Jazdy lokalne własnym samochodem - zasady, ryczałt, składki

W prawie pracy

Przemieszczanie się pojazdem mechanicznym z miejsca na miejsce w obszarze jednej miejsco­wości, w której siedzibę ma pracodawca, lub w sta­łym miejscu pracy pracownika.

Jazdy lokalne dotyczą przemieszczania się pracow­nika po określonym w umowie o pracę stałym miej­scu pracy - miejscowości lub obszarze. Pojęcie jazd lokalnych należy zatem odnosić do użytkowania pojazdu nie tylko na terenie miasta, w którym pracownik jest zatrudniony, ale też do wyjazdów odbywających się na terenie stanowią­cym miejsce pracy pracownika. Tylko takie rozumie­nie definicji „jazdy lokalne" jest możliwe do przyję­cia na podstawie przepisów o użytkowaniu pojaz­dów niebędących własnością pracodawcy do jazd lokalnych oraz przepisów o podróżach służbowych (wyrok WSA w Opolu z 25 września 2009 r., I SA/ /Op 264/09).

Rekomendowany produkt: Zatrudnianie i zwalnianie pracowników – praktyczny poradnik (PDF)

Wynagrodzenie

Pracownik może, na podstawie umowy cywilno­prawnej zawartej z pracodawcą, wykorzystywać do jazd lokalnych w celach służbowych samochód osobowy, motocykl lub motorower niebędące włas­nością pracodawcy. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca.

Limit ten, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gmi­nie lub mieście, w których pracownik jest zatrud­niony, nie może przekroczyć:

• 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkań­ców,
• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Dla pojazdów używanych do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodo­wych limit może zostać podwyższony do 1500 km. Limit dla pojazdów do celów służbowych w służ­bach ratowniczych i w innych właściwych instytu­cjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy eko­logicznej może zostać podwyższony do 3000 km. Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służ­bowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu.

Ryczałt stanowi iloczyn stawki za 1 kilometr prze­biegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestra­cyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracow­nika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nie­obecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podró­ży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Podatek dochodowy

Zwolniony z podatku jest zwrot kosztów poniesio­nych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, na potrzeby zakładu pracy, w jazdach lokalnych. Obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów musi wynikać wprost z przepisów innych ustaw. Podstawą do zwolnienia z podatku nie jest zatem umowa cywilnoprawna zawarta w tym zakresie z pracodawcą, regulamin wynagradzania czy układ zbiorowy pracy. Zwolnienie przysługu­je w wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężne­go albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłą­czeniem wypłaty ryczałtu pieniężnego, jest udoku­mentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowa­dzonej przez pracownika.

Ubezpieczenia

Zwrot kosztów za używanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy (w jazdach lokalnych) do celów służbowych jest zwolniony z oskładkowania, pod warunkiem że koszty zosta­ły ustalone przy zastosowaniu stawek określonych w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów uży­wania pojazdów. Jeżeli pracodawca zechce usta­lić wyższe kwoty niż wynikające z rozporządzenia, to nadwyżkę kosztów musi wliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika lub zleceniobiorcy.

Zajrzyj na nasze FORUM