przez płatnika zasiłku przechowywane przez okres co najmniej 3 lat. Dotyczy to także zwolnienia lekarskiego w formie elektronicznej.