REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola ZUS w firmie - przebieg, czas trwania, prawa i obowiązki

 Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy sp.k.
Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.
Kontrola ZUS w firmie - przebieg, czas trwania, prawa i obowiązki/shutterstock.com
Kontrola ZUS w firmie - przebieg, czas trwania, prawa i obowiązki/shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

W każdym przedsiębiorstwie kontrola to zwykle dodatkowy stres - niezależnie od organu który ją przeprowadza. Poza kontrolą podatkową przeprowadzaną przez pracowników organów podatkowych i skarbowych, sprawdzeniu podlega również obowiązek oraz poprawność wywiązywania się z zadań w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek.

Zakres kontroli ZUS

Kontrolę przeprowadzają inspektorzy kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dotyczy ona wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek. Może ona obejmować w szczególności:

REKLAMA

Autopromocja
  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Polecamy: E-składka. Jedno konto ZUS od 2018 r.

Przebieg kontroli

Co do zasady wszczęcie kontroli poprzedza doręczenie kontrolowanemu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Zawiadomienie to inspektor kontroli doręcza płatnikowi składek lub osobie przez niego upoważnionej przez płatnika składek. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Możliwe jest natomiast wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, jednak wyłącznie na wniosek płatnika składek. Nie jest natomiast możliwe, nawet na wniosek płatnika składek, wszczęcie kontroli po upływie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Upływ tego terminu powoduje, że chcąc jednak wszcząć kontrolę, organ musi o tym zamiarze ponownie powiadomić płatnika. Możliwe jest natomiast wszczęcie kontroli bez uprzedniego zawiadomienia. Stanie się tak przykładowo, gdy:

  • przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
  • płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności,
  • doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Kontrolę wszczyna inspektor kontroli Zakładu, po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu płatnikowi składek upoważnienia do jej przeprowadzenia. W przypadku nieobecności płatnika, kontrolę wszczyna się po okazaniu wyżej wymienionych dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania płatnika składek. W braku zarówno płatnika, jak i osoby upoważnionej do jego reprezentowania, kontroli nie wszczyna się.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Za zgodą kontrolowanego kontrola może zostać przeprowadzona także w siedzibie Zakładu, jeżeli może to usprawnić jej prowadzenie . W szczególnych przypadkach, kontrola może zostać przeprowadzona także w siedzibie Zakładu także w razie niewyrażenia na to zgody przez kontrolowanego, przykładowo w sytuacji, gdy wyznaczone przez płatnika składek pomieszczenie nie spełnia warunków technicznych określonych przepisami.

Czas trwania kontroli

Zasadniczo czas trwania wszystkich kontroli (nie tylko tych przeprowadzanych przez Zakład) u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

  • w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych;
  • w odniesieniu do małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych;
  • w odniesieniu do średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych;
  • w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Od tej reguły istnieją jednak wyjątki. Ograniczeń dotyczących czasu kontroli nie stosuje się chociażby w przypadku, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia. W niektórych przypadkach kontrola może być także przedłużana. Do czasu trwania kontroli, pod pewnymi warunkami, nie wlicza się także okresu przerw.

Prawa i obowiązki w toku kontroli

W toku kontroli inspektorowi kontroli Zakładu przysługuje szereg uprawnień. Inspektor ma między innymi prawo:

  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
  • zabezpieczać zebrane dowody;
  • żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
  • legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  • przesłuchiwać świadków;
  • przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Uprawnieniom inspektora kontroli towarzyszą także pewne obowiązki, jakie ustawa nakłada na kontrolowanych płatników składek. Płatnicy ci są zobowiązani, nieodpłatnie:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
  • udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
  • udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
  • przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Poza wyżej wskazanymi obowiązkami, płatnicy składek mają także pewne uprawnienia. Najważniejszym uprawnieniem przysługującym kontrolowanemu jest prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych przez płatnika (o ile jest on obecny w czasie kontroli) i osobę przez niego wskazaną. Co do zasady kontrolowany płatnik powinien być także zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, w taki sposób, który umożliwi mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu.

Środki odwoławcze

Płatnik składek lub osoba upoważniona do jego reprezentowania może złożyć sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez inspektora kontroli Zakładu czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów. Sprzeciw wnosi się na piśmie w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli i wymaga on uzasadnienia. W terminie kolejnych 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu organ kontroli rozpatruje go i wydaje postanowienie o odstąpieniu czynności kontrolnych bądź o ich kontynuowaniu. Samo wniesienie sprzeciwu powoduje natomiast wstrzymanie czynności kontrolnych prowadzonych przez Zakład. Na postanowienie wydane po rozpoznaniu sprzeciwu przedsiębiorcy przysługuje zażalenie. Należy je wnieść w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. Zażalenie rozpoznawane jest nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego wniesienia. Brak decyzji Zakładu w zakresie rozpoznania sprzeciwu bądź zażalenia w ustawowym terminie jest równoznaczny z wydaniem przez Zakład postanowienia uznającego słuszność wniesionego zastrzeżenia.

Płatnikowi składek przysługuje także uprawnienie do wniesienia środka odwoławczego od protokołu kontroli. Kontrolowany ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe, a inspektor kontroli Zakładu ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne.

Autorzy:

Anna Szkudlarek, doradca podatkowy, radca prawny, wspólnik, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy,

Karolina Durbacz, prawnik, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy.

Zobacz serwis: Urlopy

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe zasady umów o pracę na okres próbny. Czy poprawiły sytuację pracowników? Ocena eksperta po roku doświadczeń

Dnia 26 kwietnia 2023 r. znaczącemu przemodelowaniu uległy przepisy o umowach na okres próbny, niektóre zasady wykreślono a wiele nowych dodano. Założeniem przy tym była poprawa sytuacji pracowników na okresie próbnym. Czy się to udało? Oceniamy po roku stosowania.

4300 od lipca renty socjalnej? Niekoniecznie! Komisja Polityki Społecznej i Rodziny przedstawiła swoją wersję. Wyrównanie i dodatek a nie zrównanie z minimalną

To kpina, narzekają obywatele. Miało być 4300 od lipca renty socjalnej, tj. wyrównanie do minimalnej ale się na to nie zanosi. Komisja Polityki Społecznej i Rodziny przedstawiła swoją wersję. Proponują wyrównanie i dodatek a nie zrównanie renty socjalnej z minimalną.

Czy 24 czerwca 2024 to niedziela handlowa?

Czy 24 czerwca 2024 to niedziela handlowa? Czy przed wakacjami jest niedziela handlowa? Czy przed rokiem szkolnym jest niedziela handlowa? Czy w czerwcu jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe? Kto może stać za ladą w niedziele?

Wakacje składkowe to już pewne [od kiedy, dla kogo, jakie zasady]

Prezydent RP podpisał ustawę o zmianie systemu ubezpieczeń społecznych, tym samym wiemy już na 100%, że przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z tzw. "wakacji składkowych". Wakacje składkowe od kiedy, dla kogo, jakie zasady? Ministerstwo Rozwoju i Technologii śpieszy z wyjaśnieniami.

REKLAMA

Jak wydłużyć urlop wypoczynkowy w 2024 r.? Najbliższa okazja w te wakacje

Jak wydłużyć urlop wypoczynkowy w 2024 r.? Najbliższa okazja w te wakacje. To nie koniec: długi weekend możesz też mieć w październiku i w listopadzie! Warto brać po dzień czy kilka dni wolnego, aby cieszyć się długimi weekendami i w ten sposób zaoszczędzić dni urlopu.

Aktywny Rodzic: Ustawa została opublikowana. Rodzice mogą starać się nawet o 36000,00 zł na dziecko w wieku od 12 do 35 miesiąca życia

Od 1 października 2024 r. rodzice będą mogli składać wnioski o nowe świadczenia wprowadzone programem „Aktywny Rodzic”. Łącznie to nawet 36 tys. zł wsparcia na dziecko, i to niezależnie od dochodów. Świadczenia wypłaci ZUS. 

1000 złotych brutto od 1 lipca 2024 r. mają wynieść dodatki do miesięcznych wynagrodzeń dla zawodowych rodzin zastępczych i osób prowadzących rodzinne domy dziecka

Jest ustawa i będą podwyżki, ale czy na pewno? Ustawodawca używa sformułowania: "może". Zatem to tylko fakultatywność a nie obligatoryjność podwyżek. Pewne jest to, że konieczne było zwiększenie maksymalnej kwoty środków z Funduszu Pracy przeznaczonych na dofinansowanie zadań własnych JST w obszarze wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej. Czy rodzinne domy dziecka dostaną 1000 zł od lipca?

ZUS: Rozpoczął się nowy okres świadczeniowy, ale wielu uprawnionych jeszcze nie złożyło wniosku o świadczenie

Duża część rodziców i opiekunów nie złożyła jeszcze wniosków o 800 plus. 1 czerwca 2024 r. rozpoczął się nowy okres świadczeniowy. Jeśli wniosek zostanie złożony z opóźnieniem, ZUS może nie wypłacić wyrównania.

REKLAMA

Wnioski o świadczenie będzie można składać od 1 października 2024 r., ale kiedy ruszą pierwsze wypłaty?

Od 1 października 2024 r. będzie można składać wnioski o świadczenia z programu „Aktywny Rodzic”. ZUS ma stworzyć system informacyjny obsługujący ten program. Kiedy będą pierwsze wypłaty świadczeń?

W jakim wymiarze można wykorzystać dodatkowy urlop wychowawczy

Pracownik – rodzic ma prawo do urlopu wychowawczego w wymiarze do 36 miesięcy. Są jednak sytuacje, gdy przysługuje mu dodatkowy urlop wychowawczy.

REKLAMA