REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
inEwi
inEwi to wygodna aplikacja do Zarządzania Czasem Pracy. Gwarantuje łatwą i precyzyjną kontrolę wszelkich aspektów ewidencji czasu pracy Twojego zespołu.
Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania/fot. Shutterstock
Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania/fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Prowadzenie listy obecności pracowników to jedna z podstawowych czynności wykonywanych przez pracodawcę. W tym celu właściciel firmy tworzy odrębne działy kadrowe zajmujące się ewidencją czasu pracy lub zleca działania na zewnątrz, wynajmując firmy outsourcingowe. Niezależnie od podmiotu, który prowadzi ewidencję czasu pracy zatrudnionych, lista obecności służy do właściwego rozliczenia wielu elementów związanych z zatrudnieniem pracownika, mimo że jej forma nie jest określona przez Kodeks pracy. Jedną z kluczowych kwestii jest przechowywanie listy obecności. Sprawdź, czy pracodawca ma taki obowiązek.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

W jakim związku pozostaje lista obecności wobec prowadzenia ewidencji czasu pracy? Na początek wyjaśnijmy, czym jest lista obecności. Lista obecności pracownika to dokument kadrowy na podstawie, którego pracodawca może wyliczyć stosowne wynagrodzenie zatrudnionego, czas urlopu oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze względu na stosunek pracy. Lista obecności w pracy prowadzona jest w formie tradycyjnej, czyli wymaga odręcznego podpisu pracownika lub w formie elektronicznej poprzez wykorzystanie urządzeń rejestrujących czas pracy, kart magnetycznych oraz oprogramowania.

REKLAMA

Ewidencja czasu jest natomiast całościowym działaniem pracodawcy mającym na celu wyliczenie prawidłowego wynagrodzenia pracownika, sprawdzenia czy pracownicy przestrzegają przepisów czasu pracy. Sposoby na prowadzenie ewidencji czasu pracy są różne od tradycyjnej dokumentacji i podpisywania listy obecności, po elektroniczną ewidencję rozpoczęcia pracy i zakończenia, wejść i wyjść pracownika z miejsca pracy. W takiej formie pracodawca zazwyczaj korzysta z zewnętrznych rozwiązań wyspecjalizowanych firm dostarczających odpowiednie oprogramowanie do prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz urządzenia takie jak czytniki kart magnetycznych. Ewidencją czasu pracy zajmują się działy kadrowe. Jak więc wynika z obu definicji lista obecności pracowników jest bardzo ważnym elementem ewidencji czasu pracy i w takich kategoriach należy ją rozpatrywać.

Lista obecności - obowiązek prawny

Według Kodeksu pracy i artykułu 149:

- §1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

- §2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

To dwa kluczowe przepisy mówiące o prawach i obowiązkach pracodawcy w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Tutaj należy podkreślić, że niezależnie od wielkości firmy i liczby zatrudnionych pracowników, pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracownika. Jeśli tego nie uczyni, w myśl przepisów zawartych w artykule 281 Kodeksu pracy naraża się na karę w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Kodeks pracy nie narzuca jednak, w jaki sposób obecność pracownika na miejscu pracy będzie potwierdzona. Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób dla siebie zorganizowany - forma nie podlega ścisłym przepisom tzn. np. potwierdzenie obecności pracownika w miejscu pracy przeprowadza się metodą ustaloną przez pracodawcę. Lista obecności jest składnikiem ewidencji czasu pracy. Dlatego wspomniana dowolność pozwala więc np. na zastosowanie elektronicznej listy obecności.

Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

Co powinna zawierać lista obecności?

Lista obecności pracowników powinna zawierać kilka niezbędnych elementów. Niezależnie od jej formy - czy będzie to lista obecności w pracy tradycyjna, czyli wydruk do odręcznego podpisu, czy też elektroniczna, wykorzystująca wdrożony system i rozwiązania w postaci rejestratorów pracy, czytników i kart magnetycznych - warto rejestrować następujące dane:

- imię i nazwisko pracownika

- stanowisko

- rok i miesiąc pracy

- norma czasu pracy

- dzień miesiąca

- rozpoczęcie pracy (godzina)

- zakończenie pracy (godzina)

- łączna liczba godzin pracy

- podpis przełożonego

- suma godzin pracy w miesiącu

Obligatoryjnie do listy obecności można dodać kolejne pola np. na notatki lub inne informacje, które są potrzebne pracodawcy. Warto wiedzieć, że przechowywanie listy obecności przez pracodawcę nie jest wystarczające, by w pełni prowadzić dokumentację zatrudnienia. Listy obecności pracowników nie zawierają wszystkich potrzebnych informacji w porównaniu do kart ewidencji czasu pracy.

Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania?

Zgodnie ze zmianami w ustawie z 10 stycznia 2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019, pracodawca ma obowiązek gromadzić informacje o rozpoczęciu i zakończeniu pracy przez pracownika w danym dniu oraz wnioski urlopowe i skierowania na badania lekarskie. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat od ustania stosunku pracy. Można prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej i digitalizować dokumenty składane w formie tradycyjnej.

Lista obecności a RODO

Zgodnie z rozporządzeniem RODO lista obecności nie może zawierać wrażliwych danych takich jak powód nieobecności pracownika. Dlatego w liście obecności nie wypisujemy przyczyn nieobecności: urlop macierzyński, zwolnienie lekarskie, choroba itp. Zakazane jest więc przetwarzanie danych osobowych, które mówią o faktycznej przyczynie nieobecności zatrudnionego w pracy. Lista obecności służy wyłącznie do ustalenia czasu pracy i obecności pracownika w danym dniu.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

Praca zdalna, zadaniowy czas pracy. Nie, teraz zupełnie inna forma zatrudnienia jest na absolutnym topie rynku pracy, jaka

80 proc. pracowników tymczasowych i kontraktorów odczuwa satysfakcję z pracy projektowej. Wielu specjalistów, kiedy pozna zalety takich form współpracy z firmami, to nie chce już wracać na etat. Dlatego praca projektowa szybko zyskuje zwolenników.

Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

REKLAMA

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania z PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

REKLAMA

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA