REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Etykieta wirtualnych spotkań

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Richter
międzynarodowy specjalista z obszaru HR i komunikacji międzykulturowej z ponad z 10-letnim stażem
Spotkanie online w pracy - etykieta
Spotkanie online w pracy - etykieta
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Etykieta wirtualnych spotkań czyli jak przeprowadzić biznesowe spotkanie online, oszczędzając czas i energię? Jak powinno wyglądać zaproszenie? Jak napisać agendę? Wirtualne spotkania w pracy stały się codziennością, jednak nie wszyscy wiedzą, co wypada, a czego nie wypada robić. Jak się ubrać? Czy można pić kawę?

Spotkania biznesowe online

Analityczka trendów, Natalia Hatalska, wskazuje, że „Nasze życie w coraz większej mierze przenosi się z życia fizycznego do świata cyfrowego. Świat cyfrowy staje się całkowitym odwzorowaniem świata realnego. Zcyfryzowaliśmy informacje, potem relacje, czego przykładem są media społecznościowe, teraz cyfryzujemy świat fizyczny. Kolejnym etapem będzie cyfryzacja zmysłów, około roku 2030”. Przeniesienie spotkań biznesowych, szkoleń, rekrutacji itd. do Internetu stało się naszą rzeczywistością. Mimo iż niektórzy już od jakiegoś czasu korzystali z takiej formy komunikacji, dla wielu spotkania wirtualne są jeszcze źródłem niepokoju i frustracji. Bywa, że jako organizatorzy nie wiemy, na co zwrócić uwagę, aby spotkanie wirtualne sprawnie przygotować i przeprowadzić, czy też jak sprawić, by uczestnicy czuli się komfortowo i byli zaangażowani.

REKLAMA

Autopromocja

Również uczestnicy miewają wiele pytań, niejasna jest dla nich na przykład kwestia wymaganego ubioru (bo przecież pracują z domu), zasad ogólnych (czy mogą podczas spotkania pić kawę lub czy muszą mieć włączoną kamerę), często zastanawiają się także, jak do takiego spotkania się najlepiej przygotować.

Polecamy: Wellbeing w organizacji co? jak? dlaczego?

Dobre praktyki spotkań online

Niektóre firmy i instytucje wprowadziły już tzw. dobre praktyki spotkań online zawierające wytyczne zarówno dla uczestników, jak i dla organizatorów. Idąc za ich przykładem, warto rozważyć spisanie kilku zasad, które mogą znacznie ułatwić życie oraz zaoszczędzić czas i ograniczyć frustracje.

Będąc organizatorem spotkania, należy zacząć od zdefiniowania celu, potrzeb, liczby uczestników, częstotliwości spotkań, a także funkcji, jakie będą potrzebne. Nie każdy jest biegły w rozwiązaniach IT, dlatego warto wybrać takie, które zaspokajają nasze potrzeby, ale zarazem są najprostsze w obsłudze. Przy wprowadzaniu zmian kluczowy jest proces komunikacji, dlatego należy zadbać o dobry kontakt z zespołem, informować o postępach wdrażania nowych rozwiązań technologicznych i – co jest bardzo ważne – zapewnić wsparcie w postaci szkoleń lub możliwości skorzystania z pomocy osób mających doświadczenie w użytkowaniu wdrażanych narzędzi.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wprowadzenie nowego systemu to dopiero pierwszy krok. Aby technologia nam służyła, należy nieustannie przyglądać się temu, jak radzą sobie użytkownicy, co sprawia im trudności, jakie są najczęstsze problemy techniczne.

Zaproszenie na spotkanie

Zaczynamy od zaproszenia uczestników. Co powinno znaleźć się w takim zaproszeniu? Informując uczestników o spotkaniu, które odbędzie się na platformie cyfrowej, należy wskazać, jakie są wymagania techniczne, a także zachęcić do przetestowania połączenia. Pozwoli to uniknąć sytuacji instalowania aplikacji na moment przed spotkaniem. W zaproszeniu powinna również znaleźć się informacja o zakresie wsparcia technicznego, które będzie dostępne podczas spotkania.

Agenda

Stałym elementem jest także agenda oraz jasno określone cel i czas spotkania. Jeśli wymagane są dodatkowe materiały, warto o tym wspomnieć, aby zaoszczędzić czas na ich szukanie podczas spotkania.

Jasna komunikacja i dobra organizacja zapewnią sprawniejszy przebieg spotkania online, zapobiegną jego wydłużeniu, co obniży stres i zmęczenie jego uczestników.

Elementem usprawniającym przebieg spotkania online, który może skrócić je nawet o połowę, jest załączenie do zaproszenia listy zawierającej krótkie biogramy uczestników, w tym imię, nazwisko, stanowisko, obszar odpowiedzialności lub inne istotne informacje.

Ważne jest, aby uczestnicy przystępujący do spotkania zamieścili prawidłowe imiona i nazwiska, które będą się wyświetlać na forum. Pojawiające się nieprawidłowe imię, nazwisko lub nazwa modelu telefonu zamiast imienia są nie tylko mało profesjonalne, ale też irytują innych uczestników spotkania.

W agendzie należy też przedstawić zasady spotkania i komunikacji. Warto wskazać, czy wymagane jest włączenie kamery, jaki jest dress code, co jest dopuszczalne, a co nie. Dzięki temu uczestnicy poczują się bezpiecznie, gdyż będą wiedzieli, do czego się odwołać.

Organizator czy moderator jest na spotkaniu wirtualnym liderem i powinien dawać przykład innym. Warto zwrócić uwagę na kilka elementów, które wpływają na postrzeganie nas jako profesjonalistów:

  • po pierwsze: zminimalizowanie zakłóceń – szczekający pies czy płaczące dziecko z pewnością skrócą dystans, pokazując naszą bardziej ludzką stronę, lecz gdy staną się główną „atrakcją” spotkania, zakłócając na dobre jego przebieg, nie przyczynią się do budowy wizerunku profesjonalisty;
  • po drugie: tło – sprawdza się tu powiedzenie „jak cię widzą, tak cię piszą”, przy czym w przypadku spotkań online nie tylko ubiór i makijaż przykuwają uwagę, ale również nasze otoczenie. Warto więc zadbać o w miarę jednolite tło i porządek;
  • po trzecie: oświetlenie – ciągu dnia można wykorzystać światło padające z okna. Gdy jest ono niewystarczające, warto użyć źródła dostępnego w pomieszczeniu: najlepiej sprawdzają się lampy ustawione za monitorem komputera, tabletu czy telefonu, z którego się łączymy. Źródło światła może znajdować się także z boku, ważne jednak, by oświetlało ono twarz.

Zadania moderatora/prowadzącego

Podczas spotkania moderator/prowadzący to osoba pełniąca funkcje gospodarza i to do niej należy trzymanie porządku i sprawne poprowadzenie wydarzenia. Musi on koncentrować się na celu i agendzie spotkania, nie zapominając przy tym o poszanowaniu czasu uczestników, egzekwowaniu ustalonych zasad, czy aktywizowaniu milczących osób.

Na co zwrócić uwagę, będąc moderatorem? Przede wszystkim trzeba ocenić poziom własnej wiedzy technicznej: czy będę w stanie pomoc uczestnikom, czy też sam wymagam wsparcia innej osoby? Zapobiegnie to sytuacji chaosu w przypadku wystąpienia problemów technicznych. Kolejnym elementem, nad którym stale musi czuwać moderator, jest blokowanie mikrofonów i kamer. Aby zapewnić najlepszą jakość spotkania, warto pilnować wyciszenia mikrofonów uczestników oraz przypominać im o obowiązujących zasadach. Sprawdza się przy tym zasada wyłączania mikrofonów podczas prezentacji z zarezerwowanym czasem na pytania podczas sesji Q&A.

Moderator musi także dbać o poziom zaangażowania uczestników. Podczas konferencji czy szkoleń świetnym rozwiązaniem może okazać się dzielenie uczestników na mniejsze grupy i wyznaczanie zadań do wykonania w osobnych pokojach.

Zarówno moderator, jak i pozostali uczestnicy spotkania powinni pamiętać, że łącząc się z telefonu, należy ustawić go w jednym miejscu, aby zminimalizować ruch. Chodzenie z telefonem po całym domu, machanie nim jest bardzo niekomfortowe dla innych uczestników (na marginesie trzeba wspomnieć, że podczas na przykład spotkań biznesowych czy rekrutacyjnych bardzo negatywnie wpływa to na odbiór takiej osoby).

***

Każda firma ma swoją kulturę korporacyjną, a wirtualne spotkania, które obecnie coraz powszechniej stają się jej częścią, muszą ją odzwierciedlać.

Jeśli nie wiemy od czego rozpocząć przygotowanie spotkania online, zarówno będąc jego organizatorem, jak i uczestnikiem, warto odwołać się do wartości, z którymi identyfikuje się firma i zasad obowiązujących w organizacji.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Praca w Wielką Sobotę: od 1000 zł do nawet 100000 zł kary dla pracodawcy [Ostrzeżenie PIP]

PIP ostrzega pracodawców zatrudniających pracowników w Wielką Sobotę. 19 kwietnia 2025 r. pracownicy handlu nie mogą pracować ponad wskazany w przepisach czas. Do której godziny można pracować w Wielką Sobotę?

Rewolucja w naliczaniu stażu pracy od 2026 roku: Umowy zlecenia i działalność gospodarcza wliczane do uprawnień pracowniczych

Od 1 stycznia 2026 roku mają wejść w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy, które wpłyną na sposób naliczania stażu pracy. Projektowana nowelizacja przewiduje, że do stażu pracy będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej, takie jak umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy służba w niektórych formacjach mundurowych. Zmiany te mają na celu zwiększenie uprawnień pracowniczych, w tym prawa do dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższych odpraw czy dodatków stażowych.

ZUS daje 1878,91 zł albo 1409,18 zł z tytułu niezdolności do pracy [WNIOSEK ERN]

Od 1 marca 2025 r. do 28lutego 2026 r. ZUS daje 1878,91 zł albo 1409,18 zł z tytułu niezdolności do pracy. Jakie są 3 rodzaje renty? Jak złożyć wniosek ERN? Czy potrzebne są dodatkowe dokumenty dla ZUS? Zakład tłumaczy zasady wyliczania wysokości renty z tytułu niezdolności do pracy.

Skrócony tydzień pracy? Tak, ale z tym samym wynagrodzeniem

Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała o zakończeniu pierwszego etapu analiz skrócenia tygodnia pracy. Według szefowej MRPiPS krótszy tydzień pracy jest oczekiwany, ale przy zachowaniu wysokości wynagrodzenia.

REKLAMA

Wielki Piątek. Dla niektórych to dzień wolny od pracy

Od wielu lat trwa batalia o ustanowienie Wielkiego Piątku dniem wolnym od pracy. Dla większości pracowników jest to normalny dzień pracy. Niektórym jednak przysługuje wolne w ten dzień.

1636 zł albo i więcej odszkodowania za konkretne choroby zawodowe od ZUS

Choroby zawodowe są spowodowane szkodliwymi czynnikami występującymi w miejscu pracy lub sposobem wykonywania pracy. Wszystkie choroby zawodowe znajdują się w wykazie chorób zawodowych. Jednym ze świadczeń przysługujących z tytułu choroby zawodowej jest jednorazowe odszkodowanie. Od 1 kwietnia 2025 r. za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu przysługuje 1636 zł.

ZUS przyznaje 312,71 zł do 28 lutego 2026 r. Sprawdź, czy się należy.

312,71 zł z ZUS nie należy się każdemu. Warto jednak sprawdzić, jakie są osoby uprawnione. Świadczenie to otrzymuje się bowiem na wniosek, a nie z urzędu. Sprawdź, czy nie przepadają pieniądze z ZUS.

ZUS przesuwa 13 emerytury. Kwietniowe wypłaty części emerytów

Kiedy jest wypłata 13 emerytury w 2025 roku? Część emerytów otrzymała już trzynastkę w kwietniu. Inni jeszcze czekają. Dlaczego ZUS przesuwa wypłatę dodatkowej emerytury?

REKLAMA

Jawność wynagrodzeń – coś więcej niż wymóg prawny. Więcej korzyści, czy problemów?

We współczesnych realiach dynamicznych zmian na rynku pracy, przejrzystość wynagrodzeń staje się jednym z kluczowych elementów budowania zaufania i poczucia sprawiedliwości w organizacjach. Niestety, według analiz Enpulse niemal połowa Polaków czuje, że ich pensja jest nieadekwatna do wysiłku, jaki wkładają w wykonywanie obowiązków służbowych. Sytuacja może ulec zmianie już za rok, gdy zaczną obowiązywać unijne regulacje dotyczące jawności i równości płac.

W maju ZUS wypłaci rentę socjalną wraz z dodatkiem dopełniającym i wyrównaniem

Osoby uprawnione do renty socjalnej otrzymają wraz z rentą dodatek dopełniający oraz wyrównanie od stycznia 2025 r. Większość osób pobierających rentę socjalną uzyska dodatek dopełniający automatycznie, ale niektóre z nich muszą złożyć wniosek.

REKLAMA