REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
inEwi
inEwi to wygodna aplikacja do Zarządzania Czasem Pracy. Gwarantuje łatwą i precyzyjną kontrolę wszelkich aspektów ewidencji czasu pracy Twojego zespołu.
Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania/fot. Shutterstock
Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania/fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie listy obecności pracowników to jedna z podstawowych czynności wykonywanych przez pracodawcę. W tym celu właściciel firmy tworzy odrębne działy kadrowe zajmujące się ewidencją czasu pracy lub zleca działania na zewnątrz, wynajmując firmy outsourcingowe. Niezależnie od podmiotu, który prowadzi ewidencję czasu pracy zatrudnionych, lista obecności służy do właściwego rozliczenia wielu elementów związanych z zatrudnieniem pracownika, mimo że jej forma nie jest określona przez Kodeks pracy. Jedną z kluczowych kwestii jest przechowywanie listy obecności. Sprawdź, czy pracodawca ma taki obowiązek.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

W jakim związku pozostaje lista obecności wobec prowadzenia ewidencji czasu pracy? Na początek wyjaśnijmy, czym jest lista obecności. Lista obecności pracownika to dokument kadrowy na podstawie, którego pracodawca może wyliczyć stosowne wynagrodzenie zatrudnionego, czas urlopu oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze względu na stosunek pracy. Lista obecności w pracy prowadzona jest w formie tradycyjnej, czyli wymaga odręcznego podpisu pracownika lub w formie elektronicznej poprzez wykorzystanie urządzeń rejestrujących czas pracy, kart magnetycznych oraz oprogramowania.

REKLAMA

Autopromocja

Ewidencja czasu jest natomiast całościowym działaniem pracodawcy mającym na celu wyliczenie prawidłowego wynagrodzenia pracownika, sprawdzenia czy pracownicy przestrzegają przepisów czasu pracy. Sposoby na prowadzenie ewidencji czasu pracy są różne od tradycyjnej dokumentacji i podpisywania listy obecności, po elektroniczną ewidencję rozpoczęcia pracy i zakończenia, wejść i wyjść pracownika z miejsca pracy. W takiej formie pracodawca zazwyczaj korzysta z zewnętrznych rozwiązań wyspecjalizowanych firm dostarczających odpowiednie oprogramowanie do prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz urządzenia takie jak czytniki kart magnetycznych. Ewidencją czasu pracy zajmują się działy kadrowe. Jak więc wynika z obu definicji lista obecności pracowników jest bardzo ważnym elementem ewidencji czasu pracy i w takich kategoriach należy ją rozpatrywać.

Lista obecności - obowiązek prawny

Według Kodeksu pracy i artykułu 149:

- §1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

- §2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

To dwa kluczowe przepisy mówiące o prawach i obowiązkach pracodawcy w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Tutaj należy podkreślić, że niezależnie od wielkości firmy i liczby zatrudnionych pracowników, pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracownika. Jeśli tego nie uczyni, w myśl przepisów zawartych w artykule 281 Kodeksu pracy naraża się na karę w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Kodeks pracy nie narzuca jednak, w jaki sposób obecność pracownika na miejscu pracy będzie potwierdzona. Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób dla siebie zorganizowany - forma nie podlega ścisłym przepisom tzn. np. potwierdzenie obecności pracownika w miejscu pracy przeprowadza się metodą ustaloną przez pracodawcę. Lista obecności jest składnikiem ewidencji czasu pracy. Dlatego wspomniana dowolność pozwala więc np. na zastosowanie elektronicznej listy obecności.

Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

Co powinna zawierać lista obecności?

Lista obecności pracowników powinna zawierać kilka niezbędnych elementów. Niezależnie od jej formy - czy będzie to lista obecności w pracy tradycyjna, czyli wydruk do odręcznego podpisu, czy też elektroniczna, wykorzystująca wdrożony system i rozwiązania w postaci rejestratorów pracy, czytników i kart magnetycznych - warto rejestrować następujące dane:

- imię i nazwisko pracownika

- stanowisko

- rok i miesiąc pracy

- norma czasu pracy

- dzień miesiąca

- rozpoczęcie pracy (godzina)

- zakończenie pracy (godzina)

- łączna liczba godzin pracy

- podpis przełożonego

- suma godzin pracy w miesiącu

Obligatoryjnie do listy obecności można dodać kolejne pola np. na notatki lub inne informacje, które są potrzebne pracodawcy. Warto wiedzieć, że przechowywanie listy obecności przez pracodawcę nie jest wystarczające, by w pełni prowadzić dokumentację zatrudnienia. Listy obecności pracowników nie zawierają wszystkich potrzebnych informacji w porównaniu do kart ewidencji czasu pracy.

Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania?

Zgodnie ze zmianami w ustawie z 10 stycznia 2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019, pracodawca ma obowiązek gromadzić informacje o rozpoczęciu i zakończeniu pracy przez pracownika w danym dniu oraz wnioski urlopowe i skierowania na badania lekarskie. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat od ustania stosunku pracy. Można prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej i digitalizować dokumenty składane w formie tradycyjnej.

Lista obecności a RODO

Zgodnie z rozporządzeniem RODO lista obecności nie może zawierać wrażliwych danych takich jak powód nieobecności pracownika. Dlatego w liście obecności nie wypisujemy przyczyn nieobecności: urlop macierzyński, zwolnienie lekarskie, choroba itp. Zakazane jest więc przetwarzanie danych osobowych, które mówią o faktycznej przyczynie nieobecności zatrudnionego w pracy. Lista obecności służy wyłącznie do ustalenia czasu pracy i obecności pracownika w danym dniu.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

REKLAMA

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

REKLAMA

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

REKLAMA