Praca zdalna i digitalizacja – co nas czeka w 2023 r.?

• Praca zdalna – trend czy nowa rzeczywistość?
• Transformacja cyfrowa
• eHR – nowa rzeczywistość 
• Zdigitalizowany – zabezpieczony i outsourcingujący

Praca zdalna – trend czy nowa rzeczywistość?

Ostatnie lata obfitowały w kolejne wyzwania na rynku pracy, co zaowocowało globalnymi zmianami w sposobie wykonywania obowiązków służbowych. W wyniku wybuchu pandemii COVID-19 pracodawcy masowo decydowali się na wprowadzenie pracy zdalnej, która do tej pory nie była szczegółowo unormowana w przepisach prawa. Zmieni się to od 2023 roku, kiedy w życie wejdą nowe przepisy w Kodeksie Pracy, zabezpieczające pracowników pracujących zdalnie. Pracodawcy natomiast będą musieli zmierzyć się z nowymi wyzwaniami. Zgodnie z projektem, który ma wejść w życie w najbliższych miesiącach, pracodawcy będą musieli pokryć koszty energii i usług telekomunikacyjnych pracowników pracujących zdalnie. Nie będą mogli również odmówić wykonywania pracy zdalnej kobietom w ciąży, rodzicom dzieci do 4 roku życia oraz osobom opiekującym się osobą z orzeczeniem niepełnosprawności, która mieszka w tym samym gospodarstwie domowym. Ze względu na aktualność oraz szerokie unormowanie pracy zdalnej, tryb ten będzie przewodził trendom HR i nadawał tempo zmian w 2023 r. 

Wzór wniosku: okazjonalna praca zdalna (OPZ) od 7 kwietnia 2023 r. 24 dni w roku dla każdego

Wzór wniosku o pracę zdalną [Zmiany 2023 r. Kodeks pracy]

Transformacja cyfrowa

Pandemia COVID-19 nie tylko zmieniła model naszej pracy, ale także znacznie przyspieszyła transformację cyfrową. Chociaż cyfrowy obieg dokumentów został zatwierdzony już w 2019 r., to jednak dopiero w momencie pracy zdalnej cały biznes docenił elektroniczne formy dokumentów. W 2023 r. ważną zmianą w tym obszarze będzie możliwość wypełniania formularza PIT-2 zdalnie, a także unormowanie kwestii związanych ze zdalnym modelem pracy. Działy HR muszą przystosować się do wymiany dokumentów z pracownikami nie pracującymi w biurze, co będzie trudniejsze w momencie, gdy firma nie przeszła jeszcze procesu transformacji na cyfrowy obieg dokumentów. Dużym wyzwaniem zatem dla działów HR w 2023 r. będzie dostosowanie cyfrowych standardów obsługi danych oraz digitalizacja całego obszaru działalności przedsiębiorstwa. Zmiany te w szerszej perspektywie mogą nie tylko odciążyć przepracowane działy kadrowo-płacowe, ale również zwiększyć odporność firmy na zawirowania na rynku oraz zwiększyć jej konkurencyjność. 

eHR – nowa rzeczywistość 

Nowatorskim rozwiązaniem, które w niewielu firmach już funkcjonuje, jest digitalizacja teczek pracowniczych i wprowadzenie do cyfrowego archiwum wszystkich lub najważniejszych dokumentów kadrowo-płacowych. Bez wątpienia będzie to jedno z największych wyzwań w 2023 r. Tym bardziej, że zagadnienia dot. archiwizacji dokumentów i przechowywania ich fizycznej formy wciąż budzą wiele wątpliwości. Skrupulatne podejście do tej kwestii nie tylko przyczyni się do szybszego obiegu dokumentu, ale również realnie wpłynie na oszczędności zużycia papieru, przestrzeni do jego przechowywania oraz ułatwi pracownikom bieżący dostęp do dokumentacji.

– Obserwujemy, że coraz większa liczba firmy zauważa potrzebę digitalizacji procesów HR. Jednak niewiele z nich wie, na jakie aspekty powinno zwracać się uwagę i jak skutecznie zapewnić bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. Z pewnością są to największe wyzwania w tym obszarze. Usługa eTeczki realnie zwiększa dostępność do dokumentów kadrowo-płacowych, a także ułatwia wymianę informacji między pracownikami a działem HR. Na co dzień nie doceniamy, jak dostęp do informacji może udrożnić wiele procesów w firmach. Funkcja eTeczki pozwala na bezpieczne przechowywanie wrażliwych danych w jednym miejscu – mówi Mariusz Koczwara, dyrektor sprzedaży ADP Polska.

Zdigitalizowany – zabezpieczony i outsourcingujący

Tak samo jak nasze życie przeniosło się do sieci, tak również duża część naszego życia zawodowego znalazła swoje miejsce w sieci. W obu tych sferach występuje jednak realne zagrożenie cyberatakiem. Według badania ADP „The potential of payroll: Global payroll survey 2022”, 98 proc. menedżerów zgadza się ze stwierdzeniem, że bezpieczeństwo danych w działach kadrowo-płacowych stało się bardziej priorytetowe w ciągu ostatnich 12 miesięcy, przy czym aż 43 proc. z nich uważa, że zyskało rangę „krytycznie priorytetowe”. 

– Duże tempo zmian w ostatnich latach w obszarze kadrowo-płacowym w istotny sposób zwiększyło obciążenie działów HR oraz ryzyko związane z bezpieczeństwem danych. Szybkie wdrażanie nowych rozwiązań, trudność ze znalezieniem wykwalifikowanych specjalistów ds. cyberbezpieczeństwa oraz brak odpowiedniej infrastruktury zweryfikowały zdolność firm do samodzielnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Z tego też względu, coraz większa liczba przedsiębiorców rozważa outsourcing usług kadrowo-płacowych, aby z jednej strony odciążyć działy HR i skupić się na poprawie własnych procesów, z drugiej natomiast zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych oraz wysoki poziom cyfrowego obiegu dokumentów – mówi Mariusz Koczwara.