Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania

inEwi
inEwi to wygodna aplikacja do Zarządzania Czasem Pracy. Gwarantuje łatwą i precyzyjną kontrolę wszelkich aspektów ewidencji czasu pracy Twojego zespołu.
Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania/fot. Shutterstock
Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania/fot. Shutterstock
Prowadzenie listy obecności pracowników to jedna z podstawowych czynności wykonywanych przez pracodawcę. W tym celu właściciel firmy tworzy odrębne działy kadrowe zajmujące się ewidencją czasu pracy lub zleca działania na zewnątrz, wynajmując firmy outsourcingowe. Niezależnie od podmiotu, który prowadzi ewidencję czasu pracy zatrudnionych, lista obecności służy do właściwego rozliczenia wielu elementów związanych z zatrudnieniem pracownika, mimo że jej forma nie jest określona przez Kodeks pracy. Jedną z kluczowych kwestii jest przechowywanie listy obecności. Sprawdź, czy pracodawca ma taki obowiązek.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

W jakim związku pozostaje lista obecności wobec prowadzenia ewidencji czasu pracy? Na początek wyjaśnijmy, czym jest lista obecności. Lista obecności pracownika to dokument kadrowy na podstawie, którego pracodawca może wyliczyć stosowne wynagrodzenie zatrudnionego, czas urlopu oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze względu na stosunek pracy. Lista obecności w pracy prowadzona jest w formie tradycyjnej, czyli wymaga odręcznego podpisu pracownika lub w formie elektronicznej poprzez wykorzystanie urządzeń rejestrujących czas pracy, kart magnetycznych oraz oprogramowania.

Ewidencja czasu jest natomiast całościowym działaniem pracodawcy mającym na celu wyliczenie prawidłowego wynagrodzenia pracownika, sprawdzenia czy pracownicy przestrzegają przepisów czasu pracy. Sposoby na prowadzenie ewidencji czasu pracy są różne od tradycyjnej dokumentacji i podpisywania listy obecności, po elektroniczną ewidencję rozpoczęcia pracy i zakończenia, wejść i wyjść pracownika z miejsca pracy. W takiej formie pracodawca zazwyczaj korzysta z zewnętrznych rozwiązań wyspecjalizowanych firm dostarczających odpowiednie oprogramowanie do prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz urządzenia takie jak czytniki kart magnetycznych. Ewidencją czasu pracy zajmują się działy kadrowe. Jak więc wynika z obu definicji lista obecności pracowników jest bardzo ważnym elementem ewidencji czasu pracy i w takich kategoriach należy ją rozpatrywać.

Lista obecności - obowiązek prawny

Według Kodeksu pracy i artykułu 149:

- §1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

- §2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

To dwa kluczowe przepisy mówiące o prawach i obowiązkach pracodawcy w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Tutaj należy podkreślić, że niezależnie od wielkości firmy i liczby zatrudnionych pracowników, pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracownika. Jeśli tego nie uczyni, w myśl przepisów zawartych w artykule 281 Kodeksu pracy naraża się na karę w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Kodeks pracy nie narzuca jednak, w jaki sposób obecność pracownika na miejscu pracy będzie potwierdzona. Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób dla siebie zorganizowany - forma nie podlega ścisłym przepisom tzn. np. potwierdzenie obecności pracownika w miejscu pracy przeprowadza się metodą ustaloną przez pracodawcę. Lista obecności jest składnikiem ewidencji czasu pracy. Dlatego wspomniana dowolność pozwala więc np. na zastosowanie elektronicznej listy obecności.

Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

Co powinna zawierać lista obecności?

Lista obecności pracowników powinna zawierać kilka niezbędnych elementów. Niezależnie od jej formy - czy będzie to lista obecności w pracy tradycyjna, czyli wydruk do odręcznego podpisu, czy też elektroniczna, wykorzystująca wdrożony system i rozwiązania w postaci rejestratorów pracy, czytników i kart magnetycznych - warto rejestrować następujące dane:

- imię i nazwisko pracownika

- stanowisko

- rok i miesiąc pracy

- norma czasu pracy

- dzień miesiąca

- rozpoczęcie pracy (godzina)

- zakończenie pracy (godzina)

- łączna liczba godzin pracy

- podpis przełożonego

- suma godzin pracy w miesiącu

Obligatoryjnie do listy obecności można dodać kolejne pola np. na notatki lub inne informacje, które są potrzebne pracodawcy. Warto wiedzieć, że przechowywanie listy obecności przez pracodawcę nie jest wystarczające, by w pełni prowadzić dokumentację zatrudnienia. Listy obecności pracowników nie zawierają wszystkich potrzebnych informacji w porównaniu do kart ewidencji czasu pracy.

Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania?

Zgodnie ze zmianami w ustawie z 10 stycznia 2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019, pracodawca ma obowiązek gromadzić informacje o rozpoczęciu i zakończeniu pracy przez pracownika w danym dniu oraz wnioski urlopowe i skierowania na badania lekarskie. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat od ustania stosunku pracy. Można prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej i digitalizować dokumenty składane w formie tradycyjnej.

Lista obecności a RODO

Zgodnie z rozporządzeniem RODO lista obecności nie może zawierać wrażliwych danych takich jak powód nieobecności pracownika. Dlatego w liście obecności nie wypisujemy przyczyn nieobecności: urlop macierzyński, zwolnienie lekarskie, choroba itp. Zakazane jest więc przetwarzanie danych osobowych, które mówią o faktycznej przyczynie nieobecności zatrudnionego w pracy. Lista obecności służy wyłącznie do ustalenia czasu pracy i obecności pracownika w danym dniu.

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Umowa o pracę
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Najpopularniejszym sposobem zawierania stosunku pracy jest:
    powołanie
    mianowanie
    umowa o pracę
    spółdzielcza umowa o pracę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Podwyżki dla doktorantów?
    Minister Edukacji i Nauki, Przemysław Czarnek, zapowiedział podwyższenie wynagrodzeń nauczycieli akademickich. Czy podwyżki dotyczą także doktorantów? Ile wyniosą? Kiedy można się ich spodziewać?
    Kto i kiedy wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu?
    Dlaczego zaświadczenie o zatrudnieniu jest potrzebne pracownikowi? Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu? Jakie informacje muszą pojawić się na zaświadczeniu o zatrudnieniu? W jaki sposób na zatrudnieniu zaświadcza się o wysokości zarobków? Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu? Jak długo zaświadczenie o zatrudnieniu jest ważne?
    Bezrobocie w Polsce spadło - czy będzie jeszcze niższe?
    Bezrobocie spadło - w sierpniu stopa bezrobocia wyniosła 4,8%, tj. obniżyła się zarówno w skali miesiąca (o 0,1 pkt proc.), jak i roku (o 1 pkt. proc.) – podał GUS.
    Staż uczniowski przygotowuje do pracy
    Wypracowaliśmy modelowe programy praktycznej nauki zawodu w zakresie staży uczniowskich dla zawodów technik stylista i technik przemysłu mody. Zachęcamy do ich wykorzystania - pisze Konfederacja Lewiatan.
    Czternastki dla emerytów i rencistów już wypłacone
    Czternastki dla emerytów i rencistów już wypłacone. ZUS rozpoczął wypłatę czternastek 25 sierpnia i zakończył 20 września.
    Bezrobocie w końcu sierpnia na poziomie 4,8%
    Bezrobocie w Polsce 2022. GUS zaprezentował dane o poziomie bezrobocia rejestrowanego w końcu sierpnia 2022 roku.
    Urlop rodzicielski - 9 tygodni tylko dla ojca
    Urlop rodzicielski. W polskim Kodeksie pracy pojawi się dziewięć dodatkowych tygodni urlopu rodzicielskiego tylko dla ojców.
    PPK - transfer środków na lokatę
    Uczestnik PPK, który ukończył 60 lat, może przekazać środki na lokatę terminową Po ukończeniu 60. roku życia, uczestnik PPK może rozpocząć wypłatę środków z rachunku PPK bez pomniejszeń, ale rozpoczęcie wypłaty powoduje, że nowe wpłaty na PPK nie są już dokonywane. Alternatywą jest wypłata transferowa na rachunek terminowej lokaty oszczędnościowej. Również taki transfer powoduje zakończenie wpłat na PPK
    Zwolnienie lekarskie a wynagrodzenie chorobowe
    Komu przysługuje zasiłek chorobowy? Czy zwolnienie lekarskie pozostaje w związku z wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem chorobowym? Jaka jest podstawa wymiaru świadczeń chorobowych i jak obliczyć wynagrodzenie chorobowe?
    Nowe oferty pracy w branży bankowości, finansów, ubezpieczeń i nieruchomości?
    Blisko co trzecia firma (29%) branży bankowości, finansów, ubezpieczeń i nieruchomości chce w ostatnim kwartale 2022 roku zatrudniać nowych pracowników.
    Uregulowanie pracy zdalnej - ile kosztuje?
    Projekt nowelizacji Kodeksu pracy, regulujący m.in. zasady pracy zdalnej, trafił do dalszych prac w komisji. Z dużym prawdopodobieństwem nowe przepisy zaczną więc obowiązywać w ciągu kilku miesięcy. Jak wskazują eksperci W&W Consulting oraz kancelarii CMS - obok szeregu dodatkowych obowiązków wymaganych przepisami ze strony pracodawców, warto zwrócić uwagę również na stronę kosztową nowych przepisów.
    Praca zdalna - ile firmy zapłacą za nowe przepisy?
    Praca zdalna - projekt nowelizacji Kodeksu pracy ureguluje zasady pracy zdalnej. Obok szeregu dodatkowych obowiązków wymaganych przepisami ze strony pracodawców, warto zwrócić uwagę również na stronę kosztową nowych przepisów.
    Jak technologia zmienia rynek pracy?
    Rynek pracy. Mimo że sytuacja epidemiczna jest już mniej poważna, to pracownicy przyzwyczaili się do pracy zdalnej i hybrydowej i nie chcą z niej rezygnować. Działy HR nie przestają też umawiać kandydatów na spotkania zdalne. W niedalekiej przyszłości nowym miejscem pracy, rekrutacji i szkoleń najprawdopodobniej stanie się metawersum.
    Zasada równego traktowania – ubezpieczenia społeczne
    Na czym polega zasada równego traktowania na gruncie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych? Czego dotyczy? Odpowiadamy.
    Nawiązanie stosunku pracy
    Do czego zobowiązuje się pracownik poprzez nawiązanie stosunku pracy? Jakie są cechy stosunku pracy? Kiedy pracownik może skierować przeciwko pracodawcy roszczenie o ustalenie istnienia stosunku pracy? Odpowiadamy.
    Wzrost płac a inflacja
    Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w przedsiębiorstwach w sierpniu 2022 r. w porównaniu z analogicznym okresem ubiegłego roku było wyższe o 12,7% i wyniosło 6583,03 zł (brutto). W stosunku do lipca zmniejszyło się o 2,9% – podał GUS.
    Polacy ograniczają zakupy?
    Sprzedaż detaliczna w cenach stałych w sierpniu 2022 r. była wyższa niż przed rokiem o 4,2%. W porównaniu z lipcem r. wzrosła o 1% – podał GUS.
    KRUS - nowa stawka odsetek za zwłokę
    KRUS. Informacja o nowej obowiązującej stawce odsetek za zwłokę.
    Rejestracja w urzędzie pracy a pełnienie roli w zarządzie spółki
    Pozostawanie w stosunku pracy, wykonywanie innej pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności gospodarczej wykluczają rejestrację w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna. Czy pełnienie funkcji w zarządzie wlicza się w któryś z tych przypadków. Czy zatem nabycie statusu osoby bezrobotnej w tej sytuacji będzie możliwe?
    Kiedy przysługuje zasiłek dla bezrobotnych?
    Zasiłek dla bezrobotnych - ile wynosi w 2022 r. i komu przysługuje? Na jaki okres jest przyznawane prawo do zasiłku? Kiedy może przypadać okres pobierania zasiłku? Czy musi wyłącznie następować po ostatnim zatrudnieniu ubezpieczonego oraz po rozwiązaniu umowy o pracę z przyczyn ekonomicznych, czy też może przypadać w innym termie?
    Czym jest stres w pracy?
    Stres w pracy - czym jest, jakie są jego skutki i objawy? Jak zwalczać stres u pracowników? Jakie są obowiązki pracodawcy w przeciwdziałaniu stresowi w miejscu pracy?
    Ostatnie 14 emerytury już na kontach
    14 emerytura 2022 - ZUS zakończył wypłatę. W dniu 20 września przelana została ostatnia transza dla 1,3 mln osób na łączną kwotę 1,5 mld zł. W całym kraju dodatkowa wypłatę dostało 7,2 mln osób a wydatkowana na ten cel kwota wyniosła ponad 8,7 miliardów zł. Przy czym trzy czwarte uprawnionych otrzymało wypłatę w pełnej wysokości, czyli 1217,98 zł na rękę.
    Umiarkowany optymizm w sprawie wynagrodzeń - Polacy spodziewają się wzrostu dochodów
    Aż połowa Polaków spodziewa się wzrostu dochodów, a 42 proc. szacuje, że ich wysokość pozostanie bez zmian. Oczekiwania są mniej optymistyczne niż na początku roku, ale nadal wysokie, zważywszy na niepewną koniunkturę i coraz częściej zauważane przez ekonomistów spowolnienie gospodarcze.
    Renta rodzinna po zmarłym małżonku a ZFŚS
    Renta rodzinna. Czy za pracownika szkoły, który nabył prawo do renty rodzinnej po zmarłym małżonku, dokonuje się odpisu na ZFŚS?
    Zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września
    Zaległy urlop 2022. Pracownicy, którzy dotąd nie wykorzystali urlopu przysługującego im w 2021 roku, muszą zrobić to do końca września. Obowiązek dopilnowania, aby pracownik udał się w tym terminie na zaległy wypoczynek, spoczywa na pracodawcy.