Użyczanie pracowników do Niemiec – dokumenty, formalności, wszystko co trzeba wiedzieć

• Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis – niezbędne dokumenty
• Wydanie certyfikatu Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis - koszty
• Legalne zatrudnianie pracowników w Niemczech – co należy wiedzieć?
• Układy zbiorowe Tarifvertrag – co należy wiedzieć?
• Kontrola Bundesagentur für Arbeit – jak może przebiegać w praktyce?

Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis – niezbędne dokumenty

Aby otrzymać Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis, czyli certyfikat agencji pracy, należy przedłożyć w Bundesagentur für Arbeit następujące dokumenty:
- Uzupełniony wniosek o certyfikat do pobrania ze strony internetowej Federalnej Agencji Pracy,
- Zaświadczenie o niekaralności prezesa spółki,
- Odpis z KRS,
- Kopię umowy spółki,
- Kopię umowy z klientem w Niemczech,
- Zaświadczenie o niezaleganiu z opłacaniem składek ZUS w Polsce,
- Kopie dokumentów A1 dla pracowników oraz kopie umów z pracownikami na czas wypożyczenia do Niemiec,
- Aktualny wyciąg z konta potwierdzający wpływy należności w wysokości min. 10 000 euro,
- Formularze GZR 3 i GZR 4.

Warto wiedzieć, że pierwszy certyfikat wydawany jest na okres 12 miesięcy. Około 3 miesiące przed upływem jego ważności, Bundesagentur für Arbeit wysyła przypomnienie o tym, do kiedy należy złożyć dokumentację o wydłużenie licencji na kolejny rok. Jeśli działalność będzie prowadzona rzetelnie przez okres co najmniej 3 lat i nie wystąpią żadne zadłużenia finansowe w niemieckich instytucjach, można ubiegać się̨ o wydanie pozwolenia bezterminowo.

Wydanie certyfikatu Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis - koszty

 Wydanie certyfikatu Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis przez Bundesagentur für Arbeit nie jest bezpłatne. Wysokość opłat za rozpatrzenie wniosku uzależniona jest od kosztów administracyjnych i czasu poświęconego na weryfikację dokumentacji przez urzędnika. Opłaty za złożenie wniosku wahać będą się od 218,00 do 2060,00 euro.

Wynagrodzenie dla urzędu za pierwsze rozpatrzenie dokumentacji o zezwolenie na pracę tymczasową wynosi 377,00 euro. W przypadku wniosków o uzyskanie licencji na stałe pobierana opłata jest znacznie większa i może wynieść nawet 2060,00 euro. W wyjątkowych przypadkach możliwe jest obniżenie opłaty do kwoty 1.316,00 euro.

Legalne zatrudnianie pracowników w Niemczech – co należy wiedzieć?

Legalne zatrudnianie pracowników w Niemczech i prowadzenie agencji pracy w Niemczech należy zacząć od weryfikacji, jakie warunki muszą zostać spełnione. Twoje obowiązki narzucone są przez niemieckie ustawy między innymi:
- płacy minimalnej (MiLoG),
- delegowaniu pracowników (AEntG),
- pracy tymczasowej (AÜG).

Układy zbiorowe Tarifvertrag – co należy wiedzieć?

W Niemczech jest ponad 70 tysięcy układów zbiorowych, natomiast dla agencji pracy najbardziej popularnym układem jest BAP/DGB-Tarifgemeinschaft. Znajdziemy w nim informacje między innymi o:
- wysokości wynagrodzenia dla poszczególnych grup płacowych,
- normach czasu pracy,
- maksymalnej długości dziennego czasu pracy,
- premiach i dodatkach jak Urlaubsgeld i Weihnachtsgeld,
- warunkach wprowadzenia skróconego czasu pracy,
- wymiarze urlopu,
- uprawnieniach do wypłaty wynagrodzenia w przypadku choroby.

Bundesagentur für Arbeit raz do roku będzie kontrolować Twoją firmę i sprawdzać naliczanie płac pracowników. Dlatego tak ważne jest korzystanie z doradztwa fachowców tym zakresie, aby nie popełnić żadnych błędów.

Kontrola Bundesagentur für Arbeit – jak może przebiegać w praktyce?

Bundesagentur für Arbeit, czyli Federalna Agencja Pracy po otrzymaniu wniosku o przedłużenie licencji Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis poprosi Ciebie o:

• umowę na oddelegowanie pracowników (łącznie z konkretyzacją według § 1 Abs. 1 AÜG),
• paski wynagrodzeń (Entgeltabrechnungen),
• ewidencje czasu pracy,
• wnioski pracowników (np. wnioski o urlop wypoczynkowy, bezpłatny),
• dowody rejestracji/wyrejestrowania pracowników z kasy chorych,
• zwolnienia lekarskie,
• dowody, że firma nie była zobowiązana do wypłaty wynagrodzenia danemu pracownikowi - jeśli taka sytuacja zaistniała (do takich przypadków należy np. uwzględnienie nieobecności nieusprawiedliwionej pracownikowi),
• wypowiedzenia lub inne dowody zakończenia stosunku pracy przez pracowników,
• zezwolenia na pobyt dla pracowników zagranicznych,
• dowody dotyczące warunków pracy pracowników u pracodawcy użytkownika, a także obliczenia porównawcze w celu ustalenia równego wynagrodzenia,
• dowody stosowania układów zbiorowych lub stosowania zasady równego traktowania (jeśli firma nie podlega pod żaden układ zbiorowy, należy przedstawić informacje na temat podstawowych warunków pracy porównywalnego pracownika w danym przedsiębiorstwie kontrahenta)
• A1 (jeśli składki na ubezpieczenie społeczne nie są odprowadzane w Niemczech),
• układy zbiorowe w firmie w Niemczech lub ustalenia przedsiębiorstwa, jeśli uzgodniono w nich maksymalny okres zatrudnienia tymczasowego pracownika.

Warto wiedzieć, że powyższe dokumenty będą dotyczyć losowo wybranych pracowników Twojej firmy.

Uzyskanie licencji agencji pracy to połowa sukcesu – aby pozwolenie zostało przedłużone, a Twoja firma nie była narażona na ewentualne kary finansowe, należy dbać́ o odpowiednie prowadzenie agencji przez cały okres działalności w Niemczech. Dlatego tak ważne jest dbanie o przestrzeganie warunków zatrudnienia pracowników, czasowe opłacanie zaliczek na podatek do niemieckiego urzędu skarbowego, posiadanie wszystkich niezbędnych dokumentów firmy i pracowników.

„Zdajemy sobie sprawę, że przepisy prawa pracy i podatkowe w Niemczech mogą być skomplikowane, a współpraca z niemieckimi klientami nie zawsze jest łatwa, dlatego naszym celem jest upraszczanie tych procesów. W Euro-lohn od 2026 roku specjalizujemy się w kompleksowym wsparciu firm, które delegują i użyczają pracowników do Niemiec. Nasz zespół składa się z doświadczonych specjalistów, którzy doskonale rozumieją specyfikę działalności gospodarczej w Niemczech”. – mówi Joanna Podgajna-Samól - Dyrektor ds. rozwoju i sprzedaży w Euro-lohn.