REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Ocena pracownika - jak udzielać informacji zwrotnej?

REKLAMA

Jestem menedżerem od kilku miesięcy. Ostatnio zetknąłem się z trudnością, jaką jest udzielanie informacji zwrotnej pracownikom. Moi ludzie są pracowici i sumienni, dostrzegam jednak pewne błędy i niedociągnięcia, które chciałbym wyeliminować. Boję się, że krytyka z mojej strony może urazić pracowników i zmniejszyć ich motywację. Jak udzielić informacji zwrotnej, aby przełożyła się ona na realną poprawę efektów pracy i aby nikt nie poczuł się dotknięty?

W praktyce każdego menedżera przychodzi moment, kiedy musi on udzielić informacji zwrotnej. Czasem robi to z obowiązku, np. w ramach oceny kwartalnej lub rocznej, czasami dlatego, że chce wspomóc swoich pracowników w rozwoju zawodowym lub uzyskać lepsze wyniki pracy zespołu. Rozmowa na temat jakości wykonywanych zadań jest trudna zarówno dla przełożonego, jak i dla podwładnego, może się bowiem przerodzić w toksyczną relację oceniający–oceniany.

W przedstawionej sytuacji pojawia się istotne pytanie, co zrobić, by informacja udzielona przez przełożonego była konstruktywna i mobilizująca do dalszej lepszej pracy, a nie destruktywna i zniechęcająca. Czy można, formułując komunikat, wpłynąć na każdego pracownika motywująco, a zarazem pozostać z nim w dobrej relacji?

Okazuje się, że jest to możliwe. Należy jednak pamiętać o kilku zasadach:

  • Ustal standardowe reguły komunikacji z pracownikami.
  • Rozważnie dobieraj słowa.
  • Unikaj odniesień personalnych, oceniaj działania, a nie osoby.
  • Zachowaj równowagę pomiędzy oceną pozytywną a elementami do rozwoju.
  • Przedstaw konsekwencje zachowania „do zmiany”.
  • Wskaż alternatywne, oczekiwane sposoby postępowania.

Ustal standardowe reguły komunikacji

Na początku należy zadbać o ustalenie z pracownikami kontraktu, czyli reguł współpracy. Pamiętać przy tym trzeba o kilku aspektach.

  • Odpowiednie miejsce do przeprowadzenia rozmowy
    Powinno ono zapewniać możliwość spotkania twarzą w twarz i na osobności oraz być wyposażone w jednakowe miejsca dla menedżera i pracownika. Ważne jest, by nie siedzieć naprzeciwko rozmówcy, lecz nieco bokiem – w literę L. Układ krzeseł ustawionych naprzeciwko siebie tworzy poczucie konfrontacji.
  • Wcześniejsze zaplanowanie spotkania w terminie dogodnym dla obu stron
    Jeśli nie poinformujemy pracownika o chęci przeprowadzenia spotkania, może on mieć poczucie, że zostaje wezwany na dywanik. Sposób, w jaki później poprowadzimy rozmowę, prawdopodobnie nie zatrze już tego wrażenia.
  • Zakomunikowanie, kto będzie miał dostęp do informacji na temat odbytej rozmowy
    Jeśli jest to możliwe, należy pozostawić treść rozmów między menedżerem i pracownikiem. Jeżeli natomiast osoba wyższa rangą życzy sobie raportu ze spotkań, należy zawsze poinformować o tym pracownika i zaznaczyć, w jakim stopniu informacje zostaną przekazane do góry.
  • Naświetlenie celu
    Przedstawienie pracownikowi celu rozmowy pomoże zrozumieć intencję przełożonego oraz dostrzec korzyści z przeprowadzenia rozmowy. Dodatkowo komunikat taki pozwoli mu poczuć się bezpiecznie podczas spotkania.

Rozważnie dobieraj słowa

Przy przekazywaniu informacji zwrotnej naturalne wydaje się przedstawienie mocnych i słabych stron rozmówcy lub jego dobrych i złych cech. Niestety, często to, co pierwsze przychodzi na myśl, może okazać się niezwykle trudne do akceptacji i demotywujące. Dlatego też świadomy szef zrezygnuje z przedstawiania słabych stron oraz złych cech i zamieni je na obszary do rozwoju. Dzięki temu pracownik odbierze komunikat jako życzliwą rekomendację, a nie jako zbiór zarzutów pod swoim adresem. Wszelkiego rodzaju zwroty i słowa o charakterze wartościującym, np. dobre, złe, lepsze, gorsze, mogą mieć negatywny wydźwięk dla rozmówcy, a więc warto się ich wystrzegać. Szczególną uwagę należy zwrócić na tak mocne słowa, jak problem i błąd. Menedżer powinien je zamienić na okazje do nauczenia się czegoś nowego.

Unikaj odniesień personalnych

Należy oceniać działania, a nie osoby, dlatego komunikaty trzeba tworzyć, stosując formę bezosobową. Zamiast mówić: „Proszę Cię, abyś w rozmowach z klientami zadawał więcej pytań”, można pochwalić pracownika, że w ogóle zadaje pytania klientom, a w formie bezosobowej powiedzieć: „Warto zadawać więcej pytań, aby poznać potrzeby i oczekiwania klientów. Z pewnością przełoży się to na częstsze sukcesy w finalizowaniu transakcji”. Taki przekaz nie jest skierowany do nikogo personalnie i powoduje, że rozmowa nabiera formy dialogu z mentorem lub bardziej doświadczonym życzliwym kolegą po fachu.

Oczywiście ten sposób przekazu nie jest narzędziem uniwersalnym. Co zrobić, gdy pracownik daje nam do zrozumienia, że oczekuje informacji odnoszącej się do niego bezpośrednio? Wówczas z pomocą przyjdzie Komunikat Ja, czyli informacja „co mi robi Twoje zachowanie”. Jego zastosowanie ucina ryzyko polemiki na temat słuszności udzielanej informacji. Wynika to z faktu, że niezwykle trudno jest dyskutować z odczuciami innej osoby. Nawet jeśli się z nim nie zgadzamy, trudno jest odmówić rozmówcy prawa do posiadania i wyrażania własnych odczuć.

Niemal równie istotne jest pokazanie, że Twoja perspektywa jako przełożonego jest tożsama z perspektywą klienta czy współpracownika. Dlatego Komunikat Ja można wzmocnić stwierdzeniem: „Jako Twój klient /współpracownik poczułbym się..., z powodu zachowania x czy y”.

Zachowaj równowagę...

Należy zachować równowagę między elementami pozytywnymi a obszarami do rozwoju. Udzielanie informacji zwrotnej należy bezwzględnie rozpocząć od wskazania pozytywnych zachowań pracownika. Jest to istotny czynnik budujący zaufanie oraz motywację do rozwoju. Podczas jednego spotkania można wymienić maksymalnie trzy elementy pozytywne. Po ich przedstawieniu należy wskazać tyle samo kompetencji do rozwoju lub o jedną mniej. Równowaga między obszarami pozytywnymi i tymi, które należy wzmacniać, odgrywa ważną rolę w procesie motywacji oraz zapamiętywania. Jeśli obszary kompetentne zostaną nazbyt podkreślone, pracownik może wyjść ze spotkania z przekonaniem, że nie ma nad czym pracować. Gdy natomiast podkreślimy jedynie obszary, w których podwładny nie osiągnął jeszcze satysfakcjonującego poziomu umiejętności, może on odebrać komunikat jako niesprawiedliwą krytykę.

Sesję udzielania informacji zwrotnej warto rozpocząć i domknąć wskazaniem elementów pozytywnych – zamykając w ten sposób informację w tzw. kanapkę.

Technika kanapki (wykorzystywana m.in. przez specjalistów do spraw sprzedaży podczas prezentacji produktu, bądź pokonywania obiekcji klientów) bazuje na psychologicznych efektach pierwszeństwa i świeżości. Oznacza to, że najmocniej odbierane są informacje przekazane na początku oraz na końcu komunikatu.


Przedstaw konsekwencje zachowania do zmiany

Technika kanapki jest niezwykle przydatna, gdy zwracamy uwagę na kilka elementów pozytywnych oraz kilka obszarów do rozwoju. Jednak co zrobić, gdy chcemy udzielić informacji zwrotnej na temat tylko jednego zachowania, które naszym zdaniem wymaga zmiany? W takim przypadku warto postępować według poniższego schematu:

  • Przedstaw pracownikowi szczegółową informację o jego pozytywnym zachowaniu lub podziękuj za sumienne wykonanie powierzonego zadania.
  • Poinformuj o zachowaniu, które Twoim zdaniem wymaga zmiany.
  • Pokaż konsekwencje tego zachowania.

Należy pamiętać, aby nie poświęcać zbyt wiele czasu opisowi zachowania do zmiany. Czas ten warto spożytkować na uświadomienie konsekwencji. Pomocne w tym celu mogą okazać się zwroty: istnieje wysokie ryzyko/z mojego doświadczenia wynika, że taka sytuacja może doprowadzić do...

Wskaż zachowania alternatywne

Ostatnim etapem przekazania rekomendacji pracownikom jest prezentacja działań alternatywnych. Wskazanie obszarów kompetentnych, zachowań do zmiany oraz ich konsekwencji jest niezwykle ważne, może się jednak okazać niewystarczające. Istnieje ryzyko, że pracownik z mniejszym stażem pomyśli sobie: „Wiem, co podoba się szefowi, ale dowiedziałem się też, że mam coś zmienić, bo konsekwencje mogą być poważne. Tylko jak to zrobić?”.

Menedżer, jeszcze przed rozmową z pracownikiem, powinien przygotować propozycję alternatywnych zachowań. Brak ukazania innych rozwiązań może dodatkowo podważyć kompetencje przełożonego i osłabić jego autorytet.

Gdy mamy do czynienia z doświadczonym pracownikiem, który może zanegować proponowane przez nas rozwiązania, warto zapytać o to, czy chce on poznać sugestie powstałe na bazie obserwacji jego pracy.

WAŻNE

Warto wspomnieć o ciekawej formie udzielania informacji zwrotnej, jaką jest cytowanie znanej osoby z obszaru biznesu lub nauki. Taki przekaz jest bezosobowy, nie powinien więc generować negatywnych uczuć. Naturalnie, ze względu na swój ogólny charakter nie nadaje się do udzielenia informacji na temat szczegółowego poziomu danej kompetencji (np. opanowania techniki prezentacji produktu przez handlowca). Można go natomiast wykorzystać w celu domknięcia spotkania oraz wzmocnienia motywacji i chęci rozwoju pracownika.

Treść jest dostępna bezpłatnie,
wystarczy zarejestrować się w serwisie

Załóż konto aby otrzymać dostęp do pełnej bazy artykułów oraz wszystkich narzędzi

Posiadasz już konto? Zaloguj się.
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiana minimalnej stawki godzinowej. Jak obliczać wynagrodzenie za umowę zlecenia na przełomie czerwca i lipca 2024 r.

1 lipca 2024 r. zmieni się minimalna stawka godzinowa należna za każdą godzinę wykonywania zlecenia. Ustalając wynagrodzenie za zlecenie wyrażone w stawce godzinowej należy pamiętać, aby nie było niższe od stawki minimalnej.

PIP: Kontrola pracodawcy o każdej porze dnia i nocy, bez uprzedzenia i bez upoważnienia

PIP może kontrolować pracodawców o każdej porze dnia i nocy. Jednak do przeprowadzenia kontroli konieczna jest legitymacja służbowa i specjalne upoważnienie. Wkrótce to się może zmienić.

Renta wdowia 15%. Nie dla zaniżenia świadczenia. Postulaty wyrównania dla wdów pokrzywdzonych modelem kroczącym. I przyznania zwolnienia z PIT

Renta wdowia przez okres 2025 r. wypłacana w zaniżonej wartości. Początkowo będzie to tylko 15%. Nic nie wskazuje dziś na to, aby Sejm przyjął inne rozwiązanie. Zresztą rząd zapowiedział 15% jeszcze na początków rządów (w grudniu 2023 r.) Wskaźnik 15% wywołuje protesty osób zainteresowanych rentą wdowią. Dlaczego więc nie przyznać wyrównania do kwot wypłacanych na podstawie 15% (wypłata wyrównania w 2026 r. albo 2027 r.) I równolegle - za okres obowiązywania modelu kroczącego -zaproponować osobom poszkodowanym tym modelem zwolnienie z podatku PIT. 

MRPiPS: 1000 zł miesięcznie dodatku do wynagrodzenia już od lipca 2024 r. Dla kogo?

W środę, 19 czerwca 2024 r. rząd przyjął cztery programy finansowania dodatków do wynagrodzeń w wysokości 1000 zł brutto miesięcznie. Programy zostały opracowane przez Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej.

REKLAMA

4 uchwały rządu premiera D. Tuska. Miesięcznie 1000 zł aż do końca 2027 r. Dodatek motywacyjny. Budżet pokryje też ZUS i NFZ

Wypłata 1000 zł dodatku motywacyjnego miesięcznie (start od 1 lipca 2024 r.) potrwa aż do końca 2027 r. Istniały obawy, że dodatek ten będzie miał krótszy okres finansowania. Na szczęście się nie potwierdziły. 

Można połączyć dwa świadczenia: 1) Renta wdowia i 2) Udział w emeryturze zmarłych: męża albo żony [wypłata gwarantowana]

Na dziś jest duże rozczarowanie rentą wdowią. W Sejmie prace toczą się wolno (według emerytów bardzo wolno). I nawet jak ustawa wejdzie w 2024 roku, to przez długi czas świadczenia z „renty wdowiej” będą wypłacane w zaniżonej wartości. Istnieje jednak możliwość zwiększenia niskiej wartości renty wdowiej poprzez wypłatę gwarantowaną (wypłata jednorazowa często około 30 000 zł - wysoki podatek PIT) .

Ile lat trzeba przepracować żeby starać się o rentę?

Renta z tytułu niezdolności do pracy przysługuje ubezpieczonemu, który spełnia określone warunki. Istotnym warunkiem niezbędnym do uzyskania renty jest odpowiedni okres składkowy i nieskładkowy. Długość tego okresu uzależniona jest od wieku osoby ubezpieczonej.

Bezpłatne wakacyjne turnusy rehabilitacyjne dla dzieci

Również w 2024 r. będą organizowane bezpłatne wakacyjne turnusy rehabilitacyjne dla dzieci ubezpieczonych. Poniżej opis, gdzie, dla kogo, kiedy, na jakie schorzenia i na jakich warunkach organizowane są turnusy.

REKLAMA

Renta socjalna 2024 r. – ile na rękę

Renta socjalna jest świadczeniem przeznaczonym dla osób, które nie mogą pracować ze względu na stan zdrowia. Świadczenie przyznaje i wypłaca ZUS.

Minimalnie 9230,57 zł zarobi od 1 lipca 2024 r. psycholog kliniczny. Przepisy nie pozwolą na niższe wynagrodzenie

Już od 1 lipca 2024 r. wchodzą w życie nowe i to nie małe stawki minimalnego wynagrodzenia w publicznej służbie zdrowia. Okazuje się, że przykładowo psycholog kliniczny musi minimalnie zarabiać aż 9230,57 zł od 1 lipca 2024 r. Przepisy nie pozwolą na niższe wynagrodzenie. Minimalne stawki są powiązane z rodzajem profesji, kwalifikacjami i zakresem odpowiedzialności.

REKLAMA