REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy pracownika

Artur Dawid Samek
radca prawny, ekspert z zakresu prawa pracy
Czas pracy /fot. Fotolia
Czas pracy /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy pracownika umożliwia prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia, jak również wysokości innych świadczeń, jakie przysługują mu z tytułu stosunku pracy. Jej prawidłowe prowadzenie przez pracodawcę jest tym ważniejsze, że niewywiązanie się z tego obowiązku może rodzić poważne konsekwencje.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wprowadza art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Ma on na celu lub prawidłowe ustalanie wynagrodzenia pracownika, jak również innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz..U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2009 r. Dz.U. Nr 115, poz. 971) wydanym na podstawie art. 298 1 k.p.

REKLAMA

Autopromocja

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na nasz newsletter

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy

Przepis § 8 pkt.1 wskazanego wyżej rozporządzenia wprowadza obowiązek założenia przez pracodawcę karty ewidencji czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika oraz prowadzenie jej w zakresie obejmującym:

  • pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w niedzielę i święto, w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych,
  • dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w związku z pięciodniowym tygodniem pracy,
  • dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności pracownika w pracy.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Ewidencja powinna być prowadzona w formie indywidualnej imiennej karty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z uwagi na fakt, iż ustawodawca nie wskazał wzoru karty ewidencyjnej, pracodawca sam może ją prowadzić w sposób dowolny. Konieczne jest jednak, aby uwzględniała ona wszystkie wskazane powyżej informacje. Ewidencja czasu pracy może być także prowadzona w formie elektronicznej, jednak na wniosek osoby uprawnionej do dokonania kontroli lub na żądanie pracownika musi istnieć możliwość jej wydruku.

Polecamy także: Konsekwencje niezapewnienia pracownikowi odpoczynku

Uprawnienia pracownika

Pracownik może domagać się udostępnienia mu jego ewidencji czasu pracy na podstawie art. 149 § 1 zd. drugie  k.p. przez pracodawcę, który jest dysponentem oryginału ewidencji czasu pracy. Pracownik występujący z takim żądaniem powinien więc określić, w jakiej formie pracodawca ma dokonać udostępnienia omawianego dokumentu – może to nastąpić m.in. poprzez udostępnienie kserokopii ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy czasu pracy. Istnieje możliwość ustalenia w wewnątrzzakładowym źródle prawa pracy (np. w regulaminie pracy) sposobu, w jakim pracodawca udostępni pracownikowi jego ewidencję czasu pracy.

W świetle wyżej przestawionych przepisów ewidencji czasu pracy nie mogą stanowić listy obecności, bowiem potwierdzają one jedynie, że dany pracownik był obecny w pracy w dniu, w którym widnieje jego podpis na tej liście. Tym samym nie mogą one stanowić samoistnej podstawy do wyliczenia wynagrodzenia za pracę pracownika. Ponadto listy obecności prowadzone są zbiorowo dla wszystkich lub określonej grupy pracowników, zaś w odniesieniu do ewidencji czasu pracy ustawodawca wyraźnie wskazuje, iż powinna ona być prowadzona w postaci indywidualnej imiennej karty czasu pracy.  

Polecamy także: Czas pracy po zmianach w kodeksie pracy


Co powinno znaleźć się w ewidencji czasu pracy?

Karta czasu pracy powinna zawierać informację na temat ilości godzin przepracowanych w każdym dniu, przy czym nie jest konieczne wskazywanie w niej godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika.

Z art. 149 § 2 k.p. wprowadza wyjątek od obowiązku prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy w zakresie godzin pracy w poszczególnych dniach. Dotyczy to pracowników:

  • zarządzających  w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • wykonujących pracę w zadaniowym systemie czasu pracy,
  • którzy otrzymują wynagrodzenie ryczałtowe za pracę w godzinach nadliczbowych,
  • otrzymujących wynagrodzenie ryczałtowe za pracę w godzinach nocnych.

Zwolnienie to dotyczy jedynie ewidencjonowania godzin pracy, pracodawca nie jest jednak zwolniony od ewidencjonowania innych obowiązków.

Konieczne jest uwzględnienie godzin nadliczbowych

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, jeśli będzie on chciał skorzystać z uprawnienia przewidzianego w art. 151 2 § 1 k.p. Pracy w godzinach nadliczbowych nie stanowi czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego na pisemny wniosek pracownika w celu załatwienia spraw osobistych. Zwolnienie to powinno jednak również znaleźć potwierdzenie w prowadzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. Zasadne wydaje się również oznaczenie w ewidencji czasu pracy godzin odpracowania prywatnego wyjścia z zaznaczeniem jednak, iż nie traktuje się ich jako godzin nadliczbowych. 

Zobacz również: Czas pracy kierowców - zakres ustawy o czasie pracy kierowców

Konsekwencje nieprowadzenia ewidencji czasu pracy

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy ma w szczególności walor dowodowy w sprawach sądowych o wypłacenie należnego wynagrodzenia za czas przepracowany przez pracownika zwłaszcza za pracę w godzinach nadliczbowych. W wyroku  z dnia 9 lipca 2009 r. o sygn. II PK 34/2009 Sąd Najwyższy - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych podkreślił, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy rodzi dla niego niekorzystne skutki procesowe, kiedy pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy. Przykładem może być sytuacja, w której pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy, zaś pracownik w toku procesu na podstawie dowodu z zeznań świadków lub potwierdzeń logowania się do programu komputerowego, w oparciu o który wykonuje swoje obowiązki służbowe, udowodni, iż wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych, czemu zaprzecza pracodawca.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub jej nieudostępnienia pracownikowi ewidencji z powodu naruszenia przepisów dotyczących czasu pracy może stanowić wykroczenie opisane w art. 281 pkt.5 k.p. ścigane przez inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy i zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30.000 zł. 

Artur Samek - radca prawny, ekspert z zakresu prawa pracy

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wynagrodzenia pracowników samorządowych. Podwyżki z wyrównaniem od stycznia 2025 r.

W 2025 r. wzrosną wynagrodzenia osób zatrudnionych w samorządach na podstawie wyboru oraz powołania. Zwiększą się także stawki minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Emeryci i renciści muszą rozliczyć dodatkowe przychody. Termin przekazania informacji do ZUS mija 28 lutego 2025 r.

ZUS przypomina o obowiązku rozliczenia dodatkowych przychodów przez osoby, które pobierają emeryturę lub rentę, mimo że nie osiągnęły wieku emerytalnego, a w zeszłym roku dorabiały do swojego świadczenia. Termin mija 28 lutego 2025 r.

Najniższa emerytura, renta rodzinna i socjalna: 1878,91 zł brutto od 1 marca. Waloryzacja 2025 - emerytury i renty wzrosną o 5,5 proc.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej poinformowało 12 lutego 2025 r., że od 1 marca 2025 roku emerytury i renty zostaną zwaloryzowane o wskaźnik 105,5%. Oznacza to, że renty i emerytury wzrosną o 5,5 procent.

Od 1 marca 2025 r. zwiększy się wynagrodzenie pracowników młodocianych

Od 1 marca 2025 r. zwiększy się wynagrodzenie pracowników młodocianych. To efekt wzrostu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w czwartym kwartale 2024 r.

REKLAMA

Ważny termin dla dorabiających rencistów i wcześniejszych emerytów. Do końca lutego trzeba rozliczyć się z ZUS-em

Renciści i emeryci na wcześniejszej emeryturze, którzy są w dalszym ciągu aktywni zawodowo i dorabiają do swoich świadczeń, muszą do końca lutego poinformować ZUS o przychodach, które osiągnęli ponad otrzymywane z ZUS-u świadczenie. Dodatkowe zarobki dotyczą między innymi wynagrodzeń z umowy o pracę, umowy zlecenia, a także przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej czy z tytułu pełnienia funkcji członka rady nadzorczej.

Wyższe obowiązkowe wpłaty na PFRON od marca 2025 r.

Wysokość obowiązkowych wpłat na PFRON zmieni się od 1 marca 2025 r. Ich wysokość ustalana jest w zależności od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. GUS podał, że przeciętne wynagrodzenie w czwartym kwartale 2024 r. wzrosło i wyniosło 8477,21 zł.

Edukacja średnia a rynek pracy – czy szkoły dobrze przygotowują uczniów na wyzwania XXI wieku?

W dobie globalizacji, cyfryzacji i dynamicznych zmian na rynku pracy, edukacja średnia staje przed kluczowym wyzwaniem: jak przygotować uczniów do funkcjonowania w świecie, który wymaga nie tylko wiedzy, ale także umiejętności praktycznych, elastyczności i kompetencji przyszłości? Tradycyjne modele edukacji, oparte na sztywnych programach nauczania, coraz częściej okazują się niewystarczające w kontekście rosnących wymagań pracodawców.

36 dni urlopu wypoczynkowego dla tej grupy pracowników w 2025 r. Zmian nie przyniesie również 2026 r.

20 dni lub 26 dni to standardowy wymiar urlopu wypoczynkowego. Jednak w przypadku sporej grupy pracowników wymiar urlopu wynosi 30 dni lub 36 dni. Komu przysługuje tyle dni urlopu? Jakie warunki muszą zostać spełnione?

REKLAMA

Jawne wynagrodzenia w każdej ofercie pracy. Będzie rewolucja w KP

Koniec z tabu o wynagrodzeniach! Jak wielu z nas musiało się zastanowić jaką kwotę wpisać w polu: Ile chciałaby Pani/Pan zarabiać? kiedy braliśmy udział w procesie rekrutacji. Już nie będziemy mieli takich wątpliwości (czy za dużo czy za mało podałam/em) bo ustawodawca unijny nakłada na Polskę obowiązek dostosowania Kodeksu pracy do przepisów unijnych. Stanie się to już w 2025 r. albo 2026 r., bo w Sejmie jest projekt.

Co w 2025 r. oznacza niepełnosprawność 01-U?

Istnieje łącznie 12 symboli poszczególnych przyczyn niepełnosprawności. Ten jeden kod: 01-U bardzo często pojawia się w orzeczeniach o niepełnosprawności. Kod 01-U często występuje też z innymi kodami, ze względu na znaczną ilość zaburzeń u osoby z niepełnosprawnościami.

REKLAMA