Jakie obowiązki wobec pracowników ma pracodawca w czasie zimy

Niskie temperatury powietrza wymuszają na pracodawcach także dodatkowe obowiązki związane m.in. z zapewnieniem pracownikom odpowiedniej temperatury w miejscu pracy czy posiłków regeneracyjnych i/lub odzieży ochronnej.

Spóźnienia i nieobecności w pracy

Spóźniający się do pracy pracownicy nie zawsze mogą liczyć na usprawiedliwienie swoich spóźnień, mimo że dotarcie do pracy zimą bywa utrudnione. Pracodawca ma prawo żądać od spóźnionego pracownika wyjaśnień, a następnie na ich podstawie uznać spóźnienie za usprawiedliwione bądź nie. Usprawiedliwione z pewnością powinno zostać spóźnienie spowodowane sytuacją nietypową i obiektywnie niezależną od pracownika, np. niespodziewanym i ostrym atakiem zimy, który spowodował korki na drogach lub przerwy w dostawie energii elektrycznej, wypadek na drodze. Natomiast usprawiedliwienie pozostałych spóźnień jest dobrą wolą pracodawcy.

Z uwagi na panujące zimą gorsze warunki pogodowe pracownicy powinni przewidzieć możliwość wystąpienia problemów z dotarciem do pracy na czas. W związku z tym, aby zdążyć, powinni odpowiednio wcześniej wyjść z domu. W przeciwnym razie za takie spóźnienie pracodawca może nałożyć na nich karę upomnienia lub nagany lub wyciągnąć konsekwencje płacowe, np. w postaci obniżenia premii, jeśli obowiązujące w zakładzie pracy przepisy płacowe na to pozwalają.

PRZYKŁAD

Latem pracownik jedzie samochodem do pracy 15 minut. Zimą zaś powinien przeznaczyć na drogę do pracy odpowiednio więcej czasu. Powinien również doliczyć czas na przygotowanie samochodu do drogi (odśnieżenie i odskrobanie lodu z szyb, odśnieżenie wyjazdu z miejsca parkingowego itp.). Jeżeli zatem nadal wychodzi z domu 15 minut przed rozpoczęciem pracy, to spóźnienie do pracy spowodowane przygotowaniem samochodu do jazdy może zostać przez pracodawcę uznane za nieusprawiedliwione.

Niekiedy także zdarza się, że z powodu ataku zimy pracownicy w ogóle nie są w stanie dojechać do pracy. Środki komunikacji albo docierają ze sporym opóźnieniem, albo w ogóle nie kursują. W takiej sytuacji pracownicy mogą liczyć na usprawiedliwienie nieobecności w pracy z tego powodu.

---

Wprawdzie regulujące kwestię usprawiedliwiania nieobecności w pracy rozporządzenie z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy nie przewiduje wprost takiej sytuacji, to jednak umożliwia ono usprawiedliwienie nieobecności pracownika z tego powodu, wskazując, że przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy (§ 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy...).

Takim właśnie przypadkiem jest faktyczna i obiektywna niemożność dotarcia do pracy z powodu ataku zimy. Ważne jest przy tym, aby pracownik powiadomił pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i o przewidywanym okresie jej trwania (jeśli jest to możliwe do przewidzenia) niezwłocznie, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika tego obowiązku (§ 2 ust. 3 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy...).

PRZYKŁAD

Pracownik mieszka we wsi pod Olsztynem i codziennie dojeżdża do pracy do Olsztyna. Z powodu ataku zimy drogi są nieprzejezdne (część nie została jeszcze odśnieżona, a na pozostałych drogach dojazdowych są ogromne korki spowodowane awariami pojazdów i stłuczkami). Zamieć śnieżna uszkodziła linie energetyczne i telefoniczne. Z tego powodu pracownik nie może powiadomić pracodawcy, że nie dojedzie do pracy. Zatem będzie zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia pracodawcy, gdy tylko awarie zostaną usunięte.

Jeśli przepisy wewnątrzzakładowe (np. regulamin pracy) nie przewidują innego sposobu powiadamiania pracodawcy o nieobecności, pracownik powinien poinformować pracodawcę osobiście lub przez inną osobę (np. małżonka, innego pracownika) telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności (np. faksem, pocztą elektroniczną itp.) albo pocztą tradycyjną (data zawiadomienia to data stempla pocztowego).

Nieobecność w pracy z powodu ataku zimy jest jednak niepłatna. Przepisy prawa pracy nie gwarantują w tym przypadku wynagrodzenia.

WAŻNE!

Nieobecność w pracy spowodowana warunkami atmosferycznymi jest niepłatna.

---

W takiej sytuacji dopuszczalne jest udzielenie, na wniosek pracownika, urlopu wypoczynkowego, jeżeli pozostał mu jeszcze niewykorzystany urlop. Wówczas za czas udzielonego przez pracodawcę urlopu pracownik otrzyma wynagrodzenie urlopowe. W takim przypadku przepisy prawa pracy nie zakazują udzielania urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika, jednak pracodawca nie jest do tego zobowiązany. Oznacza to, że nie musi on uwzględniać wniosku pracownika (wyjątkiem jest wniosek urlopowy pochodzący od pracownika, który bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, dodatkowym macierzyńskim, ojcowskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego zamierza wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy, którego pracodawca nie może mu odmówić).

W razie odmowy udzielenia urlopu wypoczynkowego na taki dzień przez pracodawcę pracownik może zawnioskować o udzielenie urlopu na żądanie (pod warunkiem że nie wykorzystał jeszcze 4 dni tego urlopu w danym roku). Taki wniosek można złożyć najpóźniej w dniu wykorzystania takiego urlopu i – zdaniem Sądu Najwyższego – do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy (wyrok SN z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346). Sąd Najwyższy dopuszcza jednak późniejsze złożenie wniosku urlopowego, np. do końca danej dniówki roboczej, w następnej dobie pracowniczej czy następnego dnia, jeśli regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) przewidują takie rozwiązania. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu na żądanie, chyba że nieobecność pracownika zaszkodziłaby interesom firmy (wyrok SN z 28 października 2009 r., II PK 123/09, Monitor Prawa Pracy 2010/4/170) lub gdy żądanie pracownika zostanie uznane za nadużycie prawa (uzasadnienie wyroku SN z 26 stycznia 2005 r., II PK 197/04, OSNP 2005/17/271).

Należy przyjąć, że pracodawca ma prawo zobowiązać pracowników, którzy nie skorzystali z urlopu, do „odpracowania” nieobecności w pracy spowodowanej warunkami atmosferycznymi. Jednak jest to dopuszczalne pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim nieobecność w pracy i dzień, w którym będzie ona odpracowywana, powinny przypadać w tym samym okresie rozliczeniowym. Jedynie wówczas czas pracy w ramach tego samego okresu rozliczeniowego zostanie „zbilansowany”. W przeciwnym razie takie „odpracowywanie” nie będzie prawidłowe. Ponadto sposób takiego odpracowania powinien wynikać z obowiązujących w danym zakładzie pracy przepisów wewnątrzzakładowych (np. regulaminu pracy), w praktyce dochodzi bowiem do zmiany dotychczasowego rozkładu czasu pracownika. Dodatkowo należy dopilnować, aby takie odpracowanie nie naruszyło norm czasu pracy (z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych) oraz obowiązkowych okresów nieprzerwanego odpoczynku.

---

Bezpieczne i higieniczne warunki pracy

Zima nakłada na pracodawcę wiele dodatkowych obowiązków związanych z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Wśród najistotniejszych należy wymienić obowiązek zapewnienia odpowiedniej temperatury w pomieszczeniach pracy oraz obowiązek dostarczenia pracownikom odpowiedniej odzieży roboczej lub ochronnej, a także posiłków regeneracyjnych.

Przepisy prawa pracy nakazują zapewnienie pracownikom odpowiedniej temperatury w pomieszczeniach pracy. Temperatura ta powinna być dostosowana do rodzaju wykonywanej pracy (metod pracy i wysiłku fizycznego niezbędnego do jej wykonania) i nie może być niższa niż 14^oC (287 K), chyba że nie pozwalają na to względy technologiczne. Natomiast w pomieszczeniach pracy, w których jest wykonywana lekka praca fizyczna, i w pomieszczeniach biurowych temperatura nie może być niższa niż 18^oC (291 K).

WAŻNE!

Temperatura w pomieszczeniach biurowych oraz pomieszczeniach, w których wykonywana jest lekka praca fizyczna, nie może być niższa niż 18^oC (291 K).

Ponadto pomieszczenia i stanowiska pracy powinny być zabezpieczone przed niekontrolowaną emisją ciepła w drodze promieniowania, przewodzenia i konwekcji oraz przed napływem chłodnego powietrza z zewnątrz. W razie gdy temperatura jest zbyt niska, pracownicy mogą odmówić pracy w takich warunkach, a pracodawca nie może wyciągnąć wobec nich konsekwencji. Ponadto pracodawca, który nie zapewni odpowiedniej temperatury w pomieszczeniach pracy, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 283 Kodeksu pracy).

---

Odzież robocza i ochronna

Przydzielenie pracownikom odzieży roboczej odpowiedniej na zimę (odzież ta jest przydzielana, gdy odzież własna pracownika uległaby w trakcie pracy zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, albo gdy wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy) lub odpowiedniej odzieży ochronnej jest obowiązkiem pracodawcy i zależy przede wszystkim od rodzaju wykonywanej pracy i od warunków występujących w miejscu pracy. Niekiedy zmiana pory roku nie wpływa na warunki pracy i pracodawca nie musi zapewniać pracownikom innej odzieży (np. piekarzom). W niektórych przypadkach wystarczy przydzielenie pracownikowi kolejnego kompletu odzieży roboczej (np. koszuli lub bluzy z długim rękawem, kamizelki, cieplejszych spodni, zakrytych butów) odpowiedniej do pory roku (np. mechanikom wykonującym pracę w pomieszczeniach, palaczom itp.).

Niekiedy jednak zapewnienie cieplejszej odzieży roboczej nie wystarczy. Dotyczy to szczególnie pracowników pracujących na otwartej przestrzeni lub w nieogrzewanych pomieszczeniach. Takim pracownikom należy zapewnić odzież ochronną, przy czym wybór odpowiedniego rodzaju odzieży powinien uwzględniać rodzaj pracy, warunki atmosferyczne występujące w miejscu wykonywania pracy oraz częstotliwość narażenia na niekorzystne czynniki w ciągu dniówki roboczej. Chodzi bowiem o to, aby odzież zapewniała należyty poziom ochrony przed niekorzystnymi czynnikami i jednocześnie nie wpływała negatywnie na komfort pracy.

Podstawowe wymagania odzieży chroniącej przed zimnem określa rozporządzenie z 21 grudnia 2005 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla środków ochrony indywidualnej. Taka odzież powinna charakteryzować się izolacyjnością cieplną i odpornością mechaniczną odpowiednią do przewidywanych warunków użytkowania, a materiały, z których jest wykonana, powinny posiadać wskaźnik przenikania strumienia cieplnego tak mały, jak jest to wymagane w przewidywanych warunkach ich używania. Materiały elastyczne i inne składniki środków przeznaczonych do używania w środowisku o niskiej temperaturze powinny zachowywać poziom elastyczności wymagany do wykonywania niezbędnych ruchów i przyjmowania odpowiednich pozycji w trakcie pracy.

Kompletna i gotowa do użytkowania odzież powinna spełniać następujące wymagania:

• ilość zimna przenikającego przez odzież do użytkownika powinna być na tyle mała, aby podczas noszenia tej odzieży nie dopuścić do akumulacji zimna w jakimkolwiek punkcie chronionej części ciała – łącznie z końcami palców u rąk i nóg – do poziomu, który mógłby spowodować odczucie bólu i zagrożenia zdrowia,
• zapobiegać przenikaniu takich cieczy, jak woda deszczowa i nie powodować obrażeń wynikających z kontaktu między ich powłoką ochronną a użytkownikiem (§ 25 ust. 5 rozporządzenia w sprawie zasadniczych wymagań dla środków ochrony indywidualnej).

Dodatkowo, jeśli odzież ma być wykorzystywana do pracy na otwartej przestrzeni, np. przy pracach porządkowych związanych z odśnieżaniem itp., powinna oprócz zapewnienia właściwego komfortu cieplnego chronić przed wiatrem, wilgocią i opadami atmosferycznymi.

---

Posiłki i napoje regeneracyjne

Przydzielanie pracownikom posiłków i napojów regeneracyjnych dotyczy w głównej mierze pracowników wykonujących ciężkie fizyczne prace. Zasady związane z ich przygotowywaniem i wydawaniem ustala rozporządzenie z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Posiłki przysługują pracownikom wykonującym prace związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej:

• 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
• 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10^oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25^oC,
• 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym (od 1 listopada do 31 marca).

Ponadto posiłki przysługują pracującym pod ziemią oraz zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Napoje zaś w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, powinni otrzymywać pracownicy zatrudnieni:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25^oC,
• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCl) powyżej 1000,
• przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10^oC lub powyżej 25^oC,
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28^oC.

Stanowiska pracy, na których pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, ustala pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, zasady te ustala pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

---

Warunki bhp przy odśnieżaniu

Pracodawca musi pamiętać o zachowaniu przepisów bhp przy odśnieżaniu. Dotyczy to szczególnie odśnieżania dachów. W takich przypadkach pracodawca powinien pamiętać, że:

• do pracy na wysokości (co najmniej 1 m nad poziomem podłogi lub ziemi) można skierować tylko pracownika, który posiada aktualne orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania takiej pracy,
• pracownik wykonujący pracę polegającą na odśnieżaniu powinien przejść instruktaż stanowiskowy i powinien zostać poinformowany o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaniem tego rodzaju pracy,
• pracownik odśnieżający dach powinien otrzymać środki ochrony przed upadkiem z wysokości (szelki z linką bezpieczeństwa, hełm ochronny, obuwie chroniące przed ześlizgnięciem),
• przed przystąpieniem do odśnieżania należy wygrodzić i oznakować strefy niebezpieczne, zagrożone spadającym lodem lub śniegiem.

Podstawa prawna

• art. 163 § 3, art. 182¹ § 6, art. 182³ § 3, art. 183 § 1 i § 4, art. 237⁷ § 1, art. 237⁸ § 1, art. 283 § 1 Kodeksu pracy,
• § 1–2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281 ze zm.),
• § 1–3, § 25 rozporządzenia Ministra Gospodarki z 21 grudnia 2005 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla środków ochrony indywidualnej (Dz.U. Nr 259, poz. 2173),
• § 3–5 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. Nr 60, poz. 279),
• § 30–31, § 105, § 110 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.).