Kategorie

RODO - najważniejsze zmiany dla pracodawców i działów HR

Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
RODO - najważniejsze zmiany dla pracodawców i działów HR/fot. Shutterstock
RODO - najważniejsze zmiany dla pracodawców i działów HR/fot. Shutterstock
fot.Shutterstock
Od 25 maja 2018 r. pracodawcy i działy HR będą zobowiązani do stosowania regulacji dotyczącej ochrony danych osobowych (rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO). W związku z nowymi przepisami, zmianie ulegnie ponad 130 aktów prawnych, w tym m.in. Kodeks pracy. Na pytania dotyczące nowych obowiązków pracodawców, jako administratorów danych odpowiada ekspert - radca prawny Paweł Ludwiczak.

1. Od czego pracodawcy, działy kadr, działy HR powinni zacząć przygotowania w świetle zmian w przepisach prawa dotyczących ochrony danych osobowych?

Pracodawcy, działy kadr, działy HR powinny zacząć wdrażanie RODO od wieloaspektowej analizy i oceny ryzyk. Wyniki tej analizy i oceny ryzyk będą punktem wyjścia do opracowania adekwatnych rozwiązań w danym podmiocie, w tym odpowiedniej dokumentacji.

2. Jakie są obowiązki pracodawców, jako administratorów danych, zgodnie z RODO od 25 maja 2018 r.?

Pracodawcy, jako administrator danych, wobec pracowników muszą wypełniać wszystkie obowiązki wynikające z RODO, w tym, np. obowiązek informacyjny.

3. Jaki zakres danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy może przetwarzać pracodawca po 25 maja 2018 r.?

Pracodawca może przetwarzać po dniu 25 maja 2018 r.:

- dane osobowe pracowników w zakresie dozwolonym przez prawo pracy,

- pozostałe dane osobowe pracowników na podstawie ich zgody. Przy czym projekt nowelizacji kodeksu pracy, dodaje warunek, że musi to być korzystne dla pracownika,

- dane osobowe kandydatów do pracy na podstawie ich zgody. Przy czym projekt nowelizacji kodeksu pracy, określa czego może pracodawca żądać od kandydata. W pozostałym zakresie dodaje warunek, że musi to być korzystne dla pracownika.

Natomiast przypominam, że dane osobowe muszą być m.in.:

- zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach,

- adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”).

4. Co zrobić z CV i danymi kontaktowymi osób, które nie zostały zatrudnione?

To zależy od treści zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata. Jeżeli zgoda osoby, która nie została zatrudniona, a przetwarzanie danych w celu rekrutacji dotyczyło tylko danej rekrutacji, to dane tej osoby należy usunąć. Natomiast, jeżeli zgoda osoby, która nie została zatrudniona, a przetwarzanie danych w celu rekrutacji dotyczyło również rekrutacji przyszłych to można przetwarzać dane takiej osoby w celu przyszłych rekrutacji.

5. Co pracodawcy, działy HR powinni zrobić z dokumentami, które w aktach osobowych już są? Czy należy usunąć te dokumenty i zastąpić nowymi?

Pytanie brzmi, czy macie Państwo prawo przechowywać dane dokumenty w aktach osobowych czy też nie.

Kodeks pracy w art. 221 określa jakie dane pracownika może przetwarzać Pracodawca. W tym miejscu zwracam uwagę, że ustawa przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych, przewidują nowelizację kodeksu pracy, w tym art. 221.

Dane do, których przetwarzania Pracodawca nie jest uprawniony, powinny być co do zasady skutecznie usunięte.

W art. 17 ust 1 lit d) RODO mamy jasno zapisane, że należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane.

Uważam, że każdy stan faktyczny i prawny powinien być przez Państwa dokładnie przeanalizowany. Czasami drobiazg może spowodować udzielenie innej odpowiedzi.

6. Nowością jest uregulowanie zasad gromadzenia danych biometrycznych w zakresie zatrudnienia. Co to oznacza dla pracodawców i pracowników?

W projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przewidziano zmiany w Kodeksie pracy, które uregulują m.in. kwestie przetwarzania danych biometrycznych pracowników w okresie zatrudnienia. Zgodnie z projektem przetwarzanie danych biometrycznych pracowników będzie dopuszczalne gdy:

będzie to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa,

podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

7. Uregulowana została również kwestia stosowania monitoringu w miejscu pracy. Czy pracodawca będzie mógł monitorować pracowników? Czy będzie mógł przeglądać korespondencję pracowników zarówno mailową jak i tradycyjną?

W projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przewidziano zmiany w Kodeksie pracy, które uregulują m.in. kwestie:

- monitoringu terenu zakładu pracy i terenu wokół zakładu pracy, Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

- monitoringu poczty elektronicznej.

Z prowadzaniem monitoringu radzę poczekać aż wejdzie w życie ww. nowelizacja Kodeksu pracy. Nadmieniam, że moim zdaniem otwieranie korespondencji listowej adresowanej do pracowników jest zabronione. Projekt nowelizacji Kodeksu pracy na razie nic w tym zakresie nie zmienia.

8. Kto ponosi odpowiedzialność za naruszenie przepisów ochrony danych osobowych? Jakie są konsekwencje naruszenia?

Podmiotowi zobowiązanemu na gruncie RODO grozi za naruszenie rozporządzenia kara administracyjna sięgająca 20 mln EUR lub 4% obrotu.

Ponadto administrator lub podmiot przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem naruszającym RODO – ponosi odpowiedzialność cywilną. Osoba przetwarzająca dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniona może ponieść odpowiedzialność karną. Za ww. czyn niedozwolony grozi kara: grzywny, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do lat trzech.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała: Marta Borysiuk

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?