REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Etykieta wirtualnych spotkań

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Richter
międzynarodowy specjalista z obszaru HR i komunikacji międzykulturowej z ponad z 10-letnim stażem
Spotkanie online w pracy - etykieta
Spotkanie online w pracy - etykieta
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Etykieta wirtualnych spotkań czyli jak przeprowadzić biznesowe spotkanie online, oszczędzając czas i energię? Jak powinno wyglądać zaproszenie? Jak napisać agendę? Wirtualne spotkania w pracy stały się codziennością, jednak nie wszyscy wiedzą, co wypada, a czego nie wypada robić. Jak się ubrać? Czy można pić kawę?

Spotkania biznesowe online

Analityczka trendów, Natalia Hatalska, wskazuje, że „Nasze życie w coraz większej mierze przenosi się z życia fizycznego do świata cyfrowego. Świat cyfrowy staje się całkowitym odwzorowaniem świata realnego. Zcyfryzowaliśmy informacje, potem relacje, czego przykładem są media społecznościowe, teraz cyfryzujemy świat fizyczny. Kolejnym etapem będzie cyfryzacja zmysłów, około roku 2030”. Przeniesienie spotkań biznesowych, szkoleń, rekrutacji itd. do Internetu stało się naszą rzeczywistością. Mimo iż niektórzy już od jakiegoś czasu korzystali z takiej formy komunikacji, dla wielu spotkania wirtualne są jeszcze źródłem niepokoju i frustracji. Bywa, że jako organizatorzy nie wiemy, na co zwrócić uwagę, aby spotkanie wirtualne sprawnie przygotować i przeprowadzić, czy też jak sprawić, by uczestnicy czuli się komfortowo i byli zaangażowani.

REKLAMA

Również uczestnicy miewają wiele pytań, niejasna jest dla nich na przykład kwestia wymaganego ubioru (bo przecież pracują z domu), zasad ogólnych (czy mogą podczas spotkania pić kawę lub czy muszą mieć włączoną kamerę), często zastanawiają się także, jak do takiego spotkania się najlepiej przygotować.

Polecamy: Wellbeing w organizacji co? jak? dlaczego?

Dobre praktyki spotkań online

REKLAMA

Niektóre firmy i instytucje wprowadziły już tzw. dobre praktyki spotkań online zawierające wytyczne zarówno dla uczestników, jak i dla organizatorów. Idąc za ich przykładem, warto rozważyć spisanie kilku zasad, które mogą znacznie ułatwić życie oraz zaoszczędzić czas i ograniczyć frustracje.

Będąc organizatorem spotkania, należy zacząć od zdefiniowania celu, potrzeb, liczby uczestników, częstotliwości spotkań, a także funkcji, jakie będą potrzebne. Nie każdy jest biegły w rozwiązaniach IT, dlatego warto wybrać takie, które zaspokajają nasze potrzeby, ale zarazem są najprostsze w obsłudze. Przy wprowadzaniu zmian kluczowy jest proces komunikacji, dlatego należy zadbać o dobry kontakt z zespołem, informować o postępach wdrażania nowych rozwiązań technologicznych i – co jest bardzo ważne – zapewnić wsparcie w postaci szkoleń lub możliwości skorzystania z pomocy osób mających doświadczenie w użytkowaniu wdrażanych narzędzi.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wprowadzenie nowego systemu to dopiero pierwszy krok. Aby technologia nam służyła, należy nieustannie przyglądać się temu, jak radzą sobie użytkownicy, co sprawia im trudności, jakie są najczęstsze problemy techniczne.

Zaproszenie na spotkanie

Zaczynamy od zaproszenia uczestników. Co powinno znaleźć się w takim zaproszeniu? Informując uczestników o spotkaniu, które odbędzie się na platformie cyfrowej, należy wskazać, jakie są wymagania techniczne, a także zachęcić do przetestowania połączenia. Pozwoli to uniknąć sytuacji instalowania aplikacji na moment przed spotkaniem. W zaproszeniu powinna również znaleźć się informacja o zakresie wsparcia technicznego, które będzie dostępne podczas spotkania.

Agenda

Stałym elementem jest także agenda oraz jasno określone cel i czas spotkania. Jeśli wymagane są dodatkowe materiały, warto o tym wspomnieć, aby zaoszczędzić czas na ich szukanie podczas spotkania.

Jasna komunikacja i dobra organizacja zapewnią sprawniejszy przebieg spotkania online, zapobiegną jego wydłużeniu, co obniży stres i zmęczenie jego uczestników.

REKLAMA

Elementem usprawniającym przebieg spotkania online, który może skrócić je nawet o połowę, jest załączenie do zaproszenia listy zawierającej krótkie biogramy uczestników, w tym imię, nazwisko, stanowisko, obszar odpowiedzialności lub inne istotne informacje.

Ważne jest, aby uczestnicy przystępujący do spotkania zamieścili prawidłowe imiona i nazwiska, które będą się wyświetlać na forum. Pojawiające się nieprawidłowe imię, nazwisko lub nazwa modelu telefonu zamiast imienia są nie tylko mało profesjonalne, ale też irytują innych uczestników spotkania.

W agendzie należy też przedstawić zasady spotkania i komunikacji. Warto wskazać, czy wymagane jest włączenie kamery, jaki jest dress code, co jest dopuszczalne, a co nie. Dzięki temu uczestnicy poczują się bezpiecznie, gdyż będą wiedzieli, do czego się odwołać.

Organizator czy moderator jest na spotkaniu wirtualnym liderem i powinien dawać przykład innym. Warto zwrócić uwagę na kilka elementów, które wpływają na postrzeganie nas jako profesjonalistów:

  • po pierwsze: zminimalizowanie zakłóceń – szczekający pies czy płaczące dziecko z pewnością skrócą dystans, pokazując naszą bardziej ludzką stronę, lecz gdy staną się główną „atrakcją” spotkania, zakłócając na dobre jego przebieg, nie przyczynią się do budowy wizerunku profesjonalisty;
  • po drugie: tło – sprawdza się tu powiedzenie „jak cię widzą, tak cię piszą”, przy czym w przypadku spotkań online nie tylko ubiór i makijaż przykuwają uwagę, ale również nasze otoczenie. Warto więc zadbać o w miarę jednolite tło i porządek;
  • po trzecie: oświetlenie – ciągu dnia można wykorzystać światło padające z okna. Gdy jest ono niewystarczające, warto użyć źródła dostępnego w pomieszczeniu: najlepiej sprawdzają się lampy ustawione za monitorem komputera, tabletu czy telefonu, z którego się łączymy. Źródło światła może znajdować się także z boku, ważne jednak, by oświetlało ono twarz.

Zadania moderatora/prowadzącego

Podczas spotkania moderator/prowadzący to osoba pełniąca funkcje gospodarza i to do niej należy trzymanie porządku i sprawne poprowadzenie wydarzenia. Musi on koncentrować się na celu i agendzie spotkania, nie zapominając przy tym o poszanowaniu czasu uczestników, egzekwowaniu ustalonych zasad, czy aktywizowaniu milczących osób.

Na co zwrócić uwagę, będąc moderatorem? Przede wszystkim trzeba ocenić poziom własnej wiedzy technicznej: czy będę w stanie pomoc uczestnikom, czy też sam wymagam wsparcia innej osoby? Zapobiegnie to sytuacji chaosu w przypadku wystąpienia problemów technicznych. Kolejnym elementem, nad którym stale musi czuwać moderator, jest blokowanie mikrofonów i kamer. Aby zapewnić najlepszą jakość spotkania, warto pilnować wyciszenia mikrofonów uczestników oraz przypominać im o obowiązujących zasadach. Sprawdza się przy tym zasada wyłączania mikrofonów podczas prezentacji z zarezerwowanym czasem na pytania podczas sesji Q&A.

Moderator musi także dbać o poziom zaangażowania uczestników. Podczas konferencji czy szkoleń świetnym rozwiązaniem może okazać się dzielenie uczestników na mniejsze grupy i wyznaczanie zadań do wykonania w osobnych pokojach.

Zarówno moderator, jak i pozostali uczestnicy spotkania powinni pamiętać, że łącząc się z telefonu, należy ustawić go w jednym miejscu, aby zminimalizować ruch. Chodzenie z telefonem po całym domu, machanie nim jest bardzo niekomfortowe dla innych uczestników (na marginesie trzeba wspomnieć, że podczas na przykład spotkań biznesowych czy rekrutacyjnych bardzo negatywnie wpływa to na odbiór takiej osoby).

***

Każda firma ma swoją kulturę korporacyjną, a wirtualne spotkania, które obecnie coraz powszechniej stają się jej częścią, muszą ją odzwierciedlać.

Jeśli nie wiemy od czego rozpocząć przygotowanie spotkania online, zarówno będąc jego organizatorem, jak i uczestnikiem, warto odwołać się do wartości, z którymi identyfikuje się firma i zasad obowiązujących w organizacji.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawne wymogi automatyzacji. Co może zrobić AI, a co nadal wymaga pracy człowieka? AI Act od 2026 roku - co nowe przepisy zmienią w biznesie?

Wraz z dynamicznym rozwojem narzędzi opartych na sztucznej inteligencji pojawia się pytanie o granice ich stosowania w kontekście odpowiedzialności prawnej. Choć Polska nie posiada jeszcze kompleksowej regulacji dotyczącej AI, to już dziś na gruncie obowiązujących przepisów prawa cywilnego, prawa pracy, RODO czy kodeksu cywilnego można ocenić, co wolno, a czego nie wolno automatyzować. Uwagę przedsiębiorców i prawników coraz bardziej przyciąga także unijne rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), które wejdzie w życie w 2026 roku i wprowadzi kategoryzację systemów AI, nakładając ścisłe wymogi na te uznane za wysokiego ryzyka.

Wypadki przy pracy 2024 [GUS]

Wypadki przy pracy w 2024 roku - jakie są statystyki GUS? Okazuje się, że liczba wypadków ogółem spada, ale rośnie liczba wypadków ciężkich i śmiertelnych. Jakie jest wskaźnik wypadkowości?

Rekrutacja smart. Jak wykorzystać AI, by zatrudniać lepiej, szybciej i bardziej fair?

Rekrutacja smart to nowoczesne podejście do zatrudniania oparte na danych, analityce i sztucznej inteligencji, zamiast na deklaracjach z CV czy subiektywnych ocenach. Technologia umożliwia obiektywną i powtarzalną ocenę dopasowania do roli, wspierając bardziej sprawiedliwe i efektywne decyzje rekrutacyjne. Warto zatem odejść od bezkrytycznej wiary w CV czy testów osobowości i stworzyć kandydatom warunki do pokazania, co naprawdę potrafią. To nie futurystyczna wizja, ale konieczność w obliczu przeciążenia informacyjnego i rosnących wyzwań na rynku pracy.

Problemy z zasiłkami przedsiębiorców. ZUS odmawia wypłaty. Rzecznik MŚP interweniuje

Do końca 2021 roku brak opłaty składki chorobowej w terminie albo opłacenie jej w niepełnej wysokości skutkowało automatyczną utratą ubezpieczenia chorobowego przez przedsiębiorcę. Obecnie przepisy zostały zmienione i nie dochodzi do tego, jeśli niedopłata wynosi do 1% minimalnego wynagrodzenia. Aktualnie, mimo zmiany przepisów, ZUS odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, gdy przedsiębiorcy nie podlegali ubezpieczeniu chorobowemu w okresie przed 2022 r. Rzecznik MŚP interweniuje.

REKLAMA

Pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy: wyjaśnienia, konsultacje, wyniki analiz, przedstawiciel MŚP w zespole

Rusza pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy. Rzecznik MŚP prosi o wyjaśnienia w tej sprawie. Apeluje również o gruntowne konsultacje i wyniki analiz dotyczące skróconego tygodnia pracy. Postuluje o włączenie przedstawiciela Rzecznika MŚP do zespołu ds. skróconego czasu pracy.

Zmiany w zawodzie psychologa 2025: jest projekt ustawy

Będą duże zmiany w zawodzie psychologa. Jest projekt ustawy o zawodzie psychologa oraz samorządzie psychologów. Aktualne przepisy są niezgodne z prawem. Co się zmieni?

ZUS: renta wdowia 2025. Komu się należy i jaka jest wysokość świadczenia? [WNIOSEK]

Seniorzy wciąż pytają komu w 2025 r. należy się renta wdowia. ZUS tłumaczy, ile wynosi świadczenie, jakie są warunki i jak złożyć wniosek. Czy można dorabiać do renty wdowiej?

Do 31 maja 2025 r. odpis na ZFŚS. Ile wynosi?

Pierwszą ratę odpisu na ZFŚS należy przekazać do końca maja 2025 roku (31 maja – sobota). Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2025 roku? Kiedy trzeba wpłacić drugą ratę?

REKLAMA

Pracujący, bezrobotni i bierni zawodowo. GUS opublikował wyniki wstępne BAEL w I kwartale 2025 r.

Główny Urząd Statystyczny opublikował wyniki wstępne Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (BAEL) w I kwartale 2025 r. Wyniki te odnoszą się do ludności przebywającej lub zamierzającej przebywać na terenie kraju przez co najmniej 12 miesięcy, zamieszkałej w gospodarstwach domowych.

Work-life balance wciąż wyzwaniem polskich mam

Im starsze dziecko, tym większe zaangażowanie kobiet w nieodpłatną pracę opiekuńczą. Chociaż rośnie udział ojców, to nadal jest on niewielki, zwłaszcza w opiece nad starszymi dziećmi. Takie wnioski płyną z raportu przygotowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Fundację Share the Care.

REKLAMA