Jak budować relacje w pracy zdalnej?

Relacje w pracy zdalnej

Nowe technologie, błyskawiczny dostęp do informacji, komunikatory zapewniające natychmiastowy kontakt z osobami nawet na drugim końcu świata, czaty, videokonferencje zmieniły w znaczącym stopniu sposób naszej pracy. Umożliwiły i ułatwiły pracę z domu, budowanie rozproszonych zespołów oraz współpracę ludzi oddalonych od siebie o setki kilometrów. Wiele firm, na długo przed wybuchem pandemii, wprowadziło system pracy zdalnej, gdzie pracownicy raz lub nawet dwa razy w tygodniu mogli pracować z domu.

Polecamy: Personel i zarządzanie – prenumerata.

Obecnie wszyscy jesteśmy w sytuacji, w której praca zdalna dla wielu z nas jest jedynym rozwiązaniem, wszyscy komunikujemy się i współpracujemy ze sobą na odległość.

Nowe rozwiązania technologiczne i formy pracy bez wątpienia otwierają wiele nowych możliwości, ale są również źródłem wielu nowych pytań:

• czy nasze relacje budowane na odległość są tak samo silne jak te budowane w biurze przy ekspresie do kawy i codziennych pogaduszkach?
• czy jesteśmy tak samo produktywni pracując razem, ale zdalnie?
• czy nasza współpraca z ludźmi widzianymi na ekranach bez fizycznego kontaktu jest efektywna?

Zdrowy rozsądek może podpowiadać "nie, to niemożliwe”, bo brakuje kluczowego elementu - fizycznej bliskości. Bliski fizyczny kontakt z drugą osobą, spotkania twarzą w twarz, wspólne przebywanie w jednym biurze to jeden z ważniejszych czynników wpływających na budowanie relacji interpersonalnych, dobrego kontaktu oraz zaufania zarówno w osobistym jak profesjonalnym obszarze. Z drugiej jednak strony rozwój technologii, nowe formy pracy mogą w znaczący sposób zmienić sam sens pojęcia współpraca, bliskość i dystans interpersonalny.

Symboliczna bliskość

Badania M. Boyer O’Leary, J. M. Wilson i A. Matiu pokazują, że ludzie mogą budować silne więzi i relacje pomimo fizycznego dystansu i pracy na odległość. Jakość naszych relacji z ludźmi w pracy nie zależy bowiem od dystansu fizycznego między nami, ale od naszego subiektywnego postrzegania tej bliskości. Tego jak blisko w kontakcie z drugą osobą się „czujemy”.

Ta symboliczna bliskość pomiędzy współpracownikami pracującymi na odległość rozwija się w miarę jak dzielą się swoimi osobistymi doświadczeniami i wymieniają nieformalnymi i osobistymi informacjami. To postrzegane poczucie bliskości ma ogromny wpływ na budowanie relacji i współpracę z innymi ludźmi, a obiektywny fizyczny dystans między osobami nie ma żadnego wpływu na jakość relacji budowanych między nimi. Co więcej badacze wskazują, że częsta komunikacja między osobami pracującymi zdalnie, wnosiła nie tylko nowy wymiar do ich wspólnej relacji, np. dzielenie się własnymi doświadczeniami, ale również pozwalała przewidzieć poziom satysfakcji tych osób ze zbudowanej relacji oraz ich chęć kontynuacji kontaktu.

Sieć powiązań interpersonalnych

Moje doświadczenia pracy zdalnej rzeczywiście to potwierdzają. Przez kilka lat pracowałam jako konsultant w międzynarodowym zespole wirtualnym z osobami z Wielkiej Brytanii, Australii i Bliskiego Wschodu. Bardzo często kontaktowałam się zarówno poprzez tele jak i videokonferencje z moimi kolegami i koleżankami w innych krajach. Najbardziej efektywną współpracę pamiętam z tymi osobami, z którymi kontakt był częsty i zapraszał do poruszania oprócz zawodowych tematów, również te mniej formalne lub całkiem osobiste: opowieści o sobie, rodzinie, wymianę opinii lub informacji o naszych krajach czy zainteresowaniach. Z każdą nową informacją wykraczającą poza sprawy zawodowe wspólnie budowaliśmy nowe połączenia między nami, które sprawiały, że nasza sieć wzajemnych powiązań interpersonalnych poszerzała się. Tworzyły się nowe nitki wspólnych doświadczeń, a symboliczna bliskość stawała się dużo ważniejsza niż fizyczny dystans. To z drugiej strony sprzyjało efektywności pracy, bo z każdym wymienionym mailem, telefonem, czatem czuliśmy że możemy na sobie polegać i wspólnie realizować cele. Z niektórymi z tych osób kontakt przetrwał do dziś.

Częstotliwość kontaktów ze współpracownikami

Często pracując w zespołach wirtualnych, mamy znikomy wpływ na to z jakimi osobami przyjdzie nam współpracować i jak daleko fizycznie będą od nas. Biorąc pod uwagę dzisiejszy czas pandemii nikt nie pytał się nas czy chcemy współpracować zdalnie, kontaktując się ze sobą na odległość. Nie mamy na to za bardzo wpływu. To na co mamy jednak wpływ to częstość naszych kontaktów ze współpracownikami, a nowe technologie niezmiernie nam w tym pomagają.

Jakie zadania ma menedżer wirtualnego zespołu?

Z badań wynika że wpływ pracy zdalnej nie wpływa negatywnie na współpracę czy budowanie relacji, bliskości w zespole. Wystarczy dobre podejście menedżera zarządzającego takim zespołem, a więzi między współpracownikami będą silne, a współpraca efektywna.

Zadaniem menedżera wirtualnego zespołu jest więc stworzenie przestrzeni dla członków zespołów do wzajemnych interakcji: wymiany nieformalnych a czasem nawet osobistych informacji, nieformalnych pogaduszek, wymiany opinii.

Co w takim razie warto robić:

• nie skupiać się na fizycznym / geograficznym dystansie między ludźmi;
• tworzyć przestrzeń i okazję do wzajemnych interakcji między członkami zespołu oraz wspierać rozwój postrzeganej bliskości między członkami zespołu;
• zachęcać osoby z zespołu do częstych kontaktów ze sobą poprzez telefon, czat, videokonferencję;
• organizować wirtualne spotkania, na których można porozmawiać nieformalnie i lepiej się poznać;
• wymieniać się informacjami i opiniami;
• zorganizować nieformalny zespołowy czat;
• przeprowadzić w zespole ćwiczenia, które pomogłyby się lepiej poznać (poniżej znajduje się kilka propozycji).

Ćwiczenia dla pracowników

1. Przedmiot:

Każdy członek zespołu wybiera przedmiot, który najlepiej go opisuje i opowiada pozostałym osobom dlaczego wybrał właśnie ten przedmiot.

2. Rundka po projekcie/wspólnej pracy:

Rundka, w której członkowie zespołu mówią czego nowego nauczyli się lub dowiedzieli się o innych osobach z zespołu, inna wersja czego nauczyli się o sobie samym.

3. Fałszywa informacja o mnie

Każdy zapisuje na kartce 3 informacje o sobie, dwie prawdziwe i jedną fałszywą, potem zadaniem grupy jest zgadnąć, która z informacji jest fałszywa.

4. Co wiem o innych?

Dobieramy się w zespole w wirtualne pary. Każda osoba w parze ma kartkę z 5 takimi samymi pytaniami, np. kim chciałeś/chciałaś być w dzieciństwie? Jaka jest twoja ulubiona potrawa? Puść wodzy wyobraźni, jeśli chodzi o pytania :). Zadaniem osób jest spróbować odpowiedzieć na te pytania bez rozmowy z osobą w parze. Potem głośno czytamy, co napisaliśmy. Z mojego doświadczenia wiem, że ćwiczenie budzi dużo śmiechu.

Postrzegana bliskość to symboliczny i abstrakcyjny konstrukt, jednak ma duży wpływ na współpracę w wirtualnych zespołach. Mimo fizycznej odległości możemy czuć się całkiem blisko.