REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy pracownika

Artur Dawid Samek
radca prawny, ekspert z zakresu prawa pracy
Czas pracy /fot. Fotolia
Czas pracy /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy pracownika umożliwia prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia, jak również wysokości innych świadczeń, jakie przysługują mu z tytułu stosunku pracy. Jej prawidłowe prowadzenie przez pracodawcę jest tym ważniejsze, że niewywiązanie się z tego obowiązku może rodzić poważne konsekwencje.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wprowadza art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Ma on na celu lub prawidłowe ustalanie wynagrodzenia pracownika, jak również innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz..U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami oraz z 2009 r. Dz.U. Nr 115, poz. 971) wydanym na podstawie art. 298 1 k.p.

REKLAMA

Autopromocja

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na nasz newsletter

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy

Przepis § 8 pkt.1 wskazanego wyżej rozporządzenia wprowadza obowiązek założenia przez pracodawcę karty ewidencji czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika oraz prowadzenie jej w zakresie obejmującym:

  • pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w niedzielę i święto, w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych,
  • dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w związku z pięciodniowym tygodniem pracy,
  • dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności pracownika w pracy.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Ewidencja powinna być prowadzona w formie indywidualnej imiennej karty.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z uwagi na fakt, iż ustawodawca nie wskazał wzoru karty ewidencyjnej, pracodawca sam może ją prowadzić w sposób dowolny. Konieczne jest jednak, aby uwzględniała ona wszystkie wskazane powyżej informacje. Ewidencja czasu pracy może być także prowadzona w formie elektronicznej, jednak na wniosek osoby uprawnionej do dokonania kontroli lub na żądanie pracownika musi istnieć możliwość jej wydruku.

Polecamy także: Konsekwencje niezapewnienia pracownikowi odpoczynku

Uprawnienia pracownika

Pracownik może domagać się udostępnienia mu jego ewidencji czasu pracy na podstawie art. 149 § 1 zd. drugie  k.p. przez pracodawcę, który jest dysponentem oryginału ewidencji czasu pracy. Pracownik występujący z takim żądaniem powinien więc określić, w jakiej formie pracodawca ma dokonać udostępnienia omawianego dokumentu – może to nastąpić m.in. poprzez udostępnienie kserokopii ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy czasu pracy. Istnieje możliwość ustalenia w wewnątrzzakładowym źródle prawa pracy (np. w regulaminie pracy) sposobu, w jakim pracodawca udostępni pracownikowi jego ewidencję czasu pracy.

W świetle wyżej przestawionych przepisów ewidencji czasu pracy nie mogą stanowić listy obecności, bowiem potwierdzają one jedynie, że dany pracownik był obecny w pracy w dniu, w którym widnieje jego podpis na tej liście. Tym samym nie mogą one stanowić samoistnej podstawy do wyliczenia wynagrodzenia za pracę pracownika. Ponadto listy obecności prowadzone są zbiorowo dla wszystkich lub określonej grupy pracowników, zaś w odniesieniu do ewidencji czasu pracy ustawodawca wyraźnie wskazuje, iż powinna ona być prowadzona w postaci indywidualnej imiennej karty czasu pracy.  

Polecamy także: Czas pracy po zmianach w kodeksie pracy


Co powinno znaleźć się w ewidencji czasu pracy?

Karta czasu pracy powinna zawierać informację na temat ilości godzin przepracowanych w każdym dniu, przy czym nie jest konieczne wskazywanie w niej godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika.

Z art. 149 § 2 k.p. wprowadza wyjątek od obowiązku prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy w zakresie godzin pracy w poszczególnych dniach. Dotyczy to pracowników:

  • zarządzających  w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • wykonujących pracę w zadaniowym systemie czasu pracy,
  • którzy otrzymują wynagrodzenie ryczałtowe za pracę w godzinach nadliczbowych,
  • otrzymujących wynagrodzenie ryczałtowe za pracę w godzinach nocnych.

Zwolnienie to dotyczy jedynie ewidencjonowania godzin pracy, pracodawca nie jest jednak zwolniony od ewidencjonowania innych obowiązków.

Konieczne jest uwzględnienie godzin nadliczbowych

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, jeśli będzie on chciał skorzystać z uprawnienia przewidzianego w art. 151 2 § 1 k.p. Pracy w godzinach nadliczbowych nie stanowi czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego na pisemny wniosek pracownika w celu załatwienia spraw osobistych. Zwolnienie to powinno jednak również znaleźć potwierdzenie w prowadzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. Zasadne wydaje się również oznaczenie w ewidencji czasu pracy godzin odpracowania prywatnego wyjścia z zaznaczeniem jednak, iż nie traktuje się ich jako godzin nadliczbowych. 

Zobacz również: Czas pracy kierowców - zakres ustawy o czasie pracy kierowców

Konsekwencje nieprowadzenia ewidencji czasu pracy

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy ma w szczególności walor dowodowy w sprawach sądowych o wypłacenie należnego wynagrodzenia za czas przepracowany przez pracownika zwłaszcza za pracę w godzinach nadliczbowych. W wyroku  z dnia 9 lipca 2009 r. o sygn. II PK 34/2009 Sąd Najwyższy - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych podkreślił, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy rodzi dla niego niekorzystne skutki procesowe, kiedy pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy. Przykładem może być sytuacja, w której pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy, zaś pracownik w toku procesu na podstawie dowodu z zeznań świadków lub potwierdzeń logowania się do programu komputerowego, w oparciu o który wykonuje swoje obowiązki służbowe, udowodni, iż wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych, czemu zaprzecza pracodawca.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub jej nieudostępnienia pracownikowi ewidencji z powodu naruszenia przepisów dotyczących czasu pracy może stanowić wykroczenie opisane w art. 281 pkt.5 k.p. ścigane przez inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy i zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30.000 zł. 

Artur Samek - radca prawny, ekspert z zakresu prawa pracy

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Na podwyżkach 10% skorzystało świadczenie pielęgnacyjne i pensja minimalna. Pozostali 5% albo brak podwyżki [Zmiany 2025 r.]

W trakcie kolejnych miesięcy 2024 r. okazało się, że sytuacja budżetu nie jest tak dobra jak wydawało się jeszcze na początku roku. Budżet dobiły koszty powodzi. W efekcie rząd wstrzymał większość podwyżek, które były zależne od decyzji premiera (np. zasiłek pielęgnacyjny, świadczenia rodzinne) i zaproponował 5% podwyżki sferze budżetowej. W tej sytuacji najwięcej w 2025 r. zyskają osoby otrzymujące świadczenie pielęgnacyjne i pensję minimalną - pieniądze dla nich zostaną zwaloryzowane o 10% (bo wynika to z przepisów prawa). 

Komunikat ZUS: Ograniczenie w dostępie do strony eskladka.pl

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje o ograniczeniu w dostępie do strony eskladka.pl.

Czy uwzględniać dodatek motywacyjny w podstawie zasiłku chorobowego i trzynastki

Czy dodatek motywacyjny dla pracowników pomocy społecznej powinien być uwzględniany w podstawie zasiłku chorobowego? Czy ten dodatek należy uwzględniać w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego, tzw. „trzynastki”?

Rodzice będą składali oświadczenia o niekaralności. Odpowiedzialność karna za brak oświadczenia

Będzie nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Ministerstwo Sprawiedliwości chce, żeby rodzice biorący udział w wycieczkach szkolnych składali oświadczenia o niekaralności. Oświadczenie zastąpi zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego.

REKLAMA

Co miesiąc 1000 zł z wyrównaniem od października. MRPiPS przygotowało nowelizację przepisów

Do 1000 zł wzrośnie wysokość świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Nowe przepisy będą miały zastosowanie do świadczeń, do których prawo przysługuje od 1 października 2024 r. Projekt nowelizacji przepisów w tym zakresie przygotowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

6211 zł - 4666 zł brutto daje 1545 zł. Pensja nauczyciele (+5%) a pensja minimalna (+10%). Większa różnica za kilka lat

W 2025 r. nauczyciel dyplomowany zarobi z pensji podstawowej około 6211 zł brutto (podwyżka 5%) - nie uwzględniamy dodatków. Pensja minimalna to 4666 zł (podwyżka 10%). Różnica wynosi wynosi 1545 zł brutto. Nauczyciele podnoszą, że nigdy nie będą mieli odpowiednio zwiększonych wynagrodzeń. Nie można usunąć nędzy ostatnich 10 lat, jeżeli pensja minimalna - rok w rok - będzie rosła szybciej niż pensja nauczycielska.  Na poziomie netto jest to 4 564,12 zł (nauczyciel bez PPK) wobec 3510,92 zł (pensja minimalna bez PPK) - różnica około 1053,2 zł. Nauczyciele starają się zwiększyć tą różnicę.

Dodatek dopełniający. Wniosek złożą także kierownicy ośrodków pomocy społecznej oraz dyrektorzy centrów usług społecznych

Wniosek o dodatek dopełniający dla osoby uprawnionej do renty socjalnej, całkowicie niezdolnej do pracy oraz do samodzielnej egzystencji, będzie składany nie tylko przez osobę ubiegającą się o to świadczenie lub jej przedstawiciela ustawowego. Wnioski będą mogli także składać kierownicy ośrodków pomocy społecznej oraz dyrektorzy centrów usług społecznych.

Wakacje składkowe. ZUS nie rozpatrzy wniosków o zwolnienie z opłacania składek za styczeń 2025 r.

W 2024 r. przedsiębiorcy mogą już skorzystać z tzw. wakacji składkowych. Uzyskanie zwolnienia z obowiązku opłacenia składek za grudzień wymaga złożenia wniosku do ZUS w listopadzie. Wniosek można złożyć wyłącznie z profilu płatnika na Platformie Usług Elektronicznych (PUE)/eZUS.

REKLAMA

27 listopada zapraszamy bezpłatnie na konferencję HR Excellence 2024 od zasobów do wartości!

Podczas kolejnej edycji konferencji HR EXCELLENCE zapraszamy Was do wspólnego świętowania jubileuszu 30-lecia istnienia magazynu „Personel i Zarządzanie”. Przez trzy dekady towarzyszyliśmy polskim firmom w rozwoju zarządzania zasobami ludzkimi – wspólnie pracowaliśmy nad zmianą w postrzeganiu pracowników z zasobów organizacji na jej wartość. Staliśmy się nieodłączną częścią procesu transformacji, innowacji i doskonalenia polskich organizacji w obszarze HRM.

Nowe, obowiązkowe badania medycyny pracy dla pracowników w 2025 r. Jakie badania dojdą? Od kiedy?

Nowe, obowiązkowe badania medycyny pracy dla pracowników w 2025 r. Jakie badania dojdą? Od kiedy? Co to oznacza dla pracodawców? Lekarz medycyny pracy będzie mógł wystawić skierowanie na dodatkowe, profilaktyczne badania. Jakie?

REKLAMA