REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola ZUS w firmie - przebieg, czas trwania, prawa i obowiązki

 Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy sp.k.
Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.
Kontrola ZUS w firmie - przebieg, czas trwania, prawa i obowiązki/shutterstock.com
Kontrola ZUS w firmie - przebieg, czas trwania, prawa i obowiązki/shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

W każdym przedsiębiorstwie kontrola to zwykle dodatkowy stres - niezależnie od organu który ją przeprowadza. Poza kontrolą podatkową przeprowadzaną przez pracowników organów podatkowych i skarbowych, sprawdzeniu podlega również obowiązek oraz poprawność wywiązywania się z zadań w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek.

Zakres kontroli ZUS

Kontrolę przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dotyczy ona wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek. Może ona obejmować w szczególności:

REKLAMA

Autopromocja
  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Polecamy: E-składka. Jedno konto ZUS od 2018 r.

Przebieg kontroli

Co do zasady wszczęcie kontroli poprzedza doręczenie kontrolowanemu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Zawiadomienie to inspektor kontroli doręcza płatnikowi składek lub osobie przez niego upoważnionej przez płatnika składek. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Możliwe jest natomiast wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, jednak wyłącznie na wniosek płatnika składek. Nie jest natomiast możliwe, nawet na wniosek płatnika składek, wszczęcie kontroli po upływie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Upływ tego terminu powoduje, że chcąc jednak wszcząć kontrolę, organ musi o tym zamiarze ponownie powiadomić płatnika. Możliwe jest natomiast wszczęcie kontroli bez uprzedniego zawiadomienia. Stanie się tak przykładowo, gdy:

  • przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
  • płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności,
  • doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Kontrolę wszczyna inspektor kontroli Zakładu, po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu płatnikowi składek upoważnienia do jej przeprowadzenia. W przypadku nieobecności płatnika, kontrolę wszczyna się po okazaniu wyżej wymienionych dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania płatnika składek. W braku zarówno płatnika, jak i osoby upoważnionej do jego reprezentowania, kontroli nie wszczyna się.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Za zgodą kontrolowanego kontrola może zostać przeprowadzona także w siedzibie Zakładu, jeżeli może to usprawnić jej prowadzenie . W szczególnych przypadkach, kontrola może zostać przeprowadzona także w siedzibie Zakładu także w razie niewyrażenia na to zgody przez kontrolowanego, przykładowo w sytuacji, gdy wyznaczone przez płatnika składek pomieszczenie nie spełnia warunków technicznych określonych przepisami.

Czas trwania kontroli

Zasadniczo czas trwania wszystkich kontroli (nie tylko tych przeprowadzanych przez Zakład) u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

  • w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych;
  • w odniesieniu do małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych;
  • w odniesieniu do średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych;
  • w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Od tej reguły istnieją jednak wyjątki. Ograniczeń dotyczących czasu kontroli nie stosuje się chociażby w przypadku, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. W niektórych przypadkach kontrola może być także przedłużana. Do czasu trwania kontroli, pod pewnymi warunkami, nie wlicza się także okresu przerw.

Prawa i obowiązki w toku kontroli

W toku kontroli inspektorowi kontroli Zakładu przysługuje szereg uprawnień. Inspektor ma między innymi prawo:

  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
  • zabezpieczać zebrane dowody;
  • żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
  • legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  • przesłuchiwać świadków;
  • przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Uprawnieniom inspektora kontroli towarzyszą także pewne obowiązki, jakie ustawa nakłada na kontrolowanych płatników składek. Płatnicy ci są zobowiązani, nieodpłatnie:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
  • udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
  • udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
  • przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Poza wyżej wskazanymi obowiązkami, płatnicy składek mają także pewne uprawnienia. Najważniejszym uprawnieniem przysługującym kontrolowanemu jest prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych przez płatnika (o ile jest on obecny w czasie kontroli) i osobę przez niego wskazaną. Co do zasady kontrolowany płatnik powinien być także zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, w taki sposób, który umożliwi mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu.

Środki odwoławcze

Płatnik składek lub osoba upoważniona do jego reprezentowania może złożyć sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez inspektora kontroli Zakładu czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów. Sprzeciw wnosi się na piśmie w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli i wymaga on uzasadnienia. W terminie kolejnych 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu organ kontroli rozpatruje go i wydaje postanowienie o odstąpieniu czynności kontrolnych bądź o ich kontynuowaniu. Samo wniesienie sprzeciwu powoduje natomiast wstrzymanie czynności kontrolnych prowadzonych przez Zakład. Na postanowienie wydane po rozpoznaniu sprzeciwu przedsiębiorcy przysługuje zażalenie. Należy je wnieść w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. Zażalenie rozpoznawane jest nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia. Brak decyzji Zakładu w zakresie rozpoznania sprzeciwu bądź zażalenia w ustawowym terminie jest równoznaczny z wydaniem przez Zakład postanowienia uznającego słuszność wniesionego zastrzeżenia.

Płatnikowi składek przysługuje także uprawnienie do wniesienia środka odwoławczego od protokołu kontroli. Kontrolowany ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe, a inspektor kontroli Zakładu ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne.

Autorzy:

Anna Szkudlarek, doradca podatkowy, radca prawny, wspólnik, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy,

Karolina Durbacz, prawnik, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy.

Zobacz serwis: Urlopy

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
29 000 zł przeciętnie. Świadczenie gwarantowane i wypłacane z ZUS, również w 2025 [dla kogo, kiedy, wniosek]

Jak otrzymać pieniądze z ZUS po zmarłej osobie? Jak sprawdzić stan subkonta w ZUS osoby zmarłej? Co to jest wypłata gwarantowana z ZUS po śmierci emeryta? Czy po śmierci ojca należą mi się pieniądze z ZUS?

ZUS: Od 5 października można złożyć wniosek o świadczenie interwencyjne

ZUS poinformował o gotowości do obsługi świadczenia interwencyjnego. Jest to wsparcie finansowe dla przedsiębiorców poszkodowanych w wyniku powodzi. Wnioski będzie można składać od 5 października przez internet, w dowolnej placówce ZUS lub w punkcie mobilnym.

ZUS: Świadczenie przepadnie, jeśli wniosek o wypłatę nie zostanie złożony do końca października

31 października mija termin, w którym studenci powinni dostarczyć do ZUS wniosek o dalszą wypłatę renty rodzinnej wraz z zaświadczeniem z uczelni, że dalej się uczą. Świadczenie za październik przepadnie, jeżeli dokumenty wpłyną z opóźnieniem.

Zacznij od siebie. Czy liderzy są przygotowani do pracy z nowymi generacjami pracowników?

Według danych GUS osoby urodzone po 1995 r. stanowią dziś ok. 20 proc. pracujących Polaków, co przekłada się na grupę 4,5 mln osób. Szacunki wskazują, że do końca przyszłego roku Zetki będą stanowiły około 27 proc. światowej populacji pracowników. Czy w związku z tym nowe pokolenia wciąż będą budziły obawy menedżerów, a może staną się szansą na redefinicję nieco przestarzałych polityk personalnych?

REKLAMA

Dodatek za pracę w nocy od 1 stycznia 2025 r. Czy minimalne wynagrodzenie ma na to wpływ?

Dodatek za pracę w nocy od 1 stycznia 2025 r. Czy minimalne wynagrodzenie ma na to wpływ? Kiedy przysługuje dodatek za pracę w porze nocnej? Jak obliczyć dodatek za pracę w nocy? Sprawdź, jak będzie kształtował się dodatek za pracę w nocy od 1 stycznia 2025 r.

Umowy zlecenia i o dzieło będą oskładkowane. Kiedy zmiany wejdą w życie?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej poinformowało, że przygotowało już projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Nowe przepisy przewidują objęcie obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi wszystkich umów cywilnoprawnych, w tym umów-zleceń i o dzieło. Potrzebny czas na wdrożenie tej zmiany szacuję na trzy–sześć miesięcy – zapowiada Sławomir Wasielewski, członek zarządu odpowiedzialny za Pion IT w ZUS.

5000 wniosków na godzinę. Zainteresowanie programem Aktywny Rodzic bije rekordy!

Od 1 października 2024 r. rodzice dzieci do lat trzech mogą składać wnioski o świadczenia w ramach programu Aktywny Rodzic. Program cieszy się dużym zainteresowaniem - średnio składanych jest 5 tys. wniosków na godzinę. 

W 2024 r. wrócą jeszcze niedziele handlowe, a co z handlem w 2025 r.? Kiedy jest niedziela handlowa w październiku?

Wracają niedziele handlowe, prawdopodobnie jeszcze w 2024 r., ale nie w całej Polsce. Regulacja będzie obowiązywała na terenach, na których ogłoszono stan klęski żywiołowej. Z drugiej strony w Sejmie jest też inny projekt dot. rozszerzenia handlu w niedzielę w 2025 r. Szczegóły poniżej.

REKLAMA

Praca w branży fintech. Jakie umiejętności są potrzebne? Jakie wynagrodzenia można otrzymać?

Fintech to jedna z najszybciej rozwijających się branż na świecie, w tym również w Polsce. Nowe technologie coraz bardziej przejmują kontrolę nad zarządzaniem finansami i pojawia się wiele nowych możliwości zawodowych. Jakie umiejętności i kompetencje są potrzebne, aby rozpocząć karierę w fintech? Ile można zarobić w tej branży? 

SN: Kto dostaje podwyżkę przez staż pracy? Ty masz 6 lat. Kolega 15 lat. Koleżanka 10 lat stażu. Jaka pensja? Co z urlopem?

Staż pracy, to źródło konfliktów w firmach. Pracownik ma 6 lat stażu pracy i zarabia miesięcznie 1000 zł mniej od starszego pracownika (15 lat stażu). Ale obaj wykonują te same czynności. Jest tu dyskryminacja, czy nie? Albo odwrotna sytuacja. Pracownik ma staż pracy o np. 8 lat więcej od kolegów (na tym samym stanowisku pracy). Ale zarabia tyle samo co oni. Co zrobi sąd z pozwami pracowników domagających się wyrównania pensji?

REKLAMA