REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Artur Dawid Samek
radca prawny, ekspert z zakresu prawa pracy
Czas pracy /fot. Fotolia
Czas pracy /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy pracownika umożliwia prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia, jak również wysokości innych świadczeń, jakie przysługują mu z tytułu stosunku pracy. Jej prawidłowe prowadzenie przez pracodawcę jest tym ważniejsze, że niewywiązanie się z tego obowiązku może rodzić poważne konsekwencje.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wprowadza art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Ma on na celu lub prawidłowe ustalanie wynagrodzenia pracownika, jak również innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz..U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2009 r. Dz.U. Nr 115, poz. 971) wydanym na podstawie art. 298 1 k.p.

REKLAMA

Autopromocja

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na nasz newsletter

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy

Przepis § 8 pkt.1 wskazanego wyżej rozporządzenia wprowadza obowiązek założenia przez pracodawcę karty ewidencji czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika oraz prowadzenie jej w zakresie obejmującym:

  • pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w niedzielę i święto, w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych,
  • dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w związku z pięciodniowym tygodniem pracy,
  • dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności pracownika w pracy.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Ewidencja powinna być prowadzona w formie indywidualnej imiennej karty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z uwagi na fakt, iż ustawodawca nie wskazał wzoru karty ewidencyjnej, pracodawca sam może ją prowadzić w sposób dowolny. Konieczne jest jednak, aby uwzględniała ona wszystkie wskazane powyżej informacje. Ewidencja czasu pracy może być także prowadzona w formie elektronicznej, jednak na wniosek osoby uprawnionej do dokonania kontroli lub na żądanie pracownika musi istnieć możliwość jej wydruku.

Polecamy także: Konsekwencje niezapewnienia pracownikowi odpoczynku

Uprawnienia pracownika

REKLAMA

Pracownik może domagać się udostępnienia mu jego ewidencji czasu pracy na podstawie art. 149 § 1 zd. drugie  k.p. przez pracodawcę, który jest dysponentem oryginału ewidencji czasu pracy. Pracownik występujący z takim żądaniem powinien więc określić, w jakiej formie pracodawca ma dokonać udostępnienia omawianego dokumentu – może to nastąpić m.in. poprzez udostępnienie kserokopii ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy czasu pracy. Istnieje możliwość ustalenia w wewnątrzzakładowym źródle prawa pracy (np. w regulaminie pracy) sposobu, w jakim pracodawca udostępni pracownikowi jego ewidencję czasu pracy.

W świetle wyżej przestawionych przepisów ewidencji czasu pracy nie mogą stanowić listy obecności, bowiem potwierdzają one jedynie, że dany pracownik był obecny w pracy w dniu, w którym widnieje jego podpis na tej liście. Tym samym nie mogą one stanowić samoistnej podstawy do wyliczenia wynagrodzenia za pracę pracownika. Ponadto listy obecności prowadzone są zbiorowo dla wszystkich lub określonej grupy pracowników, zaś w odniesieniu do ewidencji czasu pracy ustawodawca wyraźnie wskazuje, iż powinna ona być prowadzona w postaci indywidualnej imiennej karty czasu pracy.  

Polecamy także: Czas pracy po zmianach w kodeksie pracy


Co powinno znaleźć się w ewidencji czasu pracy?

Karta czasu pracy powinna zawierać informację na temat ilości godzin przepracowanych w każdym dniu, przy czym nie jest konieczne wskazywanie w niej godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika.

Z art. 149 § 2 k.p. wprowadza wyjątek od obowiązku prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy w zakresie godzin pracy w poszczególnych dniach. Dotyczy to pracowników:

  • zarządzających  w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • wykonujących pracę w zadaniowym systemie czasu pracy,
  • którzy otrzymują wynagrodzenie ryczałtowe za pracę w godzinach nadliczbowych,
  • otrzymujących wynagrodzenie ryczałtowe za pracę w godzinach nocnych.

Zwolnienie to dotyczy jedynie ewidencjonowania godzin pracy, pracodawca nie jest jednak zwolniony od ewidencjonowania innych obowiązków.

Konieczne jest uwzględnienie godzin nadliczbowych

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, jeśli będzie on chciał skorzystać z uprawnienia przewidzianego w art. 151 2 § 1 k.p. Pracy w godzinach nadliczbowych nie stanowi czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego na pisemny wniosek pracownika w celu załatwienia spraw osobistych. Zwolnienie to powinno jednak również znaleźć potwierdzenie w prowadzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. Zasadne wydaje się również oznaczenie w ewidencji czasu pracy godzin odpracowania prywatnego wyjścia z zaznaczeniem jednak, iż nie traktuje się ich jako godzin nadliczbowych. 

Zobacz również: Czas pracy kierowców - zakres ustawy o czasie pracy kierowców

Konsekwencje nieprowadzenia ewidencji czasu pracy

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy ma w szczególności walor dowodowy w sprawach sądowych o wypłacenie należnego wynagrodzenia za czas przepracowany przez pracownika zwłaszcza za pracę w godzinach nadliczbowych. W wyroku  z dnia 9 lipca 2009 r. o sygn. II PK 34/2009 Sąd Najwyższy - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych podkreślił, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy rodzi dla niego niekorzystne skutki procesowe, kiedy pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy. Przykładem może być sytuacja, w której pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy, zaś pracownik w toku procesu na podstawie dowodu z zeznań świadków lub potwierdzeń logowania się do programu komputerowego, w oparciu o który wykonuje swoje obowiązki służbowe, udowodni, iż wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych, czemu zaprzecza pracodawca.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub jej nieudostępnienia pracownikowi ewidencji z powodu naruszenia przepisów dotyczących czasu pracy może stanowić wykroczenie opisane w art. 281 pkt.5 k.p. ścigane przez inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy i zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30.000 zł. 

Artur Samek - radca prawny, ekspert z zakresu prawa pracy

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Skrócony tydzień pracy może być tragiczny dla gospodarki, firm i społeczeństwa

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. 15 września kończy się nabór firm i instytucji do projektu.

2,5 tys. euro za pracę na magazynie w Szwecji i Norwegii. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego?

Szwecja, Norwegia, Niemcy i Czechy to opłacalne kierunki na podjęcie pracy w wakacje. W państwach skandynawskich na magazynie można zarobić 2,5 tys. euro miesięcznie. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego? Bardzo dobre zarobki są też w Niemczech i Czechach.

Zmieniasz adres podczas zwolnienia lekarskiego (tzw. L4)? Masz tylko 3 dni na zgłoszenie. Sprawdź, co grozi za spóźnienie

Planujesz wyjechać do rodziny, będąc na zwolnieniu lekarskim albo zmieniłeś miejsce pobytu w trakcie choroby? Zgodnie z przepisami masz tylko trzy dni na zgłoszenie. W przeciwnym razie możesz stracić prawo do zasiłku chorobowego.

REKLAMA

Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja?

Praca w wysokich temperaturach jest szczególnie uciążliwa, a nawet może zagrażać zdrowiu i życiu pracowników. Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja? Poznaj aktualnie obowiązujące przepisy BHP.

Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

REKLAMA

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

REKLAMA