Czy w aktach osobowych można trzymać oryginały dokumentów?

Należy pamiętać, że pracodawca może żądać od nowozatrudnionego pracownika następujących dokumentów:
• wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii;
• świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumentów potwierdzających staż pracy, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Wskazane wyżej dokumenty powinny zostać dostarczone przez pracownika w oryginałach tak, aby pracodawca mógł potwierdzić ich autentyczność. Jednakże w aktach osobowych w oryginale mogą znajdować się tylko kwestionariusz osobowy i zaświadczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Wszelkie inne dokumenty powinny zostać przez pracodawcę skopiowane i niezwłocznie zwrócone pracownikowi.

Oryginały dokumentów, takich jak świadectwa pracy czy dyplom ukończenia studiów są własnością pracownika i bezprawne jest ich przetrzymywanie przez pracodawcę.

Dokumenty w aktach osobowych powinny się znajdować w porządku chronologicznym, a na początku teczki powinien znaleźć się spis wszystkich dokumentów z akt pracownika.

Polecamy: Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą?

Konsekwencje dla pracodawcy

Jeżeli inspektor pracy w trakcie kontroli stwierdzi, że w aktach osobowych pracownika zamiast kopii znajdują się oryginały, zobowiąże pracodawcę do niezwłocznego zastąpienia tych oryginałów kopiami. Pracodawca będzie musiał zawiadomić pisemnie inspektora pracy o sposobie załatwienia sprawy.

Polecamy: Badania okresowe i kontrolne jako część akt osobowych pracownika