Firmowe dokumenty a program kadrowy

Pracownik w Internecie

Dokumenty standardowe

Zaliczamy do nich te, których wzór jest z góry określony przez ustawodawcę. Są one na stałe wbudowane w program kadrowo-płacowy. Wśród nich wymienić można chociażby PIT-11 czy PIT-4. Takich wzorów nie możemy modyfikować. Są one aktualizowane wraz z całym programem, np. na skutek zmiany obowiązujących przepisów czy wprowadzenia ich nowych wersji.

Zmiany w prawie pracy 2016. Przepisy przejściowe

Wzory do personalizacji

Dokumenty, których wygląd nie jest narzucony przez ustawodawcę, mogą być stosowane w postaci oferowanej przez producenta oprogramowania. Niejednokrotnie są to jednak ogólne, uproszczone wzory. Na ich podstawie można natomiast tworzyć własne szablony, dostosowując je do indywidualnych potrzeb. Do wydruków takich należą m.in. różne umowy, aneksy, zaświadczenia, paski wynagrodzeń, rachunki do umów cywilno-prawnych czy skierowania. Tego typu makiety możemy samodzielnie modyfikować, zmieniając ich parametry względem tego, czego od nich oczekujemy.

Rozwój nowych mediów a nowe pokolenia pracowników

Wydruki dodatkowe

Ostatnią i zarazem najszerszą grupą są dokumenty dodatkowe, których programy kadrowo-płacowe nie zawierają ze względu na ich indywidualny charakter. Możemy zaliczyć do nich np. wnioski o przyznanie świadczeń socjalnych, z możliwością automatycznego generowania dla większej ilości pracowników, dla różnego rodzaju świadczeń, pisemne zlecenie pracy w nadgodzinach czy umowy o zakazie konkurencji. Takie wzory możemy i powinniśmy w programie kadrowym przygotować samodzielnie. Unikniemy tym samym żmudnego redagowania ich ręcznie, każdorazowo, w momencie gdy zajdzie potrzeba ich wydrukowania.

Indywidualne makiety

Dobry program, oprócz standardowych wydruków, powinien zatem oferować także tworzenie dokumentów dodatkowych według własnego wzoru, z dowolnie określoną treścią, w oczekiwanej formie graficznej. Nawet jeżeli zachodzi jedynie konieczność wprowadzenia drobnej, aczkolwiek powtarzanej na każdym wydruku modyfikacji (np. dodania paragrafów, obowiązujących w danym przedsiębiorstwie), stworzenie nowego, unikalnego wzoru będzie nieocenioną pomocą. Tym bardziej, że wystarczy skopiować standardowo oferowany przez program szablon i zapisać go jako własny, wprowadzając potrzebne modyfikacje. W ten sposób powstanie nowy, dostosowany do indywidualnych wymagań dokument, gotowy do wydruku i nie wymagający żadnych zmian.

Autor: RESET2 Sp. z o.o.

Zostań naszym ekspertem!

Podyskutuj o tym na naszym FORUM