REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czym jest efektywność pracy i jak ją zwiększyć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
WorkTime.pl
Czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować./fot. Shutterstock
Czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować./fot. Shutterstock
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W ostatnich latach coraz częściej spotykamy się z hasłami takimi jak „produktywność” czy „efektywność”. Jeżeli prowadzisz własną firmę to z pewnością stykasz się z tym codziennie. W końcu każdy przedsiębiorca chce, by działania jego i współpracowników przekładały się na zyski, a przy tym niezmiernie ważna jest właśnie efektywność.

Ale czym tak właściwie jest efektywność?

Według Encyklopedii Zarządzania efektywność to rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów. Oznacza najlepsze efekty produkcji, dystrybucji, sprzedaży czy promocji, uzyskane po najniższych kosztach.

REKLAMA

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

REKLAMA

Częstym błędem w myśleniu o efektywności jest to, że uważamy, że chodzi o to, by robić więcej w krótkim czasie. Ale to nie do końca prawda. Z efektywnością łączy się również metodyka lean, która mówi przede wszystkim o eliminowaniu marnotrawstwa w procesie produkcyjnym przedsiębiorstwa, chociaż obecnie firmy wykorzystują to również w innych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Należy jednak pamiętać, że „obsesja na tym punkcie jest również niewskazana ponieważ często oznacza przesadną koncentrację na osiąganiu krótkoterminowych korzyści i to, niestety kosztem długoterminowego rozwoju przedsiębiorstwa” (dyrektor Biura Rozwoju i Innowacji Agencji Rozwoju Przemysłu - Bartosz Sokoliński).

Nasuwa się więc pytanie, co zrobić by nie popaść w pułapkę efektywności, ale jednocześnie nie marnować zasobów, którymi dysponujemy?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Odpowiedź wydaje się prosta – chodzi o to, aby pracować mądrzej, a nie więcej.

Według badań przeprowadzonych przez Gallup Organizations ponad 80% respondentów nie ma czasu, aby zrobić wszystko to, co zamierza.

Nie umiemy szanować czasu, dlatego nam go brakuje. Pamiętajmy jednak, że czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować, ponieważ straconego czasu nie mamy szans odzyskać.

Główne błędy, które wpływają na spadek efektywności

Zanim wdrożymy rozwiązania przyczyniające się do zwiększenia efektywności, warto zastanowić się co najczęściej wpływa na jej spadek. Na podstawie obserwacji wyszczególniliśmy najczęstsze błędy:

  • Brak widocznych efektów pracy - nic tak nie demotywuje jak to, że nasze działania nie przynoszą określonych efektów. Warto więc podzielić daną sprawę na podzadania, dzięki czemu będziemy widzieli postępy pracy.
  • Problemy z komunikacją w zespole - w nadmiarze spraw często zaczyna tworzyć się chaos. Nikt nie wie, kto jest odpowiedzialny za daną rzecz, co z kolei budzi konflikty między pracownikami. Taka atmosfera na pewno nie sprzyja efektywnej pracy, warto więc określić reguły, które pozwolą nad tym zapanować.
  • Brak wiedzy o celu i misji firmy - jeśli pracownicy nie są świadomi celu istnienia firmy to nie będą się z nią utożsamiać, a co za tym idzie - będą pracować mniej efektywnie. Ważne, by wiedzieli po co wykonują dane zadanie i czuli, że ma to sens.
  • Nieustanne zmiany, niejasno sprecyzowane polecenia - nic tak nie frustruje jak sytuacja, w której nie wiemy co konkretnie mamy zrobić, a do tego co chwilę zmieniają się wytyczne. Czasem oczywiście zdarzają się sytuacje, których nie możemy przewidzieć, jednak staraj się dokładnie planować obowiązki pracowników.
  • Niedocenianie pracowników, brak pochwał - jeśli chcesz zwiększyć efektywność pracowników, pamiętaj by chwalić ich za dobrze wykonaną pracę. Nic tak nie motywuje, jak świadomość, że ktoś liczy się z wykonywaną przez nas pracą.
  • Brak ustalonych zasad panujących w kancelarii - wiele firm nie ma ustalonych zrozumiałych zasad funkcjonowania, na przykład tego ile i jak długie przerwy mu przysługują. Warto dokładnie sprecyzować tego typu kwestie, bo nikt nie lubi snuć domysłów.
  • Duża rotacja w zespole - każda zmiana w zespole burzy porządek pracy. Nowa osoba musi przejść przez proces wdrożenia, dopasować się do zespołu, co pochłania sporo czasu. Należy więc zadbać o przemyślany proces rekrutacyjny, by uniknąć częstych zmian.
  • Brak narzędzi umożliwiających mierzenie czasu pracy pracowników - nie chodzi tutaj o kontrolę pracowników, ale o to, by mieli świadomość ile czasu pochłaniają im konkretne zadania. Dzięki temu mogą potem łatwiej oszacować czas potrzebny na daną sprawę.

Jak pomóc pracownikom w osiągnięciu efektywności?

  • Należy zadbać o odpowiedni poziom motywacji – nic tak nie pomaga w efektywności jak odpowiednia motywacja do pracy. Dlatego ważne jest, by podejmowane zadania dążyły do konkretnego celu, który jest w jakiś sposób namacalny,
  • unikanie sytuacji stresowych, chaosu, nagłych zmian w projektach, które powodują nadmierny stres u pracownika i przyczyniają się do spadku jego efektywności,
  • odpowiednie zarządzanie czasem – bardzo pomocne jest stosowanie narzędzi ułatwiających pracę takich jak na przykład WorkTime. Pomagają one w organizacji zadań, delegowaniu ich, ustalaniu priorytetów, komunikacji między pracownikami. To wszystko wpływa na lepszą organizację pracy,
  • zwiększenie umiejętności skupienia się na jednym zadaniu – warto pamiętać, że tak szeroko promowany w wielu kręgach multitasking to mit. Jesteśmy w stanie skupić się skutecznie tylko na jednym zadaniu w danej chwili. Nie wymagajmy więc od współpracowników, że zajmą się pięcioma rzeczami naraz.
  • optymalizacja czasu pracy poprzez program do ewidencji czasu pracy, na przykład WorkTime. Dzięki temu, że mierzymy czas pracy pracowników możemy potem analizować i optymalizować procesy zachodzące w firmie, a także rozliczać czas pracy. W efekcie przyczynia się to do zwiększenia efektywności, , a co za tym idzie – do zwiększenia zysków nawet o 20%.

Efektywność to bardzo rozległy temat i nie sposób poruszyć wszystkich jej aspektów w jednym artykule. Nie da się jednak ukryć, że prowadząc firmę powinniśmy ciągle o niej pamiętać i edukować w tym aspekcie swoich pracowników.

Artykuł powstał przy współpracy z WorkTime.pl.

Polecamy serwis: Zarządzanie

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

Zmiany w przepisach BHP od 2026 czy 2027 roku? Temperatury progowe i czasowe wstrzymanie pracy

Będą zmiany w przepisach BHP. Dotyczą pracy w wysokich temperaturach. Wprowadza się temperatury progowe, po przekroczeniu których pracodawca ma obowiązek wprowadzenia działań ograniczających obciążenie cieplne, np. krótszy czas pracy, przerwy w pracy czy praca zdalna. Przy najwyższych temperaturach praca zostanie czasowo wstrzymana.

Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja?

Praca w wysokich temperaturach jest szczególnie uciążliwa, a nawet może zagrażać zdrowiu i życiu pracowników. Przy jakich temperaturach pracodawca zapewnia wodę i napoje? Czy w pracy musi być klimatyzacja? Poznaj aktualnie obowiązujące przepisy BHP.

Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

REKLAMA

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

REKLAMA

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszystkich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

REKLAMA