REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania

inEwi
inEwi to wygodna aplikacja do Zarządzania Czasem Pracy. Gwarantuje łatwą i precyzyjną kontrolę wszelkich aspektów ewidencji czasu pracy Twojego zespołu.
Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania/fot. Shutterstock
Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania/fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie listy obecności pracowników to jedna z podstawowych czynności wykonywanych przez pracodawcę. W tym celu właściciel firmy tworzy odrębne działy kadrowe zajmujące się ewidencją czasu pracy lub zleca działania na zewnątrz, wynajmując firmy outsourcingowe. Niezależnie od podmiotu, który prowadzi ewidencję czasu pracy zatrudnionych, lista obecności służy do właściwego rozliczenia wielu elementów związanych z zatrudnieniem pracownika, mimo że jej forma nie jest określona przez Kodeks pracy. Jedną z kluczowych kwestii jest przechowywanie listy obecności. Sprawdź, czy pracodawca ma taki obowiązek.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

W jakim związku pozostaje lista obecności wobec prowadzenia ewidencji czasu pracy? Na początek wyjaśnijmy, czym jest lista obecności. Lista obecności pracownika to dokument kadrowy na podstawie, którego pracodawca może wyliczyć stosowne wynagrodzenie zatrudnionego, czas urlopu oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze względu na stosunek pracy. Lista obecności w pracy prowadzona jest w formie tradycyjnej, czyli wymaga odręcznego podpisu pracownika lub w formie elektronicznej poprzez wykorzystanie urządzeń rejestrujących czas pracy, kart magnetycznych oraz oprogramowania.

Autopromocja

Ewidencja czasu jest natomiast całościowym działaniem pracodawcy mającym na celu wyliczenie prawidłowego wynagrodzenia pracownika, sprawdzenia czy pracownicy przestrzegają przepisów czasu pracy. Sposoby na prowadzenie ewidencji czasu pracy są różne od tradycyjnej dokumentacji i podpisywania listy obecności, po elektroniczną ewidencję rozpoczęcia pracy i zakończenia, wejść i wyjść pracownika z miejsca pracy. W takiej formie pracodawca zazwyczaj korzysta z zewnętrznych rozwiązań wyspecjalizowanych firm dostarczających odpowiednie oprogramowanie do prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz urządzenia takie jak czytniki kart magnetycznych. Ewidencją czasu pracy zajmują się działy kadrowe. Jak więc wynika z obu definicji lista obecności pracowników jest bardzo ważnym elementem ewidencji czasu pracy i w takich kategoriach należy ją rozpatrywać.

Lista obecności - obowiązek prawny

Według Kodeksu pracy i artykułu 149:

- §1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

- §2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

To dwa kluczowe przepisy mówiące o prawach i obowiązkach pracodawcy w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Tutaj należy podkreślić, że niezależnie od wielkości firmy i liczby zatrudnionych pracowników, pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracownika. Jeśli tego nie uczyni, w myśl przepisów zawartych w artykule 281 Kodeksu pracy naraża się na karę w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Kodeks pracy nie narzuca jednak, w jaki sposób obecność pracownika na miejscu pracy będzie potwierdzona. Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób dla siebie zorganizowany - forma nie podlega ścisłym przepisom tzn. np. potwierdzenie obecności pracownika w miejscu pracy przeprowadza się metodą ustaloną przez pracodawcę. Lista obecności jest składnikiem ewidencji czasu pracy. Dlatego wspomniana dowolność pozwala więc np. na zastosowanie elektronicznej listy obecności.

Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

Co powinna zawierać lista obecności?

Lista obecności pracowników powinna zawierać kilka niezbędnych elementów. Niezależnie od jej formy - czy będzie to lista obecności w pracy tradycyjna, czyli wydruk do odręcznego podpisu, czy też elektroniczna, wykorzystująca wdrożony system i rozwiązania w postaci rejestratorów pracy, czytników i kart magnetycznych - warto rejestrować następujące dane:

- imię i nazwisko pracownika

- stanowisko

- rok i miesiąc pracy

- norma czasu pracy

- dzień miesiąca

- rozpoczęcie pracy (godzina)

- zakończenie pracy (godzina)

- łączna liczba godzin pracy

- podpis przełożonego

Autopromocja

- suma godzin pracy w miesiącu

Obligatoryjnie do listy obecności można dodać kolejne pola np. na notatki lub inne informacje, które są potrzebne pracodawcy. Warto wiedzieć, że przechowywanie listy obecności przez pracodawcę nie jest wystarczające, by w pełni prowadzić dokumentację zatrudnienia. Listy obecności pracowników nie zawierają wszystkich potrzebnych informacji w porównaniu do kart ewidencji czasu pracy.

Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania?

Zgodnie ze zmianami w ustawie z 10 stycznia 2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019, pracodawca ma obowiązek gromadzić informacje o rozpoczęciu i zakończeniu pracy przez pracownika w danym dniu oraz wnioski urlopowe i skierowania na badania lekarskie. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat od ustania stosunku pracy. Można prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej i digitalizować dokumenty składane w formie tradycyjnej.

Lista obecności a RODO

Zgodnie z rozporządzeniem RODO lista obecności nie może zawierać wrażliwych danych takich jak powód nieobecności pracownika. Dlatego w liście obecności nie wypisujemy przyczyn nieobecności: urlop macierzyński, zwolnienie lekarskie, choroba itp. Zakazane jest więc przetwarzanie danych osobowych, które mówią o faktycznej przyczynie nieobecności zatrudnionego w pracy. Lista obecności służy wyłącznie do ustalenia czasu pracy i obecności pracownika w danym dniu.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zwolnienie lekarskie na urlopie

    Co się dzieje, kiedy pracownik zachoruje w trakcie urlopu? Czy zwolnienie lekarskie przerywa urlop wypoczynkowy? Jak choroba pracownika wpływa na urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy i bezpłatny?

    Kiedy można wziąć urlop w nowej pracy?

    Zmiana pracodawcy w trakcie roku powoduje wątpliwości dotyczące urlopu wypoczynkowego. Po jakim czasie można wziąć urlop w nowej pracy? Od czego zależy, kiedy można skorzystać z urlopu na żądanie?
     

    Wigilia 2023 bez handlu. Które niedziele grudnia będą handlowe. Senat przyjął nowelę dotyczącą handlu w niedziele

    Gdy niedziela przypada 24 grudnia, to handel pracuje w dwie kolejne niedziele poprzedzające Wigilię – to główne założenie ustawy zgłoszonej przez Polskę 2050. Sejm uchwalił ustawę w środę 29 listopada, Senat przyjął ją bez poprawek w czwartek 30 listopada. W 2023 r. niedziele handlowe przed świętami wypadają 10 i 17 grudnia. Teraz ustawa trafi na biurko prezydenta.

    Czy 3 grudnia to niedziela handlowa

    Które niedziele grudnia 2023  r. będą niedzielami handlowymi – wciąż trwają nad tym prace legislacyjne w Sejmie i Senacie. Łatwiej odpowiedzieć na pytanie, czy 3 grudnia będzie obowiązywał zakaz handlu. Wyjaśniamy.

    REKLAMA

    Świąteczne prezenty firmowe a skutki podatkowe

    Prezenty firmowe a skutki podatkowe – w świątecznym czasie nie zapominaj o fiskusie! Koniec roku to tradycyjnie okres, w którym firmy wyrażają wdzięczność swoim pracownikom i partnerom biznesowym. Jak rozliczyć podatek za świąteczne prezenty?

    Zatrudnianie cudzoziemców – Kto ma prawo do pracy w Polsce, jakie obowiązki ma pracodawca

    Pandemia koronawirusa przyczyniła się do tymczasowych zmian w kwestii zatrudniania cudzoziemców – w tym możliwości przedłużenia terminu na złożenie wniosku o zezwolenie pobytowe. Okres ich ważności zakończył się 31 lipca 2023 r. Tym samym do obowiązku pracodawcy należy zweryfikowanie dokumentów posiadanych przez zagranicznych pracowników dotyczących ich pobytu, pod względem legalności i ważności. O co jeszcze należy zadbać przy zatrudnianiu cudzoziemców? 

    Czy w 2024 roku korzystniej będzie wziąć zwolnienie z powodu działania siły wyższej, urlop na żądanie a może urlop opiekuńczy?

    Każde z tych rozwiązań jest do dyspozycji pracownika gdy musi pilnie – lub w miarę pilnie, np. z wyprzedzeniem co najmniej jednodniowym – skorzystać z przerwy w świadczeniu pracy, by zająć się pilnymi sprawami rodzinnymi. Na początku roku arsenał służących do tego dostępnych narzędzi jest teraz dość szeroki, można więc wybierać. Oceniając najkorzystniejsze rozwiązanie warto jednak mieć na względzie choćby: czy i jak za takie wolne jest płacone i jak np. wpływa ono na staż pracy.

    Sprawozdanie o zatrudnieniu w UE na 2024

    Wspólne sprawozdanie o zatrudnieniu Komisji Europejskiej i Rady monitoruje sytuację w zakresie zatrudnienia w Unii oraz wdrażanie wytycznych dotyczących zatrudnienia. W związku z konfliktami zbrojnymi, skutkami pandemii Covid-19, rosnącą inflacją i dużymi zmianami gospodarczymi, zachodzącymi na unijnym i światowym rynku pracy - wyzwania na 2024 r. są ogromne. Unijne sprawozdanie zawiera roczny przegląd najważniejszych zmian w dziedzinie zatrudnienia i spraw społecznych w UE, co ważne jest pierwszym, w którym przedstawiono postępy w realizacji unijnych i krajowych celów w zakresie zatrudnienia, umiejętności i spraw społecznych na 2030 r.

    REKLAMA

    Czy w 2024 przysługuje dodatek za czas przestoju?

    Czy w 2024 przysługuje dodatek za czas przestoju? Jeśli tak, to ile w 2024 wnosi wynagrodzenie za czas przestoju w zakładzie pracy? Czym jest gotowość do pracy? Jak zgłosić gotowość do pracy? Czy w okresie przestoju można wykonywać inną pracę?

    Dyżur 2024

    Czy za czas dyżuru w 2024 r. przysługuje wynagrodzenie? Ile za dyżur w 2024? Dyżur domowy czy przysługuje wynagrodzenie? Jak jest traktowany dyżur pod telefonem? Gdzie w ramach dyżuru pracownik powinien pozostawać w gotowości?

    REKLAMA