Etykieta wirtualnych spotkań

• Spotkania biznesowe online
• Dobre praktyki spotkań online
• Zaproszenie na spotkanie
• Agenda
• Zadania moderatora/prowadzącego

Spotkania biznesowe online

Analityczka trendów, Natalia Hatalska, wskazuje, że „Nasze życie w coraz większej mierze przenosi się z życia fizycznego do świata cyfrowego. Świat cyfrowy staje się całkowitym odwzorowaniem świata realnego. Zcyfryzowaliśmy informacje, potem relacje, czego przykładem są media społecznościowe, teraz cyfryzujemy świat fizyczny. Kolejnym etapem będzie cyfryzacja zmysłów, około roku 2030”. Przeniesienie spotkań biznesowych, szkoleń, rekrutacji itd. do Internetu stało się naszą rzeczywistością. Mimo iż niektórzy już od jakiegoś czasu korzystali z takiej formy komunikacji, dla wielu spotkania wirtualne są jeszcze źródłem niepokoju i frustracji. Bywa, że jako organizatorzy nie wiemy, na co zwrócić uwagę, aby spotkanie wirtualne sprawnie przygotować i przeprowadzić, czy też jak sprawić, by uczestnicy czuli się komfortowo i byli zaangażowani.

Również uczestnicy miewają wiele pytań, niejasna jest dla nich na przykład kwestia wymaganego ubioru (bo przecież pracują z domu), zasad ogólnych (czy mogą podczas spotkania pić kawę lub czy muszą mieć włączoną kamerę), często zastanawiają się także, jak do takiego spotkania się najlepiej przygotować.

Polecamy: Wellbeing w organizacji co? jak? dlaczego?

Dobre praktyki spotkań online

Niektóre firmy i instytucje wprowadziły już tzw. dobre praktyki spotkań online zawierające wytyczne zarówno dla uczestników, jak i dla organizatorów. Idąc za ich przykładem, warto rozważyć spisanie kilku zasad, które mogą znacznie ułatwić życie oraz zaoszczędzić czas i ograniczyć frustracje.

Będąc organizatorem spotkania, należy zacząć od zdefiniowania celu, potrzeb, liczby uczestników, częstotliwości spotkań, a także funkcji, jakie będą potrzebne. Nie każdy jest biegły w rozwiązaniach IT, dlatego warto wybrać takie, które zaspokajają nasze potrzeby, ale zarazem są najprostsze w obsłudze. Przy wprowadzaniu zmian kluczowy jest proces komunikacji, dlatego należy zadbać o dobry kontakt z zespołem, informować o postępach wdrażania nowych rozwiązań technologicznych i – co jest bardzo ważne – zapewnić wsparcie w postaci szkoleń lub możliwości skorzystania z pomocy osób mających doświadczenie w użytkowaniu wdrażanych narzędzi.

Wprowadzenie nowego systemu to dopiero pierwszy krok. Aby technologia nam służyła, należy nieustannie przyglądać się temu, jak radzą sobie użytkownicy, co sprawia im trudności, jakie są najczęstsze problemy techniczne.

Zaproszenie na spotkanie

Zaczynamy od zaproszenia uczestników. Co powinno znaleźć się w takim zaproszeniu? Informując uczestników o spotkaniu, które odbędzie się na platformie cyfrowej, należy wskazać, jakie są wymagania techniczne, a także zachęcić do przetestowania połączenia. Pozwoli to uniknąć sytuacji instalowania aplikacji na moment przed spotkaniem. W zaproszeniu powinna również znaleźć się informacja o zakresie wsparcia technicznego, które będzie dostępne podczas spotkania.

Agenda

Stałym elementem jest także agenda oraz jasno określone cel i czas spotkania. Jeśli wymagane są dodatkowe materiały, warto o tym wspomnieć, aby zaoszczędzić czas na ich szukanie podczas spotkania.

Jasna komunikacja i dobra organizacja zapewnią sprawniejszy przebieg spotkania online, zapobiegną jego wydłużeniu, co obniży stres i zmęczenie jego uczestników.

Elementem usprawniającym przebieg spotkania online, który może skrócić je nawet o połowę, jest załączenie do zaproszenia listy zawierającej krótkie biogramy uczestników, w tym imię, nazwisko, stanowisko, obszar odpowiedzialności lub inne istotne informacje.

Ważne jest, aby uczestnicy przystępujący do spotkania zamieścili prawidłowe imiona i nazwiska, które będą się wyświetlać na forum. Pojawiające się nieprawidłowe imię, nazwisko lub nazwa modelu telefonu zamiast imienia są nie tylko mało profesjonalne, ale też irytują innych uczestników spotkania.

W agendzie należy też przedstawić zasady spotkania i komunikacji. Warto wskazać, czy wymagane jest włączenie kamery, jaki jest dress code, co jest dopuszczalne, a co nie. Dzięki temu uczestnicy poczują się bezpiecznie, gdyż będą wiedzieli, do czego się odwołać.

Organizator czy moderator jest na spotkaniu wirtualnym liderem i powinien dawać przykład innym. Warto zwrócić uwagę na kilka elementów, które wpływają na postrzeganie nas jako profesjonalistów:

• po pierwsze: zminimalizowanie zakłóceń – szczekający pies czy płaczące dziecko z pewnością skrócą dystans, pokazując naszą bardziej ludzką stronę, lecz gdy staną się główną „atrakcją” spotkania, zakłócając na dobre jego przebieg, nie przyczynią się do budowy wizerunku profesjonalisty;
• po drugie: tło – sprawdza się tu powiedzenie „jak cię widzą, tak cię piszą”, przy czym w przypadku spotkań online nie tylko ubiór i makijaż przykuwają uwagę, ale również nasze otoczenie. Warto więc zadbać o w miarę jednolite tło i porządek;
• po trzecie: oświetlenie – ciągu dnia można wykorzystać światło padające z okna. Gdy jest ono niewystarczające, warto użyć źródła dostępnego w pomieszczeniu: najlepiej sprawdzają się lampy ustawione za monitorem komputera, tabletu czy telefonu, z którego się łączymy. Źródło światła może znajdować się także z boku, ważne jednak, by oświetlało ono twarz.

Zadania moderatora/prowadzącego

Podczas spotkania moderator/prowadzący to osoba pełniąca funkcje gospodarza i to do niej należy trzymanie porządku i sprawne poprowadzenie wydarzenia. Musi on koncentrować się na celu i agendzie spotkania, nie zapominając przy tym o poszanowaniu czasu uczestników, egzekwowaniu ustalonych zasad, czy aktywizowaniu milczących osób.

Na co zwrócić uwagę, będąc moderatorem? Przede wszystkim trzeba ocenić poziom własnej wiedzy technicznej: czy będę w stanie pomoc uczestnikom, czy też sam wymagam wsparcia innej osoby? Zapobiegnie to sytuacji chaosu w przypadku wystąpienia problemów technicznych. Kolejnym elementem, nad którym stale musi czuwać moderator, jest blokowanie mikrofonów i kamer. Aby zapewnić najlepszą jakość spotkania, warto pilnować wyciszenia mikrofonów uczestników oraz przypominać im o obowiązujących zasadach. Sprawdza się przy tym zasada wyłączania mikrofonów podczas prezentacji z zarezerwowanym czasem na pytania podczas sesji Q&A.

Moderator musi także dbać o poziom zaangażowania uczestników. Podczas konferencji czy szkoleń świetnym rozwiązaniem może okazać się dzielenie uczestników na mniejsze grupy i wyznaczanie zadań do wykonania w osobnych pokojach.

Zarówno moderator, jak i pozostali uczestnicy spotkania powinni pamiętać, że łącząc się z telefonu, należy ustawić go w jednym miejscu, aby zminimalizować ruch. Chodzenie z telefonem po całym domu, machanie nim jest bardzo niekomfortowe dla innych uczestników (na marginesie trzeba wspomnieć, że podczas na przykład spotkań biznesowych czy rekrutacyjnych bardzo negatywnie wpływa to na odbiór takiej osoby).

***

Każda firma ma swoją kulturę korporacyjną, a wirtualne spotkania, które obecnie coraz powszechniej stają się jej częścią, muszą ją odzwierciedlać.

Jeśli nie wiemy od czego rozpocząć przygotowanie spotkania online, zarówno będąc jego organizatorem, jak i uczestnikiem, warto odwołać się do wartości, z którymi identyfikuje się firma i zasad obowiązujących w organizacji.