Kategorie

Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania

inEwi
inEwi to wygodna aplikacja do Zarządzania Czasem Pracy. Gwarantuje łatwą i precyzyjną kontrolę wszelkich aspektów ewidencji czasu pracy Twojego zespołu.
Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania/fot. Shutterstock
Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania/fot. Shutterstock
Prowadzenie listy obecności pracowników to jedna z podstawowych czynności wykonywanych przez pracodawcę. W tym celu właściciel firmy tworzy odrębne działy kadrowe zajmujące się ewidencją czasu pracy lub zleca działania na zewnątrz, wynajmując firmy outsourcingowe. Niezależnie od podmiotu, który prowadzi ewidencję czasu pracy zatrudnionych, lista obecności służy do właściwego rozliczenia wielu elementów związanych z zatrudnieniem pracownika, mimo że jej forma nie jest określona przez Kodeks pracy. Jedną z kluczowych kwestii jest przechowywanie listy obecności. Sprawdź, czy pracodawca ma taki obowiązek.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

W jakim związku pozostaje lista obecności wobec prowadzenia ewidencji czasu pracy? Na początek wyjaśnijmy, czym jest lista obecności. Lista obecności pracownika to dokument kadrowy na podstawie, którego pracodawca może wyliczyć stosowne wynagrodzenie zatrudnionego, czas urlopu oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze względu na stosunek pracy. Lista obecności w pracy prowadzona jest w formie tradycyjnej, czyli wymaga odręcznego podpisu pracownika lub w formie elektronicznej poprzez wykorzystanie urządzeń rejestrujących czas pracy, kart magnetycznych oraz oprogramowania.

Ewidencja czasu jest natomiast całościowym działaniem pracodawcy mającym na celu wyliczenie prawidłowego wynagrodzenia pracownika, sprawdzenia czy pracownicy przestrzegają przepisów czasu pracy. Sposoby na prowadzenie ewidencji czasu pracy są różne od tradycyjnej dokumentacji i podpisywania listy obecności, po elektroniczną ewidencję rozpoczęcia pracy i zakończenia, wejść i wyjść pracownika z miejsca pracy. W takiej formie pracodawca zazwyczaj korzysta z zewnętrznych rozwiązań wyspecjalizowanych firm dostarczających odpowiednie oprogramowanie do prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz urządzenia takie jak czytniki kart magnetycznych. Ewidencją czasu pracy zajmują się działy kadrowe. Jak więc wynika z obu definicji lista obecności pracowników jest bardzo ważnym elementem ewidencji czasu pracy i w takich kategoriach należy ją rozpatrywać.

Lista obecności - obowiązek prawny

Według Kodeksu pracy i artykułu 149:

- §1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

- §2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

To dwa kluczowe przepisy mówiące o prawach i obowiązkach pracodawcy w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Tutaj należy podkreślić, że niezależnie od wielkości firmy i liczby zatrudnionych pracowników, pracodawca ma bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracownika. Jeśli tego nie uczyni, w myśl przepisów zawartych w artykule 281 Kodeksu pracy naraża się na karę w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Kodeks pracy nie narzuca jednak, w jaki sposób obecność pracownika na miejscu pracy będzie potwierdzona. Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób dla siebie zorganizowany - forma nie podlega ścisłym przepisom tzn. np. potwierdzenie obecności pracownika w miejscu pracy przeprowadza się metodą ustaloną przez pracodawcę. Lista obecności jest składnikiem ewidencji czasu pracy. Dlatego wspomniana dowolność pozwala więc np. na zastosowanie elektronicznej listy obecności.

Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

Co powinna zawierać lista obecności?

Lista obecności pracowników powinna zawierać kilka niezbędnych elementów. Niezależnie od jej formy - czy będzie to lista obecności w pracy tradycyjna, czyli wydruk do odręcznego podpisu, czy też elektroniczna, wykorzystująca wdrożony system i rozwiązania w postaci rejestratorów pracy, czytników i kart magnetycznych - warto rejestrować następujące dane:

- imię i nazwisko pracownika

- stanowisko

- rok i miesiąc pracy

- norma czasu pracy

- dzień miesiąca

- rozpoczęcie pracy (godzina)

- zakończenie pracy (godzina)

- łączna liczba godzin pracy

- podpis przełożonego

- suma godzin pracy w miesiącu

Obligatoryjnie do listy obecności można dodać kolejne pola np. na notatki lub inne informacje, które są potrzebne pracodawcy. Warto wiedzieć, że przechowywanie listy obecności przez pracodawcę nie jest wystarczające, by w pełni prowadzić dokumentację zatrudnienia. Listy obecności pracowników nie zawierają wszystkich potrzebnych informacji w porównaniu do kart ewidencji czasu pracy.

Lista obecności - czy pracodawca ma obowiązek ich przechowywania?

Zgodnie ze zmianami w ustawie z 10 stycznia 2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019, pracodawca ma obowiązek gromadzić informacje o rozpoczęciu i zakończeniu pracy przez pracownika w danym dniu oraz wnioski urlopowe i skierowania na badania lekarskie. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat od ustania stosunku pracy. Można prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej i digitalizować dokumenty składane w formie tradycyjnej.

Lista obecności a RODO

Zgodnie z rozporządzeniem RODO lista obecności nie może zawierać wrażliwych danych takich jak powód nieobecności pracownika. Dlatego w liście obecności nie wypisujemy przyczyn nieobecności: urlop macierzyński, zwolnienie lekarskie, choroba itp. Zakazane jest więc przetwarzanie danych osobowych, które mówią o faktycznej przyczynie nieobecności zatrudnionego w pracy. Lista obecności służy wyłącznie do ustalenia czasu pracy i obecności pracownika w danym dniu.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.