Kategorie

Wykorzystanie nowoczesnego intranetu w organizacji

Aleksander Sala
Portal intranetowy to podstawowe narzędzie pracy dla większości dużych firm i organizacji. Firmy wdrażające rozwiązania intranetowe wskazują, że właściwe wykorzystywanie intranetu generuje oszczędności rzędu nawet kilku tysięcy złotych rocznie na każdego pracownika oraz znacząco skraca czas poszukiwania informacji.

Dobrze zaprojektowany intranet powinien nie tylko ułatwiać pracownikom dostęp do poszukiwanych informacji, lecz także umiejętnie przekazywać im informacje, po które sami sięgają niechętnie. Z drugiej strony, powinien być dla zarządu znaczącym źródłem informacji o sytuacji w firmie.

Otwartość komunikacji

Reklama

Intranet powinien zapewniać dwustronny, otwarty przepływ informacji, aby mógł spełniać optymalnie swoje funkcje informacyjne. Firma powinna być przygotowana na słuchanie pracowników – również na krytykę z ich strony. Przyzwolenie na swobodne wypowiedzi w intranecie pozwala na wcześniejsze lokalizowanie potencjalnie konfliktowych sytuacji i czyni firmę odporniejszą na kryzysy pracownicze.

Najsilniej otwartość komunikacji w firmach manifestowana jest przez implementowanie narzędzi social media do portali intranetowych. Blogi, czaty, galerie zdjęć, fora to już stałe elementy krajobrazu komunikacji wewnętrznej w Polsce. Jednym z ciekawszych przykładów użycia social media na polskim rynku jest portal społecznościowy „Małe Piwo” pracowników Kompanii Piwowarskiej, zwycięzca zeszłorocznej edycji konkursu INTERNALE w kategorii „Najlepszy projekt komunikacji wewnętrznej”. „Małe Piwo” to konta prawie 2 tys. użytkowników, z których każdy posiada swój własny profil. Do portalu pracownicy logują się za pomocą internetu – może być więc używany zarówno w miejscu pracy, jak i poza nim.

UWAGA

Funkcje ostrzegawcze mogą spełniać nie tylko wpisy na forum pracowników, lecz także całościowo monitorowana ich aktywność w intranecie. Zdarzało się już, że zarząd przedsiębiorstwa, wyłącznie na podstawie statystyk pobierania przez pracowników z intranetu określonych dokumentów, wnioskował o zbliżającej się sytuacji kryzysowej wśród załogi.

Reklama

Portal daje możliwość bliskiego kontaktu z czołowymi przedstawicielami kadry zarządzającej – np. przez organizowane czaty czy śledzenie prowadzonych przez nich blogów, w tym np. video-bloga dyrektora generalnego Kompanii Piwowarskiej – Gary’ego Haigha, w którym komentuje on wydarzenia w firmie, nastroje w grupie SABMiller, ale także opowiada o planach na wakacje czy o swoich futbolowych sympatiach. Dzięki możliwości swobodnych komentarzy, jaką daje portal, każdy z pracowników może wymienić z dyrektorem swoje opinie na różne tematy.

 Portal daje nam dużą wiedzę o nastrojach naszych pracowników, pozwala rozładowywać napięcia, wyjaśniać różne kwestie, które budzą ich wątpliwości. Jednocześnie jest świetnym narzędziem integracyjnym. Przy czym integracja odbywa się oddolnie – poprzez naturalnych liderów społeczności. Najlepszym tego przykładem jest na naszym portalu grupa tematyczna poświęcona piłce nożnej, w ramach której jeden z naszych pracowników na własną rękę organizuje konkursy, pracownicy dyskutują o meczach i formują zespoły do ogólnofirmowego turnieju piłkarskiego, który został reanimowany właśnie dzięki tej społeczności – mówi Wojciech Mrugalski, kierownik ds. komunikacji w Kompanii Piwowarskiej.


Miejsce na innowacje

W kontekście wykorzystania narzędzi social media najbardziej obiecującym kierunkiem jest wyszukiwanie i zarządzanie innowacjami. To jeden z głównych tematów tegorocznego raportu Nielsen Norman Group – Intranet Design Annual. Wśród wskazanych w nim najlepszych dziesięciu intranetów na świecie znalazł się InnovCenter portugalskiej firmy budowlanej Mota-Engil – intranet w całości podporządkowany poszukiwaniu i wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań. InnovCenter zachęca do zgłaszania innowacji, nadzoruje je i monitoruje, począwszy od ich najbardziej wczesnego stadium, po samą fazę wdrożenia w całej organizacji liczącej 20 tys. pracowników rozlokowanych w 17 krajach. Intranet Design Annual wskazuje InnovCenter jako ważne narzędzie inspirujące pracowników do działania, bogate źródło informacji dla osób biorących udział w poszczególnych projektach oraz narzędzie usprawniające proces podejmowania decyzji, co w rezultacie przyczynia się do skutecznego wdrażania efektywnych zmian w całej firmie. Portal korzysta z technologii social media, sięgając po takie narzędzia, jak strony wiki, bogate profile użytkowników, fora etc. – wszystko co sprzyja nawiązywaniu współpracy między różnymi działami, wydobywaniu i ocenianiu wiedzy pracowników, organizowaniu i jednoczeniu pracowników w działaniu.

Bazy wiedzy

Raport Nielsen Norman Group wskazuje również, że termin „zarządzanie wiedzą” przestał funkcjonować jako puste hasło, a przyczynił się do wdrażania ciekawych pomysłów i projektów za sprawą prostych, przez co częściej używanych, mechanizmów. Jest to widoczne również w Polsce. W ostatnich latach jedne z najczęściej wdrażanych w Polsce aplikacji to bazy wiedzy oraz aplikacje umożliwiające zarządzanie innowacjami.

Aby skutecznie zachęcić pracownika do dzielenia się wiedzą, trzeba zaoferować mu korzyść, która zrównoważy koszt, jakim jest dobrowolna rezygnacja ze statusu osoby o unikatowej wiedzy. Głównym atutem aplikacji wspomagających innowacyjność jest gwarancja, że nikt nie przywłaszczy sobie autorstwa proponowanych rozwiązań. Jednocześnie powinny one umożliwiać publiczną dyskusję nad proponowanymi rozwiązaniami, przy czym często stosowanym rozwiązaniem jest anonimowość pomysłu do czasu jego ostatecznego zaaprobowania. Dzięki temu – z jednej strony – unika się zazdrości współpracowników, a z drugiej – bezkrytycznego popierania pomysłów przełożonych. Bardzo motywująca jest sytuacja, w której pracownik autor pomysłu ma szansę na wejście do zespołu zajmującego się jego wdrożeniem, a nawet trwale awansuje. Wymaga to oczywiście sporej elastyczności od pracodawcy, przynosi jednak korzyści całej firmie.

Potrzeby informacyjne

W swobodnym przepływie informacji, jaki musi zapewnić intranet, sporym wyzwaniem jest również przekazywanie pracownikom informacji ważnych z punktu widzenia kadry zarządzającej, które są postrzegane przez pracowników jako niepraktyczne bądź niezwiązane z ich bieżącymi potrzebami. Wynika to ze zróżnicowanych potrzeb informacyjnych pracownika firmy oraz jej zarządu. Pracownik zazwyczaj oczekuje precyzyjnej i kompletnej informacji o wszystkim, co dotyczy jego stanowiska pracy: o zakresie obowiązków, o tym, w jaki sposób ma wykonywać poszczególne zadania, wreszcie o przewidzianej dla niego ścieżce zawodowego rozwoju. Cele zarządu to zazwyczaj: zwiększenie tempa i efektywności pracy, zorientowanie pracownika na cele firmy, utożsamienie się pracownika z organizacją, czy umiejętne zmotywowanie go.


W dystrybucji pewnej części informacji do pracowników niezbędny jest spryt i umiejętne wykorzystanie kontekstu. W zastosowaniach znanych z marketingu internetowego reklamy kontekstowe wpisują się w zawartość przeglądanej w danym momencie strony internetowej. W intranecie wybór kontekstu dla przekazywanej informacji jest sprawą bardziej skomplikowaną.

UWAGA

Aby efektywnie przekazać informacje, których pracownik nie postrzega jako niezbędnych do bieżącego działania, a w szerszej perspektywie ich skuteczne przekazanie jest ważne dla firmy, umieszcza się je w kontekście tych aplikacji, które są używane przez pracownika często i chętnie bądź rutynowo.

I tak na przykład w siedzibie jednej z polskich firm rynku mediów umieszczona jest kamera, która przekazuje do intranetu obraz natężenia ruchu w firmowej stołówce. Urządzenie jest bardzo przydatne, ponieważ pozwala pracownikom unikać największego natężenia ruchu i długiego oczekiwania na lunch – dzięki czemu unikają oni frustracji, a pracodawca nie musi się martwić, że pracownicy tracą czas przeznaczony na pracę. Jest to miejsce, do którego pracownicy zaglądają bardzo często, gdy nadchodzi czas posiłku. Pracodawca wykorzystuje ten fakt i razem z podglądem stołówki pracownicy otrzymują również informacje poświęcone strategii firmy. Podobnie świetnym miejscem w intranecie na przekazywanie trudniej przyswajalnych przez pracowników informacji jest w wielu firmach intranetowy formularz elektronicznego wniosku urlopowego. Obok formularza pracownik często znajdzie informacje o szkoleniach, linki do wartych przeczytania artykułów, informacje o sukcesach firmy, o nowych procedurach etc. Dobrym miejscem na dotarcie do pracowników są również te miejsca w intranecie, które odwiedzane są przez nich rutynowo w ramach ich obowiązków służbowych. Na przykład jedna z firm z branży spożywczej umieszcza obok formularza codziennego raportu handlowego, który pracownik działu sprzedaży obowiązkowo musi przygotować, badania rynku na temat nowych produktów.

– Umiejętne zamieszczenie informacji np. o misji naszej firmy wśród atrakcyjnych dla pracownika treści portalu intranetowego zapewnia znacznie większą skuteczność niż analogiczna informacja przesłana mu za pomocą newslettera.

Bardzo ważne jest, aby wykorzystywać te rejony intranetu, które są najatrakcyjniejsze dla pracownika i jednocześnie nie czynić ich zbyt łatwo dostępnymi. Przykładem może być pewna firma branży dystrybucyjnej, która kalkuluje premie miesięczne swoich pracowników na podstawie wyników sprzedaży. Pracownicy w naturalny sposób są bardzo zainteresowani wynikami, gdyż od nich zależy wysokość wypłaty. Początkowo wyniki te umieszczono na głównej stronie. Rychło jednak okazało się, że znacznie lepiej wykorzystać ich atrakcyjność, aby przyciągnąć uwagę pracowników do informacji poświęconych standardom obsługi klienta. Z czasem wprowadzono również kontekst rotacyjny – bardziej wyrafinowaną formę wykorzystania zainteresowania pracowników poszczególnymi treściami w intranecie, w której zmieniają one swoje położenie. Ten rodzaj zarządzania informacją wymaga jednak szczególnych zabiegów – pracownik nie może bowiem mieć poczucia frustracji, że nagle dana informacja stała się trudno dostępna. Takie działania stosuje się tylko w dojrzałych, „okrzepłych” intranetach.

Jak widać, zarządzanie zasobami ludzkimi w obliczu rozwoju technologii intranetowych wymaga coraz większej interdyscyplinarności. Potrzebna jest świadomość specyfiki komunikowania się z pracownikami w środowisku social media, umiejętność doboru nowoczesnych narzędzi informatycznych, a także nowe rozwiązania w zakresie kształtowania ścieżki rozwoju pracownika, uwzględniające takie zmienne, jak np. ilość i jakość zgłaszanych przez niego pomysłów.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry

    Składka zdrowotna 2021 – działalność gospodarcza

    Składka zdrowotna w 2021 r. a działalność gospodarcza - ile wynosi wysokość składki zdrowotnej? Jak Nowy Ład wpłynie na wysokość składki zdrowotnej?

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - wzór

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - pobierz wzór druku. Jak rozwiązać umowę zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy? W jakiej formie dokonać porozumienia?

    Czy można zwolnić pracownika z powodu braku szczepienia?

    Zwolnienie niezaszczepionego pracownika - czy prawo pracy pozwala na rozwiązanie umowy z pracownikiem, który nie zaszczepił się przeciwko COVID-19?

    Kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną?

    Odpowiedzialność materialna pracownika - pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych i za mienie powierzone w ramach dodatkowej umowy.

    Składki KRUS III kwartał 2021

    Składki KRUS w III kwartale 2021 r. - ile wynoszą rolnicze składki wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?

    Wyższe podwyżki dla służby zdrowia od 1 lipca 2021 r.

    Wyższe podwyżki dla służby zdrowia od 1 lipca 2021 r. - takie rozwiązanie proponuje Senat. Sprawdź, ile wzrośnie wynagrodzenie lekarzy, pielęgniarek, położnych i innych pracowników medycznych.

    Ile osób w Polsce pracuje zdalnie? [GUS]

    Praca zdalna - ile osób w Polsce pracuje zdalnie? Gdzie najwięcej osób pracuje z domu?

    Płaca minimalna - średnie wynagrodzenie w powiecie

    Płaca minimalna będzie zależała od powiatu? Proponuje się, aby wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę wynosiła tyle, ile średnie wynagrodzenie w powiecie.

    Świadczenie rehabilitacyjne - ile wynosi w 2021 r.?

    Świadczenie rehabilitacyjne - ile wynosi w III kwartale 2021 r.? Znamy nowy wskaźnik waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

    Powrót do pracy stacjonarnej czy praca zdalna?

    Powrót do pracy stacjonarnej - czy Polacy chcą wracać do biur? Czy praca zdalna zostanie? Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami i pracownikami?

    12 czerwca - Dzień Sprzeciwu Wobec Pracy Dzieci

    Dzień Sprzeciwu Wobec Pracy Dzieci przypada na 12 czerwca. Pandemia COVID-19 wpłynęła negatywnie na to zjawisko.

    Umowa o zabezpieczeniu społecznym z Turcją już funkcjonuje

    Umowa o zabezpieczeniu społecznym z Turcją funkcjonuje od 1 czerwca 2021 r. Jakie kwestie reguluje?

    Odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy - wszystko, co musisz wiedzieć

    Jednorazowe odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy - komu i kiedy przysługuje? Kto je wypłaca? Jak odwołać się od decyzji ZUS?

    PPK: stan oszczędności można sprawdzać na bieżąco

    PPK - stan oszczędności na swoim rachunku w PPK można sprawdzać na bieżąco. Jak to zrobić?

    Nowy Ład – kalkulator wynagrodzeń 2022

    Nowy Ład - kalkulator wynagrodzeń w 2022 r. pozwala obliczyć wysokość wynagrodzeń dla umów o pracę. Jak Nowy Ład wpływa na wysokość płacy minimalnej w 2022 r.? Wyższa kwota wolna od podatku powoduje brak podatku przy minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Ile wyniesie najniższa krajowa?

    Minimalne wynagrodzenie pielęgniarek i położnych od lipca 2021 r.

    Minimalne wynagrodzenie pielęgniarek i położnych od lipca 2021 r. - to rozwiązanie dla wszystkich medyków. Co ze wzrostem wynagrodzeń do 2027 r.?

    Przedłużenie kadencji organów związków zawodowych

    Przedłużenie kadencji organów statutowych związków zawodowych, organizacji przedsiębiorców i społecznych inspektorów pracy przewiduje projekt nowelizacji ustawy covidowej.

    Bezrobocie w maju 2021 r. najniższe w UE

    Bezrobocie w maju 2021 r. - ile wyniosła szacowana stopa bezrobocia rejestrowanego? Czy Polska ma najniższe bezrobocie w UE?

    Doradca podatkowy - zarobki 2021

    Doradca podatkowy - jakie są zarobki w 2021 r.? Gdzie zarabia się najlepiej? Jak zrobić szybką karierę w podatkach? Oto kilka wskazówek.

    Zatrudnienie programisty - rekrutować seniora czy juniora?

    Zatrudnienie programisty może stać się prawdziwym wyzwaniem. Polskie firmy muszą konkurować o najlepszych specjalistów z pracodawcami z Zachodu. Jak w takiej sytuacji zatrudnić dobrego programistę?

    4 cechy, jakie powinien posiadać dobry program do obsługi PPK

    Obsługa PPK może być albo koszmarem działu kadr, albo procesem, o którym, jak o oddychaniu, po prostu się nie myśli. Wszystko zależy od tego, jakie oprogramowanie (i czy w ogóle) wspomaga dział personalny w realizacji zadań związanych z obsługą PPK. Jaki zatem powinien być program, który pozwoli na sprawną realizację PPK bez nadmiernego obciążania pracowników?

    PPK w firmie - jak wdrożyć?

    PPK w firmie - jak wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe dla swoich pracowników? Co powinien zawierać program do obsługi PPK? Kto może oszczędzać w PPK?

    Regionalizacja płacy minimalnej - rekomendacje

    Regionalizacja płacy minimalnej i powiązanie jej z obiektywnym parametrem ekonomicznym to rekomendacje raportu, którego partnerem jest Biuro Rzecznika MŚP.

    Czerwiec 2021 - godziny pracy, dni wolne

    Czerwiec 2021 - godziny pracy i dni wolne czyli jaki jest wymiar czasu pracy. Kalendarz czerwca w 2021 r. zawiera 1 święto wolne od pracy.

    Niedziela handlowa - czerwiec 2021

    Niedziela handlowa - czerwiec 2021 r. ma 4 niedziele. Czy 13 czerwca, 20 czerwca lub 27 czerwca jest niedziela handlowa? Kalendarz niedziel handlowych.