Poczta elektroniczna z programu kadrowego

Wydruki z programów kadrowych

System kadrowo-płacowy umożliwia zarządzanie kadrami i strukturą organizacyjną firmy. Nalicza wynagrodzenia oraz generuje automatyczne rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS. Efektem końcowym często są wydruki. Począwszy od różnego rodzaju umów, przez karty pracy czy listy płac, aż po różnego rodzaju raporty i zestawienia. Jeżeli dodamy do tego możliwość modyfikacji treści praktycznie każdego dokumentu oraz możliwość tworzenia makiet, otrzymamy bardzo pokaźny pakiet, z którego część z całą pewnością da się przesłać w formie elektronicznej.

Firmowe dokumenty a program kadrowy

Program kadrowy a poczta elektroniczna

Konfiguracja serwera poczty wychodzącej SMTP pozwoli na wysłanie dowolnego wydruku – np. zaświadczenia o zarobkach, listy płac czy deklaracji PIT - bezpośrednio z programu kadrowego. Aby skorzystać z tej funkcji, wystarczy wprowadzić dane serwera poczty, z którego korzystamy, a w oknie wydruku wybrać opcję wysyłki dokumentu listem elektronicznym. Warto natomiast pamiętać, by używać formatu PDF dla załączników, ponieważ uniemożliwia on ich nieautoryzowaną modyfikację. Korzystając z kwalifikowanego certyfikatu, można też taki dokument opatrzeć podpisem elektronicznym, dzięki czemu odbiorca otrzyma gwarancję, że faktycznie pochodzi od konkretnego nadawcy.

Integracja z klientami poczty elektronicznej

Najlepsze programy kadrowe oferują również możliwość integracji z klientami poczty elektronicznej, których używamy na co dzień. Dzięki temu, użytkownik może posiadać kopie wszystkich wiadomości także we własnym programie pocztowym. Jednocześnie program kadrowy prowadzi pełną historię wysłanych maili, wraz z możliwością ich przejrzenia oraz odczytania załączników.

Dodatkowe zabezpieczenia

W przypadku dokumentów newralgicznych, takich jak np. paski rozszerzone dla pracowników, warto rozważyć dodatkowe zabezpieczenia, uniemożliwiające niepowołany dostęp. Takim zabezpieczeniem może być uprzednio zdefiniowane hasło dla pracownika, którym zabezpieczone będą wszystkie dokumenty PDF kierowane do niego. Dzięki temu, nawet w przypadku odebrania poczty przez osobę niepowołaną, nie będzie ona w stanie sprawdzić niejawnych danych. Innym zabezpieczeniem będzie m.in. protokół SSL, który zaszyfruje wiadomość i pozwoli na bezpieczną transmisję danych.

Rola narzędzi IT w zarządzaniu kadrami

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

Uzupełnieniem dla poczty elektronicznej są moduły internetowe. Nic nie stoi na przeszkodzie, by każdy pracownik miał bieżący dostęp do dokumentów, które dotyczą jego osoby, takich jak np. pasek z listy płac czy aktualny PIT. Ponadto, dokładając do tego możliwość wypisywania delegacji czy wniosków urlopowych online, znacząco usprawnimy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.

Autor: RESET2 Sp. z o.o. (www.reset2.pl)