Od czerwca 2025 r. miały być ułatwienia dla pracowników na rynku pracy a jest chaos

• Od czerwca 2025 r. miały być ułatwienia dla pracowników na rynku pracy a jest chaos
• Absurd nr 1: Elektroniczny podpis... do skanu paszportu
• Absurd nr 2: Nowe obowiązki bez możliwości ich wykonania
• Absurd nr 3: Podwójne systemy, podwójne wnioski
• Od czerwca 2025 r. miały być ułatwienia dla pracowników na rynku pracy a jest chaos. Wyobrażenia kontra rzeczywistość

Od czerwca 2025 r. miały być ułatwienia dla pracowników na rynku pracy a jest chaos

W dniu 1 czerwca 2025 r. weszła w życie ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Wprowadzone zmiany miały zrewolucjonizować procedury związane z uzyskiwaniem zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu pracy obcokrajowcom. Kluczowym założeniem była pełna elektronizacja postępowań. Urzędy przestały przyjmować dokumenty w formie papierowej – obecnie wszystkie wnioski i dokumenty muszą być składane za pośrednictwem systemów teleinformatycznych. W teorii nowe regulacje miały uprościć i przyspieszyć procesy. W praktyce – wiele firm, urzędów i cudzoziemców wpadło w wir organizacyjnego chaosu. Zmiany i idące za nimi formalne absurdy komentuje Tetiana Hrynchyshyn, ekspertka Smart Solutions HR. Ustawa z 1 czerwca 2025 r. wprowadziła dwie istotne zmiany.

• Po pierwsze, zniesiono obowiązek przeprowadzania tzw. testu rynku pracy, czyli uzyskiwania opinii starosty potwierdzającej brak dostępnych kandydatów z Polski lub Unii Europejskiej. Regulacja ma na celu uproszczenie procedur oraz zmniejszenie obciążeń administracyjnych po stronie pracodawców.
• Po drugie, wprowadzono pełną elektronizację postępowań związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Wnioski o wydanie zezwoleń na pracę oraz oświadczeń o powierzeniu pracy składane są wyłącznie w formie elektronicznej. Również wszelkie załączniki muszą być przesyłane online. Nowym obowiązkiem jest dostarczanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego skanu podpisanej umowy z cudzoziemcem – musi to nastąpić jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pracy. Dodatkowo, całkowicie zdigitalizowano proces legalizacji pobytu. Wszystkie wnioski w tej sprawie należy obecnie wypełniać wyłącznie za pośrednictwem portalu Moduł Obsługi Spraw Urzędu do Spraw Cudzoziemców (www.mos.cudzoziemcy.gov.pl).

– Zmiany wprowadzone 1 czerwca początkowo wydawały się słuszne. Pełna elektronizacja brzmiała jak obietnica uproszczenia procedur i przyspieszenia postępowań legalizacyjnych – mówi Tetiana Hrynchyshyn, specjalistka ds. administracji i legalizacji w Smart Solutions HR. – Zniesienie testu rynku pracy rzeczywiście przyniosło pewne korzyści – ułatwiło procesy i odciążyło pracodawców od części obowiązków administracyjnych. Niestety w pełni elektroniczny system legalizacji pracy w praktyce okazał się nieco problematyczny, a zakładane uproszczenia stały się dodatkową komplikacją. Po dwóch miesiącach funkcjonowania można zaobserwować pewne niedociągnięcia, które stanowią istotne wyzwania do rozwiązania. Ekspertka wymienia trzy główne aspekty wskazujące na niedopracowanie nowego systemu, które zamiast upraszczać, powodują dodatkowe trudności w użytkowaniu.

Absurd nr 1: Elektroniczny podpis... do skanu paszportu

W przypadku wniosków o oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, każdy załącznik – skan paszportu i potwierdzenia uiszczenia opłaty skarbowej – musi zostać podpisany elektronicznie (np. profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym). Co więcej, po dodaniu tych podpisanych dokumentów system i tak wymaga ponownego podpisania całości – wraz z załącznikami. Efekt? Podwójna biurokracja.

Absurd nr 2: Nowe obowiązki bez możliwości ich wykonania

Nowe przepisy nakazują przesłanie skanu podpisanej umowy przez system teleinformatyczny przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca. Problem w tym, że system przez wiele tygodni tej funkcji nie posiadał. W przypadku oświadczeń opcja przesyłania skanu umowy pojawiła się dopiero 1 lipca 2025 r., a w przypadku zezwoleń dopiero od 1 sierpnia 2025 r. Przez ponad miesiąc pracodawcy byli więc zobowiązani do realizacji obowiązku, którego technicznie nie mogli spełnić.

Dodatkowo, w przypadku zezwoleń na pracę pojawił się szereg nowych obowiązków informacyjnych – wszystkie do wykonania wyłącznie przez portal. Pracodawca musi zgłosić m.in. niepodjęcie pracy przez cudzoziemca w ciągu 2 miesięcy, przerwanie pracy na ponad 2 miesiące czy wcześniejsze zakończenie zatrudnienia. Problem? System wciąż nie posiada funkcji do realizacji tych zgłoszeń, zatem pracodawca jest zmuszony do dostarczenia niezbędnych informacji w formie papierowej.

Absurd nr 3: Podwójne systemy, podwójne wnioski

W kontekście obowiązujących procedur, wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt należy składać przez portal Modułu Obsługi Spraw. Tymczasem w niektórych województwach i dużych miastach (m.in. Warszawie, Wrocławiu czy Poznaniu) wciąż obowiązują równolegle lokalne systemy rejestracji. Efekt? Cudzoziemiec, który chce złożyć wniosek, musi zrobić to dwa razy – raz w systemie centralnym, raz w wojewódzkim. Cyfryzacja w wydaniu 2.0 – czyli dwa razy więcej klikania, bez realnych uproszczeń.

Od czerwca 2025 r. miały być ułatwienia dla pracowników na rynku pracy a jest chaos. Wyobrażenia kontra rzeczywistość

– Choć intencją ustawodawcy było uproszczenie i usprawnienie procedur, w praktyce firmy zatrudniające cudzoziemców mierzą się dziś z wydłużeniem całego procesu oraz chaosem organizacyjnym – mówi Hrynchyshyn. – Agencje pracy tymczasowej i firmy masowo zatrudniające cudzoziemców, zmuszone nowymi przepisami do natychmiastowej reakcji, musiały tworzyć i aktualizować procedury wewnętrzne, wprowadzać nowe ścieżki obiegu dokumentów i kontroli terminów oraz pilnie szkolić pracowników odpowiedzialnych za legalizację pracy i pobytu. W wielu organizacjach spowodowało to chaos, przeciążenie działów legalizacji i administracji oraz konieczność zatrudnienia dodatkowych specjalistów, generując znaczący wzrost kosztów operacyjnych. Ponadto, wiele urzędów nie było w pełni przygotowanych na zmiany – systemy teleinformatyczne na początku często nie działały stabilnie, a instrukcje obsługi zmieniały się z tygodnia na tydzień, co nie ułatwiało pracy po żadnej ze stron.

Ekspertka wskazuje, że dodatkowym wyzwaniem są także nowe wymogi dla samych pracowników z zagranicy, zwłaszcza w zakresie podpisów elektronicznych. Wiele osób nie ma do nich dostępu, co w praktyce blokuje możliwość skutecznego złożenia dokumentów i powoduje opóźnienia w całym procesie.

– Idea elektronizacji jest słuszna – to krok w stronę większej przejrzystości, eliminacji papierowej dokumentacji i szybszego dostępu do informacji. Niestety brak odpowiedniego przygotowania technologicznego oraz niespójność przepisów sprawiły, że cyfrowa rewolucja przyniosła więcej frustracji niż realnych usprawnień. Pozostaje mieć nadzieję, że z czasem te trudności zostaną przezwyciężone, a nowe regulacje zaczną rzeczywiście działać zgodnie z intencją – w sposób sprawny, przewidywalny i przyjazny zarówno dla pracodawców, jak i cudzoziemców – podsumowuje Hrynchyshyn.

Źródło: Triple PR