REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak poprawić jakość swojej pracy

Sylwia Szykuła

REKLAMA

Na jakość pracy składa się kilka czynników - poczynając od metod zarządzania firmą, skończywszy na zarządzaniu sobą w czasie. Jak działać, żeby praca dawała zamierzony efekt?

Jeśli efekty twojej pracy są mizerne, mimo że w wykonanie zadań wkładasz całą swoją energię, pomyśl nad wdrożeniem zabiegów, które ułatwią i ulepszą twoje działania. W zawodzie asystentki i sekretarki organizacja pracy odgrywa ogromną rolę. Ze względu na różnorodność zadań - to wachlarz działań od najdrobniejszych szczegółów, aż do bardzo odpowiedzialnych spraw. Musisz zastosować kilka reguł, które z pewnością przyniosą dobry efekt. Przydatny może się okazać tzw. system 5S. Jest to pięć podstawowych reguł, stosowanych w wielu przedsiębiorstwach, mających na celu utrzymanie dyscypliny i porządku w miejscu pracy. Zgodnie z nazwą systemu, słowa te zaczynają się na „s” w języku japońskim, ale także i w polskim:

Autopromocja

• Po pierwsze „selekcja” - pozbycie się wszelkich niepotrzebnych narzędzi i materiałów, które mogą wprowadzać bałagan.

• Po drugie „systematyka” - wszystko musi mieć własne, przydzielone miejsce, które ułatwi użycie narzędzi.

• Kolejnym elementem jest „sprzątanie”, a co za tym idzie - pełne uporządkowanie stanowiska pracy.

• Czwartą zasadą jest „standaryzacja”, która ułatwia wykonywanie czynności, przy jednoczesnej możliwości ich kontrolowania. Porządek i jasna odpowiedzialność pozwalają osiągać cele.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• Piątym elementem jest „samodyscyplina” - to przestrzeganie wyżej wymienionych reguł dzień po dniu, tak aby stały się rutynowym przyzwyczajeniem.

Wpływ zarządzania firmą

Istotny wpływ na jakość pracy ma system zarządzania całą organizacją (nie jest to czynnik od nas zależny, może jednak silnie na nas oddziaływać). Według Łukasza Piaseckiego, właściciela agencji pośrednictwa pracy, Basic-Recruitment, istnieje kilka podstawowych czynników usprawniających pracę:

• Zebranie w każdy poniedziałek rano, z ustaleniem planu działania na każdy tydzień oraz podsumowanie i rozliczenie minionego tygodnia oraz szukanie rozwiązań na pojawiające się problemy.

• Istotne jest jasne wyznaczenie obowiązków i zakres odpowiedzialności, a także sposób rozliczenia każdego zadania i projektu. Niestety, wielu pracodawców nie bierze tego pod uwagę.

• Bardzo ważna (również w pracy asystentki) jest samokontrola i dążenie do zrealizowania wyznaczonych celów w określonych terminach, a także kalendarz i notatnik - to najlepszy kontroler jakości, tempa i sposobu wykonania zadań i pracy.

Z punktu widzenia właściciela zarządzającego środkami pieniężnymi, „uzyskany wynik finansowy w zestawieniu do założonego” mówi jasno, że:

a) jest ok., ale należy jeszcze popracować,

b) jest kiepsko, więc trzeba wziąć się do roboty,

c) jest bardzo dobrze, ale zawsze może być lepiej.

Jeśli twoja praca wiąże się bezpośrednio z uzyskiwaniem dochodów przez firmę, to śledzenie wyników finansowych powinno motywować, a tym samym wspomagać wykonywanie konkretnych zadań.

Porządek kluczem do sukcesu

Dobrą techniką działania, które sprawi, że będziesz pracować lepiej, szybciej i wydajniej, jest zarządzanie sobą w czasie (niekiedy nazywane „zarządzanie czasem”). To nic innego, jak jasne sformułowanie celu, kontrola działań służących jego osiągnięciu, wyznaczenie realnego czasu działania i umiejętność przewidywania efektów własnej pracy. Zarządzanie sobą w czasie to po prostu dobre jego wykorzystanie i na pewno zbliży cię do sukcesu. Na poprawę wyników pozwoli stosowanie podstawowych reguł (chociażby systemu 5S) oraz codzienna praktyka. Wiadomo, że współpracownicy próbują często zrzucać na sekretarki „czarną robotę”. Trzeba bronić się przed takim działaniem. Jasna zależność służbowa i nieco asertywności pozwoli na wymowne stwierdzenie wypowiedziane bez wyrzutów sumienia: „Przykro mi, ale nie jestem w stanie tego dla ciebie zrobić”. Pamiętaj - najpierw zadania, z których jesteś rozliczana przez przełożonego, a dopiero później pomoc innym, nawet kosztem pogorszenia z nimi stosunków.

Bardzo istotny w pracy asystentki, co podkreśla wiele osób pracujących w tym zawodzie, jest po prostu... porządek. Wydawać się może, że to naprawdę banalna kwestia, lecz dająca dobry efekt. Tak twierdzi Adriana Gajdecka, specjalista w pionie marketingu (wcześniej asystentka dyrektora) w dużej firmie telekomunikacyjnej: „Istotny jest porządek na biurku. W dokumentach - stos papierów wprowadza niepotrzebny stres (wrażenie natłoku pracy) i sprzyja pomyłkom (pilny dokument do wysłania zapodzieje się pod innymi papierami i o nim zapomnimy). Warto także ułożyć dokumenty w segregatorach według odpowiednich kategorii, wyszczególnionych zakładkami”.

Podobnie jest z planowaniem zadań na bieżący tydzień. Warto zaopatrzyć się w notatnik i wpisywać do niego czynności do wykonania danego dnia czy tygodnia lub wypisać je na tablicy suchościeralnej, którą masz przed sobą i na której zapisujesz istotne zadania (wykonane czynności w obu przypadkach skreślasz). Jeśli wolisz pracować z komputerem, możesz założyć dokument elektroniczny z planem działań - czynności niewykonane wpisujesz na kolorowo, a wykonane na czarno. Taka wizualizacja zadań pomoże przyspieszyć ich zrobienie. Jeśli składasz przełożonemu cotygodniowy raport z wykonanych czynności, zapisywanie zadań powyższymi metodami ułatwi ci także jego stworzenie.

Praca z komputerem to doskonały pomysł na utrzymywanie porządku: zamiast gromadzić nadmiar dokumentów w szafach, można gromadzić dane w komputerze, skanować pisma, zamiast je kopiować i trzymać w segregatorach. Warto także przygotować szablony dokumentów, z których często korzystamy. To bardzo przyspiesza pracę i unikniemy dzięki temu monotonnego pisania ciągle tego samego tekstu. Podobnie z e-mailami - zastosujmy listy adresowe, a w przypadku poczty tradycyjnej - naklejki z danymi stałych adresatów. Praca powinna zostać odpowiednio rozplanowana, aby nie sprawiała wielu trudności. Adriana Gajdecka proponuje: „Na początku dnia, kiedy jesteśmy najbardziej aktywni i niezmęczeni pracą, warto wykonywać zadania wymagające największego skupienia i uwagi, a na czas zmęczenia umysłowego, spadku formy zostawić zadania rutynowe, niewymagające większej aktywności i myślenia. Polecam też wygospodarowanie czasu na zjedzenie ciepłego obiadu, który jest zastrzykiem energii na drugą połowę dnia”.

Sekretarka lepiej zorganizowana

• Ustalaj priorytety - tego co najważniejsze, nie odkładaj na później

• Notatki zapisuj w przeznaczonym do tego zeszycie - unikaj karteczek, które łatwo zgubić

• Wiadomość, którą masz przekazać, zapisuj, abyś po pewnym czasie wiedziała, co miałaś na myśli

• Miej na biurku skorowidz z telefonami - to znacznie ułatwia pracę

• Bądź systematyczna w działaniach

• Dbaj o porządek na swoim stanowisku pracy

Sylwia Szykuła

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Waloryzacja emerytur 2024 – tabela netto

    Waloryzacja emerytur od 1 marca 2024 roku - o ile procent wzrosną emerytury? Kiedy będzie wypłata pierwszych wyższych emerytur? Tabela przedstawia podwyżki emerytur od 1 marca 2024 roku. Ile wynoszą kwoty netto emerytur po waloryzacji?

    Mama 4+ czyli emerytura matczyna w 2024 roku [WYWIAD]

    Mama 4 plus w 2024 roku - to już 5 lat funkcjonowania świadczenia w Polsce. Czy w tym czasie zmieniły się przepisy? Jakie warunki należy spełnić, aby otrzymać RSU? Ile wynosi rodzicielskie świadczenie uzupełniające do końca lutego, a ile od 1 marca 2024 roku? Jakie dokumenty dołączyć do wniosku? Czy na emeryturze matczynej można pracować? Czy ojcowie pobierają emeryturę matczyną? Na te i inne pytania odpowiada rzecznik ZUS województwa dolnośląskiego Iwoną Kowalską-Matis

    Nie możesz pójść do ZUS i załatwić sprawy? Możesz wysłać pełnomocnika. Trzeba tylko wypełnić formularz ZUS PEL

    Za pomocą formularza ZUS PEL klienci Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą udzielić pełnomocnictwa do załatwiania swoich spraw. Formularz można pobrać ze strony internetowej www.zus.pl lub z PUE ZUS. Druk jest także dostępny w każdej placówce ZUS.

    W styczniu 2024 r. wzrosło bezrobocie w Polsce! Czy to jest wzrost sezonowy?

    Wzrosło bezrobocie w Polsce. W styczniu stopa bezrobocia wyniosła 5,4%. W grudniu 2023 r. bezrobocie wynosiło 5,1%, a w listopadzie 5,0%.

    REKLAMA

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. Trwa kampania BHP w cyfrowym świecie pracy

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. To zarządzanie pracą przez sztuczną inteligencję może mieć ogromny wpływ na jakość świadczonej pracy, jej ilość jak i utratę. Świat pracy i rynek się zmieniają - ale w tym wszystkim najważniejszy jest człowiek, nie kapitał. Konieczne jest więc budowanie wiedzy, doświadczenia i zaufania przez informowanie pracowników i zasięganie ich opinii oraz umożliwienie im udziału w projektowaniu i wdrażaniu technologii i systemów cyfrowych w nowej postindustrialnej erze pracy. „Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy dotyczy każdego. Jest dobre dla ciebie. Dobre dla firmy” – tak głosi kampania „Bezpieczeństwo pracy w świecie cyfrowym”, która jest prowadzona w latach 2023-2025. Kampania odbywa się w ramach projektu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy.

    Ukraińcy będą przebywać legalnie w Polsce do 30 czerwca 2024 r. Weszła w życie nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy

    Pobyt w Polsce obywateli Ukrainy, którzy przybyli w związku z wojną prowadzoną w tym kraju będzie uznawany za legalny do 30 czerwca 2024 r. To zmiana, jaką wprowadziła nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Nowelizacja obowiązuje od 22 lutego. 

    Nie na każdej uczelni podwyżki o 30%. Na publicznej adiunkt zarabia 6840 zł a na niepublicznej często otrzymuje tylko minimalną krajową 4242 zł!

    Nawet ponad 2500 zł może wynosić różnica w zarobkach doktora, który jest zatrudniony na stanowisku adiunkta na uczelni niepublicznej, w stosunku do doktora - adiunkta, który jest zatrudniony na uczelni publicznej i po podwyżkach zarabia minimalnie 6840 zł. Mało kto wie, że podwyżki wynagrodzeń na uczelniach o 30% nie dotyczą uczelni niepublicznych. Wyższe wynagrodzenie, zgodnie z nowym rozporządzeniem otrzymują tylko pracownicy uczelni publicznych. 

    23 lutego Ogólnopolski Dzień Walki z Depresją. Czym jest depresja?

    W dniu 23 lutego przypada Ogólnopolski Dzień Walki z Depresją. Depresję można i powinno się leczyć. Wiele polskich pracowników zmaga się jednak z problem zwolnienia lekarskiego i uznania depresji za chorobę zawodową - bo takową ona nie jest. 

    REKLAMA

    Jak uzyskać świadczenie wspierające z ZUS: wnioski, terminy, kwoty

    Świadczenie wspierające jest formą pomocy dla osób niepełnosprawnych. W 2024 r. świadczenie dostępne jest dla osób z niepełnosprawnościami z najwyższymi poziomami potrzeby wsparcia, tj. od 87 do 100 punktów. Jak wygląda procedura uzyskania świadczenia wspierającego?

    28 lutego 2024 r. upływa termin przekazania ubezpieczonym informacji ZUS IMIR

    Płatnicy składek są zobowiązani do sporządzenia informacji rocznej (ZUS IMIR) dotyczącej ubezpieczonych, za których w 2023 r. rozliczali składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ww. informację należy przekazać ubezpieczonym do 28 lutego 2024 r.

    REKLAMA