Wniosek pracodawcy o kontrolę zaświadczenia lekarskiego - czym jest i jakie ma znaczenie?

• Kto może złożyć wniosek OL-2 i kiedy?
• Jak wypełnić i złożyć wniosek OL-2
• Przebieg kontroli i skutki
• Nowe aspekty i rekomendacje praktyczne

Kto może złożyć wniosek OL-2 i kiedy?

Złożenie takiego wniosku umożliwia pracodawcy korzystanie z mechanizmów ZUS-owskich weryfikacji zwolnień, szczególnie gdy pojawiają się podejrzenia ich niewłaściwego wykorzystania.

Uprawniony podmiot

• W zasadzie każdy pracodawca (płatnik składek), który wypłaca świadczenia chorobowe, może skorzystać z prawa do zwrócenia się do ZUS o kontrolę zwolnień lekarskich.
• Dotyczy to zwłaszcza pracodawców zatrudniających 20 i więcej osób, którzy są płatnikami zasiłków (chorobowych, rehabilitacyjnych, opiekuńczych).
• Jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 osób (nie jest płatnikiem zasiłków), może zwrócić się do ZUS o dokonanie kontroli.

Moment złożenia wniosku

• Wniosek powinien być złożony możliwie jak najszybciej po wystawieniu zwolnienia (gdy pojawiają się uzasadnione wątpliwości co do jego zasadności).
• Nie ma ustawowego terminu, po którym wniosek przestaje być skuteczny - jednak im dłużej zwolnienie trwa lub im później wniosek zostanie złożony, tym trudniej będzie wykazać nieprawidłowości.
• Wniosek może dotyczyć zwolnienia w formie elektronicznej (e-ZLA) lub klasycznej (papierowej).

Jak wypełnić i złożyć wniosek OL-2

Wersje formularza

• Formularz dostępny jest w PDF do pobrania ze strony ZUS.
• Można go wypełnić elektronicznie (jeśli składany poprzez PUE ZUS).
• Wersja papierowa również jest dopuszczalna (osobiście, pocztą).

Obowiązkowe dane we wniosku

Wniosek OL-2 powinien zawierać:

1. Dane wnioskodawcy / pracodawcy
    - NIP lub PESEL (gdy brak NIP)
    - Pełna nazwa lub imię i nazwisko
    - Adres siedziby / miejsca działalności
    - Numer telefonu, adres e-mail (jeśli dostępne)
    - Adres do korespondencji (jeśli inny)
2. Zakres wniosku / dane pracownika i zwolnienia
    - PESEL pracownika lub, jeśli brak PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości oraz data urodzenia
    - Imię i nazwisko pracownika
    - Adres faktycznego pobytu pracownika w okresie zwolnienia (niekoniecznie miejsce zameldowania)
    - Numer telefonu / adres e-mail pracownika (opcjonalnie)
    - Seria i numer zaświadczenia lekarskiego (lub identyfikator e-ZLA)
    - Okres obejmujący zwolnienie (data od … do …)
    - Możliwość dołączenia dokumentów (np. kopii papierowego ZLA)
    - Dodatkowe informacje lub uwagi, jeśli istotne
3. Podpis i data

We wniosku powinna również znaleźć się klauzula dotycząca pouczenia o przetwarzaniu danych osobowych w związku z RODO (art. 13 ust. 1 i 2).

Złożenie wniosku przez PUE ZUS

• Posiadając konto na PUE ZUS, pracodawca może złożyć wniosek OL-2 elektronicznie, korzystając z funkcji „Złóż wniosek o kontrolę zaświadczenia” udostępnionej bezpośrednio w module e-ZLA (gdy pracownik ma przesłane zwolnienie do systemu).
• Formularz elektroniczny jest automatycznie wypełniany na podstawie danych e-ZLA (nr, okres, dane pracownika).

Przebieg kontroli i skutki

Przeprowadzenie kontroli

• ZUS lekarz orzecznik ma prawo zbadać, czy niezdolność do pracy trwa nadal lub czy zaświadczenie zostało wydane zasadnie.
• W razie uznania, że przyczyna choroby ustała przed końcem wskazanego okresu, lekarz orzecznik może wystawić e-ZLA/K (korygujące) - zmieniające datę ustania niezdolności do pracy.
• Wynik tej korekty jest widoczny dla pracodawcy w PUE, z oznaczeniem statusu „skorygowane”.
• Jeśli pracodawca nie korzysta z PUE, pracownik otrzymuje wydruk e-ZLA/K - przekazuje go pracodawcy.

Protokół kontroli i wyjaśnienia

• Po zakończonej kontroli sporządzany jest protokół zawierający ustalenia, w tym stwierdzone naruszenia czy nieprawidłowości.
• Jeśli pracownik nieobecny w miejscu kontroli, kontroler powinien wezwać go do wyjaśnień (telefon, listownie itp.). Brak usprawiedliwionego usprawiedliwienia może być podstawą do uznania, że zwolnienie wykorzystywane było niezgodnie z celem.

Skutki negatywnego wyniku

• Jeśli kontrola wykaże nadużycie (np. pracownik wykonywał pracę, przebywał poza miejscem pobytu, ignorował zalecenia lekarskie), pracodawca może:
• 1. Odmówić wypłaty zasiłku chorobowego za cały okres wskazany na zwolnieniu (chyba że w tym czasie pracownik był hospitalizowany).
  2. Uznać takie zachowanie za naruszenie obowiązków pracowniczych i – w zależności od skali – rozważyć rozwiązanie umowy o pracę (również w trybie dyscyplinarnym).
  3. W skrajnych przypadkach zdarza się, że pracownik zostaje pozbawiony prawa do świadczeń chorobowych za cały okres, jeśli stwierdzono rażące nadużycia.
• Nieskuteczne stawienie się pracownika do kontroli samo w sobie nie zawsze skutkuje pozbawieniem zasiłku - jeśli nie ma uzasadnionych przyczyn jego nieobecności, pracownik powinien mieć możliwość złożenia wyjaśnień.

Orzecznictwo i interpretacje

• Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 26 września 2001 r. (I PKN 638/00) stwierdził, że jeżeli pracownik w trakcie zwolnienia wykonuje działania sprzeczne z celem tego zwolnienia (np. prowadzi działalność, podróżuje), może to być uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, co uzasadnia zwolnienie dyscyplinarne.
• W praktyce interpretacyjnej często podkreśla się, że ocena zachowania pracownika musi być obiektywna, oparta na dowodach (np. zdjęcia, świadkowie, rejestry), a nie tylko przypuszczeniach pracodawcy.

Nowe aspekty i rekomendacje praktyczne

Wpływ cyfryzacji i PUE

• Dzięki integracji z systemem e-ZLA, wiele danych (numer, okres, dane pracownika) jest automatycznie wczytywana do wniosku OL-2 składanej przez PUE, co redukuje błędy ręcznego wprowadzania danych.
• Pracodawcy powinni korzystać z tej funkcjonalności, by usprawnić procedurę i uniknąć odrzucenia wniosku z przyczyn formalnych.

Zalecenia dla pracodawcy

1. Zbieraj wcześniej dowody - obserwacje, zdjęcia, świadków - ale z zachowaniem prawa do prywatności pracownika i zgodności z RODO.
2. Działaj możliwie szybko - im wcześniej wystąpisz o kontrolę, tym łatwiej będzie wykazać ewentualne nieprawidłowości.
3. W przypadku niewielkich lub pojedynczych zwolnień ostrożnie rozważ decyzję o złożeniu wniosku - nadmiar kontroli może budzić konflikty w relacji pracownik–pracodawca.
4. Przed podjęciem działań dyscyplinarnych upewnij się, że masz mocne podstawy i dokumentację.
5. Szkol kontrolerów (wewnętrznych) z procedur kontroli zwolnień, ochrony danych osobowych i standardów postępowania.

Uwaga: zmiany przepisów i praktyka sądowa

System ZUS i przepisy w zakresie świadczeń chorobowych są poddawane zmianom i interpretacjom. Warto śledzić nowelizacje ustaw (np. ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego) oraz orzecznictwo sądowe dotyczące nadużyć L4.
ZUS regularnie modyfikuje formularze i procedury (np. aktualizacja OL-2 w 2023 r.).