Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ocena pracownika - jak udzielać informacji zwrotnej?

Jestem menedżerem od kilku miesięcy. Ostatnio zetknąłem się z trudnością, jaką jest udzielanie informacji zwrotnej pracownikom. Moi ludzie są pracowici i sumienni, dostrzegam jednak pewne błędy i niedociągnięcia, które chciałbym wyeliminować. Boję się, że krytyka z mojej strony może urazić pracowników i zmniejszyć ich motywację. Jak udzielić informacji zwrotnej, aby przełożyła się ona na realną poprawę efektów pracy i aby nikt nie poczuł się dotknięty?

W praktyce każdego menedżera przychodzi moment, kiedy musi on udzielić informacji zwrotnej. Czasem robi to z obowiązku, np. w ramach oceny kwartalnej lub rocznej, czasami dlatego, że chce wspomóc swoich pracowników w rozwoju zawodowym lub uzyskać lepsze wyniki pracy zespołu. Rozmowa na temat jakości wykonywanych zadań jest trudna zarówno dla przełożonego, jak i dla podwładnego, może się bowiem przerodzić w toksyczną relację oceniający–oceniany.

W przedstawionej sytuacji pojawia się istotne pytanie, co zrobić, by informacja udzielona przez przełożonego była konstruktywna i mobilizująca do dalszej lepszej pracy, a nie destruktywna i zniechęcająca. Czy można, formułując komunikat, wpłynąć na każdego pracownika motywująco, a zarazem pozostać z nim w dobrej relacji?

Okazuje się, że jest to możliwe. Należy jednak pamiętać o kilku zasadach:

  • Ustal standardowe reguły komunikacji z pracownikami.
  • Rozważnie dobieraj słowa.
  • Unikaj odniesień personalnych, oceniaj działania, a nie osoby.
  • Zachowaj równowagę pomiędzy oceną pozytywną a elementami do rozwoju.
  • Przedstaw konsekwencje zachowania „do zmiany”.
  • Wskaż alternatywne, oczekiwane sposoby postępowania.

Ustal standardowe reguły komunikacji

Na początku należy zadbać o ustalenie z pracownikami kontraktu, czyli reguł współpracy. Pamiętać przy tym trzeba o kilku aspektach.

  • Odpowiednie miejsce do przeprowadzenia rozmowy
    Powinno ono zapewniać możliwość spotkania twarzą w twarz i na osobności oraz być wyposażone w jednakowe miejsca dla menedżera i pracownika. Ważne jest, by nie siedzieć naprzeciwko rozmówcy, lecz nieco bokiem – w literę L. Układ krzeseł ustawionych naprzeciwko siebie tworzy poczucie konfrontacji.
  • Wcześniejsze zaplanowanie spotkania w terminie dogodnym dla obu stron
    Jeśli nie poinformujemy pracownika o chęci przeprowadzenia spotkania, może on mieć poczucie, że zostaje wezwany na dywanik. Sposób, w jaki później poprowadzimy rozmowę, prawdopodobnie nie zatrze już tego wrażenia.
  • Zakomunikowanie, kto będzie miał dostęp do informacji na temat odbytej rozmowy
    Jeśli jest to możliwe, należy pozostawić treść rozmów między menedżerem i pracownikiem. Jeżeli natomiast osoba wyższa rangą życzy sobie raportu ze spotkań, należy zawsze poinformować o tym pracownika i zaznaczyć, w jakim stopniu informacje zostaną przekazane do góry.
  • Naświetlenie celu
    Przedstawienie pracownikowi celu rozmowy pomoże zrozumieć intencję przełożonego oraz dostrzec korzyści z przeprowadzenia rozmowy. Dodatkowo komunikat taki pozwoli mu poczuć się bezpiecznie podczas spotkania.

Rozważnie dobieraj słowa

Przy przekazywaniu informacji zwrotnej naturalne wydaje się przedstawienie mocnych i słabych stron rozmówcy lub jego dobrych i złych cech. Niestety, często to, co pierwsze przychodzi na myśl, może okazać się niezwykle trudne do akceptacji i demotywujące. Dlatego też świadomy szef zrezygnuje z przedstawiania słabych stron oraz złych cech i zamieni je na obszary do rozwoju. Dzięki temu pracownik odbierze komunikat jako życzliwą rekomendację, a nie jako zbiór zarzutów pod swoim adresem. Wszelkiego rodzaju zwroty i słowa o charakterze wartościującym, np. dobre, złe, lepsze, gorsze, mogą mieć negatywny wydźwięk dla rozmówcy, a więc warto się ich wystrzegać. Szczególną uwagę należy zwrócić na tak mocne słowa, jak problem i błąd. Menedżer powinien je zamienić na okazje do nauczenia się czegoś nowego.

Unikaj odniesień personalnych

Należy oceniać działania, a nie osoby, dlatego komunikaty trzeba tworzyć, stosując formę bezosobową. Zamiast mówić: „Proszę Cię, abyś w rozmowach z klientami zadawał więcej pytań”, można pochwalić pracownika, że w ogóle zadaje pytania klientom, a w formie bezosobowej powiedzieć: „Warto zadawać więcej pytań, aby poznać potrzeby i oczekiwania klientów. Z pewnością przełoży się to na częstsze sukcesy w finalizowaniu transakcji”. Taki przekaz nie jest skierowany do nikogo personalnie i powoduje, że rozmowa nabiera formy dialogu z mentorem lub bardziej doświadczonym życzliwym kolegą po fachu.

Oczywiście ten sposób przekazu nie jest narzędziem uniwersalnym. Co zrobić, gdy pracownik daje nam do zrozumienia, że oczekuje informacji odnoszącej się do niego bezpośrednio? Wówczas z pomocą przyjdzie Komunikat Ja, czyli informacja „co mi robi Twoje zachowanie”. Jego zastosowanie ucina ryzyko polemiki na temat słuszności udzielanej informacji. Wynika to z faktu, że niezwykle trudno jest dyskutować z odczuciami innej osoby. Nawet jeśli się z nim nie zgadzamy, trudno jest odmówić rozmówcy prawa do posiadania i wyrażania własnych odczuć.

Niemal równie istotne jest pokazanie, że Twoja perspektywa jako przełożonego jest tożsama z perspektywą klienta czy współpracownika. Dlatego Komunikat Ja można wzmocnić stwierdzeniem: „Jako Twój klient /współpracownik poczułbym się..., z powodu zachowania x czy y”.

Zachowaj równowagę...

Należy zachować równowagę między elementami pozytywnymi a obszarami do rozwoju. Udzielanie informacji zwrotnej należy bezwzględnie rozpocząć od wskazania pozytywnych zachowań pracownika. Jest to istotny czynnik budujący zaufanie oraz motywację do rozwoju. Podczas jednego spotkania można wymienić maksymalnie trzy elementy pozytywne. Po ich przedstawieniu należy wskazać tyle samo kompetencji do rozwoju lub o jedną mniej. Równowaga między obszarami pozytywnymi i tymi, które należy wzmacniać, odgrywa ważną rolę w procesie motywacji oraz zapamiętywania. Jeśli obszary kompetentne zostaną nazbyt podkreślone, pracownik może wyjść ze spotkania z przekonaniem, że nie ma nad czym pracować. Gdy natomiast podkreślimy jedynie obszary, w których podwładny nie osiągnął jeszcze satysfakcjonującego poziomu umiejętności, może on odebrać komunikat jako niesprawiedliwą krytykę.

Sesję udzielania informacji zwrotnej warto rozpocząć i domknąć wskazaniem elementów pozytywnych – zamykając w ten sposób informację w tzw. kanapkę.

Technika kanapki (wykorzystywana m.in. przez specjalistów do spraw sprzedaży podczas prezentacji produktu, bądź pokonywania obiekcji klientów) bazuje na psychologicznych efektach pierwszeństwa i świeżości. Oznacza to, że najmocniej odbierane są informacje przekazane na początku oraz na końcu komunikatu.


Przedstaw konsekwencje zachowania do zmiany

Technika kanapki jest niezwykle przydatna, gdy zwracamy uwagę na kilka elementów pozytywnych oraz kilka obszarów do rozwoju. Jednak co zrobić, gdy chcemy udzielić informacji zwrotnej na temat tylko jednego zachowania, które naszym zdaniem wymaga zmiany? W takim przypadku warto postępować według poniższego schematu:

  • Przedstaw pracownikowi szczegółową informację o jego pozytywnym zachowaniu lub podziękuj za sumienne wykonanie powierzonego zadania.
  • Poinformuj o zachowaniu, które Twoim zdaniem wymaga zmiany.
  • Pokaż konsekwencje tego zachowania.

Należy pamiętać, aby nie poświęcać zbyt wiele czasu opisowi zachowania do zmiany. Czas ten warto spożytkować na uświadomienie konsekwencji. Pomocne w tym celu mogą okazać się zwroty: istnieje wysokie ryzyko/z mojego doświadczenia wynika, że taka sytuacja może doprowadzić do...

Wskaż zachowania alternatywne

Ostatnim etapem przekazania rekomendacji pracownikom jest prezentacja działań alternatywnych. Wskazanie obszarów kompetentnych, zachowań do zmiany oraz ich konsekwencji jest niezwykle ważne, może się jednak okazać niewystarczające. Istnieje ryzyko, że pracownik z mniejszym stażem pomyśli sobie: „Wiem, co podoba się szefowi, ale dowiedziałem się też, że mam coś zmienić, bo konsekwencje mogą być poważne. Tylko jak to zrobić?”.

Menedżer, jeszcze przed rozmową z pracownikiem, powinien przygotować propozycję alternatywnych zachowań. Brak ukazania innych rozwiązań może dodatkowo podważyć kompetencje przełożonego i osłabić jego autorytet.

Gdy mamy do czynienia z doświadczonym pracownikiem, który może zanegować proponowane przez nas rozwiązania, warto zapytać o to, czy chce on poznać sugestie powstałe na bazie obserwacji jego pracy.

WAŻNE

Warto wspomnieć o ciekawej formie udzielania informacji zwrotnej, jaką jest cytowanie znanej osoby z obszaru biznesu lub nauki. Taki przekaz jest bezosobowy, nie powinien więc generować negatywnych uczuć. Naturalnie, ze względu na swój ogólny charakter nie nadaje się do udzielenia informacji na temat szczegółowego poziomu danej kompetencji (np. opanowania techniki prezentacji produktu przez handlowca). Można go natomiast wykorzystać w celu domknięcia spotkania oraz wzmocnienia motywacji i chęci rozwoju pracownika.

Treść jest dostępna bezpłatnie,
wystarczy zarejestrować się w serwisie

Załóż konto aby otrzymać dostęp do pełnej bazy artykułów oraz wszystkich narzędzi

Posiadasz już konto? Zaloguj się.
Poszerzaj swoją wiedzę, czytając naszą publikację
Nowe zasady tworzenia i funkcjonowania kas zapomogowo-pożyczkowych w zakładach pracy (PDF)
Nowe zasady tworzenia i funkcjonowania kas zapomogowo-pożyczkowych w zakładach pracy (PDF)
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Świadczenia emerytalno-rentowe
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Emerytury i renty podlegają corocznie waloryzacji od dnia:
    1 stycznia
    1 marca
    1 czerwca
    1 września
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Bezpieczeństwo osobiste pracowników socjalnych
    Pracownicy socjalni podczas wykonywania swoich obowiązków zawodowych nierzadko narażeni są na niebezpieczeństwo. Mają więc prawo do szkoleń podnoszących poziom bezpieczeństwa osobistego, które omówimy w niniejszym artykule. Odpowiemy także na pytanie, czy pracownik socjalny może korzystać z ochrony prawnej przysługującej funkcjonariuszom publicznym.
    Czy pracownik może wykorzystać czas wolny za nadgodziny w następnym okresie rozliczeniowym
    Pracownik złożył wniosek o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny. Chce jednak wykorzystać czas wolny w przyszłym okresie rozliczeniowym. Czy pracodawca może udzielić wolne za nadgodziny w innym okresie rozliczeniowym?
    Czy przy zmianie wymiaru urlopu wypoczynkowego należy też zmienić informację o warunkach zatrudnienia
    Pracownikowi zmienił się wymiar przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Czy w tej sytuacji należy zaktualizować wręczoną mu przy zatrudnieniu informację o warunkach zatrudnienia? Jeśli tak, to w jakim terminie należy to zrobić?
    Samopoczucie pracowników a reorganizacja pracy
    Ostatnia ewolucja modelu pracy wywołała znaczną rewolucję w jej organizacji. Jesteśmy w centrum nieplanowanej i nieoczekiwanej transformacji, która nie tylko zmienia podejście do niej, ale wprowadza też nowy model współpracy.
    Służba wojskowa sposobem na unikanie zwolnień z pracy
    Część zatrudnionych wykorzystuje nowe przepisy o służbie wojskowej, by zyskać ochronę przed rozwiązaniem umowy o pracę. Ułatwiają to nieprecyzyjne regulacje.
    Pracownicy skarżą się na upały
    Mnożą się skargi na pracę w upale. Niektórzy piszą, że pracują w „nagrzanych, blaszanych puszkach”
    Polacy popierają strajkujące grupy zawodowe. Aż 61% wierzy w skuteczność protestu. Wyniki badania
    Badanie przeprowadzone przez serwis InterviewMe wykazało, że 78% Polaków popiera strajki jako formę protestu w pracy. Jednocześnie 61% badanych wierzy w to, że strajki mogą być skuteczne.
    Obowiązki pracodawców w czasie upałów
    Skrócenie czasu pracy pracowników, wprowadzenie dodatkowych przerw w pracy, zapewnienie klimatyzacji w pomieszczeniach - to niektóre z działań, jakie powinien podjąć pracodawca w celu poprawienia warunków pracy w czasie upałów.
    Minister Maląg o kontroli trzeźwości pracowników
    Minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg zapowiedziała: W Kodeksie pracy wprowadzamy rozwiązanie, które umożliwi pracodawcy zbadanie, czy pracownik jest trzeźwy, czy po spożyciu alkoholu lub innych środków.
    10 kroków do sukcesu w procesie rekrutacyjnym
    Czy wiesz, że proces rekrutacji zaczyna się na długo przed bezpośrednimi spotkaniami z kandydatami? Zanim do nich dojdzie menedżer podejmuje szereg działań we współpracy z rekruterem, których celem jest osiągnięcie pożądanego efektu: zatrudnienie osoby, która najlepiej odnajdzie się w zespole i poradzi sobie z zadaniami. Czy są wśród nich tak zwane „must have”? Odpowiedź jest prosta: oczywiście!
    Czy pracownikowi odchodzącemu na emeryturę przysługuje dofinansowanie do wypoczynku, tzw. wczasów pod gruszą
    Nasz pracownik przebywa na świadczeniu rehabilitacyjnym do 23 maja 2022 r. Następnie od 24 maja do 31 maja 2022 r. będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego. Jego umowa o pracę zostanie rozwiązana z 31 maja 2022 r. w związku z przejściem pracownika na emeryturę. Za niewykorzystany urlop firma wypłaci pracownikowi ekwiwalent. W firmie istnieje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, z którego wypłacane są tzw. wczasy pod gruszą. Czy pracownik nie otrzyma tego świadczenia z uwagi na niewykorzystanie urlopu w wymiarze 14 kolejnych dni? - pyta Czytelnik z Radomia.
    Czy można powierzyć obowiązki nieobecnego pracownika osobie zatrudnionej na innym stanowisku
    Jesteśmy małą firmą zatrudniającą osoby na pojedynczych stanowiskach (jedna księgowa, jedna kadrowa, jeden magazynier itp.). Czy w przypadku urlopu magazyniera jego obowiązki można powierzyć osobie zatrudnionej na stanowisku kadrowej? Osoba ta kilka lat temu prowadziła magazyn w ramach dodatkowych obowiązków, za które otrzymywała dodatek specjalny. W tej chwili w jej zakresie obowiązków nie ma informacji o prowadzeniu magazynu.
    Najważniejsi są właściwi ludzie. Podejście systemowe w doborze kluczowych pracowników
    Dobór personelu to jeden z kluczowych procesów nie tylko w obszarze HR, ale przede wszystkim w budowaniu efektywności organizacji. Nie jest bowiem prawdą, że ludzie są najważniejsi w organizacji, prawdą jest, że najważniejsi są właściwi ludzie. W procesie rekrutacji zwraca się szczególną uwagę na kompetencje kandydatów, zakładając, że wysokie kompetencje oznaczają wysoką energię działania, a co za tym idzie – wysoką efektywność i skuteczność zawodową. Doświadczenia ostatnich lat funkcjonowania w środowiskach VUCA i BANI pokazują, że proces doboru oparty na kompetencjach staje się niewystarczający i często mało skuteczny w odnajdowaniu właściwych osób pasujących do roli w organizacji i kultury organizacyjnej.
    KRUS: 40. Międzynarodowe Kolokwium Międzynarodowej Sekcji ISSA ds. Prewencji w Rolnictwie
    Przewodnicząca Międzynarodowej Sekcji ISSA ds. Prewencji w Rolnictwie zaprasza do udziału w Kolokwium Sekcji w dniach 22-23 września 2022 r. w Rzymie.
    Praca zdalna – przepisy i technologia
    Jeszcze w te wakacje mogą wejść w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej, na które pracodawcy czekają od początku pandemii. Jakie najważniejsze kwestie zostaną uregulowane i czy w dużym stopniu wpłyną na dotychczasowe zasady pracy zdalnej – opowiada Maciej Kabaciński, Szef Pionu HR firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.
    Migracja danych kadrowo-płacowych ze starego systemu do nowego
    Wraz z rozwojem firmy może pojawić się potrzeba przeniesienie się z dotychczas używanego oprogramowania kadrowo-płacowego na system bardziej zaawansowany i dający więcej możliwości automatyzacji procesów w obszarze kadr i płac. Co w takim przypadku z bazą pracowników i pozostałymi danymi zgromadzonymi w systemie często na przestrzeni wielu lat? Czy przeniesienie danych ze starego systemu do nowego jest możliwe?
    90 mln zł od ZUS na poprawę bezpieczeństwa pracy
    Trwa nabór wniosków w konkursie ZUS dla firm na dofinansowanie projektów poprawiających bezpieczeństwo pracy. Budżet konkursu wynosi 90 mln zł. Wnioski o dofinansowania można składać do 8 lipca – przypomina rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.
    Zmiany w Kodeksie pracy: kontrola trzeźwości pracownika
    Jedną z planowanych zmian w Kodeksie pracy jest umożliwienie pracodawcom prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników. Jakie rozwiązania zaproponował Rząd w projekcie ustawy?
    Osadzeni pracują
    "Prawie każdy osadzony, który może wykonywać pracę, na którego nie są nałożone kary i obostrzenia, pracuje" - poinformował wiceminister sprawiedliwości Michał Woś. Poziom zatrudnienia osadzonych osiągnął w ubiegłym tygodniu rekordowy poziom 88 proc.
    Dekada z PUE
    Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE) to pierwszy w Polsce e-urząd. Umożliwia dostęp online do wielu usług ZUS, jest źródłem informacji i daje możliwość samodzielnego tworzenia dokumentów.
    Analiza potrzeb pracowników jako baza pod wdrożenie nowego modelu pracy w firmie
    Komentarz Doroty Osieckiej, Partner w Colliers i Dyrektor platformy Colliers Define.
    Plan urlopów - czy gwarantuje dotrzymanie terminu?
    Czy zatwierdzony przez pracodawcę plan urlopów jest dla pracownika gwarancją jego otrzymania? Co z przesunięciem terminu urlopu?
    Webinarium „Nowe prawo pracy 2022 – przygotuj się do zmian”
    Zapraszamy na praktyczne webinarium „Nowe prawo pracy 2022 – przygotuj się do zmian” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 4 lipca 2022 roku. Polecamy!
    Ponad ćwierć miliona obywateli Ukrainy zatrudnionych w ramach uproszczonej procedury
    Ponad ćwierć miliona obywateli Ukrainy zatrudniono w ramach uproszczonej procedury. Usprawniło to proces zatrudniania.
    Zasady pracy zdalnej - Sejm nad nimi debatuje
    Sejm debatuje nad zasadami pracy zdalnej. Co nowego w Kodeksie pracy?