Kategorie

Etykieta wirtualnych spotkań

Katarzyna Richter
międzynarodowy specjalista z obszaru HR i komunikacji międzykulturowej z ponad z 10-letnim stażem
Spotkanie online w pracy - etykieta
Spotkanie online w pracy - etykieta
Shutterstock
Etykieta wirtualnych spotkań czyli jak przeprowadzić biznesowe spotkanie online, oszczędzając czas i energię? Jak powinno wyglądać zaproszenie? Jak napisać agendę? Wirtualne spotkania w pracy stały się codziennością, jednak nie wszyscy wiedzą, co wypada, a czego nie wypada robić. Jak się ubrać? Czy można pić kawę?

Spotkania biznesowe online

Reklama

Analityczka trendów, Natalia Hatalska, wskazuje, że „Nasze życie w coraz większej mierze przenosi się z życia fizycznego do świata cyfrowego. Świat cyfrowy staje się całkowitym odwzorowaniem świata realnego. Zcyfryzowaliśmy informacje, potem relacje, czego przykładem są media społecznościowe, teraz cyfryzujemy świat fizyczny. Kolejnym etapem będzie cyfryzacja zmysłów, około roku 2030”. Przeniesienie spotkań biznesowych, szkoleń, rekrutacji itd. do Internetu stało się naszą rzeczywistością. Mimo iż niektórzy już od jakiegoś czasu korzystali z takiej formy komunikacji, dla wielu spotkania wirtualne są jeszcze źródłem niepokoju i frustracji. Bywa, że jako organizatorzy nie wiemy, na co zwrócić uwagę, aby spotkanie wirtualne sprawnie przygotować i przeprowadzić, czy też jak sprawić, by uczestnicy czuli się komfortowo i byli zaangażowani.

Również uczestnicy miewają wiele pytań, niejasna jest dla nich na przykład kwestia wymaganego ubioru (bo przecież pracują z domu), zasad ogólnych (czy mogą podczas spotkania pić kawę lub czy muszą mieć włączoną kamerę), często zastanawiają się także, jak do takiego spotkania się najlepiej przygotować.

Polecamy: Wellbeing w organizacji co? jak? dlaczego?

Dobre praktyki spotkań online

Reklama

Niektóre firmy i instytucje wprowadziły już tzw. dobre praktyki spotkań online zawierające wytyczne zarówno dla uczestników, jak i dla organizatorów. Idąc za ich przykładem, warto rozważyć spisanie kilku zasad, które mogą znacznie ułatwić życie oraz zaoszczędzić czas i ograniczyć frustracje.

Będąc organizatorem spotkania, należy zacząć od zdefiniowania celu, potrzeb, liczby uczestników, częstotliwości spotkań, a także funkcji, jakie będą potrzebne. Nie każdy jest biegły w rozwiązaniach IT, dlatego warto wybrać takie, które zaspokajają nasze potrzeby, ale zarazem są najprostsze w obsłudze. Przy wprowadzaniu zmian kluczowy jest proces komunikacji, dlatego należy zadbać o dobry kontakt z zespołem, informować o postępach wdrażania nowych rozwiązań technologicznych i – co jest bardzo ważne – zapewnić wsparcie w postaci szkoleń lub możliwości skorzystania z pomocy osób mających doświadczenie w użytkowaniu wdrażanych narzędzi.

Wprowadzenie nowego systemu to dopiero pierwszy krok. Aby technologia nam służyła, należy nieustannie przyglądać się temu, jak radzą sobie użytkownicy, co sprawia im trudności, jakie są najczęstsze problemy techniczne.

Zaproszenie na spotkanie

Zaczynamy od zaproszenia uczestników. Co powinno znaleźć się w takim zaproszeniu? Informując uczestników o spotkaniu, które odbędzie się na platformie cyfrowej, należy wskazać, jakie są wymagania techniczne, a także zachęcić do przetestowania połączenia. Pozwoli to uniknąć sytuacji instalowania aplikacji na moment przed spotkaniem. W zaproszeniu powinna również znaleźć się informacja o zakresie wsparcia technicznego, które będzie dostępne podczas spotkania.

Agenda

Stałym elementem jest także agenda oraz jasno określone cel i czas spotkania. Jeśli wymagane są dodatkowe materiały, warto o tym wspomnieć, aby zaoszczędzić czas na ich szukanie podczas spotkania.

Jasna komunikacja i dobra organizacja zapewnią sprawniejszy przebieg spotkania online, zapobiegną jego wydłużeniu, co obniży stres i zmęczenie jego uczestników.

Elementem usprawniającym przebieg spotkania online, który może skrócić je nawet o połowę, jest załączenie do zaproszenia listy zawierającej krótkie biogramy uczestników, w tym imię, nazwisko, stanowisko, obszar odpowiedzialności lub inne istotne informacje.

Ważne jest, aby uczestnicy przystępujący do spotkania zamieścili prawidłowe imiona i nazwiska, które będą się wyświetlać na forum. Pojawiające się nieprawidłowe imię, nazwisko lub nazwa modelu telefonu zamiast imienia są nie tylko mało profesjonalne, ale też irytują innych uczestników spotkania.

W agendzie należy też przedstawić zasady spotkania i komunikacji. Warto wskazać, czy wymagane jest włączenie kamery, jaki jest dress code, co jest dopuszczalne, a co nie. Dzięki temu uczestnicy poczują się bezpiecznie, gdyż będą wiedzieli, do czego się odwołać.

Organizator czy moderator jest na spotkaniu wirtualnym liderem i powinien dawać przykład innym. Warto zwrócić uwagę na kilka elementów, które wpływają na postrzeganie nas jako profesjonalistów:

  • po pierwsze: zminimalizowanie zakłóceń – szczekający pies czy płaczące dziecko z pewnością skrócą dystans, pokazując naszą bardziej ludzką stronę, lecz gdy staną się główną „atrakcją” spotkania, zakłócając na dobre jego przebieg, nie przyczynią się do budowy wizerunku profesjonalisty;
  • po drugie: tło – sprawdza się tu powiedzenie „jak cię widzą, tak cię piszą”, przy czym w przypadku spotkań online nie tylko ubiór i makijaż przykuwają uwagę, ale również nasze otoczenie. Warto więc zadbać o w miarę jednolite tło i porządek;
  • po trzecie: oświetlenie – ciągu dnia można wykorzystać światło padające z okna. Gdy jest ono niewystarczające, warto użyć źródła dostępnego w pomieszczeniu: najlepiej sprawdzają się lampy ustawione za monitorem komputera, tabletu czy telefonu, z którego się łączymy. Źródło światła może znajdować się także z boku, ważne jednak, by oświetlało ono twarz.

Zadania moderatora/prowadzącego

Podczas spotkania moderator/prowadzący to osoba pełniąca funkcje gospodarza i to do niej należy trzymanie porządku i sprawne poprowadzenie wydarzenia. Musi on koncentrować się na celu i agendzie spotkania, nie zapominając przy tym o poszanowaniu czasu uczestników, egzekwowaniu ustalonych zasad, czy aktywizowaniu milczących osób.

Na co zwrócić uwagę, będąc moderatorem? Przede wszystkim trzeba ocenić poziom własnej wiedzy technicznej: czy będę w stanie pomoc uczestnikom, czy też sam wymagam wsparcia innej osoby? Zapobiegnie to sytuacji chaosu w przypadku wystąpienia problemów technicznych. Kolejnym elementem, nad którym stale musi czuwać moderator, jest blokowanie mikrofonów i kamer. Aby zapewnić najlepszą jakość spotkania, warto pilnować wyciszenia mikrofonów uczestników oraz przypominać im o obowiązujących zasadach. Sprawdza się przy tym zasada wyłączania mikrofonów podczas prezentacji z zarezerwowanym czasem na pytania podczas sesji Q&A.

Moderator musi także dbać o poziom zaangażowania uczestników. Podczas konferencji czy szkoleń świetnym rozwiązaniem może okazać się dzielenie uczestników na mniejsze grupy i wyznaczanie zadań do wykonania w osobnych pokojach.

Zarówno moderator, jak i pozostali uczestnicy spotkania powinni pamiętać, że łącząc się z telefonu, należy ustawić go w jednym miejscu, aby zminimalizować ruch. Chodzenie z telefonem po całym domu, machanie nim jest bardzo niekomfortowe dla innych uczestników (na marginesie trzeba wspomnieć, że podczas na przykład spotkań biznesowych czy rekrutacyjnych bardzo negatywnie wpływa to na odbiór takiej osoby).

***

Każda firma ma swoją kulturę korporacyjną, a wirtualne spotkania, które obecnie coraz powszechniej stają się jej częścią, muszą ją odzwierciedlać.

Jeśli nie wiemy od czego rozpocząć przygotowanie spotkania online, zarówno będąc jego organizatorem, jak i uczestnikiem, warto odwołać się do wartości, z którymi identyfikuje się firma i zasad obowiązujących w organizacji.

Poszerzaj swoją wiedzę, czytaj Personel i Zarządzanie
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?