Jak menedżer może coachować swoich podwładnych

Coaching nie jest jedną konkretną metodą, jest raczej wspieraniem rozwoju ludzi. Można wyróżnić wiele specjalności i konkretnych technik pracy z klientem (w tym z podwładnym). Biorąc pod uwagę ogólne cele, którym ma służyć udział w sesjach coachingu, można wyróżnić: coaching umiejętności, coaching efektywności oraz coaching rozwoju osobistego. Coaching umiejętności ma wiele wspólnego z indywidualnym treningiem ukierunkowanym na zdobywanie i doskonalenie konkretnych umiejętności niezbędnych do sprawniejszego realizowania bieżących zadań lub podjęcia się całkiem nowych obowiązków. Coaching efektywności koncentruje się zaś na wspieraniu danej osoby w optymalnym wykorzystaniu tych umiejętności, które obecnie posiada, tak aby była w stanie zrealizować postawione przed nią cele biznesowe lub sprzedażowe, czyli, aby okazała się efektywna. Natomiast coaching rozwoju osobistego ma za zadanie stworzyć okazję do refleksji nad sobą i własną przyszłością, dzięki czemu umożliwia zastanowienie się nad strategicznymi wyborami i decyzjami dotyczącymi kierunku dalszego rozwoju własnej kariery, jak i życia w ogóle. Coaching rozwoju osobistego często jest coachingiem typu open-agenda, czyli takim, gdzie nie ma jasno sprecyzowanych celów do osiągnięcia ani z góry określonej liczby sesji do wykorzystania. Każda ze specjalności wymaga od coacha nieco odmiennych umiejętności.

Menedżer jako coach

W przypadku menedżera w roli coacha najważniejszą specjalnością jest coaching efektywności, w znacznie mniejszym stopniu zaś coaching umiejętności. Natomiast coaching rozwoju osobistego w przypadku coachingu menedżerskiego (tj. w wykonaniu menedżerów względem własnych podwładnych) w zasadzie nie jest praktykowany. Innymi słowy, jeśli wymaga się od menedżera, aby stał się coachem dla swych podwładnych, to implicite zakłada się, że będzie coachem efektywności.

W coachingu menedżerskim chodzi o wspieranie rozwoju podwładnych, tak aby w większym stopniu, zgodnie z oczekiwaniami menedżera, przyczyniali się do realizacji wyznaczonych celów i wyników działu lub organizacji. Największą popularnością w przypadku coachingu menedżerskiego cieszą się modele behawioralne, które łączą prostotę i skuteczność. Menedżer może szybko rozwinąć biegłość w ich stosowaniu już po krótkim treningu (tj. jedno- lub dwudniowym). Jednocześnie ich wykorzystanie w praktyce nie wymaga od menedżera zbyt dużego zaangażowania czasowego, gdyż sesje coachingu przybierają postać szkoleń doraźnych. Z tego powodu łatwo wpleść praktykę coachingu behawioralnego w codzienne obowiązki menedżera. Coaching jest przecież dla nich tylko jednym z wielu codziennych zadań do wykonania. Model coachingu, który menedżerowie wykorzystują do zwiększania lub podtrzymywania efektywności pracowników, musi więc łączyć w sobie łatwość i szybkość stosowania oraz jednocześnie gwarantować możliwie wysoką skuteczność oddziaływania. Właśnie z tych powodów największą popularnością wśród menedżerów-coachów cieszą się modele behawioralne, w tym przede wszystkim oparte na metodyce GROW.

Sesja krok po kroku

Model GROW opisuje cztery kolejne kroki sesji coachingu. Celem jest zmotywowanie podwładnego do refleksji nad jego działaniem oraz pomoc w zaplanowaniu konkretnych zachowań, które pozwolą mu zwiększyć jego efektywność. Menedżer-coach przede wszystkim zadaje podwładnemu pytania, ukierunkowujące jego uwagę na te kwestie, od których zależy zwiększenie efektywności działania. Dzięki temu pozwala mu samodzielnie znaleźć rozwiązanie problemu ze zbyt niską lub niewystarczającą efektywnością. Menedżer może także, gdy już wysłucha odpowiedzi podwładnego na dane pytanie, zasugerować pewne rozwiązania (na przykład określone sformułowanie celu). Każdorazowo jednak muszą być one poddane dyskusji z podwładnym. Coaching w wykonaniu menedżera nie powinien bowiem przemienić się w dyrygowanie - mówienie pracownikowi, co dokładnie ma zrobić. Powinien być wspólnym namysłem menedżera i podwładnego nad możliwością zwiększenia efektywności działania tego drugiego. Dla swej pomyślności wymaga więc partnerskiej i życzliwej relacji między nimi. Dlatego trzeba pamiętać, że coaching nie będzie efektywnym narzędziem wspierania rozwoju przełożonych w organizacjach, w których nie ma odpowiedniej kultury zarządzania (tj. w których dominuje autorytarny styl zarządzania).

Schemat sesji coachingu menedżerskiego według modelu GROW wygląda następująco:

• G (Goal) - menedżer pomaga podwładnemu sprecyzować cel danej sesji (zdefiniowanie lub przypomnienie pożądanego lub oczekiwanego standardu efektywności);
• R (Reality) - przełożony angażuje podwładnego w przegląd sytuacji bieżącej i jej porównanie z sytuacją pożądaną - celem (zidentyfikowanie rozbieżności między tym, co jest, a tym, co powinno być);
• O (Options) - przełożony zachęca podwładnego do wymyślenia wielu różnych sposobów na zwiększenie efektywności działania i zmniejszenie różnicy między stanem obecnym (rzeczywistością) a stanem pożądanym (celem);
• W (Way forward) - menedżer prosi podwładnego o podsumowanie własnych pomysłów i zaplanowanie na ich podstawie konkretnych działań, które zamierza on w najbliższym czasie podjąć i których wykonanie powinno zaowocować oczekiwanym wzrostem efektywności; plan działania powinien szczegółowo określać, co, jak i kiedy (w jakiej sytuacji) zostanie zrobione.

Coaching menedżerski w ujęciu modelu GROW jest ustrukturyzowaną rozmową. Dzięki temu pozwala optymalnie wykorzystać czas. Jest on bowiem poświęcony pragmatycznemu namysłowi nad konkretnymi możliwościami zwiększenia efektywności, a nie na przykład na oskarżanie, obwinianie lub miłą pogawędkę, z której nic tak naprawdę nie wynika. Jednakże strukturyzacja sesji oprócz tego, że przynosi określone korzyści, wiąże się także z pewnym ryzykiem. Jest nim rutyna, sztampa i schematyczność w stosowaniu modelu GROW. Podwładni zazwyczaj szybko zauważają, że sesje coachingu w wykonaniu ich przełożonego są pozbawione polotu, przebiegają za każdym razem tak samo (znają na pamięć pytania i ich kolejność) i w rezultacie odbierają coaching nie jako pomoc i wsparcie, ale jako nudne czy wręcz pozbawione sensu spotkanie. Menedżer-coach musi więc pamiętać o tym, aby za każdym razem twórczo wykorzystywać sekwencję kroków GROW, np. urozmaicając pytania. Sesja coachingu powinna być dla obydwu stron doświadczeniem angażującym, budzącym ciekawość i mającym dzięki temu potencjał generowania nowych pomysłów i poprawy efektywności działania.