REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak poprawić jakość swojej pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Szykuła

REKLAMA

Na jakość pracy składa się kilka czynników - poczynając od metod zarządzania firmą, skończywszy na zarządzaniu sobą w czasie. Jak działać, żeby praca dawała zamierzony efekt?

Jeśli efekty twojej pracy są mizerne, mimo że w wykonanie zadań wkładasz całą swoją energię, pomyśl nad wdrożeniem zabiegów, które ułatwią i ulepszą twoje działania. W zawodzie asystentki i sekretarki organizacja pracy odgrywa ogromną rolę. Ze względu na różnorodność zadań - to wachlarz działań od najdrobniejszych szczegółów, aż do bardzo odpowiedzialnych spraw. Musisz zastosować kilka reguł, które z pewnością przyniosą dobry efekt. Przydatny może się okazać tzw. system 5S. Jest to pięć podstawowych reguł, stosowanych w wielu przedsiębiorstwach, mających na celu utrzymanie dyscypliny i porządku w miejscu pracy. Zgodnie z nazwą systemu, słowa te zaczynają się na „s” w języku japońskim, ale także i w polskim:

REKLAMA

Autopromocja

• Po pierwsze „selekcja” - pozbycie się wszelkich niepotrzebnych narzędzi i materiałów, które mogą wprowadzać bałagan.

• Po drugie „systematyka” - wszystko musi mieć własne, przydzielone miejsce, które ułatwi użycie narzędzi.

• Kolejnym elementem jest „sprzątanie”, a co za tym idzie - pełne uporządkowanie stanowiska pracy.

• Czwartą zasadą jest „standaryzacja”, która ułatwia wykonywanie czynności, przy jednoczesnej możliwości ich kontrolowania. Porządek i jasna odpowiedzialność pozwalają osiągać cele.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• Piątym elementem jest „samodyscyplina” - to przestrzeganie wyżej wymienionych reguł dzień po dniu, tak aby stały się rutynowym przyzwyczajeniem.

Wpływ zarządzania firmą

REKLAMA

Istotny wpływ na jakość pracy ma system zarządzania całą organizacją (nie jest to czynnik od nas zależny, może jednak silnie na nas oddziaływać). Według Łukasza Piaseckiego, właściciela agencji pośrednictwa pracy, Basic-Recruitment, istnieje kilka podstawowych czynników usprawniających pracę:

• Zebranie w każdy poniedziałek rano, z ustaleniem planu działania na każdy tydzień oraz podsumowanie i rozliczenie minionego tygodnia oraz szukanie rozwiązań na pojawiające się problemy.

• Istotne jest jasne wyznaczenie obowiązków i zakres odpowiedzialności, a także sposób rozliczenia każdego zadania i projektu. Niestety, wielu pracodawców nie bierze tego pod uwagę.

• Bardzo ważna (również w pracy asystentki) jest samokontrola i dążenie do zrealizowania wyznaczonych celów w określonych terminach, a także kalendarz i notatnik - to najlepszy kontroler jakości, tempa i sposobu wykonania zadań i pracy.

Z punktu widzenia właściciela zarządzającego środkami pieniężnymi, „uzyskany wynik finansowy w zestawieniu do założonego” mówi jasno, że:

a) jest ok., ale należy jeszcze popracować,

b) jest kiepsko, więc trzeba wziąć się do roboty,

c) jest bardzo dobrze, ale zawsze może być lepiej.

Jeśli twoja praca wiąże się bezpośrednio z uzyskiwaniem dochodów przez firmę, to śledzenie wyników finansowych powinno motywować, a tym samym wspomagać wykonywanie konkretnych zadań.

Porządek kluczem do sukcesu

Dobrą techniką działania, które sprawi, że będziesz pracować lepiej, szybciej i wydajniej, jest zarządzanie sobą w czasie (niekiedy nazywane „zarządzanie czasem”). To nic innego, jak jasne sformułowanie celu, kontrola działań służących jego osiągnięciu, wyznaczenie realnego czasu działania i umiejętność przewidywania efektów własnej pracy. Zarządzanie sobą w czasie to po prostu dobre jego wykorzystanie i na pewno zbliży cię do sukcesu. Na poprawę wyników pozwoli stosowanie podstawowych reguł (chociażby systemu 5S) oraz codzienna praktyka. Wiadomo, że współpracownicy próbują często zrzucać na sekretarki „czarną robotę”. Trzeba bronić się przed takim działaniem. Jasna zależność służbowa i nieco asertywności pozwoli na wymowne stwierdzenie wypowiedziane bez wyrzutów sumienia: „Przykro mi, ale nie jestem w stanie tego dla ciebie zrobić”. Pamiętaj - najpierw zadania, z których jesteś rozliczana przez przełożonego, a dopiero później pomoc innym, nawet kosztem pogorszenia z nimi stosunków.

REKLAMA

Bardzo istotny w pracy asystentki, co podkreśla wiele osób pracujących w tym zawodzie, jest po prostu... porządek. Wydawać się może, że to naprawdę banalna kwestia, lecz dająca dobry efekt. Tak twierdzi Adriana Gajdecka, specjalista w pionie marketingu (wcześniej asystentka dyrektora) w dużej firmie telekomunikacyjnej: „Istotny jest porządek na biurku. W dokumentach - stos papierów wprowadza niepotrzebny stres (wrażenie natłoku pracy) i sprzyja pomyłkom (pilny dokument do wysłania zapodzieje się pod innymi papierami i o nim zapomnimy). Warto także ułożyć dokumenty w segregatorach według odpowiednich kategorii, wyszczególnionych zakładkami”.

Podobnie jest z planowaniem zadań na bieżący tydzień. Warto zaopatrzyć się w notatnik i wpisywać do niego czynności do wykonania danego dnia czy tygodnia lub wypisać je na tablicy suchościeralnej, którą masz przed sobą i na której zapisujesz istotne zadania (wykonane czynności w obu przypadkach skreślasz). Jeśli wolisz pracować z komputerem, możesz założyć dokument elektroniczny z planem działań - czynności niewykonane wpisujesz na kolorowo, a wykonane na czarno. Taka wizualizacja zadań pomoże przyspieszyć ich zrobienie. Jeśli składasz przełożonemu cotygodniowy raport z wykonanych czynności, zapisywanie zadań powyższymi metodami ułatwi ci także jego stworzenie.

Praca z komputerem to doskonały pomysł na utrzymywanie porządku: zamiast gromadzić nadmiar dokumentów w szafach, można gromadzić dane w komputerze, skanować pisma, zamiast je kopiować i trzymać w segregatorach. Warto także przygotować szablony dokumentów, z których często korzystamy. To bardzo przyspiesza pracę i unikniemy dzięki temu monotonnego pisania ciągle tego samego tekstu. Podobnie z e-mailami - zastosujmy listy adresowe, a w przypadku poczty tradycyjnej - naklejki z danymi stałych adresatów. Praca powinna zostać odpowiednio rozplanowana, aby nie sprawiała wielu trudności. Adriana Gajdecka proponuje: „Na początku dnia, kiedy jesteśmy najbardziej aktywni i niezmęczeni pracą, warto wykonywać zadania wymagające największego skupienia i uwagi, a na czas zmęczenia umysłowego, spadku formy zostawić zadania rutynowe, niewymagające większej aktywności i myślenia. Polecam też wygospodarowanie czasu na zjedzenie ciepłego obiadu, który jest zastrzykiem energii na drugą połowę dnia”.

Sekretarka lepiej zorganizowana

• Ustalaj priorytety - tego co najważniejsze, nie odkładaj na później

• Notatki zapisuj w przeznaczonym do tego zeszycie - unikaj karteczek, które łatwo zgubić

• Wiadomość, którą masz przekazać, zapisuj, abyś po pewnym czasie wiedziała, co miałaś na myśli

• Miej na biurku skorowidz z telefonami - to znacznie ułatwia pracę

• Bądź systematyczna w działaniach

• Dbaj o porządek na swoim stanowisku pracy

Sylwia Szykuła

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja?

Praca w wysokich temperaturach jest szczególnie uciążliwa, a nawet może zagrażać zdrowiu i życiu pracowników. Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja? Poznaj aktualnie obowiązujące przepisy BHP.

Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

REKLAMA

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

REKLAMA

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszystkich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

REKLAMA