REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czym jest efektywność pracy i jak ją zwiększyć?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
WorkTime.pl
Czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować./fot. Shutterstock
Czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować./fot. Shutterstock
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W ostatnich latach coraz częściej spotykamy się z hasłami takimi jak „produktywność” czy „efektywność”. Jeżeli prowadzisz własną firmę to z pewnością stykasz się z tym codziennie. W końcu każdy przedsiębiorca chce, by działania jego i współpracowników przekładały się na zyski, a przy tym niezmiernie ważna jest właśnie efektywność.

Ale czym tak właściwie jest efektywność?

Według Encyklopedii Zarządzania efektywność to rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów. Oznacza najlepsze efekty produkcji, dystrybucji, sprzedaży czy promocji, uzyskane po najniższych kosztach.

REKLAMA

Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami

REKLAMA

Częstym błędem w myśleniu o efektywności jest to, że uważamy, że chodzi o to, by robić więcej w krótkim czasie. Ale to nie do końca prawda. Z efektywnością łączy się również metodyka lean, która mówi przede wszystkim o eliminowaniu marnotrawstwa w procesie produkcyjnym przedsiębiorstwa, chociaż obecnie firmy wykorzystują to również w innych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Należy jednak pamiętać, że „obsesja na tym punkcie jest również niewskazana ponieważ często oznacza przesadną koncentrację na osiąganiu krótkoterminowych korzyści i to, niestety kosztem długoterminowego rozwoju przedsiębiorstwa” (dyrektor Biura Rozwoju i Innowacji Agencji Rozwoju Przemysłu - Bartosz Sokoliński).

Nasuwa się więc pytanie, co zrobić by nie popaść w pułapkę efektywności, ale jednocześnie nie marnować zasobów, którymi dysponujemy?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Odpowiedź wydaje się prosta – chodzi o to, aby pracować mądrzej, a nie więcej.

Według badań przeprowadzonych przez Gallup Organizations ponad 80% respondentów nie ma czasu, aby zrobić wszystko to, co zamierza.

Nie umiemy szanować czasu, dlatego nam go brakuje. Pamiętajmy jednak, że czas to zasób nieodnawialny i powinniśmy mądrze nim gospodarować, ponieważ straconego czasu nie mamy szans odzyskać.

Główne błędy, które wpływają na spadek efektywności

Zanim wdrożymy rozwiązania przyczyniające się do zwiększenia efektywności, warto zastanowić się co najczęściej wpływa na jej spadek. Na podstawie obserwacji wyszczególniliśmy najczęstsze błędy:

  • Brak widocznych efektów pracy - nic tak nie demotywuje jak to, że nasze działania nie przynoszą określonych efektów. Warto więc podzielić daną sprawę na podzadania, dzięki czemu będziemy widzieli postępy pracy.
  • Problemy z komunikacją w zespole - w nadmiarze spraw często zaczyna tworzyć się chaos. Nikt nie wie, kto jest odpowiedzialny za daną rzecz, co z kolei budzi konflikty między pracownikami. Taka atmosfera na pewno nie sprzyja efektywnej pracy, warto więc określić reguły, które pozwolą nad tym zapanować.
  • Brak wiedzy o celu i misji firmy - jeśli pracownicy nie są świadomi celu istnienia firmy to nie będą się z nią utożsamiać, a co za tym idzie - będą pracować mniej efektywnie. Ważne, by wiedzieli po co wykonują dane zadanie i czuli, że ma to sens.
  • Nieustanne zmiany, niejasno sprecyzowane polecenia - nic tak nie frustruje jak sytuacja, w której nie wiemy co konkretnie mamy zrobić, a do tego co chwilę zmieniają się wytyczne. Czasem oczywiście zdarzają się sytuacje, których nie możemy przewidzieć, jednak staraj się dokładnie planować obowiązki pracowników.
  • Niedocenianie pracowników, brak pochwał - jeśli chcesz zwiększyć efektywność pracowników, pamiętaj by chwalić ich za dobrze wykonaną pracę. Nic tak nie motywuje, jak świadomość, że ktoś liczy się z wykonywaną przez nas pracą.
  • Brak ustalonych zasad panujących w kancelarii - wiele firm nie ma ustalonych zrozumiałych zasad funkcjonowania, na przykład tego ile i jak długie przerwy mu przysługują. Warto dokładnie sprecyzować tego typu kwestie, bo nikt nie lubi snuć domysłów.
  • Duża rotacja w zespole - każda zmiana w zespole burzy porządek pracy. Nowa osoba musi przejść przez proces wdrożenia, dopasować się do zespołu, co pochłania sporo czasu. Należy więc zadbać o przemyślany proces rekrutacyjny, by uniknąć częstych zmian.
  • Brak narzędzi umożliwiających mierzenie czasu pracy pracowników - nie chodzi tutaj o kontrolę pracowników, ale o to, by mieli świadomość ile czasu pochłaniają im konkretne zadania. Dzięki temu mogą potem łatwiej oszacować czas potrzebny na daną sprawę.

Jak pomóc pracownikom w osiągnięciu efektywności?

  • Należy zadbać o odpowiedni poziom motywacji – nic tak nie pomaga w efektywności jak odpowiednia motywacja do pracy. Dlatego ważne jest, by podejmowane zadania dążyły do konkretnego celu, który jest w jakiś sposób namacalny,
  • unikanie sytuacji stresowych, chaosu, nagłych zmian w projektach, które powodują nadmierny stres u pracownika i przyczyniają się do spadku jego efektywności,
  • odpowiednie zarządzanie czasem – bardzo pomocne jest stosowanie narzędzi ułatwiających pracę takich jak na przykład WorkTime. Pomagają one w organizacji zadań, delegowaniu ich, ustalaniu priorytetów, komunikacji między pracownikami. To wszystko wpływa na lepszą organizację pracy,
  • zwiększenie umiejętności skupienia się na jednym zadaniu – warto pamiętać, że tak szeroko promowany w wielu kręgach multitasking to mit. Jesteśmy w stanie skupić się skutecznie tylko na jednym zadaniu w danej chwili. Nie wymagajmy więc od współpracowników, że zajmą się pięcioma rzeczami naraz.
  • optymalizacja czasu pracy poprzez program do ewidencji czasu pracy, na przykład WorkTime. Dzięki temu, że mierzymy czas pracy pracowników możemy potem analizować i optymalizować procesy zachodzące w firmie, a także rozliczać czas pracy. W efekcie przyczynia się to do zwiększenia efektywności, , a co za tym idzie – do zwiększenia zysków nawet o 20%.

Efektywność to bardzo rozległy temat i nie sposób poruszyć wszystkich jej aspektów w jednym artykule. Nie da się jednak ukryć, że prowadząc firmę powinniśmy ciągle o niej pamiętać i edukować w tym aspekcie swoich pracowników.

Artykuł powstał przy współpracy z WorkTime.pl.

Polecamy serwis: Zarządzanie

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

REKLAMA

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

2,5 tys. euro za pracę na magazynie w Szwecji i Norwegii. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego?

Szwecja, Norwegia, Niemcy i Czechy to opłacalne kierunki na podjęcie pracy w wakacje. W państwach skandynawskich na magazynie można zarobić 2,5 tys. euro miesięcznie. Ile zarobi pracownik produkcji i operator wózka widłowego? Bardzo dobre zarobki są też w Niemczech i Czechach.

REKLAMA

Zmieniasz adres podczas zwolnienia lekarskiego (tzw. L4)? Masz tylko 3 dni na zgłoszenie. Sprawdź, co grozi za spóźnienie

Planujesz wyjechać do rodziny, będąc na zwolnieniu lekarskim albo zmieniłeś miejsce pobytu w trakcie choroby? Zgodnie z przepisami masz tylko trzy dni na zgłoszenie. W przeciwnym razie możesz stracić prawo do zasiłku chorobowego.

Dłuższe urlopy jednak nie dla wszystkich lecz dla wybranych, czyli dla kogo dodatkowe świadczenia. Nie będzie rewolucji w kodeksie pracy

Czas pracy skrócony do 35 godzin w tygodniu, a urlopy wydłużone z 20 dni i 26 dni do dni 35 – i to dla wszystkich. Takie niedawno były zapowiedzi odnośnie dwóch wielkich reform w kodeksie pracy. Rewolucje odwołane, o dłuższych urlopach należy zapomnieć. A krótszy tydzień pracy?

REKLAMA