Kiedy pracodawca może skontrolować pocztę pracowników?

W przepisach prawa pracy nie określono, czy pracodawca może monitorować służbową korespondencję pracowników i na jakich zasadach tego rodzaju monitoring mógłby być realizowany. Należy jednak przyjąć, że monitorowanie służbowej korespondencji pracowników jest dopuszczalne. To uprawnienie pracodawcy można wywnioskować z istoty stosunku pracy. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 § 1 Kodeksu pracy). Skoro istotną cechą stosunku pracy jest pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy w czasie przeznaczonym na pracę, to powinno temu odpowiadać uprawnienie pracodawcy do kontroli sposobu wykonywania obowiązków przez pracownika, w tym obowiązków realizowanych z użyciem poczty elektronicznej.

Ponadto firmowa skrzynka elektroniczna jest własnością pracodawcy. Pracownik za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej prowadzi korespondencję w imieniu pracodawcy. Dlatego pracodawca ma prawo do kontroli służbowej poczty pracownika.

Granice dopuszczalnej kontroli pracowników

Maile służbowe a tajemnica korespondencji

Pracodawca ma obowiązek szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika (art. 111 Kodeksu pracy). Do dóbr osobistych zalicza się m.in. tajemnicę korespondencji.

Dobra osobiste, w tym tajemnica korespondencji, nie mają jednak charakteru bezwzględnego. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 30 września 2008 r. (II CSK 144/08), do okoliczności wyłączających bezprawność naruszenia dóbr osobistych należy zaliczyć:

• działanie w ramach porządku prawnego, tj. działanie dozwolone przez obowiązujące przepisy prawa,
• wykazywanie prawa podmiotowego,
• zgodę właściciela korespondencji na jej ujawnienie,
• działania w ochronie uzasadnionego interesu pracodawcy.

Wszystkie te okoliczności można odnieść również do dobra osobistego, jakim jest tajemnica korespondencji.

Forum Kadry

Przełożony pracownika otrzymał od kilku klientów informację, że prezentując ofertę firmy pracownik zaoferował realizację tej samej usługi w niższej cenie – w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. W tej sytuacji prowadzenie monitoringu korespondencji wysyłanej ze służbowej skrzynki e-mailowej można uznać za działanie w ramach uzasadnionego interesu pracodawcy.

Skutkiem naruszenia tajemnicy korespondencji, jako dobra osobistego, może być w szczególności roszczenie pracownika o zadośćuczynienie lub o wpłatę odpowiedniej sumy na cel społeczny (art. 24 Kodeksu cywilnego). Dlatego wszelkie formy kontroli korespondencji należy stosować z ostrożnością.

Zakres monitorowanej korespondencji

Zdaniem większości specjalistów prawa pracy, pracodawca może kontrolować korespondencję prowadzoną ze służbowych skrzynek e-mailowych, jeżeli wyraźnie zastrzegł, że skrzynka nie może być wykorzystywana do celów prywatnych, a korespondencja prowadzona przez pracownika nie zawiera wyraźnego oznaczenia wskazującego na prywatny charakter korespondencji. Należy bowiem przyjąć domniemanie, że korespondencja z poczty służbowej jest prowadzona w imieniu i w interesie pracodawcy.

Zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłaty odszkodowania z tytułu zakazu konkurencji

Pracodawca umieścił w regulaminie pracy zapis, że służbowe skrzynki e-mail nie mogą być używane w celach prywatnych. Informacja o zakazie wysyłania korespondencji prywatnej ze skrzynek służbowych znajduje się również w umowie o powierzeniu mienia – komputera. Pracodawca może zatem monitorować korespondencję pracownika prowadzoną ze służbowej skrzynki internetowej. Jeżeli jednak znajdzie w niej maile wyraźnie oznaczone jako prywatne, to nie powinien ich czytać.

W omawianej kwestii występuje także pogląd, że pracodawcy nie powinni stosować monitoringu w stałej formie – polegającego na kontroli całej aktywności pracownika realizowanej za pomocą poczty elektronicznej. Jest to bowiem środek nieadekwatny i zbyt dolegliwy w stosunku do funkcji, jaką ma spełniać. Natomiast zastosowanie monitoringu incydentalnego należy uznać za dopuszczalne, jeżeli jest uzasadnione szczególną potrzebą pracodawcy, taką jak np. podejrzenie o przekazywanie danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa podmiotom konkurencyjnym, rozpowszechnianie pornografii, realizacja prywatnych zleceń pracownika w czasie pracy.

Poinformowanie pracownika o monitoringu

Istotny warunek stosowania monitoringu poczty elektronicznej wynika z pkt 10 lit. e załącznika do rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zgodnie z tym przepisem, bez wiedzy pracownika wykonującego pracę przy użyciu urządzeń z monitorem ekranowym nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy. Wymóg poinformowania pracownika o monitorowaniu korespondencji elektronicznej wynika również z art. 24 ustawy o ochronie danych osobowych, który to przepis nakłada na administratora danych (jest nim pracodawca) obowiązek poinformowania o zbieraniu danych osoby, której dane dotyczą. Takie samo stanowisko zaprezentował Europejski Trybunał Praw Człowieka w wyroku z 3 kwietnia 2007 r. w sprawie Copland przeciwko Wielkiej Brytanii (no. 62617/00).

Monitorowanie jakości i ilości pracy realizowanej z wykorzystaniem poczty e-mailowej jest zatem możliwe wyłącznie pod warunkiem, że pracownik ma świadomość stosowanej formy kontroli jego pracy. Do celów dowodowych warto zadbać, aby poinformowanie pracownika następowało w formie pisemnej.

Jak się bronić przez mobbingiem w pracy?

Korespondencja elektroniczna pracowników jest u pracodawcy monitorowana przez wychwytywanie wybranych słów kluczowych zawartych w korespondencji i wybiórczą analizę treści. O monitorowaniu zawartości skrzynek służbowych pracownicy są informowani poprzez podpisanie imiennej informacji o fakcie i zakresie monitoringu, przechowywanej w aktach osobowych. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Rozpoczęcie monitoringu poczty pracownika bez poinformowania go o tym można uznać za dopuszczalne jedynie w wyjątkowych sytuacjach, np. gdyby poinformowanie pracownika uniemożliwiło zdobycie dowodów przestępstwa.

Procedura monitorowania służbowej poczty przez pracodawcę

1. Pracodawca opracowuje zasady i warunki kontroli służbowej poczty.
2. Pracodawca zamieszcza warunki kontroli poczty służbowej w przepisach wewnątrzzakładowych.
   • Można je zamieścić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub oddzielnej informacji przekazywanej pracownikom. Pracodawca powinien więc dochować warunków zmiany regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy, jeżeli chce wprowadzić zapisy dotyczące kontroli poczty do tych dokumentów.
3. Pracodawca informuje pracowników o przeprowadzaniu kontroli poczty służbowej.
   • Taką informację pracodawca przekazuje w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. na tablicy ogłoszeń lub pocztą elektroniczną. Jeżeli zapisy w tym zakresie są zawarte w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, to wówczas zapoznawany z tymi dokumentami pracownik jest jednocześnie informowany o przeprowadzaniu kontroli poczty służbowej.
4. Pracodawca może rozpocząć kontrolowanie służbowej poczty.
   • Pracodawca nie może kontrolować prywatnych e-maili pracownika. Kontrola obejmuje tylko e-maile służbowe.

Obowiązki pracownika i pracodawcy

Dopuszczalność przetwarzania danych a ochrona danych osobowych

Dane uzyskiwane przez pracodawcę w trakcie monitoringu poczty elektronicznej pracowników będą miały często charakter danych osobowych. W związku z tym pracodawca musi uwzględnić wymagania wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.

Ustawa o ochronie danych osobowych zezwala na przetwarzanie danych osobowych tylko w sytuacjach wymienionych w tej ustawie, tj. gdy:

• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie danych jej dotyczących,
• jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
• jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
• jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
• jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W przypadku przetwarzania danych pochodzących ze skrzynki służbowej pracownika pracodawca może powołać się na ostatnią z ww. okoliczności, tj. usprawiedliwione cele administratora danych. Aby powołanie się na tę okoliczność było możliwe, konieczne jest, by dane były przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji tych celów.

Pracodawca poinformował pracowników o zastosowaniu monitoringu korespondencji służbowej z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. W tym przypadku zasadne będzie monitorowanie korespondencji pod kątem zawartości w niej istotnych dla przedsiębiorstwa danych. Nie będzie jednak właściwe działanie polegające na analizie treści pod kątem efektywnego wykorzystywania czasu pracy.

Danych pozyskanych w wyniku monitoringu korespondencji pracodawca nie może wykorzystać w sposób naruszający prawa i wolności pracownika.

Forum Kadry

Monitorując korespondencję elektroniczną właściciel przedsiębiorstwa dowiedział się o problemach osobistych jednego z pracowników. Pozyskane informacje zostały udostępnione kierownikowi działu, sugerując zwolnienie pracownika z uwagi na niższą wydajność. Sposób działania właściciela firmy należy ocenić jako naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych.

Gdyby przy okazji pozyskiwania danych pracownika pracodawca pozyskał dane określane jako wrażliwe (np. poglądy polityczne, pochodzenie etniczne, dane o stanie zdrowia), powinien je usunąć i nie ujawniać innym osobom. Wykluczone jest wykorzystywanie tych danych przez pracodawcę do jakichkolwiek celów.

W naszej firmie istnieje zakaz prowadzenia prywatnej korespondencji z firmowej poczty elektronicznej wprowadzony w regulaminie pracy. Jeden z pracowników narusza ten zakaz i prowadzi korespondencję prywatną ze służbowego adresu e-mail. Czy bez zgody tego pracownika mamy prawo sprawdzać taką korespondencję?

Nie. Pracodawca nie może czytać prywatnych e-maili pracownika bez jego zgody, nawet gdy wprowadził zakaz prowadzenia prywatnej korespondencji ze służbowej poczty. Jeżeli jednak przeczytał takie maile nieświadomie, to nie można mu zarzucić naruszenia prawa. Mogą jednak Państwo ukarać pracownika karą porządkową, np. upomnienia lub nagany za naruszenie regulaminu pracy. W przypadku dalszego nieprzestrzegania przez pracownika przepisów wewnętrznych w tym zakresie będą Państwo mogli wypowiedzieć z tego powodu pracownikowi umowę o pracę lub nawet rozwiązać ją bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>