Kategorie

Jak poprawić jakość swojej pracy

Sylwia Szykuła
Na jakość pracy składa się kilka czynników - poczynając od metod zarządzania firmą, skończywszy na zarządzaniu sobą w czasie. Jak działać, żeby praca dawała zamierzony efekt?

Jeśli efekty twojej pracy są mizerne, mimo że w wykonanie zadań wkładasz całą swoją energię, pomyśl nad wdrożeniem zabiegów, które ułatwią i ulepszą twoje działania. W zawodzie asystentki i sekretarki organizacja pracy odgrywa ogromną rolę. Ze względu na różnorodność zadań - to wachlarz działań od najdrobniejszych szczegółów, aż do bardzo odpowiedzialnych spraw. Musisz zastosować kilka reguł, które z pewnością przyniosą dobry efekt. Przydatny może się okazać tzw. system 5S. Jest to pięć podstawowych reguł, stosowanych w wielu przedsiębiorstwach, mających na celu utrzymanie dyscypliny i porządku w miejscu pracy. Zgodnie z nazwą systemu, słowa te zaczynają się na „s” w języku japońskim, ale także i w polskim:

• Po pierwsze „selekcja” - pozbycie się wszelkich niepotrzebnych narzędzi i materiałów, które mogą wprowadzać bałagan.

• Po drugie „systematyka” - wszystko musi mieć własne, przydzielone miejsce, które ułatwi użycie narzędzi.

• Kolejnym elementem jest „sprzątanie”, a co za tym idzie - pełne uporządkowanie stanowiska pracy.

• Czwartą zasadą jest „standaryzacja”, która ułatwia wykonywanie czynności, przy jednoczesnej możliwości ich kontrolowania. Porządek i jasna odpowiedzialność pozwalają osiągać cele.

• Piątym elementem jest „samodyscyplina” - to przestrzeganie wyżej wymienionych reguł dzień po dniu, tak aby stały się rutynowym przyzwyczajeniem.

Wpływ zarządzania firmą

Istotny wpływ na jakość pracy ma system zarządzania całą organizacją (nie jest to czynnik od nas zależny, może jednak silnie na nas oddziaływać). Według Łukasza Piaseckiego, właściciela agencji pośrednictwa pracy, Basic-Recruitment, istnieje kilka podstawowych czynników usprawniających pracę:

• Zebranie w każdy poniedziałek rano, z ustaleniem planu działania na każdy tydzień oraz podsumowanie i rozliczenie minionego tygodnia oraz szukanie rozwiązań na pojawiające się problemy.

• Istotne jest jasne wyznaczenie obowiązków i zakres odpowiedzialności, a także sposób rozliczenia każdego zadania i projektu. Niestety, wielu pracodawców nie bierze tego pod uwagę.

• Bardzo ważna (również w pracy asystentki) jest samokontrola i dążenie do zrealizowania wyznaczonych celów w określonych terminach, a także kalendarz i notatnik - to najlepszy kontroler jakości, tempa i sposobu wykonania zadań i pracy.

Z punktu widzenia właściciela zarządzającego środkami pieniężnymi, „uzyskany wynik finansowy w zestawieniu do założonego” mówi jasno, że:

a) jest ok., ale należy jeszcze popracować,

b) jest kiepsko, więc trzeba wziąć się do roboty,

c) jest bardzo dobrze, ale zawsze może być lepiej.

Jeśli twoja praca wiąże się bezpośrednio z uzyskiwaniem dochodów przez firmę, to śledzenie wyników finansowych powinno motywować, a tym samym wspomagać wykonywanie konkretnych zadań.

Porządek kluczem do sukcesu

Dobrą techniką działania, które sprawi, że będziesz pracować lepiej, szybciej i wydajniej, jest zarządzanie sobą w czasie (niekiedy nazywane „zarządzanie czasem”). To nic innego, jak jasne sformułowanie celu, kontrola działań służących jego osiągnięciu, wyznaczenie realnego czasu działania i umiejętność przewidywania efektów własnej pracy. Zarządzanie sobą w czasie to po prostu dobre jego wykorzystanie i na pewno zbliży cię do sukcesu. Na poprawę wyników pozwoli stosowanie podstawowych reguł (chociażby systemu 5S) oraz codzienna praktyka. Wiadomo, że współpracownicy próbują często zrzucać na sekretarki „czarną robotę”. Trzeba bronić się przed takim działaniem. Jasna zależność służbowa i nieco asertywności pozwoli na wymowne stwierdzenie wypowiedziane bez wyrzutów sumienia: „Przykro mi, ale nie jestem w stanie tego dla ciebie zrobić”. Pamiętaj - najpierw zadania, z których jesteś rozliczana przez przełożonego, a dopiero później pomoc innym, nawet kosztem pogorszenia z nimi stosunków.

Bardzo istotny w pracy asystentki, co podkreśla wiele osób pracujących w tym zawodzie, jest po prostu... porządek. Wydawać się może, że to naprawdę banalna kwestia, lecz dająca dobry efekt. Tak twierdzi Adriana Gajdecka, specjalista w pionie marketingu (wcześniej asystentka dyrektora) w dużej firmie telekomunikacyjnej: „Istotny jest porządek na biurku. W dokumentach - stos papierów wprowadza niepotrzebny stres (wrażenie natłoku pracy) i sprzyja pomyłkom (pilny dokument do wysłania zapodzieje się pod innymi papierami i o nim zapomnimy). Warto także ułożyć dokumenty w segregatorach według odpowiednich kategorii, wyszczególnionych zakładkami”.

Podobnie jest z planowaniem zadań na bieżący tydzień. Warto zaopatrzyć się w notatnik i wpisywać do niego czynności do wykonania danego dnia czy tygodnia lub wypisać je na tablicy suchościeralnej, którą masz przed sobą i na której zapisujesz istotne zadania (wykonane czynności w obu przypadkach skreślasz). Jeśli wolisz pracować z komputerem, możesz założyć dokument elektroniczny z planem działań - czynności niewykonane wpisujesz na kolorowo, a wykonane na czarno. Taka wizualizacja zadań pomoże przyspieszyć ich zrobienie. Jeśli składasz przełożonemu cotygodniowy raport z wykonanych czynności, zapisywanie zadań powyższymi metodami ułatwi ci także jego stworzenie.

Praca z komputerem to doskonały pomysł na utrzymywanie porządku: zamiast gromadzić nadmiar dokumentów w szafach, można gromadzić dane w komputerze, skanować pisma, zamiast je kopiować i trzymać w segregatorach. Warto także przygotować szablony dokumentów, z których często korzystamy. To bardzo przyspiesza pracę i unikniemy dzięki temu monotonnego pisania ciągle tego samego tekstu. Podobnie z e-mailami - zastosujmy listy adresowe, a w przypadku poczty tradycyjnej - naklejki z danymi stałych adresatów. Praca powinna zostać odpowiednio rozplanowana, aby nie sprawiała wielu trudności. Adriana Gajdecka proponuje: „Na początku dnia, kiedy jesteśmy najbardziej aktywni i niezmęczeni pracą, warto wykonywać zadania wymagające największego skupienia i uwagi, a na czas zmęczenia umysłowego, spadku formy zostawić zadania rutynowe, niewymagające większej aktywności i myślenia. Polecam też wygospodarowanie czasu na zjedzenie ciepłego obiadu, który jest zastrzykiem energii na drugą połowę dnia”.

Sekretarka lepiej zorganizowana

• Ustalaj priorytety - tego co najważniejsze, nie odkładaj na później

• Notatki zapisuj w przeznaczonym do tego zeszycie - unikaj karteczek, które łatwo zgubić

• Wiadomość, którą masz przekazać, zapisuj, abyś po pewnym czasie wiedziała, co miałaś na myśli

• Miej na biurku skorowidz z telefonami - to znacznie ułatwia pracę

• Bądź systematyczna w działaniach

• Dbaj o porządek na swoim stanowisku pracy

Sylwia Szykuła

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.