REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umiejętne korzystanie ze skrzynki elektronicznej - rozwiązania ERP

UNIT4 POLSKA sp. z o.o.
ekspert z zakresu HRM
E-mail pracowniczy. /Fot. Fotolia
E-mail pracowniczy. /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracę biurową charakteryzuje częste komunikowanie się za pomocą skrzynki elektronicznej. Wiele czasu zajmuje czytanie, porządkowanie, usuwanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Warto zastanowić się, jak zoptymalizować pracę. Czego nie robić? Jak korzystać ze skrzynki e-mail w sposób umiejętny?

Wojciech Romanowicz, Dyrektor Działu Opieki Eksploatacyjnej w UNIT4 TETA

Autopromocja

Komunikacja za pomocą skrzynki elektronicznej

Czy zastanawiałeś się ile czasu poświęcasz na czytanie, porządkowanie i odpowiadanie na maile? Jeżeli jesteś przeciętnym użytkownikiem skrzynki elektronicznej, to w ciągu tygodnia poświęcasz na to około 16 godzin. Według badania Atos Origin, typowy pracownik biurowy spędza 40 proc. czasu pracy zajmując się wymianą wewnętrznych, nie przynoszących żadnej wartości biznesowej, maili.

Email zmienił sposób prowadzenia biznesu, ale niekoniecznie na lepsze. Jeżeli liczba wiadomości w twojej skrzynce odbiorczej jest równa liczbie rzeczy do wykonania, to znaczy, że prawdopodobnie używasz swojego maila w niewłaściwy sposób. To, co kiedyś było tylko kolejnym narzędziem do komunikowania się, dziś wymaga o wiele większych nakładów pracy. Obecnie wszystkie procesy biznesowe krążą wokół mailowych konwersacji – nawet jeśli istnieją lepsze rozwiązania.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter

Poniżej znajdziesz pięć przykładów niewłaściwego wykorzystania skrzynki mailowej:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1. Baza danych klientów (CRM)

Dzięki zaawansowanym opcjom wyszukiwania, możemy odnaleźć wątki rozmów z dostawcami, współpracownikami, partnerami oraz z klientami – zarówno obecnymi, jak również potencjalnymi. Większość biznesowych użytkowników umieszcza w swoich stopkach mailowych prywatne dane kontaktowe jak np. numer telefonu czy adres.

2. Zbiór dokumentów

Za pomocą załączników możemy w prosty sposób znaleźć firmowe dokumenty jak np. oferty, umowy czy raporty. Oczywiście dopóki pamiętasz jak je odszukać. Jest to szczególnie przydatne gdy podróżujesz lub pracujesz z domu i nie masz dostępu do firmowych baz danych.

3. Narzędzie do zarządzania projektami

Zarządzanie projektami wymaga podziału zadań między członkami zespołu oraz ustawienia przypomnień, dzięki którym praca będzie wykonana na czas. Jednak czy faktycznie jest to najbardziej efektywna metoda zarządzania projektami, czy może istnieją lepsze sposoby komunikacji?

Wykorzystanie nowoczesnego internetu w organizacji

4. Wewnętrzny kanał social media

Czy byłeś kiedykolwiek zaangażowany w rozmowę mailową, która wymknęła się kompletnie spod kontroli? Mailowa konwersacja między kolegami z biura łatwo może przerodzić się w bezsensowną pogaduszkę. Do tego typu rozmów służą wewnętrzne narzędzia social media jak np. Yammer. Wyobraź sobie o ile mniej maili otrzymywałbyś, gdybyś pozbył się wiadomości typu: „Dzięki” czy „Dobra robota!”.

5. System raportowania

W tzw. wolnych zawodach, możesz używać historii mailowej do wyliczenia sumy godzin poświęconych na dany projekt. Istnieje jednak na to lepszy sposób: rejestracja czasu.

Cecha wspólna

Powyższe funkcje mają pewną cechę wspólną: wykorzystywanie skrzynki mailowej jako bazy informacji, które lepiej przechowywać i zarządzać przy użyciu specjalnie do tego celu przeznaczonych systemów.

Interesujący jest fakt, że systemy, które zostały oryginalnie zaprojektowane do magazynowania i pozyskiwania informacji (tzw. system of records) stają się bardziej interaktywne i społecznościowe. Przykładem systemu, który jest wykorzystywany przez wiele firm i ewoluuje w ten sposób jest ERP1, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning). Dostawcy coraz częściej tworzą funkcje umożliwiające współpracę z interesariuszami poprzez dyskusję na temat procesów czy dokumentacji za pośrednictwem pogrupowanych w wątki rozmów, zamiast marnowania czasu i tworzenia chaosu przez wysyłanie setek maili.

Podczas gdy próbujemy wykorzystywać nasze skrzynki w roli niedoskonałych systemów zbierających informacje, rzeczywiste systemy tego typu (jak ERP) stają się coraz bardziej przyjazne. Prawdopodobnie w najbliższej przyszłości granica pomiędzy systemami zbierającymi wiedzę, a tzw. systems of engagement, ulegnie jeszcze większemu zatarciu. O wiele bardziej naturalne jest rozpoczęcie konwersacji na temat dostępnych danych, niż ich poszukiwanie w archiwalnych rozmowach.

Sposób, w jaki obecnie wykorzystujemy maile, jest w dłuższej perspektywie czasowej nie do utrzymania. Magazynowanie maili oraz załączników przez kilka lat na jednym serwerze jest nieefektywne i kosztowne. Jest to szansa dla dostawców ERP, jak również ich użytkowników – przeniesienie konwersacji z dala od niewydajnych systemów oraz skupienie jej wokół właściwych procesów biznesowych i dokumentów pozwoli zaoszczędzić użytkownikom końcowym czas, a firmie pieniądze.

Forum Kadry

1 ERP to zintegrowane systemy informatyczne służące do zarządzania wewnętrznymi i zewnętrznymi zasobami organizacji w tym środkami trwałymi, zasobami finansowymi, materiałami i zasobami ludzkimi.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Własne
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Waloryzacja emerytur 2024 – tabela netto

    Waloryzacja emerytur od 1 marca 2024 roku - o ile procent wzrosną emerytury? Kiedy będzie wypłata pierwszych wyższych emerytur? Tabela przedstawia podwyżki emerytur od 1 marca 2024 roku. Ile wynoszą kwoty netto emerytur po waloryzacji?

    Mama 4+ czyli emerytura matczyna w 2024 roku [WYWIAD]

    Mama 4 plus w 2024 roku - to już 5 lat funkcjonowania świadczenia w Polsce. Czy w tym czasie zmieniły się przepisy? Jakie warunki należy spełnić, aby otrzymać RSU? Ile wynosi rodzicielskie świadczenie uzupełniające do końca lutego, a ile od 1 marca 2024 roku? Jakie dokumenty dołączyć do wniosku? Czy na emeryturze matczynej można pracować? Czy ojcowie pobierają emeryturę matczyną? Na te i inne pytania odpowiada rzecznik ZUS województwa dolnośląskiego Iwoną Kowalską-Matis

    Nie możesz pójść do ZUS i załatwić sprawy? Możesz wysłać pełnomocnika. Trzeba tylko wypełnić formularz ZUS PEL

    Za pomocą formularza ZUS PEL klienci Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą udzielić pełnomocnictwa do załatwiania swoich spraw. Formularz można pobrać ze strony internetowej www.zus.pl lub z PUE ZUS. Druk jest także dostępny w każdej placówce ZUS.

    W styczniu 2024 r. wzrosło bezrobocie w Polsce! Czy to jest wzrost sezonowy?

    Wzrosło bezrobocie w Polsce. W styczniu stopa bezrobocia wyniosła 5,4%. W grudniu 2023 r. bezrobocie wynosiło 5,1%, a w listopadzie 5,0%.

    REKLAMA

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. Trwa kampania BHP w cyfrowym świecie pracy

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. To zarządzanie pracą przez sztuczną inteligencję może mieć ogromny wpływ na jakość świadczonej pracy, jej ilość jak i utratę. Świat pracy i rynek się zmieniają - ale w tym wszystkim najważniejszy jest człowiek, nie kapitał. Konieczne jest więc budowanie wiedzy, doświadczenia i zaufania przez informowanie pracowników i zasięganie ich opinii oraz umożliwienie im udziału w projektowaniu i wdrażaniu technologii i systemów cyfrowych w nowej postindustrialnej erze pracy. „Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy dotyczy każdego. Jest dobre dla ciebie. Dobre dla firmy” – tak głosi kampania „Bezpieczeństwo pracy w świecie cyfrowym”, która jest prowadzona w latach 2023-2025. Kampania odbywa się w ramach projektu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy.

    Ukraińcy będą przebywać legalnie w Polsce do 30 czerwca 2024 r. Weszła w życie nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy

    Pobyt w Polsce obywateli Ukrainy, którzy przybyli w związku z wojną prowadzoną w tym kraju będzie uznawany za legalny do 30 czerwca 2024 r. To zmiana, jaką wprowadziła nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Nowelizacja obowiązuje od 22 lutego. 

    Nie na każdej uczelni podwyżki o 30%. Na publicznej adiunkt zarabia 6840 zł a na niepublicznej często otrzymuje tylko minimalną krajową 4242 zł!

    Nawet ponad 2500 zł może wynosić różnica w zarobkach doktora, który jest zatrudniony na stanowisku adiunkta na uczelni niepublicznej, w stosunku do doktora - adiunkta, który jest zatrudniony na uczelni publicznej i po podwyżkach zarabia minimalnie 6840 zł. Mało kto wie, że podwyżki wynagrodzeń na uczelniach o 30% nie dotyczą uczelni niepublicznych. Wyższe wynagrodzenie, zgodnie z nowym rozporządzeniem otrzymują tylko pracownicy uczelni publicznych. 

    23 lutego Ogólnopolski Dzień Walki z Depresją. Czym jest depresja?

    W dniu 23 lutego przypada Ogólnopolski Dzień Walki z Depresją. Depresję można i powinno się leczyć. Wiele polskich pracowników zmaga się jednak z problem zwolnienia lekarskiego i uznania depresji za chorobę zawodową - bo takową ona nie jest. 

    REKLAMA

    Jak uzyskać świadczenie wspierające z ZUS: wnioski, terminy, kwoty

    Świadczenie wspierające jest formą pomocy dla osób niepełnosprawnych. W 2024 r. świadczenie dostępne jest dla osób z niepełnosprawnościami z najwyższymi poziomami potrzeby wsparcia, tj. od 87 do 100 punktów. Jak wygląda procedura uzyskania świadczenia wspierającego?

    28 lutego 2024 r. upływa termin przekazania ubezpieczonym informacji ZUS IMIR

    Płatnicy składek są zobowiązani do sporządzenia informacji rocznej (ZUS IMIR) dotyczącej ubezpieczonych, za których w 2023 r. rozliczali składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ww. informację należy przekazać ubezpieczonym do 28 lutego 2024 r.

    REKLAMA