REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umiejętne korzystanie ze skrzynki elektronicznej - rozwiązania ERP

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
UNIT4 POLSKA sp. z o.o.
ekspert z zakresu HRM
E-mail pracowniczy. /Fot. Fotolia
E-mail pracowniczy. /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracę biurową charakteryzuje częste komunikowanie się za pomocą skrzynki elektronicznej. Wiele czasu zajmuje czytanie, porządkowanie, usuwanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Warto zastanowić się, jak zoptymalizować pracę. Czego nie robić? Jak korzystać ze skrzynki e-mail w sposób umiejętny?

Wojciech Romanowicz, Dyrektor Działu Opieki Eksploatacyjnej w UNIT4 TETA

REKLAMA

Komunikacja za pomocą skrzynki elektronicznej

REKLAMA

Czy zastanawiałeś się ile czasu poświęcasz na czytanie, porządkowanie i odpowiadanie na maile? Jeżeli jesteś przeciętnym użytkownikiem skrzynki elektronicznej, to w ciągu tygodnia poświęcasz na to około 16 godzin. Według badania Atos Origin, typowy pracownik biurowy spędza 40 proc. czasu pracy zajmując się wymianą wewnętrznych, nie przynoszących żadnej wartości biznesowej, maili.

Email zmienił sposób prowadzenia biznesu, ale niekoniecznie na lepsze. Jeżeli liczba wiadomości w twojej skrzynce odbiorczej jest równa liczbie rzeczy do wykonania, to znaczy, że prawdopodobnie używasz swojego maila w niewłaściwy sposób. To, co kiedyś było tylko kolejnym narzędziem do komunikowania się, dziś wymaga o wiele większych nakładów pracy. Obecnie wszystkie procesy biznesowe krążą wokół mailowych konwersacji – nawet jeśli istnieją lepsze rozwiązania.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter

Poniżej znajdziesz pięć przykładów niewłaściwego wykorzystania skrzynki mailowej:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1. Baza danych klientów (CRM)

Dzięki zaawansowanym opcjom wyszukiwania, możemy odnaleźć wątki rozmów z dostawcami, współpracownikami, partnerami oraz z klientami – zarówno obecnymi, jak również potencjalnymi. Większość biznesowych użytkowników umieszcza w swoich stopkach mailowych prywatne dane kontaktowe jak np. numer telefonu czy adres.

2. Zbiór dokumentów

Za pomocą załączników możemy w prosty sposób znaleźć firmowe dokumenty jak np. oferty, umowy czy raporty. Oczywiście dopóki pamiętasz jak je odszukać. Jest to szczególnie przydatne gdy podróżujesz lub pracujesz z domu i nie masz dostępu do firmowych baz danych.

3. Narzędzie do zarządzania projektami

Zarządzanie projektami wymaga podziału zadań między członkami zespołu oraz ustawienia przypomnień, dzięki którym praca będzie wykonana na czas. Jednak czy faktycznie jest to najbardziej efektywna metoda zarządzania projektami, czy może istnieją lepsze sposoby komunikacji?

Wykorzystanie nowoczesnego internetu w organizacji

4. Wewnętrzny kanał social media

Czy byłeś kiedykolwiek zaangażowany w rozmowę mailową, która wymknęła się kompletnie spod kontroli? Mailowa konwersacja między kolegami z biura łatwo może przerodzić się w bezsensowną pogaduszkę. Do tego typu rozmów służą wewnętrzne narzędzia social media jak np. Yammer. Wyobraź sobie o ile mniej maili otrzymywałbyś, gdybyś pozbył się wiadomości typu: „Dzięki” czy „Dobra robota!”.

5. System raportowania

W tzw. wolnych zawodach, możesz używać historii mailowej do wyliczenia sumy godzin poświęconych na dany projekt. Istnieje jednak na to lepszy sposób: rejestracja czasu.

Cecha wspólna

Powyższe funkcje mają pewną cechę wspólną: wykorzystywanie skrzynki mailowej jako bazy informacji, które lepiej przechowywać i zarządzać przy użyciu specjalnie do tego celu przeznaczonych systemów.

REKLAMA

Interesujący jest fakt, że systemy, które zostały oryginalnie zaprojektowane do magazynowania i pozyskiwania informacji (tzw. system of records) stają się bardziej interaktywne i społecznościowe. Przykładem systemu, który jest wykorzystywany przez wiele firm i ewoluuje w ten sposób jest ERP1, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning). Dostawcy coraz częściej tworzą funkcje umożliwiające współpracę z interesariuszami poprzez dyskusję na temat procesów czy dokumentacji za pośrednictwem pogrupowanych w wątki rozmów, zamiast marnowania czasu i tworzenia chaosu przez wysyłanie setek maili.

Podczas gdy próbujemy wykorzystywać nasze skrzynki w roli niedoskonałych systemów zbierających informacje, rzeczywiste systemy tego typu (jak ERP) stają się coraz bardziej przyjazne. Prawdopodobnie w najbliższej przyszłości granica pomiędzy systemami zbierającymi wiedzę, a tzw. systems of engagement, ulegnie jeszcze większemu zatarciu. O wiele bardziej naturalne jest rozpoczęcie konwersacji na temat dostępnych danych, niż ich poszukiwanie w archiwalnych rozmowach.

Sposób, w jaki obecnie wykorzystujemy maile, jest w dłuższej perspektywie czasowej nie do utrzymania. Magazynowanie maili oraz załączników przez kilka lat na jednym serwerze jest nieefektywne i kosztowne. Jest to szansa dla dostawców ERP, jak również ich użytkowników – przeniesienie konwersacji z dala od niewydajnych systemów oraz skupienie jej wokół właściwych procesów biznesowych i dokumentów pozwoli zaoszczędzić użytkownikom końcowym czas, a firmie pieniądze.

Forum Kadry

1 ERP to zintegrowane systemy informatyczne służące do zarządzania wewnętrznymi i zewnętrznymi zasobami organizacji w tym środkami trwałymi, zasobami finansowymi, materiałami i zasobami ludzkimi.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Własne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Microlearning dla pracowników: przyszłość efektywnych szkoleń i nauki czy krótkotrwała moda?

Microlearning przestaje być ciekawostką w edukacji, a staje się realną pomocą w rozwoju pracowników – szczególnie tam, gdzie liczy się czas, efektywność i elastyczność operacyjna. Według danych International Journal of Advanced Research in Science, Communication and Technology (IJARSCT) aż 85% pracowników uznaje krótkie formy nauki za bardziej angażujące, a 75% deklaruje lepsze zapamiętywanie przekazywanych w ten sposób informacji.

NIK: orzekanie i ustalanie poziomu wsparcia dla osób z niepełnosprawnościami – więcej trudności niż realnej pomocy. Gdzie i dlaczego?

NIK: Orzekanie i ustalanie poziomu wsparcia dla osób z niepełnosprawnościami – więcej trudności niż realnej pomocy. Gdzie i dlaczego? Jak pokazuje kontrola przeprowadzona przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w jednym z dużych miast w Polsce - system jest pełen luk, niedociągnięć i proceduralnych pułapek, które zamiast wspierać, często zniechęcają i utrudniają życie najbardziej potrzebującym. Systemy działania komisji orzeczniczych są wręcz momentami niezgodne z prawem i niesprawiedliwe.

Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS

Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS. Należy się każdemu seniorowi, nawet temu, który nie pobiera żadnego świadczenia z ZUS. Taka osoba musi jednak złożyć wniosek. Ile lat trzeba ukończyć, aby móc je otrzymać?

Rekordowy dług w ZUS wynosi prawie 819 mln złotych. Pogarsza się sytuacja finansowa płatników

Rekordowy dług w ZUS w 2025 roku wynosi prawie 819 mln złotych. Dlaczego zadłużenie w ZUS jest tak wysokie? Zdaniem ekspertów dane wskazują m.in. na pogarszającą się sytuację finansową płatników.

REKLAMA

Jedni z milionami, drudzy z groszami. Rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych [DANE]

Na koniec czerwca 2025 roku 625 755 aktywnych płatników miało zadłużenie powyżej 0,01 zł względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). To o 0,6% więcej niż rok wcześniej. Jednocześnie kwota zadłużenia na wszystkie fundusze na aktywnych kontach płatników wyniosła 21,069 mld zł. To o 7,6% więcej niż rok wcześniej. Tak więc: jedni z milionami, drudzy z groszami. Okazuje się, że rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych.

Od 1 września 2025 r. spada wynagrodzenie pracowników młodocianych. Znamy nowe stawki

Od września 2025 r. zmienią się minimalne stawki dla pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Obniżka wynika z niższego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II kwartale 2025 r. Sprawdź, ile wyniesie płaca w poszczególnych latach nauki zawodu i przyuczenia do wykonywania określonej pracy.

MRPiPS wyjaśnia nowe przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców [Odpowiedź na pytania Rzecznika MŚP]

W lipcu 2025 r. Rzecznik MŚP skierowała do ministerstwa szereg pytań i wątpliwości dotyczących nowych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców. Oto obszerne wyjaśnienia MRPiPS.

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie - dlaczego to takie ważne? Bo to odpowiedź na niepokojące obserwacje – w wielu branżach coraz częściej zanika kultura rozmów kwalifikacyjnych. Proste zasady dobrego wychowania ustępują pośpiechowi, brakowi przygotowania i nieprofesjonalnym zachowaniom. Czego zatem unikać? Przygotowaliśmy zestawienie najczęściej spotykanych potknięć, które potrafią przekreślić szanse kandydata już na starcie.

REKLAMA

Nowe przepisy dotyczące benefitów pozapłacowych od 2026 r. Jawność wynagrodzeń je obejmie

Nowe przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń, które wchodzą w życie z początkiem 2026 roku, obejmują również benefity pozapłacowe. Co to w praktyce oznacza?

Od czerwca 2025 r. miały być ułatwienia dla pracowników na rynku pracy a jest chaos

W dniu 1 czerwca 2025 r. weszła w życie ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Wprowadzone zmiany miały zrewolucjonizować procedury związane z uzyskiwaniem zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu pracy obcokrajowcom. W teorii nowe regulacje miały uprościć i przyspieszyć procesy. W praktyce – wiele firm, urzędów i cudzoziemców wpadło w wir organizacyjnego chaosu.

REKLAMA