Kiedy pracodawca może wymagać udokumentowania niekaralności przez kandydatów do pracy i pracowników

Po zmianach przepisów od 4 maja 2019 r. pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko,
datę urodzenia,
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
wykształcenie,
kwalifikacje zawodowe,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia

- art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy.

Przy czym danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może żądać od kandydata do pracy jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata

Natomiast od pracownika pracodawca może żądać podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

adres zamieszkania,
numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych

- art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone powyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy). Na podstawie tej regulacji pracodawca może żądać od kandydata do pracy na stanowisku, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, danych dotyczących jego niekaralności.

Niekaralność jest przewidywana w wielu ustawach jako warunek zatrudnienia. Jako przykład można wskazać takie grupy pracowników, jak:

nauczyciele (art. 10 ust. 5 pkt 4 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 967; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730),
straż graniczna (art. 31 ust. 1 ustawy z 12 października 1990 r. o Straży Granicznej - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 147; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 235),
strażnicy gminni (art. 24 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 928; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 125),
członkowie korpusu służby cywilnej (art. 4 pkt 3 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1559; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730),
pracownicy samorządowi, z wyjątkiem osób zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi (art. 6 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1260; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1669),
detektywi (art. 29 ust. 1 pkt 6 ustawy z 6 lipca 2001 r. o usługach detektywistycznych - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2163; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730).

Forma udokumentowania niekaralności

Pracodawca zatrudniający osobę na stanowisku, dla którego przepisy ustawy jako warunek zatrudnienia wskazują niekaralność, może pozyskać dane dotyczące karalności kandydata do pracy w dwojaki sposób:

bezpośrednio od kandydata do pracy,
z Krajowego Rejestru Karnego (dalej też: KRK).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych kandydata do pracy oraz pracownika, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy). Co do zasady więc udokumentowanie niekaralności przez kandydata do pracy następuje w formie stosownego oświadczenia złożonego pracodawcy. Pracownik, którego pracodawca zobowiąże do udokumentowania faktu niekaralności, nie musi tej okoliczności udowadniać zaświadczeniem z Krajowego Rejestru Karnego - może to być inny dokument, który będzie w sposób dostateczny potwierdzał, że dana osoba nie została skazana.

Zobacz również:

Tylko w przypadku wyraźnego przepisu rangi ustawowej zobowiązującego osobę ubiegającą się o zatrudnienie do wykazania swojej niekaralności i dostarczenia w związku z tym stosownego dokumentu, pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy zaświadczenia z KRK. Taka regulacja prawna występuje m.in. w:

art. 77 § 1 pkt 1 ustawy z 28 stycznia 2016 r. - Prawo o prokuraturze (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 740) - kandydat na stanowisko prokuratorskie przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby,
art. 57 § 7 ustawy z 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2019 r. poz. 52; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 125) - zgłaszający swoją kandydaturę do objęcia stanowiska sędziego sądu powszechnego przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby,
art. 10 ust. 8a ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 967; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730) - w celu potwierdzenia nieskazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego.

Pracodawca zażądał od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na stanowisku urzędniczym w jednostce samorządu terytorialnego oświadczenia o nietoczącym się przeciwko niemu postępowaniu karnym. Żądanie takie narusza nie tylko przepisy Kodeksu pracy. Pracodawca mógł żądać jedynie oświadczenia dotyczącego skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. Żądanie złożenia oświadczenia o nietoczącym się przeciwko niemu postępowaniu karnym narusza także jedną z fundamentalnych zasad konstytucyjnych, tj. domniemanie niewinności, zgodnie z którym każdego uważa się za niewinnego, dopóki jego wina nie zostanie stwierdzona prawomocnym wyrokiem sądu. Oświadczenie takie nie może być złożone nawet za zgodą kandydata, bowiem naruszałoby to art. 10 RODO, zakazujący pozyskiwanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Informacja z Krajowego Rejestru Karnego

Pracodawcom przysługuje prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane zostały zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym. Jest to możliwe w zakresie niezbędnym do zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym).

Należy podkreślić, że przepisy ustawy o KRK nie upoważniają pracodawcy do swobodnego badania historii kryminalnej pracownika. Zakres badania będzie bowiem wyznaczony przepisami dotyczącymi wymogu niekaralności. Ustawa o KRK zobowiązuje do określenia w zapytaniu o udzielenie informacji o osobie m.in. rodzaju i zakresu danych o osobie, które mają być przedmiotem informacji (art. 19 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym).

Zobacz również:

W służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Tym samym pracodawca upoważniony jest jedynie do sprawdzenia, czy pracownik popełnił przestępstwo umyślnie. Natomiast badanie w drodze zapytania do Krajowego Rejestru Karnego, czy pracownik był sprawcą również przestępstwa z winy nieumyślnej, będzie przekroczeniem dyspozycji przepisu i naruszeniem jego prawa do prywatności.

Jednym z wymogów selekcyjnych do zatrudnienia zarówno w służbie cywilnej jak i w samorządzie terytorialnym jest korzystanie z pełni praw publicznych. Pozbawienie praw publicznych to środek karny, którego orzeczenie skutkuje utratą czynnego i biernego prawa wyborczego do organu władzy publicznej, organu samorządu zawodowego lub gospodarczego, utratę prawa do udziału w sprawowaniu wymiaru sprawiedliwości oraz do pełnienia funkcji w organach i instytucjach państwowych i samorządu terytorialnego lub zawodowego. Korzystanie z pełni praw publicznych przez kandydata do pracy stwierdza się na podstawie braku wyroku orzekającego pozbawienie praw publicznych bądź też upływu okresu, na który orzeczono ten środek karny. Pracodawca, zatrudniając pracownika samorządowego lub członka korpusu służby cywilnej, ma prawo uzyskania z KRK informacji o prawomocnym orzeczeniu środka karnego pozbawienia pełni praw publicznych wobec kandydata do pracy.

Pozyskiwanie informacji o niekaralności kandydata do pracy za jego zgodą

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż te, które są wymagane na podstawie Kodeksu pracy (art. 22^1a § 1 Kodeksu pracy). Nie dotyczy to jednak danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO).

Artykuł 10 RODO określa zasady przetwarzania danych osobowych o wyrokach skazujących, czynach niedozwolonych lub powiązanych środkach bezpieczeństwa. Pracodawca nie może więc, nawet za zgodą kandydata do pracy lub pracownika, przetwarzać jego danych osobowych o wyrokach skazujących, czynach niedozwolonych lub powiązanych środkach bezpieczeństwa. Informacja, iż dana osoba nie widnieje w Krajowym Rejestrze Karnym, jest również informacją zawierającą dane określone w art. 10 RODO. Zatem każde zaświadczenie o niekaralności, które będzie zawierało informacje o wyrokach skazujących czy też informację o tym, że dana osoba nie była skazana, będzie informacją dotyczącą wyroków skazujących i czynów zabronionych w rozumieniu RODO.

Przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Przetwarzanie danych o karalności pracownika jest więc dopuszczalne wyłącznie jeżeli wymóg niekaralności pracownika wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Oznacza to, że żądanie od pracownika przedłożenia oświadczenia lub zaświadczenia o niekaralności nie jest dopuszczalne nawet za jego zgodą.

Żądanie udokumentowania niekaralności przez pracownika w trakcie zatrudnienia

Wykładnia art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o KRK wskazuje, że możliwe jest występowanie do Krajowego Rejestru Karnego wyłącznie gdy zapytanie ma dotyczyć kandydata na pracownika. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w której osoba już zatrudniona będzie przenoszona na stanowisko, na którym brak karalności będzie wymogiem koniecznym do kontynuowania stosunku pracy. W takich okolicznościach dopuszczalne jest występowanie do Krajowego Rejestru Karnego z zapytaniem o karalność pracownika. Potwierdza to wyrok WSA w Warszawie z 29 czerwca 2007 r., IV SA/Wa 714/07. Sąd stwierdził w nim, że "Nie można zgodzić się ze stanowiskiem [...], iż przepis art. 6 ust. 1 pkt 10 dotyczy tylko pracownika, który będzie dopiero zatrudniony. Przepis ten dotyczy również sytuacji związanej z ustaleniem, czy pracownik już zatrudniony spełnia nowe wymagania do zajmowania określonego stanowiska". Przepis ten nie stanowi natomiast podstawy do okresowego występowania pracodawcy do KRK o potwierdzenie, iż w okresie zatrudnienia nie doszło do prawomocnego skazania pracownika".

Zobacz również:

Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO - nowe obowiązki dla pracodawców

Należy przy tym wskazać, iż pracodawca należący do sfery publicznej nie ma potrzeby okresowego badania niekaralności pracowników w czasie ich zatrudnienia. O ukończeniu postępowania toczącego się z urzędu przeciw osobom zatrudnionym w instytucjach państwowych, samorządowych i społecznych, uczniom i słuchaczom szkół oraz żołnierzom bezzwłocznie zawiadamiani są przełożeni tych osób (art. 21 ustawy - Kodeks postępowania karnego). Prokurator zawiadamia również o wszczęciu postępowania przeciw funkcjonariuszom publicznym, a o wszczęciu postępowania przeciw innym osobom - jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny. Funkcjonariuszami publicznymi są np. członkowie korpusu służby cywilnej czy osoby będące pracownikami samorządu terytorialnego (chyba że pełnią wyłącznie czynności usługowe). Pracodawca zostanie więc powiadomiony przez sąd o skazaniu prawomocnym wyrokiem zatrudnionego w jego jednostce pracownika.

Należy też zauważyć, iż przepisy przewidują w odniesieniu do niektórych kategorii pracowników obowiązek udzielania informacji o niekaralności także w trakcie zatrudnienia. Obowiązek taki wynika m.in. z ustawy z 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego (Dz.U. z 2018 r. poz.1130).

PODSTAWA PRAWNA: