Czas pracy kadry zarządzającej (kierownicy, dyrektorzy i inni). Czy wszyscy menadżerowie nie mają prawa do nadgodzin? Co wynika z kodeksu pracy i orzecznictwa?

• Definicja kadry zarządzającej i jej znaczenie w prawie pracy
• Znaczenie właściwego określenia obowiązków w umowie
• Wypłata za nadgodziny w przypadku kadry zarządzającej
• Uchylenie się od wypłaty nadgodzin przez pracodawcę

Definicja kadry zarządzającej i jej znaczenie w prawie pracy

Zgodnie z art. 151⁴ Kodeksu pracy, pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, z zastrzeżeniem § 2, który mówi, że kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w wysokości określonej w art. 151¹ § 1, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy.

Przykłady:

• Dyrektor sprzedaży zarządza zespołem handlowców, samodzielnie podejmuje decyzje dotyczące strategii sprzedaży oraz prowadzi negocjacje z kluczowymi klientami. W takim przypadku nie podlega standardowym limitom czasu pracy i nie przysługuje mu dodatek.

• Kierownik działu administracyjnego, który wykonuje jedynie zadania organizacyjne i kontrolne, ale nie ma pełnej decyzyjności, podlega normalnym normom czasu pracy i może mieć prawo do nadgodzin.

Polskie sądy wielokrotnie podkreślały, że kluczowe znaczenie ma rzeczywisty charakter wykonywanych obowiązków, a nie jedynie nazwa stanowiska. W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 7 listopada 2007 r. podkreślono, że wyłączenie z norm czasu pracy dotyczy tylko menadżerów, którzy posiadają realną samodzielność i decyzyjność. Podobnie w orzeczeniu Sądu Najwyższego z dnia 15 stycznia 214r. zaznaczono, że jeśli pracownik wykonuje funkcje pomocnicze, a nie kierownicze, ma prawo do rozliczenia nadgodzin na zasadach ogólnych.

Znaczenie właściwego określenia obowiązków w umowie

Aby uniknąć sporów, pracodawcy powinni precyzyjnie określić w umowach o pracę lub kontraktach menadżerskich zakres odpowiedzialności oraz charakter funkcji. Wyraźne wskazanie, że menadżer pełni samodzielne funkcje kierownicze, ułatwia wyłączenie go spod norm czasu pracy. Pracodawca powinien przeanalizować faktyczny zakres obowiązków kierownika, przy czym istotne jest nie tylko brzmienie samej umowy o pracę, lecz także jego sposób wykonywania obowiązków. Z orzecznictwa wynika m.in. że sprawdzić należy:
• czy kierownik faktycznie zajmuje się organizacją pracy i nadzorem nad innymi podlegającymi mu pracownikami;
• czy kierownik określa czas pracy, udziela zwolnień od pracy;
• czy podejmuje on decyzje w sprawie zatrudniania nowych pracowników.

Wypłata za nadgodziny w przypadku kadry zarządzającej

Standardowo pracownikowi, który pracuje ponad wymiar czasu pracy (czyli ponad 8 godzin dziennie lub 40 godzin tygodniowo), przysługuje wynagrodzenie za nadgodziny w wysokości 150% lub 200% stawki godzinowej, albo czas wolny w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe. Jednak w przypadku kadry zarządzającej sytuacja wygląda inaczej. Jeśli menadżer pełni rzeczywiście funkcje kierownicze i jest wyłączony z norm czasu pracy to nie przysługuje mu osobna wypłata za nadgodziny, ponieważ jego wynagrodzenie uznaje się za wynagrodzenie za całość pracy, łącznie z ewentualnymi nadgodzinami.

W sytuacji, gdy menadżer nie spełnia warunków do bycia kadrą kierowniczą w rozumieniu prawa pracy, podlega standardowym przepisom i ma prawo do nadgodzin. Wyjątkiem jest uprawnienie kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych do otrzymania wynagrodzenia oraz dodatku do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy. Kierownikowi za pracę, oprócz normalnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia za pracę w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W innych przypadkach dodatkowe wynagrodzenie im nie przysługuje. Oczywiście nie ma żadnych przeciwwskazań, by pracodawca wedle swego uznania wypłacił dodatkowe świadczenie z tytułu nadgodzin.

Uchylenie się od wypłaty nadgodzin przez pracodawcę

W praktyce zdarza się, że pracodawcy nadużywają wyłączenia kadry zarządzającej spod norm czasu pracy, próbując uniknąć wypłaty dodatków za nadgodziny. Szczególnie w sytuacji, gdy menadżer nie wykonuje rzeczywistych, samodzielnych funkcji kierowniczych, takie działanie może być niezgodne z prawem.

Przykładem może być pracownik zatrudniony na stanowisku kierownika zespołu, którego zakres obowiązków w rzeczywistości ogranicza się do nadzorowania codziennych zadań bez pełnej samodzielności decyzyjnej, regularnie pracuje po godzinach, Mimo to pracodawca nie wypłaca mu dodatków za nadgodziny, powołując się na wyłączenie go spod norm czasu pracy jako kadrę zarządzającą.

W takiej sytuacji są następujące możliwe konsekwencje dla pracodawcy:
• Roszczenia finansowe: pracownik może domagać się wypłaty zaległych dodatków za nadgodziny wraz z odsetkami,
• Kara z PIP,
• Szkody wizerunkowe firmy.

Trzeba pamiętać, że nadgodziny kadry kierowniczej mogą mieć tylko charakter sporadyczny i występować z konieczności. Stałe świadczenie pracy w przedłużonym czasie pracy nie należy do obowiązków żadnego pracownika, również zatrudnionego na stanowisku kierowniczym. Pracownicy kadry zarządzającej nie mogą zostać pozbawieni prawa do dodatkowego wynagrodzenia, jeżeli wskutek niezależnej od nich wadliwej organizacji pracy są zmuszeni do systematycznego przekraczania normalnego, obowiązującego ich czasu pracy. Jeżeli zakres czy rodzaj przydzielonych pracownikowi zadań pozwoli na ustalenie, iż nie są one możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy, lecz wymagają stałego jego przekraczania, wówczas także pracownikowi zajmującemu kierownicze stanowisko będzie przysługiwało wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.

Karolina Woźniczka – Specjalistka ds. kadr i płac, Meritoros SA

Podstawa prawna: art. 151⁴ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 277; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2024 r., poz. 1871.