Jak poprawić jakość swojej pracy

Jeśli efekty twojej pracy są mizerne, mimo że w wykonanie zadań wkładasz całą swoją energię, pomyśl nad wdrożeniem zabiegów, które ułatwią i ulepszą twoje działania. W zawodzie asystentki i sekretarki organizacja pracy odgrywa ogromną rolę. Ze względu na różnorodność zadań - to wachlarz działań od najdrobniejszych szczegółów, aż do bardzo odpowiedzialnych spraw. Musisz zastosować kilka reguł, które z pewnością przyniosą dobry efekt. Przydatny może się okazać tzw. system 5S. Jest to pięć podstawowych reguł, stosowanych w wielu przedsiębiorstwach, mających na celu utrzymanie dyscypliny i porządku w miejscu pracy. Zgodnie z nazwą systemu, słowa te zaczynają się na „s” w języku japońskim, ale także i w polskim:

• Po pierwsze „selekcja” - pozbycie się wszelkich niepotrzebnych narzędzi i materiałów, które mogą wprowadzać bałagan.

• Po drugie „systematyka” - wszystko musi mieć własne, przydzielone miejsce, które ułatwi użycie narzędzi.

• Kolejnym elementem jest „sprzątanie”, a co za tym idzie - pełne uporządkowanie stanowiska pracy.

• Czwartą zasadą jest „standaryzacja”, która ułatwia wykonywanie czynności, przy jednoczesnej możliwości ich kontrolowania. Porządek i jasna odpowiedzialność pozwalają osiągać cele.

• Piątym elementem jest „samodyscyplina” - to przestrzeganie wyżej wymienionych reguł dzień po dniu, tak aby stały się rutynowym przyzwyczajeniem.

Istotny wpływ na jakość pracy ma system zarządzania całą organizacją (nie jest to czynnik od nas zależny, może jednak silnie na nas oddziaływać). Według Łukasza Piaseckiego, właściciela agencji pośrednictwa pracy, Basic-Recruitment, istnieje kilka podstawowych czynników usprawniających pracę:

• Zebranie w każdy poniedziałek rano, z ustaleniem planu działania na każdy tydzień oraz podsumowanie i rozliczenie minionego tygodnia oraz szukanie rozwiązań na pojawiające się problemy.

• Istotne jest jasne wyznaczenie obowiązków i zakres odpowiedzialności, a także sposób rozliczenia każdego zadania i projektu. Niestety, wielu pracodawców nie bierze tego pod uwagę.

• Bardzo ważna (również w pracy asystentki) jest samokontrola i dążenie do zrealizowania wyznaczonych celów w określonych terminach, a także kalendarz i notatnik - to najlepszy kontroler jakości, tempa i sposobu wykonania zadań i pracy.

Z punktu widzenia właściciela zarządzającego środkami pieniężnymi, „uzyskany wynik finansowy w zestawieniu do założonego” mówi jasno, że: