Czy pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności?

W jakim zakresie pracodawca może zbierać informacje o swoim przyszłym pracowniku w kontekście możliwości zbadania jego konfliktów z prawem, jakie miał w przeszłości? Na powyższą sprawę zwrócił uwagę Rzecznik Praw Obywatelskich potwierdzając, iż zbieranie tego typu informacji może być nielegalne i naruszać prywatność pracownika. Praktyka jednak wskazuje, iż wiele firm przepisy regulujące powyższą kwestię nagminnie obchodzi – nakazując przyszłym pracownikom dostarczanie zaświadczeń czy oświadczeń o niekaralności.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt polskiego prawa należy wskazać, że Pracodawca może żądać od przyszłego i obecnego pracownika wyłącznie dokumentów określonych w Kodeksie pracy^[1] lub wynikających z odrębnych przepisów. Oznacza to, że pracodawca nie może żądać każdego dokumentu, który przyjdzie mu do głowy - w tym także zaświadczenia o niekaralności – chyba, że z mocy przepisów ustawy jest do tego uprawniony bądź zobowiązany.

Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja

Ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym daje pracodawcy możliwość wystąpienia do z zapytaniem dotyczącym osoby, którą chce zatrudnić - jednak pojawiają się tutaj ustawowe ograniczenia. I tak pracodawca może żądać informacji o niekaralności pracownika jedynie w sytuacjach, gdy z przepisów prawa wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, czy ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Może to w szczególności dotyczyć licencjonowanych pracowników ochrony, pracowników kontroli skarbowej, policjantów, nauczycieli, prokuratorów, sędziów, agentów celnych, detektywów. Jak zatem widać, w zdecydowanej większości przypadków zaświadczenie o niekaralności nie będzie potrzebne podczas starania się o pracę. Co więcej, żądanie od pracownika zaświadczenia o niekaralności w sytuacji, gdy przepis prawa nie wymaga takiego zaświadczenia, może stanowić naruszenie zasada równego traktowania w zatrudnieniu i rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą pracodawcy względem pracownika.

W ocenie przedstawicieli Pracodawców obowiązujące w chwili obecnej przepisy są zbyt restrykcyjne. Powinny być rozszerzone o szereg podmiotów i okoliczności, w których pracodawcy będzie przysługiwało prawo do prześwietlenia historii kryminalnej potencjalnego pracownika, choćby z uwagi na to, ze ów pracownik dysponuje przecież mieniem pracodawcy, bądź danymi wrażliwymi, których ujawnienie może spowodować określony szkody majątkowe dla pracodawcy.

Kwestia podmiotów uprawnionych do dostępy do informacji z Krajowego Rejestru Karnego była nawet przedmiotem rozważań w Ministerstwie Infrastruktury, z uwagi na nieprecyzyjne zapisy obowiązującego w tym przedmiocie. Niemniej do chwili obecnej nie podjęto żadnych wiążących decyzji, albowiem kwestia ta wymaga dalszych konsultacji.

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od przyszłego pracownika danych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Nadto, zgodnie z § 2 wskazanego powyżej przepisu, pracodawca może zażądać dodatkowo innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy jak również numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Idąc dalej, rozporządzenie o którym mowa powyżej daje pracodawcy możliwość żądania od przyszłego pracownika dokumentów w postaci:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

^{[1] To jakich danych może w procesie rekrutacji na stanowisko pracy może żądać od przyszłego pracownika, pracodawca reguluje Artykuł 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy  oraz § 1 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.}

Autorem artykułu jest adwokat Jarosław Konecki z kancelarii Gardocki i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni

Polecamy serwis: Ubezpieczenia społeczne