REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Brak korekt deklaracji ZUS naraża firmę na kontrolę

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec świadczy doradztwo prawne z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego i karnego.
Jak dokonać korekty deklaracji ZUS?
Jak dokonać korekty deklaracji ZUS?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jeśli nie złożyłeś korekty deklaracji ZUS, spodziewaj się kontroli. Brak korekt sprawia, że w oczach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w rozliczeniach pracodawcy występują nieprawidłowości. Z dużą dozą prawdopodobieństwa ZUS zechce je wyjaśnić, zlecając swoim kontrolerom gruntowne sprawdzenie zakładu pracy. Brak korekt jest również przyczyną wstrzymywania wypłaty świadczeń z ZUS i odmowy wydania zaświadczeń o niezaleganiu w składkach, co zamyka drogę do wygrania przetargu, czy uzyskania kredytu.
rozwiń >

Dlaczego korekty deklaracji ZUS są tak ważne i jakie są konsekwencje ich niezłożenia?

Niewyjaśnione korektami różnice w deklaracjach ZUS uruchamiają postępowanie wyjaśniające. Organ wysyła do pracodawcy pisma i wezwania z żądaniem wyjaśnienia nieścisłości. Dopóki dział kadr firmy odpowiada ZUS-owi na bieżąco, wszystko jest w porządku. Po złożeniu wyjaśnień urzędnik zamyka daną sprawę. Jednak brak udzielenia wyjaśnień może skutkować gruntowną kontrolą zakładu pracy.

REKLAMA

Autopromocja

Obowiązek comiesięcznych rozliczeń z ZUS

Pracodawcy zobowiązani są do comiesięcznego rozliczania się z ZUS-em. W tym celu przygotowują deklaracje rozliczeniowe: imienne raporty za ubezpieczonych ZUS RCA i ZUS RSA oraz łączne zestawienie składek do zapłaty ZUS DRA. W wyniku różnych błędów, np. ludzkiej pomyłki, zmiany wynagrodzenia, czy zbyt późnego dostarczenia do działu płac niezbędnych dokumentów, konieczne może okazać się skorygowanie listy płac, a co za tym idzie również korekta rozliczenia z ZUS-em.

Błędne kody ubezpieczenia

REKLAMA

Częstym błędem w deklaracji ZUS, prowadzącym do powstania niedopłaty, jest zastosowywanie nieodpowiedniego kodu na deklaracji rozliczeniowej. W przypadku ubezpieczonego, który został wyrejestrowany, a wypłata/dopłata nastąpiła nie wcześniej niż w następnym miesiącu po ustaniu ubezpieczenia, w imiennym raporcie RCA powinien zostać zastosowany kod 30 00. Brak poprawnego kodu na deklaracji rozliczeniowej może spowodować, że ZUS sam dokona zmiany kodu, przez co zdubluje kwoty z imiennego raportu ubezpieczonego – według danych ZUS-u na koncie płatnika powstanie więc niedopłata.

Komplikacje rozliczeniowe rodzi też sytuacja, w której pracownik otrzymuje wynagrodzenie do 10 następnego miesiąca (np. zatrudniony od 1 września, jednak pierwszą wypłatę otrzymuje do 10 października – czyli w październiku) albo np. nadgodziny/premie są wypacane osobno, czyli najpierw robiony jest przelew podstawy wynagrodzenia (np. we wrześniu), a dopiero potem wyliczana jest premia i wypłacana np. do końca roku. Wówczas należy pamiętać o konieczności sporządzenia tak zwanego „zerowego” („0”) raportu Imiennego (RCA). W przypadku jego braku ZUS nie posiada kompletu danych o okresach ubezpieczenia takiej osoby, co np. w sytuacji starania się o świadczenia może spowodować wstrzymanie ich wypłaty (chodzi o wszystkie świadczenia, które wypłaca ZUS, czyli: zasiłek chorobowy, macierzyński, rodzicielski, opiekuńczy, świadczenie rehabilitacyjne).

Pomyłka w kodzie, np. zgłoszenie pracownika z kodem zleceniobiorcy (błąd ludzki) – w przypadku kiedy to ZUS wypłaca zasiłki, może sprawić, że Zakład nie wypłaci świadczenia do momentu wyjaśnienia rodzaju ubezpieczenia

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Błędy rozliczeniowe

Poprawa podstawy do ubezpieczenia w imiennych raportach to nie ostatni etap. Po jej dokonaniu płatnik musi jeszcze pamiętać o przeliczeniu deklaracji DRA (łączne podliczenie składek do zapłaty za wszystkich ubezpieczonych). Jeśli tego nie zrobi powstanie różnica składek pomiędzy raportami ubezpieczonych, a kwotą do zapłaty przez płatnika. W oczach ZUS znów powstanie nadpłata lub niedopłata.

Brak możliwości wystąpienia o zwrot nadpłaty

REKLAMA

Od 2022 roku można składać korekty deklaracji ZUS tylko za okres do 5 lat wstecz. Co to oznacza? Przed zmianą przepisów o zwrot nadpłaty w składkach przedsiębiorcy mogli ubiegać się bez ograniczeń czasowych. Dziś, jeśli po zrobieniu korekt na koncie płatnika powstałaby nadpłata, to jej część sięgająca ponad 5 lat wstecz jest nie do odzyskania.

Celem zmiany zasad korygowania deklaracji było ukrócenie praktyk „optymalizowania” stanowisk pracy na potrzeby składek wypadkowych. Niemal wszystkie składki ZUS są stałe i procentowo równe dla wszystkich. Składka na ubezpieczenie emerytalne wynosi 19,52% podstawy wymiaru składek, na ubezpieczenia rentowe – 8,00%, na ubezpieczenie chorobowe – 2,45%. Tylko stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest różnicowana i uzależniona od liczby osób ubezpieczonych w firmie oraz branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo.

W przypadku więc zakładów pracy o podwyższonym ryzyku, np. tartaku, składka na ubezpieczenie wypadkowe wyliczana jest według maksymalnych stawek. Niektórzy przedsiębiorcy potrafią jednak tak zmodyfikować charakterystykę stanowiska, by z miejsca pracy o wysokim ryzyku wypadku zamienić je na zagrożone w stopniu umiarkowanym lub niskim. To powodowało obniżkę stawki należnej składki wypadkowej i dawało szansę pracodawcom na złożenie korekt deklaracji i wystąpienie o nadpłatę. Niejednokrotnie w grę wchodziły ogromne kwoty.

Niemniej możliwość odzyskania nadpłaconych składek nadal istnieje, tyle że tylko do 5 lat wstecz. Warunkiem jest złożenie prawidłowej korekty deklaracji ZUS.

Niedopłata na koncie płatnika

Na koncie płatnika może powstać nie tylko nadpłata składek, o której zwrot można wystąpić składając korektę. Możliwa jest również niedopłata. W takim przypadku konieczne jest uregulowanie zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może przymusić płatnika do złożenia stosownych korekt np. odmawiając wydania zaświadczenia o niezaleganiu w składkach, co może zamknąć drogę do pozytywnego rozpoznania wniosków kredytowych i korzystnego rozstrzygnięcia konkursów przetargowych.

Składanie korekt deklaracji jak i poprawne prowadzenie dokumentacji ZUS, jest ważne również z innych powodów. Choćby dlatego, że przedsiębiorca chcąc np. rozłożyć swoją płatność w ZUS-ie na raty musi spełnić warunek poprawnego złożenia wszystkich deklaracji i raportów.

Autor: Skarbiec Corporate Services z do grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA